2.2 Kerangka Teoretis
2.2.2 Fungsi Pengelolaan
Dalam operasionalnya, manajemen dapat dibagi menjadi tiga, yaitu manajemen pada tingkat/ level makro, meso dan mikro. Manajemen makro digambarkan seperti Departemen dan Dinas dengan melakukan fungsi manajemen secara umum, dan pada level messo institusi pendidikan yaitu sekolah yang lebih menekankan pada fungsi planning, organizing, actuating, dan controling. Sedangkan pada level mikro dideskripsikan sebagai pengelolaan kelas.
Fayol (dalam Terry 2010:13) menekankan pandanganya tentang manajemen sebagai suatu hal yang terdiri dari fungsi-fungsi. Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya.
Fungsi-fungsi yang dimaksud meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), perintah (commanding), koordinasi (coordinating), serta pengawasan (controlling).Setiap tahapan memiliki keterkaitan satu sama lain dalam pencapaian tujuan organisasi, fungsi-fungsi manajemen tersebut diperlukan agar keseluruhan sumber daya organisasi dapat dikelola dan dipergunakan secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
20
Bertitik tolak dari fungsi manajemen tersebut, Fayol menetapkan asas-asas manajemen yang bersifat umum, yaitu asas pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan arah, asas kepentingan umum, pemberian janji yang wajar, pemusatan wewenang, rantai berkala, asas keteraturan, keadilan, kestabilan masa jabatan, inisiatif, serta asas kesatuan. Fungsi dan asas manajemen tersebut berkaitan secara langsung dengan lembaga pendidikan, karena merupakan salah satu jenis organisasi. Dengan demikian, fungsi dan asas manajemen dapat diterapkan dalam seluruh jenis organisasi, tidak terkecuali lembaga pendidikan.
Fungsi manajemen yang paling fundamental dikemukaka oleh Terry (2016:15) adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),penggerakan/memberi dorongan (actuating), dan pengawasan (controlling).Fungsi-fungsi fundamental manajemen saling berkaitan satu dengan yang lain. Perencanaan berpengaruh terhadap pengorganisasian, serta pengorganisasian akin berpengaruh terhadap pengawasan. Satu fungsi tidak berhenti sebelum yang lain berfungsi. Mereka mutlak berbaur dan umumnya tidak dilaksanakan tersendiri.
Hal tersebut dikatakan fundamental oleh Terry (2015) karena manajemen difungsikan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan sekaligus untuk memposisikan sumber daya manusia sesuai dengah keahlianya. Fungsi-fungsi tersebut merupakan suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan
21
maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.
Dengan demikian, jika merujuk pendapat ahli tersebut, Terry (2017) menyederhanakan fungsi manajemen menjadi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), serta pengawasan (controlling). Adapun perintah (commanding) dan koordinasi (coordinating) masuk kedalam fungsi penggerakan (actuating). Fungsi tambahan sebagai hal yang fundamental di dalam proses manajemen, termasuk di dalmanya adalah pemberian wewenang, berkomunikasi, berkonsultasi, mengadakan evaluasi dan integrasi, pengukuran dan spesifikasi tugas. Seorang manager memang melaksanakan tugas-tugas tersebut, tetapi terlalu berlebihan untuk memasukkan tugas tersebut ke dalam fungsi manajemen, karena hal tersebut sudah menjadi kombinasi tugas manager.
2.2.2.1 Perencanaan
Sebagaimana fungsi-fungsi manajemen yang lainya istilah perencanaan juga mempunyai berbagai macam pengertian sesuai dengan pendapat para ahli manajemen. Menurut Terry (2015: 9) perencanaan adalah proses memutuskan tujuan-tujuan yang akan dikejar selama suatu jangka waktu yang akan datang dan apa yang dilakukan agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Dalam hal ini penyusunan tujuan ditinjau sebagai suatu bagian dari perencanaan. Perencanaan sering juga
22
disebut jembatan yang menghubungkan kesenjangan atau jurang antara keadaaan masa kini dengan keadaan yang diharapkan pada masa yang akan datang.
Keberadaan suatu perencanaan dalam suatu organisasi sangatlah penting, perencanaan pada dasarnya adalah membuat keputusan mengenai arah yang akan dituju, tindakan yang akan diambil, sumber daya yang akan diolah dan teknik atau metode yang dipilih untuk digunakan. Perencanaan mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya. Prosedur itu dapat berupa pengaturan sumber daya dan penetapan teknik atau metode. Inti dari sebuah perencanaan adalah sebuah usaha untuk merancang dan memilih pada waktu sekarang untuk sesuatu yang ingin diwujudkan di masa yang akin datang.
Hikmat (2016:101) mengemukakan bahwa perencanaan merupakan proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Disebut sistematis karena perencanaan dilaksanakan dengan menggunakan prinsip-prinsip tertentu. Prinsip-prinsip tersebut mencakup proses pengambilan keputusan, penggunaan pengetahuan dan teknik secara ilmiah, serta tindakan atau kegiatan yang terorganisasi. Secara substansial, perencanaan pendidikan mengandung tiga hal yang mendasar, yaitu tujuan pendidikan atau target yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan pendidikan, perhitungan atau pertimbangan kebijakan pendidikan, dan pelaksanaan rencana kependidikan.
Mempertimbangkan berbagai realitas yang dihadapi sebelum merumuskan perencanaan pendidikan merupakan hal yang sangat penting karena perencanaan pendidikan akan berkaitan dengan fasilitas, sarana dan prasarana yang telah
23
dimiliki atau yang belum dimiliki. Perencanaan pendidikan yang tidak proporsional akan mempersulit terlaksananya kegiatan pendidikan secara efektif dan efisien. Itu artinya telah salah dalam mengelola perencanaan pendidikan. Perencanaan pendidikan didalamnya membahas desain kurikulum, penentuan jadwal kegiatan pembelajaran, penentuan tenaga pengajar, pembuatan team teaching.
Menurut Siswanto (2017:42) perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaianya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam dan sumber daya lainya untuk mencapai tujuan. Secara garis besar, aktifitas yang dilakukan dalam proses perencanaan diantaranya: menjelaskan permasalahan, menetapkan tujuan dan penganggaran.
Proses perencanaan, program disusun untuk mencapai sasaran. Kemungkinan tercapainya sasaran yang telah ditentukan oleh pembagian tugas yang ditentukan. Dengan ditentukanya masing-masing tugas maka sumber daya manusia akan terdorong untuk melakukan tugas dengan baik. Perencanaan ini dilakukan sebagai wujud tanggung jawab terhadap sebuah pekerjaan. Penganggaran juga menjadi hal yang tak kalah penting, jika penganggaran dana bagi pelaksanaan program pembelajaran telah direncanakan dengan baik, maka program akin berjalan sesuai dengan rencana dengan efektif dan efisien.
Atas dasar pendapat para ahli tersebut dapat ditarik pengertian khusus bagi dunia pendidikan, bahwa perencanaan pada hakikatnya suatu proses pemikiran dan analisis yang sistematis dan rasional mengenai apa yang akan dilakukan,
24
bagaimana melakukanya, siapa yang melaksanakanya dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan sehingga proses pendidikan tersebut dapat berlangsung efisien dan efektif dan dapat memenuhi tuntutan dan kebutuhan masyarakat.
Keberadaan suatu perencanaan dalam suatu organisasi sangatlah penting, karena perencaan berfungsi untuk menjelaskan dan merinci tujuan yang ingin dicapai, memberikan pegangan dan menetapkan kegiatan-kegitan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan, organisasi memperoleh standar sumber daya terbaik dan mendayagunakannya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yang telah ditetapkan, perencanaan menjadi rujukan anggota organisasi dalam melaksanakan aktivitas yang konsisten prosedur dan tujuan, memberikan batas kewenangan dan tanggung jawab bagi seluruh pelaksana, memonitor dan mengukur berbagai keberhasilan secara internship sehingga bisa menemukan dan memperbaiki penyimpangan sedini mungkin, memungkinkan untuk terpeliharanya persesuaian antara kegiatan internal dengan situasi eksternal, menghindari pemborosan.
2.2.2.2 Pengorganisasian
Terry berpendapat bahwa “Organizing is the establishing of effective behavioural relationship among persons so that they may work together efficiently and gain personal satisfaction in doing selected tasks under given environmental conditions for the purpose of achieving some goals or objectives” yang berarti bahwa pengorganisasian adalah menghadirkan hubungan yang efektif antar
25
karyawan sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan memperoleh kepuasan dalam melakukan pekerjaan dalam lingkungan dalam rangka mencapai tujuan, Terry (2009:17) menjelaskan dalam organizing mencangkup: (1) membagi komponen-komponen kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kedalam kelompok-kelompok, (2) membagi tugas kepada seorang manajer untuk mengadakan pengelompokan tersebut, (3) menetapkan wewenang diantara kelompok atau unit-unit organisasi.
Berdasarkan pendapat itu, dapat dipahami bahwa pengorganisasian pada dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.Pengorganisasian sangatlah penting dalam manajemen, karena membuat posisi sumber daya manusia lebih jelas dalam struktur dan pekerjaannya dan melalui pemilihan, pengalokasian dan pendistribusian kerja yang profesional, organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Dalam menjalankan tugas pengorganisasian, menurut Hikmat (2015:119) beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya adalah: (1) menyediakan fasilitas, perlengkapan, dan staf yang diperlukan untuk melakukan rencana; (2) mengelompokkan dan membagi kerja menjadi struktur organisasi yang teratur; (3) membentuk struktur kewenangan dan mekanisme organisasi yang teratur; (4) menentukan metode kerja dan prosedurnya; (5) memilih, melatih, dan memberi informasi kepada staf.
26
Proses pengorganisasian suatu lembaga pendidikan, manajer menetapkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab secara rinci berdasarkan bagian-bagian dan bidangnya masing-masing sehingga terintegrasikan hubungan kerja yang sinergis, kooperatif, harmonis, dan seirama dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Untuk mendukung kinerja sumber daya manusia yang ada perlu menyediakan fasilitas pendukung untuk mencapai tujuan yang direncanakan. Selanjutnya, pelatihan dan pengarahan juga perlu diberikan.
Dari pendapat beberapa ahli tersebut, peneliti menyimpulkan bahwa pengorganisasian adalah kegiatan yang dilakukan manajer untuk menghadirkan hubungan kerja yang efektif dengan membagi tugas, menetapkan wewenang kepada anggota kelompoknya. Untuk mencapai tujuan organisasi. Pelengkapan fasilitas sangat diperlukan untuk mendukung kinerja kelompok atau sumber daya manusia yang ada. Setelah fasilitas dipenuhi, pelatihan dan pengarahan juga diperlukan untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian yang baik dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas dari pekerjaan organisasi. Pembagian-pembagian tugas dalam organisasi juga akan membuka peluang kesinergian. Selain itu pemberian tanggung jawab kepada guru dan karyawan, kepahaman akan tugas-tugas mereka akan menjadikan pekerjaan mereka lebih baik. Diberikanya fasilitas, pelatihan dan pengarahan juga mutlak diberikan. Dan pada akhirnya pengorganisasian akan memberikan manfaat bagi organisasi.
27
2.2.2.3 Penggerakan (Actuating)
Penggerakan(actuating) menurut Siswanto (2017:111) adalah metode untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktifitas tertentu dan menghindari aktifitas lain dengan menetapkan peraturan dan standar, kemudian memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi. Secara umum, penggerakan dapat dilakukan dengan memberikan pengarahan, proses pembimbingan, pemberian petunjuk dan instruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, penggerakan(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Penggerakan(actuating)merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Menurut Terry (2015:17) actuating atau disebut juga “gerakan aksi” mencangkup kegiatan yang dilakukan seorang manajer untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Selanjutnya, tujuan pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok agar mau bekerja sama dan
28
bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian.
Berdasarkan pendapat ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa pengarahan adalah upaya yang dilakukan oleh manajer agar bawahan mau bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian. Selanjutnya, penggerakan dapat dilakukan dengan menberikan pengarahan atau bimbingan kepada bawahan agar bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Dengan demikian, actuating merupakan salah satu fungsi yang fundamental dalam manajemen, karena didalamnya terdapat upaya agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar.
2.2.2.4 Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (Controlling) menurut Terry (2016:18) adalah aktivitas mengawasi setiap perjalanan organisasi. Pelaksanaan kegiatan dievaluasi dan penyimpangan-penyimpangan yang tidak diinginkan diperbaiki supaya tujuan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Pengawasan ini meliputi penetapan standar pencapaian tujuan, penggunaan standar evaluasi pengukuran kinerja, evaluasi terhadap hasil dan standar serta upaya perbaikan berkelanjutan organisasi.
29
Dalam institusi pendidikan, pengawasan adalah membuat institusi tersebut berjalan sesuai dengan jalur yang telah ditetapkan dan sampai kepada tujuan secara efektif dan efisien. perjalanan menuju tujuan dimonitor, diawasi dan dinilai agar tidak menyimpang atau keluar jalur. Apabila hal ini terjadi harus dilakukan upaya mengembalikan pada arah semula. Dari hasil evaluasi dapat dijadikan informasi yang menjamin bahwa aktivitas yang menyimpang tidak terulang kembali.
Mokler dalam Siswanto (2017:139) menyatakan pengawasan dalam manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain umpan balik informasi, membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah ada penyimpangan, serta mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin segala sumber daya telah digunakan dengan efisien dan efektif guna mencapai sasaran atau tujuan pendidikan.
Pengawasan dalam lembaga pendidikan berfungsi untuk membangun organisasi yang baik, agar fungsi-fungsi manajemen terarah pada tujuan yang telah ditentukan sebagai suatu sistem yang sinergis dan terpadu, baik dilihat dari norma organisasinya maupun dari kerja sama antar anggota organisasi. Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
30
Atas dasar pendapat beberapa ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengawasan merupakan usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan dan membandingkanya dengan kinerja aktual. Pengawasan bertujuan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan yang tidak diinginkan serta menjamin segala sumber daya telah digunakan secara efisisen dan efektif.
Pengawasan pendidikan sudah tentu tidak dapat dipisahkan dari sistem manajemen dalam pola keseluruhan. Kegiatan pengawasan ini penting artinya untuk mengetahui keunggulan dan kelemahan dalam pelaksanaan manajemen, sejak awal selama dalam proses dan dalam akhir pelaksanaan program manajemen pendidikan. Dengan pelaksanaan fungsi ini, maka pimpinan organisasi dapat memperoleh informasi balik yang besar manfaatnya dalam rangka upaya perbaikan dan penyesuaian.