Manajemen merupakan suatu seni mengatur orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi atau unit pelayanan, sehingga manajemen tersebut mempunyai fungsi-fungsi (Notoatmodjo, 2011).
Fungsi manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah satu fungsi manajemen yang paling sederhana
yang dapat diterapkan adalah fungsi manajemen yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pergerakan atau Pelaksanaan), Controlling (Pengawasan) (Syafrudin, 2009).
Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dengan merumuskan tujuan, menyusun dan menetapkan rangkaian kegiatan untuk mencapainya. Dalam bidang penanggulangan bencana sendiri, manajemen merupakan proses merumuskan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan penanggulangan bencana yang mana dilakukan pada tahap kesiapsiagaan, menetapkan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
1). Planning (Perencanaan)
Perencanaan merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Dengan perencanaan itu memungkinkan para pengambil keputusan atau manajer untuk menggunakan sumber daya mereka secara berhasil guna dan berdaya guna (Notoadmodjo, 2011).
Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus 5W. what (apa) yang akan dilakukan, why (mengapa) harus melakukan apa, when (kapan) melakukan apa, where (dimana) melakukan apa, who (siapa) yang melakukan apa, how (bagaimana) cara melakukan apa (Syaifuddin, 2009).
2). Organizing (Pengorganisasian)
Setelah perencanaan dilakukan atau telah selesai (menjadi rencana), maka selanjutnya harus dilakukan pengorganisasian. Yang dimaksud pengorganisasian adalah mengatur personil atau staf yang ada dalam institusi agar semua kegiatan
yang telah di tetapkan dalam rencana dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai. Dengan kata lain, pengorganisasian adalah pengkoordinasian kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan suatu institusi, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan peng-organisasian mencakup beberapa unsur pokok, antara lain:
a. Hal yang diorganisasikan ada dua macam, yakni:
1. Pengorganisasian kegiatan ialah pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai tujuan.
2. Pengorganisasian tenaga pelaksana ialah mencakup pengaturan hak dan wewenang setiap tenaga pelaksana sehingga setiap kegiatan mempunyai penanggung jawab.
b. Proses pengorganisasian ialah langkah-langkah yang harus dilakukan sedemikian rupa sehingga semua kegiatan dan tenaga pelaksana dapat berjalan sebaik- baiknya.
c. Hasil pengorganisasian ialah terbentuknya wadah atau sering disebut “ struktur organisasi “ yang merupakan perpaduan antara kegiatan dan tenaga pelaksana.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian adalah visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan (personil) dalam suatu institusi. Dilihat dari segi pembagian kegiatan dan pelaksanaan tugas, fungsi, dan wewenang, maka organisasi secara umum dibedakan atas tiga jenis, yakni:
1. Organisasi Lini (Line Organization).
Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pemimpin dalam hal ini sangat domonan, dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah. Bentuk organisasi semacam ini khususnya di dalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif, karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksanaan keputusan juga cepat.
2. Organisasi Staf (Staff Organization)
Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan, namun staf berperan sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi ini muncul karena makin kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain.
3. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan (lini dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas, tetapi juga diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberi perintah atau nasehat, tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut (Notoadmodjo, 2011).
3). Actuating (Penggerakan dan Pelaksanaan)
Pelaksanaan atau penerapan (Actuating) merupakan inplementasi dari perencanaan dan pengorganisasian dimana seluruh komponen yang berada dalam satu sistem dan satu organisasi tersebut bekerja secara bersama-sama sesuai dengan bidang masing-masing. Pelaksanaan juga merupakan usaha untuk menciptakan kerja sama diantara pelaksana kegiatan sehingga tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien (Syaifudin,2009).
Fungsi manajemen ini adalah merupakan fungsi penggerak semua kegiatan program (ditetapkan pada fungsi pengorganisasian). Oleh karena itu, fungsi manajemen ini lebih menekankan bagaimana menejer mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya ( manusia dan yang bukan manusia) untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Untuk menggerakkan dan mengarahkan sumber daya manusia dalam organisasi, peranan kepemimpinan (leadership), motivasi staf, kerja sama dan komunikasi antar staf merupakan hal pokok yang perlu mendapat perhatian para manajer organisasi.
Didalam beberapa buku manajemen akan sering dijumpai istilah lain untuk fungsi penggerak dan pelaksana yaitu actuating(memberikan arah); influencing (mempengaruhi), commanding (memberikan komando atau perintah). Beberapa istilah tersebut dianggap mempunyai pengertian yang sama yaitu menggerakkan dan mengarahkan pelaksanaan program. Secara praktis fungsi aktuasi ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerja sama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Tujuan fungsi actuasi ini sendiri adalah menciptakan kerja sama yang lebih efisien, mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf, menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan, menguasahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf, membuat organisasi berkembang secara dinamis.
Fungsi aktuasi haruslah dimulai pada diri manajer selaku pimpinan organisasi. Manajer harus menunjukkan kapada stafnya bahwa ia mempunyai tekad untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya. Ia harus mempunyai kemampuan bekerja sama dengan orang lain secara harmonis. Manajer harus bersikap objektif yaitu objektif dalam menghadapi perbedaan dan persamaan karakter stafnya baik secara individu maupun kelompok manusia (Muninjaya, 2004). 4). Controlling (Pengawasan)
Fungsi pengawasan dan pengendalian (controlling) merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi manajemen ini mempunyai kaitan erat dengan ketiga fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan. Melalui fungsi pengawasan dan pengendalian, standart keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target, prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Fungsi pengawasan dan pengendalian bertujuan agar pengguanaan sumber daya dapat lebih diefesienkan, dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat lebih efektif (Munujaya,2004).
Pengawasan dan pengendalian adalah suatu proses untuk mengukur penampilan kegiatan suatu program yang selanjutnya memberikan pengarahan- pengarahan sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Agar pengawasan dapat berjalan dengan baik dan sekurang-kurangnnya tiga hal yang perlu diperhatikan, yakni : objek pengawasan, metode pengawasan dan proses pengawasan (Notoadmodjo, 2011).