BAB III PEMBAHASAN
3.1 Sistem Penelusuran Bahan Pustaka Perpustakaan Universitas
3.2.1 Fitur OPAC perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Dalam melakukan penelusuran Infomasi koleksi menggunakan OPAC juga terdapat fitur-fitur yang disediakan, guna mempermudah penelusuran informasi koleksi terebut. Fitur-fitur yang dimiliki oleh OPAC perpustakaan UMSU dapat diakses dengan klik pada garis tiga yang terdapat di paling kanan atas halaman OPAC dan juga pada bagian bawah. Ada beberapa fitur-fitur yang dapat membantu pengguna dalam menggunakan OPAC. Seperti gambar berikut ini:
Gambar 3.3 Tampilan Fitur OPAC 1. Library Information
Pada halaman Library Information menyediakan informasi mengenai seputaran perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Seperti halnya alamat, nomor telepon, jam layanan, dan jenis koleksi yang disediakan oleh perpustakaan UMSU.
Gambar 3.4 Library Information 2. Librarian
Pada fitur ini terdapat informasi mengenai pustakawan yang berada pada perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
Gambar 3.5 Librarian 3. Help on Search
Pada fitur Help on Search terdapat informasi mengenai cara penelusuran koleksi menggunakan OPAC.
Gambar 3.6 Help on Search 4. Library Member
Pada fitur library member, informasi pengguna juga merupakan bagian dari fasilitas yang disediakan OPAC, dengan fitur ini pengguna dapat melihat koleksi bahan pustaka yang mereka pinjam, waktu peminjaman dan waktu pengembalian sekaligus riwayat koleksi bahan pustaka apa saja yang pernah
dipinjam serta mengganti password anggotanya karena ini merupakan informasi privasi bagi pengguna dengan memasukkan Member ID dan password.
Gambar 3.7 Library Member
Gambar 3.8 Data Anggota
Gambar 3.9 Peminjaman Koleksi dan Riwayat Peminjaman
Gambar 3.10 Mengganti Password Anggota 5. E-Book dan E-Journal
Pada vitur koleksi Book dan Journal terdapat informasi mengenai E-book yang dilanggan oleh perpustakaan UMSU yaitu Bookbon, EE-book Kedokteran UMSU dan juga E-Journal yang dilanggan oleh perpustakaan UMSU yaitu Ebsco, Portal Garuda, Economics.
Gambar 3.11 E-Book dan E-Journal 3.2.2 Panduan Penelusuran Koleksi menggunakan OPAC
Penelusuran dilakukan untuk mempermudah penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan dalam koleksi perpustakaan. Alat yang digunakan berupa katalog online yang disebut OPAC (Online Public Access Catalog). Perlu dalam sebuah perpustakaan mempublikasikan cara pengunaan atau penelusuran dengan mengunakan OPAC. Selain untuk mempromosikan koleksi yang ada tetapi juga meningkatkan keterpakaian koleksi di perpustakaan. Langkah-langkah penelusuran dengan OPAC pada perpustakaan UMSU adalah sebagai berikut:
1. Pastikan telah membuka web OPAC Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. (web https://digilib.umsu.ac.id/)
2. Tulis kata kunci di kolom pencarian, kata kunci dapat berupa Judul, Pengarang, Subjek.
3. Klik tombol Search yang berada disamping kolom kata kunci.
4. Sistem akan melakukan pencarian sesuai dengan kata kunci yang pengguna tulis.
5. Apabila sistem telah menemukan informasi koleksi yang pengguna butuhkan maka sistem menginformasikan kelayar komputer penelusuran berisikan jumlah buku yang diinginkan dan jangka waktu pencarian.
6. Klik judul buku yang pengguna inginkan. Kemudian langsung tertera mengenai posisi letak buku dan status buku
7. Catat Nomor panggil buku
8. Kemudian cari buku di rak, dengan cara mencocokkan nomor panggil buku yangtelah di catat, dengan nomor punggung buku yang ada di rak.
Dari banyaknya manfaat yang diberikan oleh layanan OPAC, masih saja ditemukan pengguna yang kurang paham menggunakan OPAC. Seperti hal nya di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara masih banyak yang belum paham cara menggunakan OPAC, bahkan pustakawan telah membagi informasi cara mencari bahan pustaka dengan menggunakan OPAC di dalam web OPAC Perpustakaan UMSU. Gambar berikut ini adalah pedoman pencarian bahan pustaka yang terdapat dalam web perpustakaan UMSU.
Gambar 3.12 Panduan Penelusuran OPAC
Dalam Online Public Access Catalog (OPAC) perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara, terdapat juga pedoman 2 metode penelusuran bahan pustaka yaitu penelusuran sederhana dan penelusuran spesifik.
3.2.3 Simple Search (Penelusuran Sederhana)
` Penelusuran sederhana (Simple Search) merupakan fasilitas OPAC yang dapat digunakan untuk pencarian bahan perpustakaan secara umum. Dengan menggunakan jenis penelusuran ini, pengguna akan lebih cepat menemukan informasi yang diinginkan dan lebih alternatif. Selain karena alasan kecepatan, pengguna menggunakan fasilitas ini karena merupakan fasilitas yang relatif mudah.
OPAC perpustakaan UMSU menyediakan menu simple search. Pencarian dapat dilakukan dengan mengetikkan judul koleksi, pengarang dan subyek pada
kolom pencarian. Pengguna dapat lebih mudah melakukan pencarian bahan perpustakaan hanya dengan mengetikkan kata yang diingatnya dan akan muncul daftar (list) judul yang sama atau berhubungan yang telah diinput dalam program tersebut. Cara menggunakannya adalah:
1. Ketik judul koleksi buku pada kolom pencarian, 2. Klik “pencarian”,
3. Maka akan muncul tampilan berbagai buku dengan judul yang sama atau berhubungan,
4. Pilih/ klik buku yang ingin digunakan untuk mengetahui nomor panggil buku dan deskripsi buku,
5. Catat nomor panggil dan cari buku tersebut di rak sesuaikan dengan nomor panggil buku yang ada pada punggung buku
Pada pencarian sederhana terdapat bahan pustaka yang berhubungan dengan judul yang telah di cari, dan pada OPAC perpustakaan UMSU menampilkan hasil pencarian Record (basis data) yang dimiliki oleh perpustakaan serta OPAC perpustakaan UMSU tersebut juga menampilkan hasil Query (permintaan) waktu yang di capai dalam pencarian bahan pustaka.Seperti gambar yang dibawah ini:
Gambar 3.13 Pencarian Sederhana (simple search)
3.2.4 Advance Search (Pencarian Spesifik)
Pada OPAC Perpustakaan UMSU, terdapat juga pedoman pencarian spesifik yang memungkinkan pengguna menentukan kata kunci dalam bagian yang lebih spesifik, dikarenakan Advanced Search memiliki fitur-fitur yang akan mempersempit penelusuran dengan memilih kata kunci apa yang ingin digunakan.
Jika pengguna ingin kata kunci hanya terdapat dalam bagian judul, kemudian ketik kata kunci di bagian Judul dan sistem akan mencari ruang lingkup itu hanya pada bagian Judul, bukan di bagian lain. Lokasi field memungkinkan pengguna mempersempit hasil pencarian dengan lokasi tertentu, sehingga hanya koleksi yang ada di lokasi yang dipilih ditampilkan oleh sistem. Cara menggunakannya ialah:
1. Klik Advanced Search.
2. Isi semua kolom sesuai dengan infomasi yang anda cari 3. Klik “ Pencarian “
4. Maka akan muncul tampilan koleksi menurut jenis dengan judul sesuai keterangan kolom yang diisi sebelumnya.
5. Pilih/Klik koleksi yang ingin digunakan untuk mengetahui nomor panggil buku dan deskripsinya
6. Catat nomor panggil buku tersebut dan cari koleksi atau buku tersebut di rak sesuaikan dengan nomor panggil yang ada pada punggung buku
OPAC perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara menyediakan menu untuk pencarian spesifik (Advance Search). Memungkinkan pengguna menentukan kata kunci dalam bagian yang lebih spesifik tidak lain bertujuan pada efesiensi dan keakuratan dalam pencarian bahan perpustakaan.
Seperti gambar berikut ini:
Gambar 3.14 Pencarian Spesifik (Advanced Search)
Pada advanced search terdapat tiga kolom pencarian yaitu, khusus penerbit, khusus author (pengarang) dan khusus ISSBN/ISSN. Pengguna harus mengisi kolom tersebut agar bahan pustaka yang ingin dicari akan langsung terpanggil.
Disediakan pula memperoleh ketepatan pencarian pilihan Location, collection type dan GMD.
Manfaat yang dapat dirasakan pengguna dengan menggunakan penelusuran spesifik adalah perwujudan dari sifatnya yakni perolehan rendah namun ketepatan tinggi, sehingga lebih cepat dalam pencarian, bisa ditemukan dan bisa juga tidak ditemukan, berbeda halnya dengan penelusuran sederhana yang selalu menampilkan list yang banyak, penelusuran spesifik memberikan daftar yang sesuai dengan pencariannya sehingga pengguna dapat lebih cepat dan praktis dalam mencari buku lokasi dimana bahan perpustakaan itu berada.
3.3 Kendala dalam Penelusuran OPAC
OPAC memang dianggap dapat mempermudah pencarian bahan perpustakaan, karena melalui fasilitas yang tersedia di OPAC pengguna dapat melakukan pencarian koleksi bahan pustaka dengan cepat. Dibalik kemudahan yang ditawarkan kepada pengguna namun kenyataan dilapang menyatakan bahwa pengguna perpustakan UMSU masih banyak mengalami kendala dalam melakukan penelusuran dengan menggunakan OPAC.
Minimnya pengetahuan pemustaka menggunakan OPAC. Salah satu kendala yang dihadapi pemustaka itu sendiri adalah saat penelusuran OPAC (Online Public Access Catalog ) yang mereka gunakan belum memahami secara otomatis terutama bagi mahasiswa baru. Hal ini disebabkan karena Perpustakan UMSU tidak melakukan pendidikan pemakai pada mahasiswa baru. ketika masuk perpustakaan pengguna tidak tahu cara mencari buku dengan menggunakan katalog online sehingga pengguna biasanya melakukan pencarian sistem secara manual atau mengambil buku yang mereka temui secara langsung di rak dan terkadang meminta bantuan pada pustakawan untuk mencari bahan pustaka yang diinginkan.
Tetapi para pustakawan UMSU sudah memberikan informasi bagaimana penelusuran menggunakan OPAC berupa spanduk banner yang terletak didepan pintu masuk perpustakaan UMSU, dan juga di situs web perpustakaan UMSU juga sudah dilampirkan bagaimana cara penelusuran menggunakan OPAC yang benar.
Tetapi bagaimanapun juga masih saja banyak mahasiswa UMSU yang tidak mengerti cara menggunakan OPAC dan juga tidak tahu apa itu OPAC.
Kendala lainnya ketika bahan pustaka terutama buku yang dicari di OPAC tidak ditemukan di dalam rak. Ada beberapa faktor penyebabnya. Faktor pertama dari penggunanya sendiri, pengguna yang telah selesai memakai buku kemudian memasukkan buku kembali kedalam rak dengan tidak memperhatikan letak susunan buku yang sebenarnya (susunan buku dirak tidak sesuai dengan nomor kelasnya). Akibatnya banyak buku yang terletak tidak pada tempatnya. Faktor kedua adalah belum dilakukannya stock opname dimana stock opname merupakan kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan secara menyeluruh apakah koleksi itu masih sesuai dengan catatan yang dimiliki pada sistem, sehingga buku yang tersedia pada OPAC tidak ditemukan pada rak. Faktor ketiga pustakawan yang tidak melakukan shelving (penataan buku ke dalam rak) secara rutin akibatnya banyak buku yang tidak berurutan dan menyulitkan pengguna dalam melakukan pencarian buku.
Kendala lainnya juga yaitu kendala teknis yang berhubungan dengan kondisi sarana dan prasarana OPAC itu sendiri. Pada saat sistem lagi down atau jaringan yang terputus karena gangguan signal OPAC tidak dapat digunakan sama sekali, dan ketika listrik padam juga membuat pengguna kesusahan untuk menggunakan komputer perpustakaan untuk mencari bahan pustaka.
BAB IV KESIMPULAN
Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian langsung ke perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dan penelitian melalui web OPAC perpustakaan tersebut, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut:
4.1 Kesimpulan
1. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara telah mengunakan OPAC (Online Public Access Catalog) sebagai sistem penelusuran bahan pustaka dengan menggunakan software SLiMS (Senayan Library Management System).
2. OPAC belum sepenuhnya dimanfaatkan secara efektif oleh pemustaka di Perpustakaan UMSU, pemustaka mencari koleksi buku dengan cara lebih memilih langsung ke rak koleksi daripada menggunakan OPAC
3. Masih banyak pengguna perpustakaan tidak mengetahui OPAC dan mengalami kesulitan dalam menggunakan OPAC karena belum pernah dilakukan pendidikan pemakai pada perpustakaan.
4.2 Saran
1. Pentingnya mengadakan pendidikan pemakai bagi pengguna dalam memanfaatkan OPAC agar pengguna dapat melakukan penelusuran mandiri. Hal ini diperlukan agar pengguna secara merata paham dan mampu dalam memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang ada pada OPAC.
2. Pustakawan melakukan penataan buku kedalam rak (shelfing) 15 menit sebelum perpustakaan ditutup setiap harinya agar koleksi tidak berantakan dan letak koleksi pada tempatnya sehingga memudahkan pengguna dalam penelusuran.
DAFTAR PUSTAKA
Darmono. (2008). Perpustakaan sekolah: Pendekatan aspek dan tata kerja. Jakarta:
Grasindo.
Departemen Pendidikan Nasional RI. (2004). Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI.
Hafiah. (2011). Ensiklopedia Perpustakaan. Padang: Hayfa Press Padang.
Hartono. (2016). Dasar-Dasar Organisasi Informasi: Panduan Pengatalogan Perpustakaan Berbasis MARC. Jakarta: Sagung Seto.
Hasugian, J. (2009). Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi . Medan: USU Press.
Hermanto. (2007). Dasar-dasar organisasi dan sarana bibliograafi (makalah).
Palembang: UIN Raden Fatah.
Martoatmojo, K. (2011). Manajemen Perpustakaan Khusus. Jakarta: Universitas Terbuka.
Prastowo, A. (2012). Manajemen Perpustakaan Sekolah Professional. Yogyakarta:
DIVA Press.
Purwono. (2010). Dokumentasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sulistyo-Basuki. (2011). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Suwarno, W. (2009). Psikologi Perpustakaan. Jakarta: Sagung seto.
Syihabuddin, Q. (2007). Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaga.
Yusuf, P. (2010). Teori dan Praktis Penelusuran Informasi (Information Retrieval).
Jakarta: Kencana.
LAMPIRAN
Lampiran 1
Profil Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Sejarah Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
Lahirnya Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) kampus III dilatar belakangi oleh lahirnya kampus III UMSU. Pada awalnya UMSU hanya memiliki dua kampus pada lokasi yang berbeda, yaitu kampus I terletak di Jalan Gedung Arca, sedangkan kampus II terletak di jalan Demak Medan.
Usaha mendirikan gedung pada kampus III didasari oleh tuntutan kebutuhan dengan meningkatnya jumlah mahasiswa yang mendaftar pada tahun 1982. Hal mi didasari oleh pihak pimpinan UMSU Medan dengan berupaya untuk menyediakan dan mendirikan kampus baru.
Atas bantuan dari H. Probo Sutedjo selaku dewan kurator UMSU Medan, berdirilah kampus III yang terletak di Jalan Kapten Muchtar Basri, BA No. 3 (Kampus Mercubuana) dengan luas bangunan ± 2 hektar. Pada tahun 1992 kampus III UMSU diresmikan pemakaiannya oleh Menteri Penerangan Harmoko yang sekaligus meresmikan tiga unit gedung yaitu gedung Rektorat, gedung Fakultas
Ekonomi dan gedung Fakultas Hukum yang tergabung dengan Fakultas Isipol serta Rektorat UMSU Medan yang semula berada pada kampus I pindah ke kampus III.
Perpustakaan UMSU mulanya telah berdiri di lingkungan kampus I sejak tahun 1957 tepatnya pada tanggal 17 Februari bersamaan dengan berdirinya Fakultas Filsafat. Sebagaimana yang telah diuraikan di atas, oleh karena meningkatnya jumlah manusia yang mendaftar ke UMSU Medan dimulai pada tahun 1982, pusat penyelenggaraan akademik UMSU Medan yang sebelumnya berada pada kampus I pindah ke kampus III termasuk gedung Rektorat UMSU Medan.
Untuk melengkapi fasilitas dan sarana pendidikan di lingkungan kampus III, maka pada tahun 1994 Pimpinan UMSU mendirikan sebuah perpustakaan baru.
Perpustakaan didirikan dengan tujuan untuk mendukung dan menunjang misi pendidikan yang diemban lembaga induknya. Di samping itu untuk mempermudah pengguna memanfaatkan perpustakaan. Dengan berdirinya perpustakaan di lingkungan kampus III, maka sivitas akademik menjadi lebih mudah dalam memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
Seiring dengan berkembangnya Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara lokasi kampus berkembang menjadi 3 Lokasi, masing-masing kampus mempunyai gedung perpustakaan sendiri yang dipimpin oleh satu kepemimpinan di pusat yaitu perpustakaan induk dibantu dengan koordinator perpustakaaan di masing-masing cabang yaitu :
1. Kampus I Fakultas Kedokteran di Jl. Gedung Arca No.53 2. Kampus II Pasca Sarjana di Jl. Denai
3. Kampus III (Kampus Pusat) Jl.Muchtar Basri No. 3 Medan
Luas keseluruhan Area Perpustakaan UMSU adalah 1504 m2, area baca 600 m2, area Pemustaka 450 m2, area staff 225 m2, area lainnya 225 m2, yang terbagi pada tiga area yaitu Perpustakaan Induk, Perpustakaan Kedokteran dan
Perpustakaan Pasca Sarjana.
VISI
Dalam rangka mewujudkan perpustakaan yang berkualitas dan sejalan dengan visi UMSU, maka perpustakaan memiliki visi yang mendukung visi UMSU yakni:
“Menjadi Pusat penyedia layanan informasi yang unggul bagi civitas akademika dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan global serta Islam Kemuhammadiyahan. ”
MISI
1. Menyediakan kebutuhan koleksi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka 2. Mengembangakan pusat repository lokal konten (deposit) yang open access 3. Menyelenggarakan pelayanan prima yang memenuhi standar pelayanan
umum
4. Mengembangkan sistem otomasi perpustakaan yang standar
5. Mengembangkan total quality manajemen dalam pegelolaan perpustakaan yang terakreditas
6. Melakukan kerja sama perpustakaan tingkatnasional dan internasional.
7. Menyediakan koleksi Kemuhammadiyahan.
Tujuan
1. Terciptanya relevansi antara koleksi perpustakaan dengan kebutuhan pemustaka
2. Tersedianya semua lokal konten dalam repositori institusi
3. Tercapainya pelayanan prima yang memenuhi standar pelayanan minimum 4. Terwujudnya standarisasi sistem otomasi perpustakaan
5. Tercapainya akreditas perpustakaan yang memenuhi standar total quality manajemen.
Jenis Layanan Pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
1. Kasir 2. Loker
3. Layanan Sirkulasi 4. Layanan Administrasi 5. Layanan Digital
6. Layanan KKI (Koleksi Karya Ilmiah) 7. Layanan Multimedia
8. Layanan Referensi Struktur Organisasi
Untuk menunjang keseluruhan kegiatan yang ada. Perpustakaan UMSU dijalankan sesuai dengan Surat Keputusan Rektor. Adapun Struktur Organisasi Perpustakaan UMSU selengkapnya berdasarkan SK Nomor:224 / KEP /II.3-AU/UMSU/D/2018 tentang Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UMSU tertanggal 15 Januari 2018.
Sumber: Web Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
Lampiran 2
Hasil Dokumentasi
Gambar Alur Dalam Melakukan Penelusuran Koleksi Perpustakaan UMSU
Lampiran 3
Gambar Rak Buku pada Perpustakaan UMSU
Lampiran 4 Surat Balasan Observasi