Setelah implementasi SMM ISO di perusahaan, pada tanggal 12 November 2011 diadakan evaluasi untuk membahas hasil implementasi yang dilakukan. Pada hari tersebut dilakukan Audit Internal. Audit internal dilakukan dengan melakukan tukar silang antar divisi. Divisi satu mengaudit divisi yang lainnya untuk mencari ketidaksesuaian dalam divisi yang yang diaudit.
Hasil yang didapat dalam audit internal tersebut adalah banyak form dan prosedur yang belum diterapkan dalam perusahaan. Ketidaksesuaian yang ditemukan anatara lain:
Bagian Penjualan belum menerapkan survey kepuasan pelanggan dan keluhan pelanggan.
Bagian Pembelian belum menerapkan evaluasi pemasok dan outsourcing.
HRD belum menerapkan jadwal pelatihan karyawan
PPIC belum menganalisa kesesuaian realita produksi dan perencanaan produksi. Sistem analisa belum ditemukan
Bagian Gudang belum mengidentifikasikan barang baru da mencatat di kartu stock
Maintenance belum menerapkan form-form yang ada seperti jadwal pemeliharaan mesin, surat permintaan perbaikan mesin, dan lain sebagainya.
Divisi Painting masih perlu perbaikan dalam Instruksi Kerja dan prosedurnya karena proses produksi di Painting baru mengalami perubahan
Wakil Manajemen belum menyelesaikan form Daftar Induk Dokumen, Rekaman, dan Distribusi Dokumen. Visi, misi, dan kebijakan mutu belum disosialisasikan.
QC belum ada di perusahaan dan perlu dilakukan pemantauan dan pemeriksaan produk
Kalibrasi alat ukur belum ada
Form Tindakan Korektif dan Pencegahan dibuat untuk memastikan dilakukan perbaikan dari ketidaksesuaian yang ada. FTKP ditentukan janji penyelesaiannya dan diverifikasi hasil keefektifannya.
prosedur dan instruksi kerja di Painting juga diselesaikan. Bagian Gudang mengidentifikasi barang barunya dan memasukkan ke dalam kartu stock. Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu disosialisasikan ke seluruh bagian dengan menempelkan visi, misi dan kebijakan mutu di seluruh bagian perusahaan.
Setelah diperbaiki ketidaksesuaian yang ada, Tinjauan Manajemen dilakukan. Agenda rapat Tinjauan Manajemen adalah:
Menyelesaikan FTKP yang masih open: analisa PPIC, sistem QC, kalibrasi alat ukur, survey kepuasan pelanggan, dan keluhan pelanggan.
Membahas perbaikan yang dilakukan untuk ketidaksesuaian yang lalu (FTKP yang sudah closed)
Mensosialisasikan Visi, Misi perusahaan, Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu ke tiap divisi.
Hasil yang didapat dari Tinjauan manajemen adalah mencari solusi untuk FTKP yang masih open. Analisa PPIC dibuatkan form dan cara menganalisanya. Sistem QC dibuat dengan mulai membuat standar penerimaan tiap divisi. Standar raw material dari Die Casting masuk ke Machining, Machining masuk Painting, dan Painting masuk Packing. Form pemeriksaan QC dibuat per divisi. Kalibrasi alat ukur dibuat dengan cara membeli alat ukur baru dengan kalibrasi toko. Survey kepuasan pelanggan dan keluhan pelanggan di-email ke pelanggan yang ada di luar wilayah Surabaya.
Visi, misi, kebijakan mutu, da sasaran mutu disosialisasikan dan dijelaskan maksudnya dalam rapat. Hal ini bertujuan agar para kepala divisi paham dan dapat meneruskannya ke karyawan masing-masing.
Tanggal 24 November 2011 kembali dilakukan audit. Audit yang dilakukan adalah Pre-Audit External oleh Bureau Veritas. Divisi yang diaudit adalah Produksi dan QC. Bagian lain yang diaudit adalah Wakil Manajemen.
Temuan dalam Pre-Audit tersebut adalah:
Sasaran mutu yang dibuat belum ada pemantauan dan pengukuran di tiap bagian
Perbaikan pada manual mutu diperlukan. Business Process perusahaan belum memasukkan fungsi-fungsi pendukung seperti Maintenance dan Fabrikasi.
Pengecualian pada pasal 7.5.3 Mampu telusur produk tidak diperbolehkan.
Mampu telusur diperlukan agar saat terjadi keluhan pelanggan dapat ditelusuri kapan, shift berapa yang memproduksi produk tersebut, dan siapa yang meloloskan produk tersebut
Kebijakan mutu yang dibuat perusahaan belum tercantum persyaratan-persyaratan lain seperti Peraturan Pemerintah, UU, dan peraturan lain.
Kebijakan mutu juga belum disosialisasikan ke semua bagian. Karyawan yang di lapangan masih belum mengenal kebijakan mutu perusahaan.
Prosedur Pengendalian Dokumen masih belum menggambarkan prosedur untuk menangani dokumen yang kadaluarsa dan pemusnahan dokumen.
Auditor yang dipilih untuk Internal Audit masih belum terjamin kompetensinya sebagai Auditor karena belum ada bukti bahwa mereka paham ISO 9001:2008
Tinjauan Manajemen belum membahas tentang kinerja proses dan kesesuaian produk.
Termocouple pada Die Casting rusak sehingga tidak dapat mengukur suhu cairan aluminium secara pasti.
Tidak ada QC passed pada produk yang dikirim ke pelanggan sehingga tidak dapat mengetahui siapa yang memeriksa produk akhir yang akan dikirim ke pelanggan
Perlu adanya Surat Penunjukan Wakil Manajemen. Surat penunjukan dibuat oleh Direktur sebagai tanda pengesahan Wakil Manajemen beserta tugas dan tanggung jawabnya.
Standar Aluminium yang dipakai harusnya disertakan saat perusahaan melakukan PO dan ada lampiran Aluminium yang dikirim ke perusahaan untuk memastikan aluminium tersebut sesuai dengan standar perusahaan.
FTKP dibuat berdasarkan ketidaksesuaian yang muncul dalam Pre-Audit dan mulai deselesaikan satu per satu. Masing-masing FTKP diberi janji penyelesaian agar ketidaksesuaian yang ada tidak berlarut-larut dan cepat diselesaikan.
Perbaikan sampai saat ini sedang dilakukan dalam perusahaan. FTKP yang
prosedur yang telah dibuat, membuat IK Penomoran Dokumen, dan IK Pemberian Status Dokumen. Fabrikasi dan Maintenance ditamahkan dalam business process perusahaan untuk mendukung fungsi produksi. Lampiran standar aluminium dalam PO dan bersama surat jalan sudah mulai dijalankan. Setiap pembelian diberikan standar tersebut ke pemasok.
Perbaikan ketidaksesuaian lainnya masih dalam proses. Sasaran mutu dibuatkan analisa untuk mengukur sasaran mutu tersebut. Bagian Produksi, PPIC, dan QC merekap realisasi produk (total, hasil baik, dan reject) mulai tiga bulan yang lalu untuk memantau sasaran mutunya. Analisa sasaran mutu produksi lebih lengkap dapat dilihat dalam lampiran. Bagian Pembelian bersama dengan QC dan Gudang membuat pemeriksaan incomming material berdasarkan Quality Plan yang telah ada. Hal ini dimaksudkan agar mutu bahan baku dan penolong yang masuk terjamin sehingga produk yang dihasilkan pun semakin baik. Pemeriksaan ini baru dijalankan dan masih belum dilakukan pemantauan dari hasil pemerikasaan ini. Bagian Penjualan juga mengumpulkan survey kepuasan pelanggan dan keluhan pelanggan yang diterima untuk dianalisa pada selang waktu yang ada dalam sasaran mutu.
Pemeriksaan produk secara sampling dan berkala mulai dilakukan perusahaan untuk memastikan tidak ada kelolosan produk. Divisi QC mulai dibentuk dan menjalankan fungsinya.
Mampu telusur produk juga akan dijalankan oleh perusahaan. Perusahaan merencanakan untuk membuat kode produksi produk yang distampel mulai di divisi Die Casting. Stampel tersebut berisi bulan, tahun produksi, dan shift yang memproduksi. Tujuannya adalah dengan adanya kode ini dapat ditelusuri jika ada produk yang tidak sesuai. QC passed juga akan dijalankan. QC passed berupa stiker bertuliskan “QC passed” dan ditambah grup / shift yang meloloskan produk tersebut.
Auditor internal audit diberikan tes pemahaman ISO untuk memastikan kompetensi auditor tersebut. Tes dilaksanakan Sabtu, 3 Desember 2011 lalu.
Auditor yang lolos tes tersebut akan diberikan sertifikat sebagai tanda mereka berkompeten untuk menjadi auditor.
Termocouple dapur Furnace masih dalam proses pembelian. Termocouple ini digunakan untuk memantau suhu di dapur Furnace karena Aluminium rentan terhadap suhu. Jika suhu terlalu tinggi, maka raw material yang dihasilkan akan pecah namun jika terlalu rendah, unsur-unsur dalam Aluminium belum bersatu menyebabkan keropos pada produk.