TINJAUAN TEORITIS A. Manajemen dan Dakwah
B. Fungsi Fungsi Manajemen
Fungsi Fungsi manajemen menurut para ahli secara umum memiliki kesamaan semisal fungsi manajemen menurut henry fayol ataupun menurut gr terry menyatakan ada 4 fungsi yang utama dari sebuah manajemen, Perencanaan, Pengorganisasian , Pengarahan, Pengendalian.14
1. Planning (Fungsi Perencanaan)
Planning merupakan suatu aktivitas menyusun, tujuan organisasi lalu dilanjutkan dengan menyusun berbagai rencana-rencana guna mencapai tujuan organisasi yang sudah ditentukan. Planning dilaksanakan dalam penentuan tujuan organisasi secara keseluruhan dan merupakan langkah yang terbaik untuk mencapai tujuannya itu. pihak manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum pengambilan tindakan kemudian menelaah rencana yang terpilih apakah sesuai dan bisa dipergunakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan adalah proses awal yang paling penting dari seluruh fungsi manajemen, karena fungsi yang lain tak akan bisa bejalan tanpa planning.
Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan
a. Menetapkan arah tujuan serta target organisasi
b. Menyusun strategi dalam pencapaian tujuan dan target tersebut
c. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
d. Menetapkan standar kesuksesan dalam pencapaian suatu tujuan dan target organisasi
Pembagian perencanaan
Perencanaan (planning) dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi beberapa jenjang:
a. Top Level Planning (perencanaan jenjang atas), perencanaan dalam jenjang
ini bersifat strategis. memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. top level planning ini penekanannya pada tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tanggungjawab manajemen puncak.
b. Middle Level Planning (perencanaan jenjang menengah), dalam jenjang
perencanaan ini sifatnya lebih administratif meliputi berbagai cara menempuh tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan. dan tanggungjawab perencanaan level ini berada pada manajemen menengah
c. Low Level Planning (perencanaan jenjang bawah) perencanaan ini
memfokuskan diri dalam menghasilkan sehingga planning ini mengarah kepada aktivitas operasional. dan perencanaan ini menjadi tanggungjawab manajemen pelaksana
Berikut syarat syarat perencanaan yang baik, selayaknya memenuhi beberapa hal berikut:
a. Mempunyai tujuan yang jelas
b. Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
c. Memuat analisa pada pekerjaan yang akan dilakukan
e. Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras ditiap bagian
f. Mempunyai kesan sesuatu yang dimliki tersedia dan bisa dipergunakan dengan efektif serta berdaya guna
Manfaat dari Planning
a. Bisa membuat pelaksanan tugas jadi tepat serta aktivitas tiap unit akan terorganisasi ke arah tujuan yang sama
b. Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
c. Memudahkan pengawasan
d. Dipergunakan sebagai pedoman dasar dalam menjalankan aktivitas
2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)
Organizing adalah suatu aktivitas pengaturan dalam sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang lainnya yang dimiliki oleh organisasi untuk bisa melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan dan mencapai tujuan utama organisasi. Dalam bahasa yang lebih sederhana organizing merupakan seluruh proses dalam mengelompokkan semua orang, alat, tugas tanggung-jawab dan wewenang yang dimiliki sedemikian rupa hingga memunculkan kesatuan yang bisa digerakkan dalam mencapai tujuan.15 Organizing dapat membuat manajer mudah dalam melaksanakan pengawasan serta penentuan personil yang diperlukan untuk menjalankan tugas yang sudah dibagi bagi. pengorganisasian bisa dijalankan dengan menetukan tugas apa
15 Revai, veithzal mulyadi, kepemimpinan dan prilaku organisasi, (Jakarta: rajawali pers 2010), h.108
yang harus dikerjakan, siapa personil yang menjalankannya, bagaimana tugasnya dikelompokkan, siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut.16
dibawah ini adalah aktivitas aktivitas yang ada dalam Organizing (fungsi pengorganisasian)
a. Mengalokasikann sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetepkan prosedur yang dibutuhkan
b. Menetapkan strukutur organisasi yang menujukan adanya garis kewenangan serta tanggung jawab
c. Aktivitas perekrutan, menyeleksi orang, pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
d. Aktivitas penempatan tenaga kerja dalam posisi yang pas dan paling tepat. Ada beberapa Unsur dalam organizing:
a. Sekelompok orang yang diarahkan bekerja sama
b. Melakukan aktivitas yang sudah ditetapkan
c. Aktivitas diarahkan guna mecapai tujuan Beberapa manfaat organizing antara lain
a. Memungkinkan untuk pembagian atas tugas-tugas yang sesuai dengan kondisi organisasi
b. Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
16 Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (Cet. 7; Jakarta: Haji Masagung, 1998), h.10.
c. Personil dalam organisasi mengetahui tugas apa yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan
Dan ini beberapa fungsi dari organizing
a. Pendelegasian wewenang didalam manajemen atas (puncak) kepada manajemen pelaksana
b. Ada pembagian tugas yang jelas
c. Mempunyai manajer puncak yang profesional guna mengkoordinasikan semua aktivitas.17
3. Directing (Fungsi Pengarahan)
Directing fungsi pengarahan merupakan fungsi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja dengan optimal dan menciptakan suasana lingkungan kerja yang dinamis, sehat dan yang lainnya. Ada beberapa aktivitas yang dilakukan pada fungsi pengarahan:
a. Mengimplementasikan suatu proses kepemimpinan, pembimbingan, dan memberikan motivasi kepada pekerja suapaya bisa bekerja dengan efektif serta efisien dalam mencapai tujuan yang ditetapkan
b. Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
c. Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan
17 Zaini Muchtarom, Dasar-Dasar Manajemen Dakwah (Cet. 1; Yogyakarta: Al-Amin Press, 1996), h.37.
4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Controling merupakan kegiatan dalam menilai suatu kinerja yang berdasarkan pada standar yang sudah dibuat perubahan atau suatu perbaikan apabila dibutuhkan. aktivitas dalam fungsi pengendalian ini misalnya:
a. Mengevaluasi keberhasilan dalam proses mencapai tujuan dan target mengikuti indikator yang sudah ditetapkan
b. Menempuh langka klarifikasi serta koreksi atas terjadinya penyimpangan yang ditemukan
c. Memberi alternatif solusi atas masalah yang terjadi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan
Controlling atau fungsi pengawasan bisa berjalan dengan efektif jika hal hal ini
diperhatikan:
a. Routing (jalur), manajer harus bisa menetapkan cara atau jalur guna bisa
mengetahui letak diaman sesuatu sering terjadi suatu kesalahan
b. Scheduling (Penetapan waktu), dalam penetapan waktu, manajer harus bisa
menetapkan dengan tugas kapan semestinya pengawasan itu dijalankan. terkadang, pengawasan yang dijadwal tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya yang dilakukan secara mendadak terkadang malah lebih berguna.
c. Dispatching (Perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu
perintah pelaksanaan pada pekerjaan yang bertujuan suatu pekerjaan itu bisa selesai tepat waktu. dengan perintah seperti ini pelaksanaan suatu pekerjaan
bisa terhindar dari kondisi yang terkatung-katung, jadi pada akhirnya bisa diidentifikasikan siapa yang telah berbuat kesalahan
d. Follow Up (tindak lanjut) apabila pemimpin menemukan kesalahan maka
seharusnya pemimpin tersebut mancari solusi atas permasalahan itu.18 dengan memberi peringatan pada pekerja yang dengan sengaja ataupun tidak sengaja berbuat kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tak terulang lagi.
Suatu bentuk pengawasan yang bagus seharusnya sesuai dengan kebutuhan dan sifat dari organisasi. jadi faktor-faktor serta tata organisasi dimana sebuah pengawasan dilakukan perlu diperhatikan. Maka dari itu perlu disiapkan suatu langkah sebelum pengawasan dilaksanakan seperti tata pola dan rencana organisasi.
