$nput adalah segala sumber daya yang digunakan dalam kegiatan manajemen data yang selanjutnya akan menjadi bahan untuk diproses. $nput bisa dilihat dari Man Mone, Material Method $nd Machine (M). a. Ma(
*umber daya manusia yang dimiliki R*2D Dr. Moewardi yang berkaitan dengan pengolahan data mulai dari sumber data tenaga yang berhubungan dengan pelayanan meliputi dokter perawat, tenaga gi;i, tenaga pelayanan medis dan lainlain sebagai sumber data dan petugas instalasi rekam medis sebagai perekap, pengolah, penganalisis dan penyimpan data rekam medis pasien.
*umber daya manusia di unit kerja $nstalasi Rekam Medis R*2D Dr. Moewardi sebanyak ± 4% orang dengan kategori pendidikan secara umum adalah sarjana muda rekam medis. Petugas instalasi rekam medis sudah terampil, pro/esional, terlatih, berkualitas dan berkompetensi karena di R*2D Dr. Moewardi dirancang program program yang menunjang peningkatan keterampilan dan kemampuan (pro/esionalitas). <al tersebut berguna untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di unit kerja $nstalasi Rekam Medis.
. Da(a6B%aa
'iaya menjadi salah satu /aktor penting yang mendukung terselenggaranya program kerja $nstalasi Rekam Medis suatu rumah sakit. 'iaya operasional $nstalasi Rekam Medis didapat dari anggaran R*2D Dr. Moewardi. Dalam kurun waktu tertentu $nstalasi Rekam Medis di R*2D Dr. Moewardi mengajukan kebutuhan perlengkapan yang berhubungan dengan $nstalasi Rekam Medis ke 2nit +ayanan Pengadaan (2+P) R*2D Dr. Moewardi.
7.
Ma+e%a-Data yang menjadi materi rekam medis tersimpan dalam sistem in/ormasi rekam medis R*2D Dr. Moewardi. Data tersebut meliputi jumlah sisa pasien hari sebelumnya, pasien masuk rawat inap, pasien pindahan dari ruang rawat lain, pasien dipindahkan ke ruang rawat lain, pasien rawat jalan, pasien gawat darurat, pasien keluar perawatan, pasien meninggal, dan pasien yang masih dirawat.
$. Me+/$e
*eluruh kegiatan $nstalasi Rekam Medis berjalan setiap harinya pada jam kerja. 3empat penda/taran pasien rawat jalan dimulai lebih awal daripada yang lain yakni pada pukul %!.4% >$' sedangkan untuk
pelayanan $AD dilakukan selama 6 jam penuh. Metode dalam rumah sakit ini sudah sesuai dengan standar rumah sakit, sehingga dapat disimpulkan tidak terdapat permasalahan dalam bagian tersebut.
e. Me&%(6Saa(a
R*2D Dr. Moewardi menggunakan sistem in/ormasi yang terdapat dalam seluruh jajaran $nstalasi rekam medis rumah sakit. *istem in/ormasi menyediakan in/ormasi yang dibutuhkan oleh manajemen rumah sakit, terdiri dari alur proses pasien masuk hingga keluar ataupun pasien lama yang masuk kembali. *eluruh data yang masuk tersimpan secara rahasia dalam sistem in/ormasi R*2D Dr. Moewardi tersebut.
2. PROSES
a. S%&+e# %('/#a&% Re"a# Me$%& RSUD D. M/e8a$%
*istem in/ormasi Rekam Medis terdiri dari penerimaan pasien (3PPR5, 3PPR$, 3PPAD), pengelolaan data (-oding tracking assembling dan auditing), pelaporan (internal dan eksternal), dan penyimpanan dokumen Rekam Medis ( filling ). *istem in/ormasi Rekam Medis di R*2D Dr. Moewardi menggunakan sistem penomoran /nit &umbering %,stem dimana setiap pasien mendapatkan
satu nomor untuk berobat dan digunakan setiap kali berkunjung.
*istem in/ormasi Rekam Medis R*2D Dr. Moewardi sudah menggunakan sistem komputerisasi, sistem in/ormasi Rekam Medis dimulai dari bagian penda/taran, pada bagian ini pasien akan mendapatkan nomor Rekam Medis yang digunakan untuk menyimpan dokumen pasien baik dalam sistem maupun secara manual. 'agian Rekam Medis selanjutnya adalah ?oding, di R*2D Dr. Moewardi ?oding terbagi yaitu ?oding rawat jalan dan ?oding rawat inap. <asil ?oding dapat digunakan sebagai bahan laporan rumah sakit, dan bahan untuk membuat klaim ke 'P5*.
Dokumen pada bagian -oding akan diteruskan ke bagian *racking (penerimaan dokumen) dan dilanjutkan ke bagian $ssembling atau perakitan dokumen pasien. Pada bagian $ssembling dilakukan pengecekan kelengkapan data pasien. *etelah $ssembling pengolahan
data selanjutnya adalah $uditing , pada bagian @uditing dilihat kelengkapan isi dokumen, jika pengisin dokumen tidak lengkap maka dokumen harus dikembalikan pada Poli# Dokter yang bertanggung jawab. *elain itu, pada bagian $uditing juga bertugas untuk menandai pasien yang meninggal. *erta menandai bagian dokumen yang tidak
lengkap. *etalah bagian $uditing dokumen yang sudah lengkap dikembalikan lagi pada bagian Filling untuk disimpan kembali pada tempat penyimpanan dokumen.
b. S+a+%&+%" Re"a# Me$%& RSUD D. M/e8a$%.
*tatistik rumah sakit adalah statistik kesehatan yang bersumber pada rekam medis sebagai in/ormasi kesehatan yang digunakan untuk memperoleh kepastian bagi praktisi kesehatan, manajemen kesehatan dan tenaga medis dalam pengambilan keputusan. $n/ormasi yang dihasilkan berdasarkan statistik tersebut di antaranya peman/aatan tempat tidur dalam periode ('0R), ratarata pemakaian tempat tidur dalam periode tertentu ('30), ratarata lama perawatan (@7+0*), dan lamanya tempat tidur tidak diisi (30$) di suatu Rumah *akit dan jumlah pasien rawat inap selama tahun di suatu Rumah *akit.
5umlah keseluruhan tempat tidur di R*2D Dr Moewardi yaitu ::6 'ed yang digunakan dalam proses penghitungan statistik Rekam Medis. Rekapitulasi harian dikirim ke unit perawatan untuk melihat indikator mutu pelayanan ('0R, +0*, '30, dan 30$) di masing masing unit perawatan. $n/ormasi tersebut digunakan untuk menentukan berapa lama pasien tinggal di rumah sakit, menentukan ratarata hari rawat inap pasien, menentukan inter-al penggunaan tempat tidur serta /rekuensi penggunaan tempat tidur. Rekapitulasi tersebut kemudian digunakan sebagai bahan laporan bulanan peningkatan mutu pelayanan R*2D Dr. Moewardi.
7. Pe()/-a!a( $a+a
Pengolahan data di R*2D Dr. Moewardi sudah menggunakan computer. Pengolahan data dengan menggunakan komputer terkenal dengan nama Pengolahan Data lektronik (PD) atau lectronic Data Processing (DP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari
suatu kenyataan. Data dapat berupa angkaangka, huru/huru/ atau simbolsimbol khusus atau gabungan beberaa dokumen. Data mentah masih belum bisa sepenuhnya digunakan sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Pengolahan data (0ata processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti berupa suatu in/ormasi. $n/ormasi (information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari s uatu kejadian. Pengolahan Data lektronik (PD) atau Electronic 0ata 'rocessing (DP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu in/ormasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.
*$M R* di R*2D Dr. Moewardi menggunakan aplikasi yang bekerja sama dengan pihak ketiga yaitu dari perusahaan *o/tware 1rakatau %,stem *echnologi. +aporan yang dihasilkan dari aplikasi yang digunakan dapat memenuhi permintaan laporan dari Dinkes, 1emenkes, maupun ><0.
Aambaran kegiatan $nstalasi PD di R*2D Dr. Moewardi8
a. Menyiapkan program#sarana yang berhubungan dengan *$M R* yang dibutuhkan rumah sakit
b. Mengontrol jaringan rumah sakit
c. Mengontrol peralatan komputer rumah sakit d. Menghandle sistem in/ormasi rumah sakit
e. Melakukan update in/ormasi *$M R* secara berkala /. Melakukan update blog rumah sakit
3. OUTPUT
Pelaporan di R*2D Dr. Moewardi dilakukan secara $nternal dan ksternal. Pelaporan internal ditujukan kepada Direksi Rumah *akit dan seluruh pimpinan unit kerja. *edangkan pelaporan eksternal ditujukan kepada Pemerintah Pro-insi 5awa 3engah yaitu Aubernur dan Pejabat yang terkait, Dinas 1esehatan 1ota Pro-insi 5awa 3engah, dan Dinas 1esehatan 1ota *urakarta (khusus untuk pelaporan kematian, kelahiran dan 1+'). Pelaporan dilakukan secara berkala baik bulanan, truwulan, maupun
tahunan. Pelaporan bertujuan untuk peningkatan mutu, membandingkan pelayanan saat ini dengan pelayanan sebelumnya, pengambilan keputusan serta promosi kesehatan. Pelaporan di R*2D Dr. Moewardi saat ini lebih mudah karena tidak menggunakan secara manual saja, namun sudah dibantu dengan adanya sistem in/ormasi yang dilakukan secara komputerisasi. 1elebihan adanya sistem in/ormasi adalah lebih cepatnya pengolahan data yang ada, perekapan data tidak perlu dilakukan sejak
awal# diulang namun bisa langsung dilihat dari data harian yang masuk dalam kurun waktu satu bulan.
'erikut adalah gambaran kegiatan *ub 'agian Monitoring dan -aluasi8 ) Membuat laporan rutin bulanan
) Membuat laporan tahunan, trimester, dan tahunan 4) Melakukan -alidasi data statistik rumah sakit 6) Melakukan kontrol terhadap PD
BAB I PEMBAHASAN
2ntuk menghasilkan output yang baik, suatu sistem membutuhkan input dan proses yang mendukung atau pengolahan data yang baik. Pengelolaan data yang baik akan menghasilkan in/ormasi yang berkualitas dan mendukung dalam pengambilan keputusan. 'erikut analisis input, proses, output pengolahan data yang berhubungan dengan sistem
in/ormasi di R*2D Dr. Moewardi.
A. INPUT
Di R*2D Dr. Moewardi, dalam manajemen bagian input hanya bermasalah pada Mesin#*arana. Dalam penginputan data R*2D Dr. Moewardi menggunakan *istem $n/ormasi Rumah *akit yang sudah memadai, namun masih terdapat kendala yaitu koneksi jaringan online yang terkadang error. <al tersebut mampu menambah dampak negati/ dalam penginputan data yaitu data tidak dapat segera terkirim dan diolah atau bahkan di bagian penda/taran pasien, pasien tidak dapat segera mendapatkan pelayanan kesehatan# tindakan
kedokteran karena sistem terganggu. Penyebab buruknya koneksi jaringan online sistem in/ormasi tersebut adalah masih barunya penggunaan sistem in/ormasi tersebut yakni K% tahun sehingga koneksi masih dalam tahap perbaikan. 0leh sebab itu, keteraturan pemakaian sistem in/ormasi serta perbaikan yang terus dilakukan oleh pihak rumah sakit perlu terus dikembangkan dan ditingkatkan agar dengan sendirinya sistem dapat dipergunakan secara cepat, tepat dan mudah.
B. PROSES
1. S%&+e# I('/#a&% Re"a# Me$%&
1egiatan magang meliputi halhal yang berkaitan dengan pengelolaan data rekam medis yaitu 1oding, @uditing, Filling, Pelaporan, @suransi dan bagian Monitoring -aluasi. 'erdasarkan pengamatan dan pelaksanaan magang yang telah dilakukan di R*2D Dr. Moewardi,
masingmasing bagian mempunyai beberapa permasalahan. a. 1oding
'agian koding dibagi menjadi dua, yaitu 1oding awat inap dan 1oding rawat jalan. Permasalahan yang terdapat di bagian ini adalah penulisan diagnosa yang kurang spesi/ik sehingga menyebabkan peng koding kebingungan dalam menentukan $?D J dan $?D " pasien. Petugas koding hanya terdiri dari tiga orang sehingga dengan jumlah pasien yang banyak menyebabkan petugas kewalahan dalam
menjalankan tugasnya, dan mereka merasa sangat terbantu dengan ada nya mahasiswa magang dibagian koding $nstalasi Rekam Medis. 1elengkapan data manual dari ruangan yang menyebabkan petugas rawat inap harus bolak balik mengkon/irmasi data ke ruangan atau kepada Dokter yang bertanggung jawab.
b. @uditing
*ebagai tempat pengecekan kelengkapan dokumen pasien sebelum masuk ke Filling secara umum @uditing di R*2D Dr. Moewardi tidak mengalami banyak permasalahan. Masalah yang biasanya terjadi adalah tanda tangan dokter yang tidak lengkap # diagnosa pasien yang belum diisikan oleh Dokternya sehingga dokumen harus dikembalikan.
*ecara teori dokumen harus dikembalikan lagi kebagian @udit setelah 6 jam namun tidak semua Dokter yang mematuhi peraturan tersebut akibatnya bagian @udit terlambat mengebalikan data ke bagian Filling# penyimpanan.
c. Filling
Filling adalah tempat penyimpanan dokumen Rekam Medis pasien. Pada bagian Filling R*2D Dr. Moewardi sering terjadi permasalahan seperti kesalahan dalam pengembalian dokumen, kehilangan dokumen karena keterlambtan pengembalian, kurang maksimalya penyimpanan untuk data yang sudah lama# data yang di retensi seperti tidak terdapatnya salinan dari dokumen yang sudah diretensi. <al ini dapat menyulitkan pihak Rumah sakit bila sewaktuwaktu diperlukannya kembali dokumen yang sudah diretensi misalnya untuk bahan penelitian, pembuatan ahliwaris, pembuatan surat kematian jika
2. S+a+%&+%7 e"a# #e$%& RSUD D.M/e8a$%
*tatistic in/ormasi rekam R*2D Dr. Moewardi dapat dilihat dari pelaporan yang disusun internal dan eksternal. Pelaporan $nternal
ditujukan kepada Direksi Rumah *akit dan seluruh pimpinan unit kerja di rumah sakit. *edangkan untuk pelaporan eksternal ditujukan kepada 1emenkes R$, Pemerintah Pro-insi 5awa 3engah mulai dari Aubernur dan pejabat yang terkait serta Dinas 1esehatan Pro-insi 5awa 3engah dan
Dinas 1esehatan 1ota *urakarta seperti pelaporan kematian, kelahiran dan 1+'. Pelaporan dilakukan secara berkala baik bulanan, triwulan maupun tahunan.
Pelaporan bertujuan untuk peningkatan mutu, membandingkan pelayanan saat ini dengan pelayanan sebelumnya, pengambilan keputusan serta promosi kesehatan. Pelaporan di R*2D Dr. Moewardi dilakukan oleh dua orang petugas pelaporan dan pelaporan saat ini lebih mudah karena tidak menggunakan secara manual saja namun juga dibantu dengan adanya sistem in/ormasi yang dilakukan secara komputerisasi. 1elebihan adanya sistem in/ormasi adalah lebih cepatnya pengolahan data yang ada, perekapan data tidak perlu dilakukan sejak awal# diulang namun bisa langsung dilihat dari data harian yang masuk dalam kurun waktu satu bulan.
Permasalahan yang masih sering terjadi di bagian pelaporan yaitu keterlambatan data yang dikirim dari unit kerja namun keterlambatan masih dalam batas yang bisa ditoleransi. Dimana seharusnya pelaporan dilakukan sebelum tanggal % setiap bulan namun pada kenyataannya laporan dari unit kerja biasanya dilakukan sekitar tanggal %9 setiap bulannya.
'agian analisis Rekam Medis Rumah *akit masih memilki banyak permasalahan, diantaranya dalam proses analisis data karena banyaknya perbedaaan data yang dihasilkan *$M R* yang digunakan di rumah sakit diantaranya selisih jumlah tempat tidur yang digunakan antara laporan bulanan berdasarkan bangsal dengan laporan bulanan berdasarkan 1*M. Perbedaan data pasien berdasarkan jenis pelayanan antara data hari
perawatan dengan '0R berdasarkan Ruang dan 1elas pada setiap bulan nya selama beberapa tahun terahir. Namun belum ditemukan penyebab pasti penyebab perbedaan data tersebut. 1etidak-alidan data harus segera
diatasi karena dapat mempengaruhi statistic rumah sakit.
3ingginya NDR rumah sakit, dimana NDR R*2D Dr. Moewardi masih !,&&L sedangkan batas maksimal toleransi NDR adalah kurang 9L NDR rumah sakit 44,&&L lebih tinggi dari standar yang ditentukan. @ngka ADR rumah sakit juga masih melewati batas minimal ADR dimana batas maksimal ADR adalah 69L sedangkan ADR rumah sakit masih
&,!L ADR rumah sakit 4:,!L.
Data yang tidak -alid terjadi karena bebrapa /aktor, diantaranya dari penginput data menjadi dasar pengolahan data. $nput data yang kurang baik misalnya pasien masuk terda/tar sebagai pasien $AD, kemudian pasien masuk ke ruang $?2 sehingga pasien di pindah ke $?2, setelah keluar dari $?2 pasien di pindah ke bangsal namun petugas tidak langsung menginput data sehingga pasien dalam *$M R* terda/tar di $?2. <al tersebut merupakan salah satu contoh penyebab data yang tidak -alid di R*2D Dr.Moewardi. <al yang sama terjadi pada kasus tinggi nya NDR dan ADR di R*2D Dr. Moewardi dimana pasien meninggal diperjalanan seharusnya tidak masuk $AD dan terda/tar di $AD melainkan hanya terda/tar di $1FM+ dalam hal ini masih terdapat pasien yang dibawa ke $AD terlebih dahulu kasus ini dapat meningkatkan ADR rumah sakit. meskipun belum diketahui penyebab pastinya namun untuk mengatasi permasalahan seperti tingginya NDR dan ADR rumah sakit diperlukan pengelolaan manajemen rumah sakit.
*elain itu di R*2D Dr. Moewardi juga terdapat bangsal bayangan, bangsal bayangan terjadi ketika pasien rawat inap menda/tar ke rumah
sakit hari rabu %4 agustus %! untuk di rawat di bangsal anggrek $$$ ternyata bangsal anggrek $$$ penuh sedangkan pasien sudah membutuhkan perawatan, untuk itu pasien akan di dida/tarkan pada bangsal lain sebagai pasien anggrek $$$. Pasien ini memiliki data yang berbeda dalam *$MR* misalnya untuk gi;i pasien akan di da/tarkan di bangsal ditempatkan,
sedangkan untuk biaya atau penda/taran pasien akan terda/tar di bangsal asal. *ehingga dalam analisis nya petugas akan bingung karena data sudah pasti berbeda. *eyogyanya tidak ada bangsal bayangan seperti ini, untuk
mengtasi masalah seperti ini dapat dilakukan dengan adanya ruangan khusus bagi pasien sehingga data yang masuk dalam *$MR* jelas dan sama untuk semua bagian.
C. OUTPUT
0utput dari pengolahan data rekam medis berupa in/ormasi yang dikerjakan di bagian pelaporan. Pelaporan internal diserahkan kepada Direksi R*2D Dr. Moewardi. *edangkan pelaporan eksternal diserahkan ke Dinas 1esehatan Pro-insi 5awa 3engah, dan Departemen 1esehatan (secara online). Pelaporan berpusat pada koding yang kemudian diolah untuk menghasilkan in/ormasi. $n/ormasi tersebut tersaji dalam bentuk tabel, gra/ik, diagram, gambar, dan bentuk penyajian data lainnya. *alah satu contohnya adalah data kegiatan rawat inap R*2D Dr. Moewardi periode 5uni %! yang tersaji dalam bentuk tabel (tabel terlampir).
Dalam prosesnya, yang menjadi permasalahan di bagian ini adalah keterlambatan data dari unit kerja, kurang dipahami pentingnya laporan kinerja dari masingmasing unit kerja, kurang patuhnya jadwal pengiriman laporan yang sudah ditentukan, dan belum silakukannya -alidasi data oleh unit kerja. Data atau laporan sebaiknya bisa di-alidasi agar laporan akurat dan akuntable. *elain itu adanya sistem error pada jaringan R*2D Dr. Moewardi sehingga data tidak bisa dikirim *ub 'agian Monitoring -aluasi.
BAB PENUTUP
A. KESIMPULAN
'erdasarkan uraian yang telah dipaparkan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut 8
. Proses pengolahan data rekam medis di R*2D Dr. Moewardi adalah -oding , *racking $ssembling $uditing pelaporan dan $nl,sing . R*2D Dr. Moewardi menggunakan *$MR*. +aporan internal dan eksternal R*2D Dr. Moewardi disusun oleh *ub 'agian Monitoring -aluasi. +aporan internal dan eksternal disusun secara rutin setiap bulan, triwulan, dan tahunan.
. Dalam pelaksanaannya masih banyak terdapat permasalahan pada $nstalasi Rekam Medis dan *ub 'agian Monitoring -aluasi. Pada $nstalasi Rekam Medis, permasalahan masih banyak terjadi terutama pada bagian @nalysing, karena banyaknya data yang tidak -alid menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam menganalisis data rekam medis untuk laporan rumah sakit. Demikian pula dengan *ub 'agian Monitoring -aluasi, masalah yang terjadi yaitu kurang ter-alidasinya data yang dikirim oleh unit kerja dan keterlambatan penyerahan laporan ke *ub 'agian Monitoring -aluasi menyebabkan bagian Monitoring -aluasi terlambat dalam pembuatan laporan bulanan.
B. SARAN
*elama kami menjalankan kegiatan magang di R*2D Dr. Moewardi, kegiatan pada $nstalasi Rekam Medis dan *ub 'agian Monitoring -aluasi Rumah *akit sudah berjalan dan terlaksana dengan baik.
Namun kami masih menemukan beberapa kekurangan, oleh sebab itu kami memberikan saran sebagai berikut 8
. Penambahan kuantitas sumber daya Manusia di bagian -oding rawat jalan. . Petugas $nstalasi Rekam Medis agar lebih teliti dalam melakukan
pencatatan berkas rekam medis pasien.
4. +ebih disiplin dalam penggunaan *$M R* sesuai dengan program.
6. Memaksimalkan manajemen waktu dalam penyerahan data sebagai bahan laporan.