BAB 2 LANDASAN TEORI
3.6 Fungsi, Tugas dan Wewenang
1. General manager
General Manager dalam hal ini mempunyai tugas sebagi berikut:
a. Memimpin dengan baik operasional perusahaan
b. Mengoordinir dan mengawasi semua bagian-bagian yang ada dalam unit hotel yang dipimpinnya
c. Mengambil keputusan yang bijak dan baik
d. Membuat peningkatan pada setiap staf dan pegawai yang kurang disiplin
e. Menyusun rencana dan kebijaksanaan yang baik untuk memajukan perusahaan
f. Mewakili perusahaan di dalam instansi pemerintah, perusahaan swasta dan pihak lain yang terkait di dalamnya.
2. Assistant General Manager
General Manager dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Assisten General Manager. Asisten General Manager mempunyai tugas:
a. Untuk membantu General Manager dalam memperlancar pekerjaannya
b. Mewakili General Manager bila tidak ada ditempat
c. Mengganti General Manager apabila berhalangan untuk datang atau sedang berpergian keluar kota.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
3. Secretary
Secretary bertugas membantu General Manager dan Asisten General Manager dalam menjalankan tugas. Tugasnya yaitu:
a. Menerima tamu yang datang dan menanyakan keperluan tamu tersebut
b. Menerima surat yang masuk dan menangani masalah dan kepentingan dari surat tersebut
c. Membuat surat keluar dan memberikan nomor pada surat yang akan dikeluarkan tersebut.
4. Duty Manager
Duty Manager mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager b. Bertanggung jawab atas bagian yang dibawahinya c. Mengawasi hasil kerja bagian yang dibawahinya.
5. Accounting Department
Accounting Department mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mengkoordinir dan mengawasi keuangan yang masuk dan keluar b. Mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi
c. Menyusun laporan keuangan d. Membuat daftar gaji karyawan.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
Accounting membawahi departemen dan membawahi beberapa
bagian yaitu: Chief Accounting, Book Kipper, Administration, Internal
control, Nite Auditor, central, Credit Manager.
5. EDP Department
EDP Department mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Membuat sistem komputerisasi yang dibutuhkan oleh setiap department dan juga oulet-outlet pada hotel
b. Menjaga aliran data pada sistem jaringan
c. Merawat komputer dan peralatan-peralatan computer
d. Memberikan pengarahan dan pelatihan kepada pegawai, tentang penggunaan sistem komputer yang digunakan.
Sebelumnya EDP berada pada satu department yaitu Accounting Departement akan tetapi dengan semakin berkembangnya zaman dan ilmu teknologi serta semakin besarnya usaha perhotelan DR. TD. PARDEDE di Medan, jadi EDP dipisah dan di buat menjadi satu departemen.
6. Front Office Department
Front Office adalah satu bagian yang ada di hotel yang terletak di bagian
terdepan hotel yang merupakan pintu dan sumbu dari hotel. Front Office
Department yang pertama kali dilihat oleh tamu apabila masuk. Front Office
mempunyai tugas sebagi berikut:
a. Melayani tamu-tamu yang kan menginap di hotel dan memberikan pelayanan informasi sebaik-baiknya
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
b. Melayani tamu-tamu yang akan meninggalkan hotel
c. Merupakan tempat penyimpanan beberpa unit kerja yang berhubungan antara satu dengan yang lain. Unit-unit kerja tersebut adalah:
A. Reservation
Bagian ini mempunyai tugas untuk melayani tamu yang memesan kamar secara tidak langsung atau tidak berhadapan dengan pemesan tetapi dilakukan dengan melalui telepon.
B. Reception Section
Adapun tugas dan tanggung jawab Reception adalah:
a. Menerima dan melayani tamu apabila telah tercapai kesepakatan dalam penjualan kamar, maka tamu di minta untuk mengisi formulir pemesanan kamar, kemudian reception akan memberikan kunci kamar pada tamu
b. Memasukkan data-data tamu ke dalam komputer untuk pengarsipan
c. Membuat laporan penjualan termasuk harga penjualannya dan menangani pesanan dari dan untuk tamu hotel pesan yang masuk dicatat di message formulir untuk kemudian diteruskan kepada yang bersangkutan.
C. Info Section
Tugasnya adalah untuk memberikan informasi secara umum tentang fasilitas hotel.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
D. Uniform Section
Mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Membuka pintu untuk tamu pada saat tamu masuk dan keluar b. Mengantar tamu ke reception
c. Mengantar tamu menuju kamar yang dipesan.
7. Food & Beverage Department
Food & Beverage Department adalah bagian yang mengurus masalah
hidangan dan menu yang tersediakan di hotel. Baik itu hidangan untuk tamu-tamu yang menginap di hotel maupun tamu-tamu umum yang datang ke hotel. Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab kepada General Manager
b. Bertanggung jawab atas bagian yang berada di bawah naungannya c. Mengawasi operasi setiap bagian yang ada dibawahnya
d. Memeriksa hasil penjualan ke Accounting Department.
8. Purchasing Department.
Purchasing Department mengurus masalah bahan-bahan yang dibutuhkan
setiap bagian yang ada di hotel. Tugas dari Purchasing Department ini adalah: a. Bertanggung jawab terhadap pengadaan bahan-bahan makanan dan
minuman
b. Bertanggung jawab terhadap pengadaan keperluan bangunan dan mesin-mesin yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
9. House Keeping Department
House Keeping Department merupakan salah satu bagian di hotel yang
fungsinya sangat besar karena menyangkut kebutuhan-kebutuhan tamu di dalam hotel.
a. Bertanggung jawab atas persiapan kamar untuk tamu baik kebersihan dan perlengkapannya
b. Bertanggung jawab terhadap pengatur linen untuk tamu.
10. Maintenance Department
Maintenance Department adalah bagian yang melakukan pemeliharaan
terhadap peralatan yang meliputi pengoperasian dan perawatan mesin dalam perusahaan.
11. Personal Department
Dalam melaksanakan tugasnya Personal Department bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty Manager. Tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan test dan interview bagi pelamar
b. Menjabarkan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka pembinaan dan pengembangan karyawan
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
d. Mewakili General Manager untuk menyelesaikan segala masalah yang menyangkut tenaga kerja pada department tenaga kerja serta kepada instansi terkait
e. Melakukan pembinaan tenaga kerja melalui kegiatan in House
Training.
12. Security Department
Security Department adalah bagian yang bertugas mengawasi dan
bertanggung jawab atas keamanan tamu hotel dan area hotel.
13. Sales & Marketting Departement
Sales & Marketting Departement adalah bagian yang bertugas dalam
penjualan dan pemasaran produk dan jasa kepada para tamu hotel.
14. Management Financial Departement
Departement ini bertugas mengatur dan mengawasi arus keuangan
perusahaan.
15. Fitness Departement
Merupakan departement yang mengurusi bidang kesehatan jasmani yaitu olah raga dan kebugaran.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.
16. Loundry Departement
Departement ini betanggung jawab terhadap setiap pakaian tamu yang
dititipkan dan terhadap sebagian perlengkapan perusahaan seperti handuk, sprei, tempat tidur, dan lain-lain.
Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.