BAB III SISTEM PELAYANAN PENGGUNA KANTOR
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip
Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi telah ada pada tahun 1978. Dibentuk atas gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di Pulau Jawa dengan membangun gedung yang disebut dengan nama Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di Jalan T. Imam Bonjol Tebing Tinggi.
Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikotamadya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.
Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 Perpustakaan tersebut tidak beroperasi. Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan Kepala sub bagian Perpustakaan H. Rachmad Suprapto, SH mengoperasikan kembali Perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.
Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002.
Pada tanggal 01 Juli 2003 Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40 diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan.
Selanjutnya berdasarkan Perda Nomor 14 tahun 2008 tanggal 14 Nopember 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dan tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka didirikanlah 3 Rumah Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan masjid. Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan Kota Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dari Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah
dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling bantuan dari Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.
Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun 2002 sampai dengan Juni 2009 dipimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH., kemudian dari bulan Juli 2009 s/d Januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulaiJanuari 2010 s/d Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ, SH, MAP.
3.1.1 Visi Dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
Dalam mengantisipasi tantangan ke depan menuju kondisi yang diinginkan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih sehingg harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Menjadi Pusat Pengelola Dan Penyebaran Informasi Yang Berbasiskan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Guna Mendukung Perpustakaan Sebagai Sarana Belajar Masyarakat Melalui Pelayanan Prima.
Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi harus mempunyai Misi yang jelas. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh organisasi Pemerintah sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan agar tujuan dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Suatu pernyataan Misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai oleh suatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi Pemerintah bersama dengan masyarakat.
Adapun Misi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah:
1. Memberdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat.
2. Meningkatkan minat baca untuk menjadi budaya baca pada masyarakat.
3. Meningkatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi guna menunjang modernisasi perpustakaan berbasiskan tik.
4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan informasi guna pengembangan sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera.
3.1.2 Tujuan, Sasaran Dan Strategi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
Tujuan yang ingin dicapai oleh Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam Renstra Tahun 2011 adalah Meningkatkan kualitas dan Pendidikan Sumber Daya Masyarakat Melalui Sumber Daya yang Dimiliki oleh Perpustakaan dengan menitik beratkan pembangunan peningkatan sarana dan prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya manusia yang kompeten dalam menangani perpustakan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
Sasaran yang akan diraih oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya tujuannya, antara lain :
1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia melalui perpustakaan
2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan akan kebutuhan informasi.
3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
4. Mewujudkan peningkatan Minat Baca menjadi Budaya Baca pada masyarakat.
Strategi yang diambil oleh Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuannya adalah meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan Teknologi Informasi serta membangun SDM pengelola perpustakaan yang profesional terutama dalam bidang IT dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program pemerintah Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih terarah dan teraturnya pencapaian tujuanya dengan melaksanakan :
1. Kebijakan
- Membangun SDM Aparatur yang profesional dalam mengelola perpustakaan.
- Mengadakan, memelihara dan memaksimalkan perangkat kerja yang dibutuhkan dalam pelayanan perpustakaan. - Memberdayakan dan Membangun sarana dan prasarana
yang menunjang penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam perpustakaan.
- Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dalam bidang Perpustakaan.
2. Indikator
- Jumlah koleksi buku yang tersedia di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi serta Stake Holder yang terkait dengan Bidang Perpustakaan.
- Jumlah Pengunjung Perpustakaan
- Sistem Automasi yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
- Layanan Internet yang tersedia pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
3. Program Sosialisasi
- Pengadaan Perlombaan-perlombaan
- Pemilihan Pengunjung Perpustakaan Teladan
- Operasional Perpustakaan Khusus Hari Minggu/ Libur - Orientasi Teknis Perpustakaan Berbasiskan Teknologi
Informasi dan Komunikasi - Pameran Buku
- Pemilihan Perpustakaan Sekolah Terbaik 4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
- Pengadaan Prasarana Perpustakaan
- Pengadaan serta Pemeliharaan Website dan Sistem Automasi Perpustakaan
- Pengadaan Layanan Internet - Pengadaan Prasarana Rumah Baca
- Pengadaan Buku Koleksi Perpustakaan, Rumah Baca, Perpustakaan Keliling dan Perpustakaan Rumah Ibadah serta koleksi Perpustakaan Sekolah Binaan.
3.1.3 Struktur Organisasi
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dikepalai oleh seorang Kepala Kantor, yang berkedudukan pada Eselon III dan membawahi Sub Bagian Tata Usaha dan 3 (Tiga) Seksi yaitu Seksi Akuisisi dan Pengolahan, Seksi Pelayanan dan Kerjasama dan Seksi Arsip dan Dokumentasi yang berkedudukan pada Eselon IV. Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi juga membawahi Kelompok Jabatan Fungsional Perpustakaan .
Bagan Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sekaligus pejabat struktural pada saat ini dapat dilihat pada Bagan berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Sumber: Renstra Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi 2013 Data Pegawai/ Staf yang ada pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sampai dengan saat ini adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1 Data Pegawai
No. N A M A GOL PENDI
DIKAN JABATAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
NINA ZAHARA MZ,S.H, M.AP Hj. ROSMAWATY
DAMERIA
SAFARUDDIN, S.Sos UMMY SYAHTI,S.E
ROSFITA BR PURBA, AMd IKA AMRI DAYANI, Amd ARIANI FEBRIDA SINAGA FEBRIANTO SIHOMBING SARIAHMAN DAMANIK KHAIRANI
MASITA
PURNAMA MAYASARI LUBIS RIDWAN NASUTION LATIFAH HANIM IV/a III/d III/d III/b III/c II/c II/c II/c II/c II/c II/b II/b II/b II/b II/a S2 SMA SMA S.1 S.1 D3 D3 D3 D3 D3 SMA SMEA SMA SMEA STM Kepala Kantor Kepala Sub Bag. Tata Usaha Kasi Arsip dan Dokumentasi Kasi Pelayanan dan Kerjasama
Kasi Akuisisi dan Pengolahan Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf
SUB. BAGIAN TATA USAHA Hj. ROSMAWATY K E P A L A K A N T O R
NINA ZAHARA MZ, S.H, M.AP
SEKSI ARSIP DAN DOKUMENTASI
D A M E R I A SEKSI AKUISISI DAN
PENGOLAHAN UMMY SYAHTI,S.E. KELOMPOK JABATAN
SEKSI PELAYANAN DAN KERJASAMA SAFARUDDIN,S.Sos
16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.