Berikut merupakan prosedur penggunaan aplikasi “Smart KPI” pada front-end:
1. Setelah sign in sukses, maka akan masuk ke halaman home front-end “Smart KPI” yang berisi dashboard nilai dari KPI yang telah diperoleh. Pada halaman home juga terdapat tombol bersimbol video. Tombol tersebut adalah video tutorial cara penggunaan aplikasi pada bagian front-end
Gambar 4.49 Home Front-end
2. Ketika tombol video di klik, maka muncul popup yang berisi video tutorial penggunaan aplikasi front-end.
3. Klik menu KPI lalu pilih view untuk masuk ke halaman view KPI. Jika pengguna sebagai atasan, halaman view KPI terdapat pada menu KPI, pilih My KPI, kemudian view.
Gambar 4.51 View KPI Score
4. Klik menu KPI lalu pilih insert untuk masuk ke halaman insert KPI. Jika pengguna sebagai atasan, halaman insert KPI terdapat pada menu KPI, pilih My KPI, kemudian insert.
5. Pilih score dan masukkan evidence, lalu klik save. Akan muncul pop up yang menyatakan bahwa penyimpanan berhasil.
Gambar 4.53 Popup Success Save
6. Setelah save, dapat melakukan finalisasi dengan menekan tombol finalized. Tujuan finalisasi adalah agar score yang telah dimasukkan dapat dicek oleh atasan (supervisor).
7. Setelah tombol finalized ditekan maka akan diberikan pesan bahwa pengisi KPI harus menunggu konfirmasi dari atasan.
Gambar 4.55 View After Finalized
8. Jika pengguna adalah seorang atasan, pada saat menu KPI ditekan, akan muncul menu subordinate, kemudian terdapat 2 sub menu, yaitu insert dan verification.
9. Klik menu insert pada subordinate untuk menentukan KPI setiap jabatan per satu tahun yang berada di bawah pimpinan user.
10. Klik salah satu posisi untuk menentukan KPI yang harus dicapai oleh posisi tersebut.
Gambar 4.58 Detail Insert KPI Subordinate
11. Klik tombol bertanda “+” untuk menambah KPI dari suatu posisi. Atasan menentukan indicator yang harus dicapai, dan menentukan skor, bobot, dan target skor yang harus dicapai. Klik tombol insert untuk menambahkan data. Penambahan data dapat dilihat pada tabel.
12. Tekan tombol bergambar pensil untuk mengubah data, dan akan muncul pop up seperti ketika menekan tombol untuk menambah data. Akan tetapi, data sudah terisi. Klik tombol save untuk menyimpan data yang diubah.
Gambar 4.60 Edit KPI Subordinate
13. Tekan tombol bertanda “x” untuk menghapus KPI yang telah ada. Setelah itu, akan muncul pop up yang meminta konfirmasi user. Jika user setuju, maka data akan dihapus.
14. Setelah selesai mengatur KPI suatu posisi, user dapat kembali dengan menekan tombol back, dan mengatur KPI untuk posisi lainnya. Setelah selesai mengatur dan mengulang proses menambah KPI, user harus menekan tombol finalize untuk menerapkan KPI yang telah ditentukan. Setelah ditekan, tombol tersebut akan meminta user untuk menentukan jumlah pengisian KPI.
Gambar 4.62 Finalized KPI Subordinate by Scoring Period
15. Setelah menentukan jumlah pengisian dan menekan tombol finalize, sistem akan memeriksa apakah ada bobot yang kurang atau lebih dari 100%. Jika ada yang kurang, maka akan muncul pop up berisikan posisi yang bobotnya belum 100%.
16. Setelah semua bobot telah 100% dan telah menentukan jumlah pengisian, tombol finalize akan hilang, dan data tidak bisa diubah lagi.
Gambar 4.64 After Finalized
17. Menu verification berisikan fitur untuk menerima, menolak, atau mengisi KPI dari user yang dipimpin. Ketika status ditekan, data-data pengisi akan ditampilkan beserta status pengisiannya.
18. Tautan bertuliskan status pengisian dapat diklik untuk melihat hasil penilaian jika data sudah terisi. Status terdiri dari 4 jenis, yaitu not uploaded, uploaded, accepted, dan rejected. Jika status not uploaded berarti bawahan belum mengisi KPI sehingga user memiliki hak untuk mengisi langsung skor KPI tersebut atau memang yang mengisi KPI bawahan adalah atasannya.
Gambar 4.66 Status Verification Not Uploaded
19. Status uploaded berarti bawahan sudah mengisi KPI. User berhak untuk mengubah skor maupun evidence KPI bawahannya. Jika user sudah setuju dengan hasil KPI tersebut (maupun yang telah diubah oleh user itu sendiri), maka klik tombol save and accept. Jika user menolak KPI bawahan, maka klik tombol reject.
20. Setelah user menekan tombol save and accept, tombol akan hilang hingga tersisa tombol back, dan data tidak dapat diubah lagi.
Gambar 4.68 Status Verification Accepted
21. Jika user menekan tombol reject, maka status pengisian akan berubah dari uploaded menjadi rejected.
22. Jika status rejected, maka bawahan dapat memperbaiki skor atau evidence. Jika bawahan telah memperbaikinya maka status akan berubah dari rejected menjadi uploaded kembali. Jika user memilih status rejected, maka user dapat melakukan perubahan terhadap skor atau evidence bawahannya. Tombol save and accept untuk menyimpan perubahan dan mengubah status bawahan tersebut menjadi accepted.
Gambar 4.70 Status Verification Rejected
23. Pada saat pengguna baru memasuki aplikasi, aplikasi akan memunculkan pop up notifikasi jika ada user yang dipimpin mengisi dan mem-finalisasi KPI, atau KPI user ditolak, atau KPI belum diisi meski sudah mencapai melewati waktu pengisian.
24. Klik menu report untuk masuk ke halaman report. Tombol export to excel untuk dapat melihat hasil KPI dalam bentuk excel berdasarkan scoring period yang dipilih. Tampilan grafik pada bagian bawah akan berubah sesuai dengan pilihan pada position dan period.
25. Klik menu profile untuk masuk ke halaman user profile. Pada halaman ini dapat mengganti informasi dari user seperti address, telephone, email, serta password. Tombol save untuk menyimpan perubahan. Foto dapat diubah dengan cara klik area gambar, lalu memilih foto yang diinginkan dan secara otomatis akan terunggah.