Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Prosedur Pengeluaran Kas

BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

J. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Prosedur Pengeluaran Kas

Ngawi

Evaluasi sistem pengendalian intern atas prosedur pengeluaran

kas untuk perawatan armada bus pada PO. Andy’s Kencana kabupaten

Ngawi berdasar aktivitas pengendalian yang melibatkan unsur-unsur

sistem pengendalian intern diuraikan seperti berikut ini.

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung

jawab fungsional kepada fungsi-fungsi terkait yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung

jawab fungsional dalam perusahaan ini didasarkan pada prinsip-prinsip

berikut ini.

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang

memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi

peristiwa keuangan perusahaan. Pada PO. Andy’s Kencana kabupaten

Ngawi, dalam perlakuannya terhhadap kas, fungsi operasi dipegang

Bagian Logistik. Fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi dipegang oleh

Bagian Administrasi Keuangan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap transaksi.

Untuk melaksanakan transaksi pengeluaran kas untuk

perawatan armada bus, fungsi-fungsi yang dibentuk oleh PO. Andy’s

Kencana kabupaten Ngawi adalah: manager, bagian personalia, bagian

logistik, bagian mekanik, bagian administrasi keuangan.

1. Manager : melakukan otorisasi terhadap daftar pengadaan barang yang

diusulkan oleh bagian logistik.

2. Bagian Personalia : mengeluarkan lembar pengecekan kerusakan yang

diserahkan ke bagian mekanik.

3. Bagian Logistik : mengecek ulang kebutuhan peralatan dan

mengeluarkan barang dari gudang disertai surat pengeluaran barang,

serta mengadakan pengadaan barang jika stok habis.

4. Bagian Mekanik : mencatat kerusakan dan peralatan yang dibutuhkan

ke dalam lembar pengecekan kerusakan untuk diserahkan ke bagian

personalia.

5. Bagian Administrasi Keuangan : mengeluarkan kas untuk perawatan

kendaraan setelah mendapat otorisasi dari manajer, dan mencatat

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Otorisasi membatasi aktivitas transaksi atau kinerja-kinerja

hanya pada orang-orang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya transaksi

dan aktivitas-aktivitas yang tidak diotorisasi. Otorisasi yang mencukupi

atas transaksi dan aktivitas-aktivitas yang penting jika manajemen

menginginkan jaminan yang memadai untuk tercapainya tujuan-tujuan

pengendalian. Otorisasi tersebut meliputi adanya persetujuan dari pihak

yang berwenang dan adanya pemisahan tugas.

a. Persetujuan merupakan tanda diterimanya transaksi untuk diproses

sebelum transaksi tersebut dilakukan. Persetujuan terjadi setelah

otorisasi dan digunakan untuk mendetekti aktivitas-aktivitas yang tidak

diotorisasi. Persetujuan dibutuhkan untuk meyakinkan bahwa

karyawan-karyawan bekerja sesuai otoritasnya. Persetujuan biasanya

ditandai dengan pembubuhan paraf, pemberian cap atau stempel. Pada

PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, Manager membubuhkan

parafnya dan memberikan cap pada daftar pengadaan barang yang

diusulkan bagian logistik sebagai tanda persetujuan untuk

melaksanakan transaksi. Daftar pengadaan barang ini kemudian

diserahkan administrasi keuangan untuk meminta kas yang akan

digunakan untuk transaksi pengadaan barang tersebut.

b. Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kemungkinan bagi

ketidakberesan serta mengoreksinya sendiri. Pada PO. Andy’s

Kencana kabupaten Ngawi, belum terdapat pemisahan fungsi

penyimpanan dengan fungsi akuntansi.

3. Praktik yang Sehat

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang

dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana

dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang umumnya ditempuh oleh

perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat sebagai berikut ini.

a. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih

dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak

teratur. Jika dalam suatu perusahaan dilaksanakan pemeriksaan

mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan

mendorong karyawan melaksanakan sesuai dengan aturan yang telah

ditetapkan. Pada PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, tidak

terdapat pemeriksaan mendadak, pemeriksaan dilaksanakan secara

teratur tiap satu bulan sekali.

b. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh

satu bagian perusahaan. Tanpa campur tangan dari orang atau bagian

perusahaan yang lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan

campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap bagian yang terkait, maka setiap fungsi yang

tugasnya. Pada PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, transaksi

pengeluaran kas dilaksanakan oleh manager, bagian personalia, bagian

logistik, bagian mekanik, bagian administrasi keuangan.

c. Perputaran jabatan. Perputaran jabatan diadakan secara rutin akan

dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,

sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. Pada PO.

Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, belum terdapat perputaran jabatan.

d. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan

kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.

Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan

sementara oleh pejabat lain. Sehingga seandainya terjadi kecurangan

dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh

pejabat yang menggantikan sementara tersebut. Pada PO. Andy’s

Kencana kabupaten Ngawi, belum terdapat kebijakan mengenai

pemberian cuti.

e. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya. Untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek

ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus

diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik

tersebut dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan

tersebut. Pada PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, sudah diadakan

pencocokan fisik kekayaan (kas) dengan catatannya secara teratur tiap

untuk kekayaan berupa peralatan/ suku cadang hal ini belum

dilakukan.

f. Pembentukan bagian perusahaan yang bertugas untuk mengecek

unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Bagian ini disebut

satuan pengawas intern atau staf pengawas intern. Pada PO. Andy’s

Kencana kabupaten Ngawi, belum terdapat satuan pengawas intern.

4. Tingkat Kecakapan Karyawan

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi,

dan prosedur pencatatan , serta praktik yang sehat, semuanya sangat

tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Jika perusahaan

memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian intern

yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap

mampu menghasilkan pertanggungjawaban yang dapat diandalkan.

Namun, karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak cukup

menjadi satu-satunya unsur pengendalian intern untuk menjamin

tercapainya tujuan sistem pengendalian intern, karena kelemahan yang

bersifat manusiawi. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan

dapat dipercaya, berbagai cara dapat ditempuh seperti berikut ini.

a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh

pekerjaannya. Pada PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, masih

b. Pengembangan pendidikan selama menjadi karyawan perusahaan,

sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. Pada PO. Andy’s

Kencana kabupaten Ngawi, belum melaksanakan pengembangan

pendidikan karyawannya.

BAB III TEMUAN

Berdasarkan landasan teori dan pembahasan pada bab II dapat diberikan penilaian mengenai sistem pengendalian intern yang diciptakan oleh PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi dengan aktivitas pengendalian yang telah ditetapkan seperti pada bab sebelumnya.

A. Kebaikan Sistem Pengendalian Intern PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi

Kebaikan sistem pengendalian intern pada PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi adalah sebagai berikut ini.

1. PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi sudah dilakukan pengecekan

ulang sebelum mengeluarkan barang.

2. Dalam transaksi sudah terdapat otorisasi oleh Manager Operasional.

3. Dalam pengeluaran kas sudah terdapat alur pekerjaan yang

dilaksanakan oleh beberapa bagian, yaitu Manager, Bagian

Administrasi Keuangan, Bagian Logistik, Bagian Mekanik, Bagian

B. Kelemahan Sistem Pengendalian Intern PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi

Kelemahan Sistem Pengendalian Intern PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi adalah sebagai berikut ini.

1. Tidak terdapat pemisahan fungsi antara fungsi penyimpanan kas

dengan fungsi akuntansi.

2. Pada PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi tidak terdapat

pemeriksaan mendadak.

3. PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi belum terdapat perputaran

jabatan.

4. Pada PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, masih terdapat

beberapa karyawan yang masuk karena faktor keluarga.

5. Belum adanya satuan audit intern.

6. Belum terdapat kebijakan mengenai pemberian cuti.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

Setelah penulis melakukan penelitian dan pembahasan data mengenai sistem

pengendalian intern terhadap prosedur pengeluaran kas untuk perawatan

armada bus, maka penulis berpendapat bahwa sistem pengendalian intern

Kencana kabupaten Ngawi kurang memadai atau kurang memenuhi syarat,

dengan demikian masih dimungkinkan membuka peluang untuk dilakukan

kecurangan oleh fungsi-fungsi terkait. Hal tersebut ditandai dengan banyaknya

kelemahan yang ditemukan penulis, kelemahan itu antara lain:

Tidak terdapat pemisahan fungsi antara fungsi penyimpanan dengan fungsi

akuntansi.

Tidak terdapat pemeriksaan mendadak.

Tidak terdapat perputaran jabatan.

Masih terdapat beberapa karyawan yang masuk karena faktor keluarga.

Belum adanya satuan audit intern.

Belum terdapat kebijakan mengenai pemberian cuti.

Selain kelemahan tersebut, juga terdapat kelebihan yang dimiliki PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi, antara lain:

a. PO. Andy’s Kencana kabupaten Ngawi sudah dilakukan pengecekan

ulang sebelum mengeluarkan barang.

b. Dalam transaksi sudah terdapat otorisasi oleh Manager Operasional.

c. Dalam pengeluaran kas sudah terdapat alur pekerjaan yang

dilaksanakan oleh beberapa bagian, yaitu Manager, Bagian

Administrasi Keuangan, Bagian Logistik, Bagian Mekanik, Bagian

Personalia.

SARAN

Dalam sub bab ini penulis akan memberikan beberapa saran guna perbaikan sistem pengendalian intern yang diciptakan manajemen dalam

diberikan pada kisaran unsur pengendalian intern, sebab pada unsur ini terdapat banyak kelemahan yang memerlukan perbaikan, antara lain sebagai berikut ini.

Diadakannya pemisahan fungsi antara fungsi penyimpanan kas dengan

fungsi akuntansi, guna pengecekan dan menghindari kecurangan yang

dilakukan oleh salah satu pejabat perusahaan.

Dibentuknya satuan audit intern untuk mengawasi dan memeriksa setiap

fungsi dalam pelaksanaan pekerjaannya. Akan tetapi, perlu diingat

prinsip Jaminan Yang Memadai, yaitu manfaat pengendalian yang

dihasilkan lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk membentuk

satuan audit intern.

Diadakannya perputaran jabatan, guna pengecekan untuk menghindari

terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh salah satu pejabat

perusahaan. Perputaran jabatan dilakukan dengan syarat pada lingkup

perusahaan tersebut, pejabat satu dengan yang lain memiliki

kemampuan yang seimbang/ merata, dengan tujuan untuk

memudahkan dalam beradaptasi dan menguasai bidang pekerjaan

mereka yang baru.

Diselenggarakannya kebijakan mengenai pengambilan cuti dan

pelaksanaan pemeriksaan mendadak, guna pengecekan dan

menghindari adanya kecurangan yang dilakukan pegawai perusahaan.

Dalam pemberian cuti, pihak perusahaan harus mempertimbangkan

prinsip Jaminan Yang Memadai, yaitu manfaat yang dihasilkan dari

Seleksi calon karyawan yang ketat dan benar-benar berkualitas dengan

menyampingkan faktor kekeluargaan. Akan tetapi, selama pemakaian

karyawan dari pihak keluarga lebih terpercaya didalam pengelolaan

perusahaan, tidak ada salahnya jika menggunakan faktor kekeluargaan

dalam perekrutan karyawan.

Diadakan pencocokan kekayaan fisik perusahaan berupa peralatan yang

ada di gudang dengan catatan akuntansinya secara teratur tiap bulan,

guna menghindari dilakukannya kecurangan yang dilakukan pegawai

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 1979. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kedua. Yogyakarta: AA YKPN.

Harmanto. 1987. Sistem Akuntansi Survai dan Teknik Analisis. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE UGM.

Mulyadi. 2002. Auditing. Edisi Keenam. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Munawir. 1984. Auditing. Edisi Pertama. Yogyakarta: Liberty.

Soemarso. 1994. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Kedua. Jakarta: FE UI. Sugiarto. 1985. Sistem Akuntansi dan Permasalahannya. Edisi Pertama.

Yogyakarta: BPFE UGM.