Lab I – 203 Melakukan panggilan ke 202 dan komunikasi dipertahankan sampai beberapa saat kemudian 205 melakukan panggilan ke 207, sesaat keduanya melakukan
TOTAL $9,248.25 Tabel 4.10 Tabel Peralatan dan Harga Untuk Implementasi Tahap Awal
4.6 Rencana Implementasi Lebih Lanjut
4.6.2 Fitur dan Aplikasi pada Implementasi IP Telephony Tahap Lanjut
Pada implementasi IP Telephony lebih lanjut ada beberapa fitur utama yang akan diprioritaskan untuk diimplementasikan. Fitur ini diharapkan memberikan nilai tambah bagi PT. XYZ di masa yang akan datang, karena untuk implementasi dalam jangka pendek fitur ini memerlukan investasi yang lebih besar dan pertimbangan manajerial yang lebih lanjut. Beberapa fitur utama akan dijelaskan di bawah ini.
4.6.2.1 Mobile User Lewat Virtual Private Network (VPN)
Salah satu isu penting dalam IP Telephony adalah mobile user, dimana setiap karyawan tidak lagi dibatasi masalah ruang dan waktu untuk selalu terhubung ke kantor dan mendapatkan fasilitas jaringan data dan telepon seperti saat di kantor. Masalah keterbatasan daya dukung ruang kantor juga teratasi dengan adanya IP Telephony. Karyawan bisa bekerja dimana saja dalam ruang kantor, tidak ada lagi konsep “one desk for one man”, selama karyawan tersebut terhubung ke jaringan komputer lokal, fasilitas jaringan data dan telepon didapat sekaligus.
Konsep mobile user tidak hanya sebatas dalam gedung kantor. Dengan menggunakan Virtual Private Network (VPN), karyawan tidak hanya bisa “duduk” dimana saja dalam kantor untuk bekerja dengan fasilitas jaringan data dan telepon, karyawan bisa bekerja dari luar kantor, bahkan seluruh penjuru dunia asalkan terhubung ke jaringan internet. Dalam hal ini diharapkan koneksi internet yang digunakan adalah
koneksi internet yang berkecepatan tinggi dan broadband, walaupun dengan koneksi dial-up (36kbps – 56 kbps) karyawan tetap dapat mengakses kantor dengan VPN.
Ada beberapa hal yang harus diperhitungkan secara cermat dalam perancangan jaringan VPN untuk mendukung IP Telephony. Bandwith minimal yang diperlukan oleh sistem IP Telephony harus mendukung pengkodean suara yang dilakukan dengan protokol-protokol sebagai berikut : G.711 untuk rate 64 kb/s dan delay 1/8 ms; G.721, G.723, atau G.726 untuk rate 16 hingga 40 kb/s dengan delay 1/8 ms; G.728 untuk rate 16 kb/s dengan delay 2.5 ms; G.729 untuk rate 8 kb/s dan delay 10 ms; atau G.723.1 untuk rate 5.3 atau 6.3 kb/s dengan delay 30 ms.
Untuk komunikasi IP Telephony lewat VPN pada gateway akan dikonfigurasi dengan menggunakan codec G.729. Walaupun codec tersebut bukan yang terkecil dalam hal pemakaian bandwith, tetapi codec ini direkomendasikan sebagai codec untuk koneksi WAN atau lewat internet (VPN dial lewat internet) (www.cisco.com).
Untuk membuka jalur VPN, diperlukan VPN Server dan VPN Client. Ada dua kemungkinan server yang dapat digunakan sebagai VPN Server, yaitu menggunakan server terpisah sebagai VPN Server atau dengan mengoperasikan router sebagai VPN Server. Dalam hal ini IOS (versi 12.3(14)T3) pada router Cisco 3640 yang digunakan PT. XYZ sudah mendukung VPN, sehingga dapat difungsikan sekaligus sebagai VPN Server. Hal ini tentunya lebih mudah dan tidak memerlukan investasi lebih besar lagi.
Sementara dari sisi klien atau user yang menggunakan VPN harus menggunakan piranti lunak untuk VPN Client. Apabila server yang digunakan mengoperasikan VPN Server dari Microsoft (Windows NT, 2000, 2003) maka dari sisi klien dapat menggunakan aplikasi Microsoft VPN Client yang ada pada sistem operasi Windows di komputer klien. Sementara bila VPN Server yang dipakai adalah router produksi Cisco
Systems yang IOSnya sudah mendukung VPN, aplikasi yang digunakan dari sisi klien adalah Cisco VPN Client.
Pada implementasi lebih lanjut, sebaiknya VPN Server yang dipakai adalah router Cisco 3640 yang sudah ada, maka untuk membuka jalur VPN, komputer klien cukup terhubung ke internet dan menjalankan aplikasi Cisco VPN Client lalu melakukan login setelah sebelumnya memasukan alamat IP publik dari interface yang dimiliki PT. XYZ untuk VPN. Dalam hal ini alamat yang dapat dipakai sebagai alamat IP publik untuk VPN berada dalam interval 203.130.213.227 /29 – 203.130.213.229 /29 yang selama ini sudah di-reserve tetapi masih belum digunakan.
Untuk Authentification, Authorization, Accounting (AAA) dibutuhkan Remote Access Server (RAS) yang menjalankan aplikasi RADIUS. Server ini dihubungkan ke router lewat switch dan IP-nya dikonfigurasi di router sebagai RAS untuk VPN. Aplikasi RADIUS yang dipakai bisa menggunakan RADIUS Server milik Cisco Systems, jika menggunakan Microsoft VPN Server, bisa dipakai RADIUS Server milik Microsoft.
Setelah terhubung ke jaringan lokal lewat VPN, klien dapat menjalankan aplikasi Softphone untuk mendapatkan akses telepon lewat jaringan IP Telephony yan ada pada jaringan lokal. Karyawan secara otomatis akan mendapat konfigurasi IP Telephony –nya (alamat IP, alamat TFTP Server, phonebook, nomor ekstensi, dan konfigurasi lain yang dibuat sebelumnya) seperti biasa saat di dalam kantor. Setelah terhubung karyawan bisa melakukan akses telepon biasa seperti saat berada di kantor. Hal tersebut tentu akan menguntungkan bila karyawan berada di tempat yang jauh dari kantor, tidak ada lagi panggilan interlokal bahkan panggilan internasional, karena biaya yang dibayar hanya biaya koneksi inernet setempat.
Karyawan juga dapat melihat pesan, e-mail, mail fax, phonebook, dan direktori lainnya sesuai dengan layanan dan wewenang yang dimilikinya secara bersamaan. Saat ada seseorang yang menghubungi ke kantor, sambungan itu dapat langsung dijawab walaupun sedang berada di luar kantor.
4.6.2.2 Voice Mail, Mail Fax, dan Unified Messaging
Fitur voice mail, mail fax dan integrasinya segala pesan-pesan secara elektronik dalam unified messaging merupakan fitur utama yang memberikan nilai tambah bagi implementasi IP Telephony. Akan tetapi implementasi ini memerlukan tambahan perangkat keras dan lunak yang memerlukan investasi lebih lanjut. Bila implementasi fitur ini menggunakan solusi dari Cisco Systems, diperlukan sebuah server terpisah berikut aplikasi dan lisence penggunaannya untuk sekian user untuk dijadikan voice-mail server sekaligus voice-mail-fax server. Server ini dapat diintegrasikan secara langsung dengan e-mail server yang sudah ada. Aplikasi Microsoft Exchange yang digunakan pada mail server sudah mendukung integrasi ini, sehingga semua pesan (baik e-mail, voice-mail, mail-fax) bagi masing-masing user dapat dikumpulkan menjadi satu dalam direktori mail-box pribadi user tersebut.
Dari segi user cukup menjalankan aplikasi mail-client seperti Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, maupun aplikasi mail-client lainnya. Bahkan dapat juga mengaksesnya lewat webmail PT. XYZ. Semua pesan yang dimiliki user dijadikan e-mail dan diakses sebagai e-mail. Untuk pesan suara biasanya dijadikan attachment dalam e-mail.
Dari segi konfigurasi CCM, untuk mengaktifkan fitur ini yang dibutuhkan hanya sudah terhubungnya server terkait ke jaringan, aktifkan konfigurasi voice-mail di CCM dan masukan IP voice-mail server. Secara otomatis apabila user mengaktifkan fitur ini,
maka saat user tidak dapat dihubungi, CCM akan terhubung ke voice-mail server, dan penelepon dapat meninggalkan pesan. Pesan ini pun secara otomatis akan dibungkus menjadi e-mail pada mail-box user.
4.6.2.3 Usulan Pengembangan Aplikasi Lebih Lanjut
IP Telphony dapat dikembangkan agar karyawan dapat langsung membaca pengumuman dan informasi-informasi lainnya langsung melalui telephone set. Aplikasi ini dapat dibangun berbasiskan web (HTML) karena sebagian besar perangkat IP Phone mendukung format ticker (menampilkan web secara sederhana seperti pada handphone monokrom), terutama IP Phone yang memiliki layar. Dengan format ticker ini pun dapat dibuat sistem chatting dan discusion board sesama karyawan dalam perusahaan tersebut yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan.
Aplikasi lain yang bisa dikembangkan adalah mengecek stok barang perusahaan dimana kita dapat melihat penjualan dan pembeliannya, permintaan cuti dari karyawan perusahaan, aplikasi transaksi online yang dapat dilakukan karyawan di tempat klien, berdiskusi dengan petinggi perusahaan saat menghadapi pertanyaan klien yang sulit dan membutuhkan jawaban yang cepat.
Dengan IP Telephony kita juga dapat memperkaya pemanfaatan aplikasi database, dimana IP Telephony digunakan untuk menginput dan membaca database seperti FAQ (yang akan mendukung aplikasi call center nantinya).
Fitur Auto Login pada IP Telephony bisa mencatat kehadiran karyawan secara langsung dan dimasa yang akan datang dapat diintegrasikan dengan sistem administrasi perusahaan, antara lain sistem penggajian karyawan yang lebih mudah. Dengan sistem ini juga pihak perusahaan dapat melacak keberadaan karyawannya. Misalkan dengan
melihat dari mana karyawan tersebut terhubung dengan jaringan telepon perusahaan, dapat diketahui keberadaan karyawan tersebut.
IP Telephony juga dapat memacu tumbuhnya inovasi bisnis. Misalnya suatu hotel yang memakai perangkat IP Telephony, mereka bisa mengatur tamu hotel agar dapat mengetahui tagihan kamar dengan cepat dengan menyediakan tombol khusus yang berkaitan dengan tagihan. Tombol ini disediakan pada setiap telepon IP yang ada di kamar hotel.