PEMULIHAN BENCANA DAN KELANGSUNGAN BISNIS

Upaya dan rencana penganggulangan bencana yang menyebabkan sist em maupun proses bisnis berhent i (down) disebut dengan ist ilah Busi ness Cont i ngency Pl an (BCP) dan Di sast er Recover y Pl an (DRP). Hal ini diperlukan karena bencana it u t idak dapat diprediksi sehingga dibut uhkan st rat egi perlindungan yang t erbaik.

BCP melibatkan pengembangan rencana dan persiapan terhadap bencana sebelum

bencana itu terjadi dengan tujuan untuk meminimalkan kerugian (loss) dan memastikan

sumber daya, orang, dan proses binis dapat berjalan sebagaimana mestinya. Prosesnya

(otomatis maupun manual) dirancang untuk mengurangi ancaman terhadap fungsi-fungsi

penting organisasi, sehingga menjamin kontinuitas layanan bagi operasi yang penting.

Guna mengantisipasi kasus terburuk, BCP harus mempertimbangkan strategi jangka

pendek (short-term) dan strategi jangka panjang (long-term). BCP disebut juga dengan

tindakan pencegahan.

DRP menyediakan metode dan prosedur penanganan jangka panjang setelah

terjadi bencana. DRP disebut juga dengan tindakan korektif.

Langkah dalam membuat rencana ini adalah melakukan Ri sk Assessment and Anal ysi s unt uk mengevaluasi ancaman pot ent ial yang dapat t imbul, art inya daf t ar bencana-bencana apa saj a yang bisa t erj adi, kemudian melakukan Assigni ng Val ue t o t he Asset s yait u perkiraan kerugian yang diakibat kan oleh ancaman t ersebut .

Berikut ini beberapa ancaman yang kemungkinan t imbul: • Kebakaran

• Banj ir

• Serangan Virus • Sabot ase

• Gangguan list rik dan komunikasi

Kerugian yang bisa t erj adi:

• Hilangnya at au menurunnya reput asi at au cit ra perusahaan dimat a masyarakat • Kerugian f inansial

• Hilangnya keunggulan bersaing

• Meningkat kan pengeluaran perusahaan • Pegawai melakukan boikot

6.1 Interdependencies

Langkah selanj ut nya adalah mengident if ikasi int errelat ion dan int erdependency yait u pendef inisian f ungsi bisnis pent ing dan depart emen pendukung.

Fungsi bisnis penting harus didukung dan dibawahi oleh departemen atau unit tertentu.

• Kegiat an operasional di bidang Lembaga Pendidikan Komput er.

Didukung oleh Biro Operasional.

• Dukungan sof t ware, hardware dan j aringan komput er. Didukung oleh Divisi IT

• Keuangan dan Akunt ansi Didukung oleh Biro Keuangan • Administ rasi Penggaj ian

Didukung oleh Divisi SDM

6.2 Contingency Plan Requirements

Unt uk membuat BCP, perlu adanya dukungan dari pihak manaj emen. Oleh karena it u BCPmaupun DRPpada PT. Orakelar dibuat dengan pendekat an t op-down (t op down appr oach) bukan dengan pendekat an but t om up (but t om up appr oach). Kebij akan dan t uj uan dari usaha perencanaan perlu dibuat oleh pihak manaj emen baik unt uk BCP maupun DRP. Sekali pihak manaj emen menset t uj uan dan kebij akan sert a priorit as perusahaan, st af lain yang bert anggung j awab dalam rencana ini akan dapat mengisi sisanya.

6.3 Pembuatan Tujuan Contingency Plan

Membuat t uj uan-t uj uan adalah pent ing unt uk semua pekerj aan, t erut ama unt uk BCP. Def inisi dari t uj uan secara langsung membant u mengalokasikan sumber daya dan pekerj aan secara layak, mengembangkan st rat egi yang pent ing dan membant u j ust if ikasi ekonomi dari rencana yang dibuat . Tuj uan, st rat egi dan aksi adalah merupakan hubungan yang t erint egrasi sepert i t ergambar pada gambar dibawah ini :

inf ormasi kunci sebagai berikut :

1. Tanggung j awab dari set iap individu dalam sit uasi chaot ic. Tanggung j awab set iap individu dicant umkan secara eksplisit dalam prosedur menghadapi bencana.

2. Ot orit as. Perlunya diket ahui orang yang bert anggung j awab khususnya j ika t erj adi krisis. Kerj a t im sangat dibut uhkan disini dan t im dapat melakukan ini j ika adanya pemimpin yang dipercaya. Dalam menghadapi bencana, set iap manaj er pada biro menj adi koordinat or anggot a bironya masing-masing.

3. Priorit as. Priorit as yang umum perlu dibuat oleh manaj emen j ika t erj adi krisis. Hal ini menyangkut f ungsionalit as mana yang ada dalam organisasi t ermasuk dalam kat egori krit is yang berart i perusahaan akan sangat merugi j ika f ungsionalit as it u t idak berj alan dalam hit ungan hari dan f ungsionalit as mana yang t ermasuk dalam kat egori nice t o have yang berart i perusahaan dapat hidup t anpanya dalam wakt u 1 minggu at au 2 minggu j ika t erj adi bencana. Priorit as j uga harus dicant umkan dalam prosedur menghadapi bencana at au krisis.

4. Test ing dan Implement asi. Sekali Disast er Recovery Plan dan Cont ingency Plan dikembangkan, ini harus dilakukan. Rencana ini j uga perlu didokument asikan dan dilet akkan pada t empat yang secara mudah dapat diakses j ika t erj adi krisis sert a orang yang t elah diserahi t ugas perlu diaj arkan dan diinf ormasikan.

Ada enam langkah pendekat an unt uk cont ingency planning yang dapat diberikan sebagai berikut :

1. Indent if ikasi f ungsionalit as bisnis yang krit is. Pada t ahap ini akan dilihat prorit as dari f ungsionalit as bisnis yang ada bagi perusahaan. Bagi PT. Kont rakt or Sipil Jaya, prorit as dari f ungsionalit as bisnis yang ada dalam perusahaan adalah :

1. 1. Dat a operasional proyek karena pada dat a t ersebut melibat kan dat a-dat a unt uk keperluan t ender dan pelaksanaan proyek. Jika f ungsional ini down, maka perusahaan kehilangan dat a at au t idak bisa mengolah dat a unt uk pengaj uan t ender dan pelaksanaan proyek.

1. 2. Dukungan sist em inf ormasi yang digunakan unt uk menj aga agar kondisi j aringan perusahaan sehingga pekerj aan operasional bisa dilakukan.

1. 3. Keuangan dan akunt ansi karena digunakan unt uk mengelola perhit ungan laba rugi perusahaan.

1. 4. Penggaj ian dianggap pent ing karena digunakan unt uk mengelola pembayaran gaj i karyawan perusahaan.

2. Ident if ikasi sist em dan sumber daya yang diperlukan unt uk mendukung f ungsi-f ungsi krit is. 3. Memperkirakan bencana dan ancaman pot ensial. Hal ini t elah dij elaskan pada bab

4. Pemilihan St rat egi Perencanaan. Disast er Recovery Plan dan Cont ingency Plan akan t erdiri dari emergency response, recovery dan resumpt ion act ivit ies. Emergency response berhubungan dengan melindungi hidup dan mengurangi dampak kerusakan (prakt ek manaj emen keamanan), recovery mencakup langkah-langkah yang pent ing unt uk mengembalikan f ungsi-f ungsi krit is kembali berj alan. Sedangkan resumpt ion merupakan t indakan unt uk mengembalikan perusahaan kembali pada operasional (keduanya bisa memanf aat kan dana asuransi).

5. Implement asi St rat egi. Set elah penent uan st rat egi, hal t ersebut perlu didokument asikan. 6. Test dan Revisi Perencanaan. Disast er Recovery Plan dan Cont ingency Plan harus diuj i

secara periodik karena lingkungan t erus berubah dan menimbulkan kebut uhan perbaikan. Oleh karena it u rencana-rencana t esebut harus diuj i secara t erus-menerus supaya perbaikan yang t imbul dapat diat asi.

Rencana pemulihan bencana (Di sast er Recover y Pl an) dan kelangsungan bisnis (Busi ness Cont i ngency Pl an) adalah sebagai berikut :

1. Apabila t erj adi bencana sepert i kebakaran, banj ir, at au gempa bumi, maka set iap pegawai harus menj alankan prosedur keamanan menghadapi bencana unt uk menyelamat kan aset perusahaan. Koordinasi diat ur oleh set iap manaj er pada biro. Berkait an dengan bencana ini, priorit as keselamat an ut ama t et ap t erlet ak pada nyawa manusia.

2. Gangguan put usnya layanan Int ernet dalam j angka wakt u yang lama harus diat asi dengan menggunakan t elkomnet @inst an.

3. Apabila bencana yang t erj adi mengakibat kan kant or t idak dapat dipergunakan, maka akt ivit as perusahaan dihent ikan sement ara. Semua aset inf ormasi disimpan di rumah direkt ur ut ama, sedangkan peralat an pekerj aan konst ruksi disimpan secara t ersebar di rumah direkt ur dan manaj er yang lain. Kegiat an administ rat if dilakukan di rumah direkt ur ut ama. Komunikasi dengan konsumen harus segera dibangun kembali dari rumah direkt ur ut ama. Pegawai lainnya dirumahkan unt uk sement ara. Oleh karena it u, direkt ur ut ama harus secepat nya mengadakan kembali f asilit as f isik dengan menggunakan dana asuransi.

Dalam dokumen makalah proteksi dan teknik keamanan sis (Halaman 46-49)