HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
I. HASIL PEMBAHASAN
5. Hasil observasi yang dilakukan di BKPM Semarang
Kegiatan observasi dilakukan dengan cara mengamati pekerjaan yang dilakukan petugas sehari-hari dari loket pendaftaran, assembling, koding / indeksing dan filing. Diperoleh hasil observasi sebagai berikut :
38 Tabel 4.1
Karakteristik petugas rekam medis di BKPM Semarang
Nama
Berdasarkan karakteristik tersebut, sebagian besar petugas rekam medis di BKPM Semarang adalah laki-laki dengan persentase 75% dan perempuan 25%. Masa kerja petugas laki-laki di BKPM Semarang yaitu 20% diatas 20 tahun, dan 80%
dibawah 20 tahun. 4 dari 8 petugas yang ada di rekam medis m erangkap pekerjaan, 3 sisanya sebagai petugas tetap. Rata-rata umur petugas 30-40 tahun ada 6 orang, 40-50 tahun tidak ada, 51-60 ada 3 orang. Hanya ada 2 petugas dengan latar belakang D3 RMIK, sisanya berlatar belakang pendidikan sekolah menengah.
Berdasarkan karakteristik diatas, ada 3 petugas pendaftaran pasien baru, 3 petugas pendaftaran pasien lama, 2 petugas koding, 1 petugas assembling dan 2
39
petugas filing. Tabel Berikut adalah hasil observasi dan wawancara dengan seluruh petugas dengan masing-masing pekerjaannya tersebut :
Tabel 4.2
Hasil ceklist petugas pendaftaran pasien baru berdasarkan Instruksi Kerja
No Keterangan Ya Tidak Total
Frek % Frek % % 1 Petugas menerima KTP / identitas
lainnya dan no antrian pasien baru 2 66,7 1 33,3 100 2 Petugas memanggil nama pasien
sesuai dengan KTP / identitas lainnya
& urutan no antrian
1 33,3 2 66,7 100 3 Petugas menanyakan keluhan, status
pasien dan surat rujukan 3 100 0 0 100
4 Petugas menyiapkan DRM (Dokumen Rekam Medis) & KIB (Kartu Identitas Berobat)
3 100 0 0 100
5 Petugas membuatkan blangko kelengkapan JAMKESMAS apabila pasien tersebut pasien JAMKESMAS / JAMKESDA
2 66,7 1 33,3 100
6 Petugas melakukan pendaftaran pasien dengan memasukkan data ke komputer
3 100 0 0 100
7 Petugas menyerahkan KIB ke pasien 3 100 0 0 100 8 Petugas mempersilahkan pasien
menunggu di depan klinik umum I / loket 3
3 100 0 0 100
9 Petugas mencatat no rekam medis ke
buku ekspedisi klinik umum I 3 0 0 0 100
10 Petugas mendistribusikan DRM ke klinik umum I dengan dibubuhi tanda tangan petugas klinik umum I
1 33,3 2 66,7 100
Dari tabel diatas menunjukkan bahwa 66,7% petugas tidak memanggil pasien sesuai dengan KTP / identitas lainnya dan urutan nomor antrian ; petugas pendaftaran pasien baru tidak mendistribusikan DRM ke klinik umum 1 / loket 3.
40
Selain itu terdapat 100% petugas melakukan pencatatan pada buku ekspedisi, petugas menyerahkan KIB ke pasien, petugas melakukan pendaftaran pasien dengan memasukkan data ke komputer. Hasilnya diperoleh 100% Instruksi Kerja telah dilaksanakan
41 Tabel 4.3
Hasil ceklist petugas pendaftaran pasien lama berdasarkan Instruksi Kerja
No Keterangan Ya Tidak Total
Frek % Frek % % 1 Petugas menerima KIB dan nomor
antrian pasien lama dan menuliskannya pada TRACER
3 100 0 0 100
2 Petugas mencari DRM ke rak filing sesuai no rekam medis yang tercantum pada KIB dan TRACER
2 66,7 1 33,3 100 3 Petugas memberikan tanggal
kunjungan & tujuan klinik sesuai catatan diagnose pada DRM
2 66,7 1 33,3 100 4 Petugas membuatkan blangko
kelengkapan BPJS apabila pasien termasuk pasien BPJS
2 66,7 1 33,3 100 5 Petugas memasukkan data kunjungan
pasien ke komputer berdasarkan KIB
& tujuan klinik
3 100 0 0 100
6 Petugas menyerahkan KIB ke pasien menuju ke loket kasir jika pasien tersebut pasien umum
3 100 0 0 100
7 Petugas menyerahkan KIB ke pasien
jika pasien tersebut pasien BPJS 3 100 0 0 100 8 Petugas menyerahkan KIB ke pasien
untuk diarahkan ke loket
JAMKESMAS jika pasien tersebut pasien ASKIN
0 100 3 0 100
9 Petugas mencatat no rekam medis ke
buku ekspedisi klinik terkait 3 0 0 0 100
10 Petugas mendistribusikan DRM ke klinik terkait dengan dibubuhi tanda tangan petugas klinik terkait
2 66,7 1 33,3 100
Dari tabel diatas menunjukkan bahwa 100% petugas menerima KIB dan nomor antrian pasien lama dan menuliskannya pada TRACER ; memasukkan data kunjungan pasien ke komputer berdasarkan KIB & tujuan klinik; petugas menyerakahkan KIB ke loket kasir jika pasien tersebut pasien umum; Petugas menyerahkan KIB ke pasien jika pasien tersebut pasien BPJS. Hasilnya diperoleh 100% Instruksi Kerja telah dilaksanakan
42
43 Tabel 4.4
Hasil ceklist petugas assembling berdasarkan Instruksi Kerja
No Keterangan Ya Tidak Total
Frek % Frek % % 1 Petugas menyiapkan formulir RM 01,
RM 02, RM 03, RM 03A, RM 09, RM 10 2 100 0 0 100 2 Petugas melakukan perakitan formulir
RM 01, RM 02, RM 03, RM 03A, RM 09, RM 10
2 100 0 0 100
3 Petugas memasukkan rakitan formulir ke folder
1 50 1 50 100
4 Petugas memberikan no rekam medis pada DRM baru
1 50 1 50 100
5 Petugas memberikan stiker kode warna berdasarkan dua angka terakhir dari nomor rekam medis
1 50 1 50 100
6 Petugas mencatat no rekam medis pada buku pengendalian DRM
1 50 1 50 100
7 Petugas menyerahkan DRM yang sudah jadi (lengkap) ke loket pendaftaran
2 100 0 0 100
8 Petugas menerima DRM dari klinik terkait
1 50 1 50 100
9 Petugas meneliti kelengkapan DRM 1 50 1 50 100 10 Petugas menyerahkan DRM lengkap ke
bagian koding / indeksing
1 50 1 50 100
11 Petugas mencatat DRM yang tidak lengkap dalam buku pemendingan DRM
1 50 1 50 100
12 Petugas menyerahkan DRM yang tidak lengkap ke klinik terkait dan harus dikembalikan lagi paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam
1 50 1 50 100
Dari tabel diatas menunjukkan bahwa 100% Petugas menyiapkan formulir RM 01, RM 02, RM 03, RM 03A, RM 09, RM 10 ; melakukan perakitan formulir RM 01, RM 02, RM 03, RM 03A, RM 09, RM 10 ; dan menyerahkan DRM yang sudah jadi (lengkap) ke loket pendaftaran. Hasilnya diperoleh 50% Instruksi Kerja telah dilaksanakan
44 Tabel 4.5
Hasil ceklist petugas Koding / Indeksing berdasarkan Instruksi Kerja
No Keterangan Ya Tidak Total
Frek % Frek % % 1 Petugas menerima DRM lengkap dari
urusan assembling 2 66,7 1 33,3 100
2 Petugas melihat diagnosa yang tercantum dalam formulir RM 02, RM 03
2 66,7 1 33,3 100
3 Petugas meneliti keakuratan diagnosa berdasarkan pemeriksaan penunjang (laboratorium, radiologi, dll)
2 66,7 1 33,3 100
4 Petugas menetapkan kode diagnosa berdasarkan ICD-X
2 66,7 1 33,3 100 5 Petugas menuliskan kode diagnosa
pada formulir RM 02, RM 03
3 100 0 0 100
6 Petugas melihat kembali diagnosa masing – masing klinik pada komputer, dengan membuka log in masing – masing klinik
1 33,3 2 66,7 100
7 Petugas merubah kode diagnosa bila terjadi kesalahan pengisian di
komputer
2 66,7 1 33,3 100
8 Petugas menyerahkan DRM lengkap ke urusan filing
2 66,7 1 33,3 100 9 Petugas mencetak indeks penyakit
bulanan, dan rekapan indeks penyakit
1 33,3 2 66,7 100
Dari tabel diatas menunjukkan bahwa 66,7% petugas menerima DRM lengkap dari urusan assembling ; melihat diagnosa yang tercantum dalam formulir RM 02, RM 03 ; Petugas meneliti keakuratan diagnosa berdasarkan pemeriksaan penunjang (laboratorium, radiologi, dll) ; Petugas menetapkan kode diagnosa berdasarkan ICD-X; Petugas merubah kode diagnosa bila terjadi kesalahan pengisian di komputer ; Petugas menyerahkan DRM lengkap ke urusan filing. Hasilnya 100%
Instruksi Kerja telah dilaksanakan
45 Tabel 4.6
Hasil ceklist petugas filing bedasarkan Instruksi Kerja
No Keterangan Ya Tidak Total
Frek % Frek % % 1 Petugas menerima DRM dari urusan
koding / indeksing 3 100 0 0 100
2 Petugas menyimpan DRM pada rak filing dengan menggunakan metode angka akhir / Terminal Digit Filing secara berurutan
3 100 0 0 100
3 Petugas mengekspedisi
pengembalian DRM ke rak filing
1 33,3 2 66,7 100 4 Petugas memasukkan DRM ke rak
filing dan mengambil TRACER
3 33,3 0 66,7 100 5 Petugas melakukan penyisiran DRM
secara periodic untuk menghitung tingkat kehilangan DRM
1 33,3 2 66,7 100
6 Petugas melakukan penyusutan DRM yang tidak aktif ke rak tempat
penyimpanan DRM non aktif
3 0 0 100 100
7 Petugas mengusulkan pemusnahan terhadap DRM pada komite medik
1 33,3 2 66,7 100
Dari tabel diatas menunjukkan bahwa 100% petugas menerima DRM dari urusan koding / indeksing ; menyimpan DRM pada rak filing dengan menggunakan metode angka akhir / Terminal Digit Filing secara berurutan ; memasukkan DRM ke rak filing dan mengambil TRACER.
Selain itu terdapat 66,7% petugas tidak mengekspedisi pengembalian DRM ke rak filing ; tidak melakukan penyisiran DRM secara periodic untuk menghitung tingkat kehilangan DRM ; tidak mengusulkan pemusnahan terhadap DRM pada komite medik. Hasilnya diperoleh 50% Instruksi Kerja telah dilaksanakan
46