ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
C. EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI
GARMENT
1) Pengeluaran Kas
Dari penjelasan sistem pengeluaran PT. Batik Danar Hadi divisi garment di atas maka dapat dilakukan perbandingan dengan teori yang sudah ada. Pernbandingan tersebut antara lain:
a) Unit Organisasi terkait
Dari unit organisasi yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment, perusahaan ini hanya melibatkan 5 unit organisasi yaitu Pembelian, seksi personalia, manager keuangan, akuntansi, dan bagian umum.
Menurut teori yang telah penulis jabarkan, unit organisasi yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini ada perbedaan dengan teori. Perusahaan lebih memilih untuk tidak menggunakan fungsi yang terpisah dalam melakukan otorisasi yang terpisah dari bagian penyimpanan uang atau akuntansi.. Hal ini ditunjukan dengan tidak adanya otorisasi dari yang berwenang, dan pada pembelian hanya mendapat otorisasi dari fungsi akuntansi yang sebenarnya manager keuangan- lah yang berwenang untuk meng- otorisasi.
commit to user 43
Bagian yang terkait untuk pengeluaran kas (pembelian dan atau pembayaran tagihan) langsung menerima sejumlah dana. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini adalah dengan menggunakan Bon Sementara, Nota kas keluar sementara, Surat penyerahan barang, nota pembelian dan Bukti kas keluar.Bon Sementara dan Surat penyerahan barang dibuat oleh bagian pembelian, sementara nota kas keluar sementara dan bukti kas keluar dibuat oleh Seksi Akuntansi.
b) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah Buku Ispidisi, Buku Situasi Kas Harian, dan Laporan Arus Kas (Cash Flow). Buku Ispidisi dibuat oleh bagian pembelian, sementara buku situasi kas harian dan laporan cash flow dibuat oleh seksi akuntansi.
Catatan akuntansi yang dibuat oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini memiliki beberapa perbedaan dengan yang ada dalam teori. Dalam teori disebutkan catatan yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas antara lain nota kas keluar, stuasi kaas harian dan cash flow.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa meskipun berbeda dengan teori yang telah ada, namun catatan akuntansi yang digunakan
commit to user 44
oleh PT. Batik Danar Hadi ini sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Unsur-unsur Pengendalian Inten a) Struktur Organisasi
Dalam teori struktur organisasi menunjukan rerangka pembagian tanggung jawab yang diberikan perusahaan. Prinsip yang mendasari pembagian tanggun jawab fungsional tersebut menurut teori adalah pemisahan fungsi operasi dengan fungsi akuntansi, serta suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir.
Dari pelaksanaan sistem yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment tersebut dapat dilihat bahwa prinsip yang pertama yaitu pemisahan fungsi penyimpanan kas dan fungsi akuntansi belum dilaksanakan sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori. Penyimpanan kas yang di lakukan fungsi akuntansi masih menjadi satu terjadi berdasar otorisasi yang dilakukan.
Fungsi pengeluaran melaksanakan sistem pengeluaran kas dari awal hingga akhir sendiri hampir secara keseluruhan. Hal ini bertentangan dengan prinsip yang kedua yang menyatakan bahwa suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir. Dapat dilihat dalam sistem yang dijalankan oleh perusahaan bahwa pengeluaran kas dan pencatatan pengeluaran kas di buat yang
commit to user 45
dibuat, semua dilaksanakan oleh satu fungsi, yaitu fungsi pengeluaran kas. Hal ini menunjukan ketidak sesuaian antara teori yang ada dengan praktik yang dilaksanakan.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Adanya pembagian wewenang dalam struktur organisasi untuk otorisasi akan melancarkan terjadinya transaksi. Media untuk otorisasi tersebut adalah dokumen. Dengan adanya otorisasi pada dokumen maka pembukuan yang dilakukan menjadi lebih terpercaya.
Dalam transaksi pengeluaran kas yang dilakukan PT. Batik Danar hadi divisi garment belum ada pembagian wewenang untuk melakukan otorisasi terhadap dokumen-dokumen yang digunakan. Otorisasi dokumen tersebut antara lain adalah otorisasi terhadap pengajuan yang dilakukan oleh bagian pembelian kepada manager keuangan. Otorisasi ini dilakukan dengan Bon Sementara yang di tandatangani oleh fungsi akuntansi.
Dari pembagian wewenang untuk otorisasi tersebut perusahaan belum menjalankan pengendalian intern terhadap sistem otorisasi dokumen dan prosedur pencatatan seperti yang telah diuraikan dalam teori.
c) Praktik yang Sehat
Dengan adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan sistem wewenang dan tanggung jawab fungsional maka sistem yang disusun
commit to user 46
oleh perusahaan akan berjalan dengan baik. Dengan demikian perlu diadakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat tersebut.
Cara yang telah ditempuh oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang telah sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori adalah: a) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh pemakainya. Dokumen ini adalah bon sementara, surat penyerahan barang dan bukti kas keluar, semua formulir/dokumen tersebut menggunakan nomor urut cetak. b) Pengambilan cuti yang diharuskan diambil oleh setiap karyawan. c) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan. d) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan atau pengguaan yang tidak semestinya. e) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan denggan jumlah kas menurut catatan akuntansi. f) Kasir dilengkapi dengan alat- alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room). g) Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasir.
Dengan adanya pengendalian praktik yang sehat yag telah dilaksanakan seperti, setiap karyawan diberi 12 (dua belas) kali cuti tiap tahunnya. Diharapkan pengendalian ini dapat menghindari adanya penyelewengan dana yang seharusnya digunakan untuk pembayaran tetapi digunakan oleh pribadi sendiri, atau pembelian bahan baku atau
commit to user 47
pembelian lain-lain serta pembayaran-pembayaran yang tidak semestiya, karena dengan ini perusahaan dapat mengkontrol pengeluaran kas yang teradi di PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.
Namun demikian masih ada mekanisme atau praktik yang sehat yang belum dilakukan, seperti otorisasi pengeluaran kas yang dilakukan secara tidak jelas dan konsisten dengan prosedur yang telah ada. Tidak adanya pemberian cap lunas di dalam bukti kas keluar. Selain itu adanya praktik pelaksanaan transaksi yang dilakukan oleh satu orang dari membuat permintaan pembelian sampai pembayaran, walaupun sudah terdapat bagian-bagian yang mempunyai kewenangan masing-masing. Di dalam pengendalian terhadap kas perusahaan, perusahaan hanya menggunakan rekening berupa tabungan yang relatif terbatas kegunaannya, serta tidak melaksanakan mekanisme kas kecil atau petty cash. Tidak diadakannya pemeriksaan mendadak untuk pemegang kas agar dapat ditemukan informasi tindakan penyelewengan atau kecurangan terkait kas. Selain itu perusahaan juga tidak melakukan pemeriksaan oleh pihak independen dan melakukan pencocokan antara yang tercatat dengan yang tersedia secara fisik, sehingga kecurangan atau penyelewengan tidak dapat diidentifikasi perusahaan secara cepat dan akurat. Dengan tidak dilaksanakannya beberapa mekanisme pengendalian tersebut maka dapat memungkinkan terjadinya kecurangan atau penyelewengan kas perusahaan.
commit to user 48
BAB III
TEMUAN
Setelah dilakukan evaluasi data pada bab sebelumnya, penulis menemukan adanya kelebihan dan kelemahan dalam Sistem Pengendalian Intern terhadap Pengeluaran Kas yang ada dalam PT. Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai berikut:
A. KELEBIHAN
1. Fungsi pembelian yang terpisah dari fungsi keuangan.
2. Pencatatan ke dalam catatan akuntasi telah berdasarkan dokumen sumber dan dilampiri dengan dokumen pendukung, sehingga memudahkan dalam penelusuran jika terjadi kesalahan.
3. Pemberian cuti untuk karyawan, bertujuan untuk mengungkap jika ada kecurangan atau penyelewengan dalam kegiatan yang dilakukan. 4. Formulir sudah bernomor urut tercetak, agar lebih mudah dalam
mempertanggungjawabkan transaksi yang terjadi.
5. Transaksi pembelian bahan pembantu yang terjadi dari awal hingga akhir tidak lakukan sendiri, menghindari adanya penelewengan sejumlah dana dan bahan pembantu yang ada karena adanya transaksi yang terjadi.
commit to user 49 B. KELEMAHAN
1. Fungsi yang berwenag mencatat pengeluaran dirangkap bersama dengan fungsi pengeluaran atau pembayaran kas. Perangkapan fungsi ini dapat memperbesar kemungkinan terjadinya penyelewengan kas perusahaan.
2. Praktik otorisasi pengeluaran kas yang dijalankan perusahaan kurang konsisten dan tidak patuh terhadap prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Otorisasi sering dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak memiliki kewenangan, sehingga dapat menimbulkan kemungkinan terjadinya penyelewengan.
3. Mekanisme bukti pelunasan dengan pemberian tanda atau cap lunas pada bukti kas keluar tidak dijalankan oleh perusahaan, sehingga memungkinkan terjadinya pembayaran yang berulang untuk transaksi yang sama, sehingga merugikan bagi perusahaan.
4. Walaupun perusahaan sudah menyusun struktur organisasi beserta kewenangannya, namun masih terjadi praktik pelaksanaan transaksi yang dilakukan satu orang dari awal hingga akhir transaksi. Kondisi ini akan mengurangi kemungkinan terlaksananya proses verivikasi dan memperbesar potensi terjadinya kecurangan.
5. Perusahaan tidak membuka rekening koran dan hanya mengguakan rekening tabungan dengan demikian perusahaan tidak dapat memperoleh informasi yang lebih lengkap dan terperinci terkai dengan kas seperti informasi mutasi, pihak yang bertransaksi yang dapat
commit to user 50
diperoleh dari rekening koran. Kondisi ini dapat memungkinkan perusahaan untuk tidak responsif atas kecurangan atau kesalahan yang terjadi terkait kas perusahaan, selain itu perusahaan juga tidak mengadakan petty cash.
6. Tidak diadakannya pemeriksaan mendadak untuk pemegang kas agar dapat ditemukan informasi tindakan penyelewengan atau kecurangan terkait kas. Dengan demikian perusahaan lebih dapat mengkontrol kinerja karyawan.
7. Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan oleh pihak independen dan melakukan pencocokan antara yang tercatat dengan yang tersedia secara fisik, sehingga kecurangan atau penyelewengan tidak dapat diidentifikasi perusahaan secara cepat dan akurat
commit to user 51