BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.2 Kajian Pustaka
II.2.3 Komunikasi ke Bawah
II.2.3.2 Fungsi Komunikasi ke Bawah
Para pegawai di seluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi.Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat.Manajemen puncak harus meimiliki informasi dari semua unit dalam organisasi, dan harus memperoleh informasi untuk semua unit.Aliran informasi dari manajemen yang turun ke tingkat operatif merupakan aktivitas yang /berkesinambungan dan sulit. Pemelihan cara menyediakan informasi mencakup tidak hanya pengeluaran sumber daya langsung monoter tetapi juga sumber daya psikis dan emosional.
Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication (2000:135) menguraikan fungsi arus komunikasi ke bawah dalam organisasi adalah:
a. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction)
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale)
c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.Tubbs, (dalam Stewart L & Styvia Moss, 2000:135)
Menurut Purwanto fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah adalah: 1. Pembuatan instruksi kerja.
2. Penjelasan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan.
3. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku. 4. Pemberian motivasi. (Purwanto, 1997:49 )
Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan terhadap bawahannya.Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanan yang tepat dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan.Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinya.
Menurut Katz dan Kahn ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (dalam Pace dan Faules, 2009), yaitu:
(1) informasi bagaimana melakukan pekerjaan,
(2) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai , dan
(5) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).
Kegunaan dari komunikasi ke bawah dapat memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan
prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja. Secara umum komunikasi vertikal ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe antara lain:
1. Instruksi Tugas
Intruksi tugas/pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan , dilakukan dan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya.
2. Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.
3. Ideologi
Pesan mengenai ideologi lebih mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi. 4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional.
5. Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya.Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. (Muhammad, 2009:108-109)
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:
a. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu. Tipe informasi ini memusatkan pada apa yang harus karyawan lakukan dan bagaimana melakukannya. Instruksi kerja yang berbentuk perintah, pengarahan, penjelasan dan deskripsi pekerjaan merupakan cara untuk menyampaikan informasi jenis ini.
b. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. Tipe informasi ini bertujuan agar karyawan mengetahui bagaimana pekerjaan mereka berhubungan dengan tugas-tugas dan posisi lainnya dalam organisasi dan mengapa mereka melakukan pekerjaannya. Dengan kata lain, tipe informasi ini membantu karyawan mengetahui bagaimana pekerjaan mereka membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.
c. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. Karyawan diberikan informasi mengenai jumlah jam kerja, gaji, program pensiun, asuransi kesehatan, liburan dan ijin cuti, program insentif, penalti dan hukuman.
d. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan. Informasi mengenai hasil kerja karyawan sangat penting dalam mempertahankan operasional perusahaan. Karyawan sering mengeluh, seperti mereka tidak tau bgaimana supervisor melihat performans mereka.
e. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. (dalam Muhamad, 2009:110)
Adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan, maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan yang efektif memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut:
1. Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi
yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya.
2. Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.Pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi.
3. Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang dipengaruhi mereka.
4. Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara bawahan dan atasan (Muhammad, 2009:112).
Informasi dalam melaksanakan komunikasi ke bawah dapat berupa: a. Mengadakan rapat
b. Memasang pengumuman c. Menerbitkan majalah intern
d. Pemberian pujian (Effendy, 2002:148)
Dalam realitas setiap organisasi yang mulai tumbuh dan berkembang, struktur jenjang, tugas dan penerapan teknologi tinggi yang makin pasif, serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa semakin variasi dan makin meningkat dalam volume dan kuantitas serta kualitas. Secara komunikatif, organisasi cenderung akan mengalami banyak “kemunduran” yang akan dirasakan karyawannya (Pohan, 2005:76).