27
Kantor Komunikasi & Informasi merupakan bagian dari BK MWA UI UM yang akan mengurus kegiatan dari eksternal maupun internal. Kantor Komunikasi & Informasi menjadi sentral informasi dan publikasi yang dikeluarkan BK MWA UI UM. Sesuai dengan kebutuhan, Kantor Komunikasi & Informasi memiliki dua sub bidang yaitu Hubungan Masyarakat dan Media. Pembagian dua sub bidang ini untuk lebih memudahkan pembagian kerja namun secara entitas tetap sebagai KKI BK MWA UI UM 2015. Kepala Bidang Kantor Komunikasi & Informasi yang akan mengontrol semua kinerja dan penanggung jawab sub bidang Humas sedangkan Wakil Kepala Bidang sebagi penanggung jawab sub bidang Media.
1. Merancang strategi komunikasi dan branding BK MWA UI UM.
2. Membangun relasi yang baik dengan seluruh stakeholder MWA UI UM;
3. Membangun relasi yang baik dengan lembaga kemahasiswaan tingkat Universitas maupun faklutas
4. Membangun dan menjaga citra positif MWA UI UM di dalam maupun di luar lingkungan UI
5. Membuat dan mengelola media informasi secara rutin dan berkelanjutan
6. Mempublikasikan kegiatan, agenda kerja, dan hasil kerja MWA UI UM serta BK MWA UI UM.
7. Mendokumentasikan dan menyimpan setiap dokumentasi kegiatan yang dilakukan oleh Badan Kelengkapan MWA UI UM
8. Memastikan distribusi media yang telah dikeluarkan oleh Badan Kelengkapan MWA UI UM sampai ke seluruh mahasiswa UI
Arahan Strategis Bidang
Visi yang akan dibawa oleh Kantor Komunikasi & Informasi pada BK MWA UI UM 2015 adalah :
“Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang mampu memberikan informasi cepat dan akurat serta menjadikan MWA UI UM dekat dengan mahasiswa”
28
Misi
Dengan isu-isu yang masih kurang diketahui mahasiswa UI, Kantor Komunikasi & Informasi sebagai sarana utama informasi BK MWA UI UM mempunyai misi untuk setahun kedepan membawa BK MWA UI UM menyampaikan informasinya dalam bentuk kreatif sehingga dapat dipahami lebih mudah oleh khalayak UI. Selain itu, agar BK MWA UI UM lebih terdengar familiar di telinga mahasiswa UI, bidang Media harus memiliki ciri khas tersendiri selama setahun kedepan, seperti menggunakan flat design, template bawah, warna tosca sebagai warna BK MWA dan biru toska sebagai warna BK MWA UI UM 2015, dan lain sebagainya.
Berikut Misi yang akan dibawa Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM selama setahun kedepan:
a. Melakukan branding agar lebih dekat dengan mahasiswa UI
b. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM sebagai sarana informasi utama kebijakan kampus untuk mahasiswa UI
c. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang terbuka dalam hubungan kelembagaan dan mahasiswa UI
d. Kantor Komunikasi & Informasi BK MWA UI UM yang kreatif dan menarik dalam mengemas isu agar lebih mudah dipahami dan menggunakan berbagai sarana publikasi.
Definisi Program
Sub Bidang Hubungan Masyarakat
Nama Kegiatan Grand Launching
Tujuan Kegiatan Pengenalan BK MWA UI UM 2015 kepada publik
Deskripsi Kegiatan Sebuah acara yang bertujuan untuk mengenalkan MWA UI UM, Abdel, agar lebih dekat kepada mahasiswa UI dan pengenalan pengurus BK MWA UI UM. Serta mempublikasikan isu yang akan dibawa selama satu tahun kedepan.
29
Aspek Kegiatan Komunikasi Massa Waktu & Tempat Akhir bulan Maret
Sasaran Kegiatan Stakeholders dan civitas UI
Aliansi Kerjasama Sekretaris untuk surat perizinan keluar, Media sebagai design publikasi acara
Estimasi Dana Rp. 4.000.000,00 Estimasi SDM 9 Orang
Parameter Keberhasilan
Dikenalnya MWA UI UM oleh 10% mahasiswa S1 masing-masing Fakultas
Mahasiswa mengetahui fungsi MWA UI UM Penanggung Jawab Absharina Izzaty
Bentuk Kegiatan Eventual
Nama Kegiatan Kunjungan Kultural
Tujuan Kegiatan Pengenalan BK MWA UI UM 2015 dan mempererat hubungan antara lembaga-lembaga se-UI
Deskripsi Kegiatan Kunjungan ke lembaga-lembaga kemahasiswaan se-UI yang dilakukan untuk mengetahui isu-isu yang sedang terjadi di fakultas-fakultas se-UI, menjaring aspirasi, dan
mentransparansikan isu-isu yang akan dibawa BK MWA UI 2015 dan rapat MWA UI selama setahun
Aspek Kegiatan Komunikasi Massa
Waktu & Tempat Maret-April (disesuaikan dengan kesepakatan masing-masing fakultas)
Sasaran Kegiatan Lembaga-lembaga kemahasiswaan se-UI
Aliansi Kerjasama Sekretaris untuk undangan ke masing-masing fakultas, Kajian untuk mempersiapkan isu yang akan dibawa dan dibicarakan, dan Media untuk design publikasi kunjungan kultural, sehingga terlihat transparan
30
Estimasi Dana Rp 1.500.000,00
Rincian Rp 100.000 @fakultas Estimasi SDM 5 - 10 orang disetiap kunjungan Parameter
Keberhasilan
15 Fakultas dan 50% UKM UI berhasil dikunjungi Penanggung Jawab Absharina Izzaty
Bentuk Kegiatan Kunjungan
Nama Kegiatan Media Sosial MWA UI UM
Tujuan Kegiatan Saran publikasi semua kegiatan dan informasi BK MWA UI UM Deskripsi Kegiatan Sarana interaksi MWA UI UM dengan mahasiswa dan
transparansi informasi dengan mahasiswa maupun lembaga se-UI
Aspek Kegiatan Komunikasi Massa
Waktu & Tempat Selama setahun masa kepengurusan BK MWA UI Sasaran Kegiatan Stakeholders dan civitas UI
Aliansi Kerjasama Media untuk design publikasi agar lebih menarik, interaktif dan mudah dipahami
Estimasi Dana Rp 75.000 Estimasi SDM 2-3 orang Parameter
Keberhasilan
Dikenalnya MWA UI UM oleh 10% mahasiswa S1 masing-masing Fakultas
Mahasiswa mengetahui fungsi MWA UI UM Penanggung Jawab Yosaphat M. S.
Bentuk Kegiatan Sosialisasi media
31
Tujuan Kegiatan Sarana publikasi media cetak dari BK MWA dan tempat memberikan aspirasi secara langsung disetiap fakultas dan perpustakaan pusat UI
Deskripsi Kegiatan Pemasangan sebuah instalasi di setiap fakultas serta di asrama dan perpustakaan pusat sebagai pengenalan yang lebih dekat pada mahasiswa tentang BK MWA UI UM, setiap isu yang akan dikeluarkan dan kinerja BK MWA UI UM
Aspek Kegiatan Komunikasi Massa
Waktu & Tempat Selama satu tahun masa kepengurusan BK MWA UI UM
Terdapat 1 buah Pojok Aspiasi di masing-masing fakultas dan di Perpustakaan Pusat serta di asrama UI
Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI
Aliansi Kerjasama Bendahara untuk biaya pembuatan dan penggantian konten, Humas untuk menyebarkan ke publik, Kajian sebagai pengisi konten dengan isu sedang booming, dan Litbang untuk publikasi hasil survey yang dilakukan.
Estimasi Dana Rp 2.800.000,00 Rincian
Rp 150.000,00 x 16 = Rp 2.400.000 (untuk 15 fakultas + asrama UI)
Rp 400.000,00 (untuk Perpustakaan Pusat UI) Estimasi SDM 7 orang saat pembuatan 3 orang untuk maintenance Parameter
Keberhasilan
Satu bulan sekali update konten Penanggung Jawab Adrian Ferrariski
Bentuk Kegiatan Fasilitas Sub Bidang Media
32
Tujuan Kegiatan Membuat desain avatar twitter, display picture, dan lain
sebagainya untuk penuansaan hari besar nasional, kunjungan dari BK MWA UI UM, maupun hari-hari penting di UI, misal Dies Natalis UI, Ucapan Wisuda, dan lain sebagainya. Deskripsi Kegiatan Pembuatan desain grafis yang bertujuan untuk memberikan
apresiasi dan meningkatkan awareness mahasiswa terhadap hari besar nasional, kegiatan BK MWA UI UM, dan acara-acara di UI.
Aspek Kegiatan Komunikasi massa
Waktu & Tempat Selama satu tahun kepengurusan, menjelang hari besar nasional, kegiatan BK MWA UI UM, dan acara-acara di UI Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI
Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan semua avatar dan design yang sudah dibuat Estimasi Dana Rp. 1.000.000 Rincian Rp 100.000/penuansaan Estimasi SDM 3 orang Parameter Keberhasilan
Minimal terdapat 10x penuansaan Penanggung Jawab Afifah Thohiroh
Bentuk Kegiatan Media sosialisasi Nama Kegiatan Website
Tujuan Kegiatan Sebagai media dari BK MWA UI UM untuk menyampaikan kabar UI, kinerja MWA UI UM yang sudah dilakukan dan sarana publikasi kajian serta data-data penting kepada mahasiswa UI agar lebih transparan
Deskripsi Kegiatan Pembuatan serta maintenance website yang bertujuan sebagai media BK MWA UI UM
33
Aspek Kegiatan Komunikasi massa
Waktu & Tempat Selama satu tahun kepengurusan Sasaran Kegiatan Semua stakeholders dan mahasiswa UI
Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan setiap publikasi yang sudah dimasukkan kedalam website
Estimasi Dana Rp. 2.000.000,00 Estimasi SDM 2 orang
Parameter Keberhasilan
Update konten website minimal 2 bulan sekali Penanggung Jawab Afina
Bentuk Kegiatan Media Nama Kegiatan Bulletin
Tujuan Kegiatan Sebagai pengenalan ke publik tentang BK MWA UI UM, setiap isu yang akan dikeluarkan dan kinerja BK MWA UI UM
Deskripsi Kegiatan Pembuatan flyer sebagai sarana publikasi media cetak dari BK MWA
Aspek Kegiatan Komunikasi massa
Waktu & Tempat 2x dalam setahun kepengurusan. Bulan Mei dan Desember Sasaran Kegiatan Semua stakeholders dan mahasiswa UI
Aliansi Kerjasama Bendahara untuk biaya selama Bulletin akan dikeluarkan, Humas untuk menyebarkan ke publik, Kajian sebagai pengisi konten dari Bulletin dengan isu sedang booming, dan Litbang untuk publikasi hasil survey yang dilakukan.
Estimasi Dana Rp 15.000,00 x 170 x 2= Rp 5.100.000,00 Estimasi SDM 7 orang
Parameter Keberhasilan
Dua kali terbit selama setahun dan didistribusi 10 buletin disetiap fakultas
34
Bentuk Kegiatan Media cetak
Nama Kegiatan Video dan foto BK MWA UI UM
Tujuan Kegiatan Untuk menyebarkan ke publik apa yang sedang dilakukan atau sasaran isu BK MWA UI UM
Deskripsi Kegiatan Video dan Foto digunakan sebagai sarana media yang paling mudah dimengerti oleh publik, sehingga publik bisa meengikuti isu atau kegiatan BK MWA UI UM dengan mudah
Aspek Kegiatan Komunikasi massa
Waktu & Tempat Selama satu tahun masa kepengurusan BK MWA UI UM Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI
Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan foto dan video yang sudah dibuat, Kajian sebagi pengisi konten
Estimasi Dana Rp 1.000.000 Estimasi SDM 1-4 orang Parameter
Keberhasilan
3 penuansaan isu yang disertakan foto dan video Penanggung Jawab E.M. Omar Gibran
Bentuk Kegiatan Pembuatan video/foto Nama Kegiatan Catatan Pengabdian
Tujuan Kegiatan Untuk menyebarkan ke publik apa yang telah dilakukan oleh BK MWA UI UM setiap bulannya
Deskripsi Kegiatan Pembuatan poster dalam bentuk soft copy sebagai sarana pemberitahuan kepada public apa yang telah dilakukan oleh MWA UI UM dan BK MWA UI UM
Aspek Kegiatan Komunikasi massa
Waktu & Tempat Setiap bulan selama satu tahun masa kepengurusan BK MWA UI UM
35
Sasaran Kegiatan Mahasiswa UI
Aliansi Kerjasama Humas untuk menyebarkan poster yang sudah dibuat, seluruh bidang sebagai pengisi konten
Estimasi Dana Rp 550.000 Rincian: Rp 50.000 x 11 bulan = Rp 550.000 Estimasi SDM 1-3 orang Parameter Keberhasilan
Desain terpublikasikan setiap bulannya Penanggung Jawab Afifah Thohiroh
Bentuk Kegiatan Publikasi