Gambaran Umum Dinas Perumahan dan Gedung Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta
Dinas Perumahan dan Gedung Pemda (DPGP) Provinsi DKI Jakarta merupakan gabungan dua instansi antara Dinas Perumahan dengan Kantor Tata
12
Bangunan Gedung (KTBG) yang dibentuk berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 139 Tahun 2009 tanggal 24 Agustus 2009. Kedudukan Dinas Perumahan diakui sebagai salah satu unsur pelaksana daerah di bidang perumahan serta urusan lain sesuai dengan Peraturan Daerah No 10 tahun 1982. Berkaitan dengan kondisi wilayah di DKI Jakarta yang masih ditemui banyak area-area yang ditempati oleh warga pendatang di lahan yang bukan miliknya seperti bantaran kali, pinggiran rel kereta maupun dibawah jaringan listrik tegangan tinggi. Hal ini menimbulkan daerah-daerah kumuh baru yang menjadi tugas dan tanggung jawab Dinas Perumahan dalam melaksanakan penanganan pembangunn perumahan dan permukiman di wilayah DKI Jakarta.
Visi dari DPGP Provinsi DKI Jakarta adalah Terwujudnya perumahan, permukiman dan bangunan gedung yang andal, legal dan berwawasan lingkungan. Dengan visi tersebut maka misi yang dimiliki DPGP adalah:
1. Menyelenggarakan perencanaan teknis perumahan, Pemukiman, dan Gedung Pemda dan lingkungan perumahan yang akurat dan realistis
2. Menyelenggarakan pembangunan perumahan dan Pemukiman, perawatan rumah susun dan pengadaan lahan yang layak, aman, terjangkau dan berwawasan lingkungan
3. Menyelenggarakan pembinaan teknis dalam perancangan arsitektur, perancangan konstruksi dan anggaran serta perancangan mekanikal dan elektrikal dalam mewujudkan pembangunan gedung pemerintah daerah yang aman, handal, dan berwawasan lingkungan
4. Menyelenggarakan pembinaan teknis perawatan pembangunan gedung pemerintah daerah efektif dan efisien sesuai ketentuan
5. Menyelenggarakan perizinan dan pembinaan penghunian, penertiban dan penyelesaian sengketa serta penyuluhan dan peran serta masyarakat
6. Menyelenggarakan Pengelolaan rumah susun yang efektif dan efisien
7. Menyelenggarakan perencanaan penataan lingkungan perumahan dan pemukiman, melaksanakan dan mengawasi, mengendalikan pembangunan perumahan dan pelayanan atas penghunian perumahan, melaksanakan perencanaan, pengawasan, bimbingan teknis pengawasan pembangunan/ perawatan bangunan gedung pemerintah daerah di wilayah Kota Administrasi dan Kabupaten Administrasi
8. Menyelenggarakan Tugas Adminstrasi yang efektif dan efisien Profil Pegawai Bagian Sekretariat
Bagian Sekretariat terbagi menjadi empat Subbagian yaitu Subbagian Umum, Subbagian Kepegawaian, Subbagian Program dan Anggaran serta Subbagian Keuangan. Sumber daya manusia aktual yang digunakan dalam Bagian Sekretariat berjumlah 25 pegawai yang merupakan total jumlah pegawai pada bagian tersebut. Alokasi karyawan yang dilakukan oleh DPGP pada setiap Subbagian terlihat pada Gambar 3.
13
Gambar 3 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat DPGP DKI Jakarta Tahun 2016 (Kepegawaian 2016)
Bagian Sekretariat terdapat empat Sub Bagian yang terdiri dari Sub Bagian umum, Kepegawaian, Program dan Anggaran serta Keuangan. Pada Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi DPGP. Fungsi yang dimiliki bagian tersebut meliputi penyusunan rencana sttrategis, koordinasi, pelaksanaan kegiatan tata usaha, hingga pelaporan tanggung jawab pelaksanaan tugas. Struktur organisasi DPGP provinsi DKI Jakarta tahun 2016 dapat dilihat pada Lampiran 3.
Jumlah Pegawai Bagian Sekretariat
Pada penelitian ini terdapat pegawai berjumlah 25 orang yang didistribusikan pada setiap Sub Bagian meliputi Sub Bagian Umum, Kepegawaian, Perencanaan dan Anggaran serta Keuangan. Data jumlah pegawai berdasarkan Sub Bagian dapat dilihat pada Tabel 4 .
Tabel 4 Jumlah pegawai berdasarkan bagian sekretariat
No. Sub Bagian Nama Jabatan Pegawai
(orang) Persentase (%) 1 Umum Pengadministrasi Pimpinan 2 8 Pengadministrasi Umum 2 8 Pengelolaan Barang 2 8 Penyiap Berkas 1 4 Penyimpan Barang 1 4 Arsiparis 2 8
2 Kepegawaian Pengelola Kepegawaian 2 8
Pengadministrasi Kepegawaian 4 16
3 Perencanaan dan Anggaran
Pengelola Perencanaan Dan Anggaran
1 4
Pengadministrasi Perencanaan Dan Anggaran
1 4
Kepala Dinas DPGP Provinsi DKI Jakarta Sekretariat Dinas
Sub Bagian Umum
Sub Bagian Kepegawaian
Sub Bagian Program dan Anggaran Sub Bagian Keuangan Pengadministrasi Pimpinan Pengadministrasi Umum Peng. Barang Penyiap Berkas Pengadministrasi Kepegawaian Pengelola Kepegawaian Pengelola Perencanaan Dan Anggaran Pengadministrasian Perencanaan dan Anggaran Bendahara Penerimaan Bendahara Pengeluaran Bendahara Pembantu Verivikator Penyimpan Barang Arsiparis Pengolah Data Keuangan
14 Lanjutan Tabel 4 4 Keuangan Bendahara Penerima 1 4 Bendahara Pengeluaran 1 4 Bendahara Pembantu 1 4 Verivikator 0 0
Pengolah data keuangan 0 0
Pengadministrasian Keuangan 4 16
Jumlah 25 100
Berdasarkan Tabel 4 merupakan jumlah pegawai berdasarkan sub bagian yang terdiri dari 10 orang pada sub bagian Umum,enam orang pada sub bagian Kepegawaian, dua orang pada sub bagian Perencanaan dan Anggaran serta tujuh orang pada sub bagian Keuangan.
Karakteristik Pegawai Bagian Sekretariat
Karakteristik Pegawai Sekretariat tersebut antara lain Jenis Kelamin, Usia, Tingkat Pendidikan, dan Lama Bekerja. Perbedaan karakteristik tersebut juga akan berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing pegawai pada setiap Sub Bagian dalam melakukan pekerjaannya. Karakteristik pegawai dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5 Karakteristik pegawai
No Variabel Karakteristik Pegawai Pegawai
(Orang)
Persentase (%)
1 Jenis Kelamin Laki-laki 18 72
Perempuan 7 28 Jumlah 25 100 2 Usia 21-30 tahun 4 16 31-40 tahun 9 36 41-50 tahun 6 24 51-60 tahun 6 24 Jumlah 25 100
3 Tingkat Pendidikan SMA 15 60
Diploma 4 16 S1 6 24 Jumlah 25 100 4 Lama Bekerja 2-6 4 16 7-11 8 32 12-16 4 16 17-21 3 12 22-26 2 8 27-31 3 12 32 1 4 Jumlah 25 100
Berdasarkan Tabel 5 menjelaskan karakteristik pegawai berdasarkan jenis kelamin didominasi oleh laki-laki sebesar 72 persen, hal tersebut dapat berubah setiap tahunnya berhubung tidak adanya pembatasan jumlah pegawai berdasarkan jenis kelamin. Berdasarkan usia didominasi oleh rentan usia 31 hingga 40 tahun sebesar 36 persen yang merupakan kelompok usia produktif dalam menjalankan aktivitas tugasnya. Berdasarkan tingkat pendidikan didominasi oleh SMA sebesar
15 60 persen, hal ini dapat terjadi karena sebagian besar tugas administrasi membutuhkan keterampilan teknis yang dimiliki oleh tingkat pendidikan SMA.
Proses Bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta
Proses bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta menggambarkan proses administrasi. Proses bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta terdapat pada Gambar 4.
Supporting Business Tidak Ya Keterangan : Proses Penyelesaian Dokumen
Gambar 4 Proses Bisnis Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta
Sub Bagian Umum Sub Bagian Kepegawaian Sub Bagian Perencanaan dan anggaran Sub Bagian Keuangan Mengelola dan menghimpun ketatausahaan, kerumahtanggaan, peralatan kerja, kebersihan dan keamanan ATK, Dokumen (surat masuk), petugas kebersihan Melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan, keamanan, dan pengelolaan ruang
rapat Distribusi Dokumen Ketatausahaan Mengelola dokumen pegawai DPGP
Menyiapkan data dan dokumen administrasi pegawai
Surat masuk, surat keluar, Dokumen JFU, DUK, Ekinerja,
PI, dan SKP Rekapitulasi arsip dokumen pegawai Penilain Kinerja Kompensasi Pengembangan karir Terminasi Menghimpun surat disposisi Perencanann dan Anggaran Menyusun Rencana Kerja (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Melaksanakan Pengarsipan dokumen Mengajukan RKA dan DPA
ke DPRD dan Gubernur Terjadi Menerima Rancangan dan Data Menghimpun Bukti-bukti dokumen penerimaan dan pengeluaran Alokasi Dana Validasi Transaksi Pembukuan
16
Berdasarkan Gambar 4 dapat dilihat bahwa proses bisnis pada Bagian Sekretariat terdiri dari Core Business yaitu sub bagian Umum yang didukung
Supporting Business yang terdiri dari sub bagian Kepegawaian, Perencanaan dan
Anggaran serta Keuangan.
Analisis Beban Kerja
Mendasari perhitungan analisis beban kerja berdasarkan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi no 75 tahun 2004, langkah-langkah perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas jabatan adalah menentukan waktu kerja efektif, menyusun waktu penyelesaian tugas dan pengukuran kebutuhan pegawai.
Hari kerja bagi seluruh pegawai DPGP DKI Jakarta ditetepakan 5 (lima) hari kerja mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat dan jumlah jam kerja efektif dengan ketentuan Hari Senin sampai dengan Kamis Jam 07.30-16.00 WIB (Waktu istirahat jam 12.00-12.30) dan Hari Jumat Jam 07.30-16.30 WIB (Waktu Istirahat jam 12.00-13.00). Perhitungan waktu kerja efektif selama satu tahun. Pengamatan dilakukan selama jam kerja 8 jam waktu kerja selama 10 hari untuk masing-masing sub bagian. Jumlah hari kerja efektif pegawai dapat dihitung seperti pada Tabel 6.
Tabel 6 Jumlah hari kerja efektif pegawai DPGP tahun 2015
No. Bulan Jumlah Hari Libur Hari Sabtu & Minggu Libur Nasional
1. Januari 31 9 2 2. Februari 28 8 1 3. Maret 31 9 1 4. April 30 8 1 5. Mei 31 10 2 6. Juni 30 8 1 7. Juli 31 8 2 8. Agustus 31 10 1 9. September 30 8 1 10 Oktober 31 9 1 11. November 30 8 0 12. Desember 31 8 1 JUMLAH 365 103 14
Sumber: Humas Kementrian Pemberdayaan Aparatur Negara (2015)
Berdasarkan Tabel 6 Hari kerja efektif yang belum dipotong cuti selama 12 hari tahun 2015. Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan sesuai hari kerja dan waktu kerja instansi dengan menggunakan lembar Work sampling yang dilakukan orang per orang. (Novera 2010) menyatakan bahwa Work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja, kemudian disajikan dalam bentuk persentase
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Kepegawaian
Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian setelah dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan lembar
17
Work sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat dilihat
pada Tabel 7
Tabel 7 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian kepegawaian
Sub Bagian Pegawai Total Waktu (menit) Jumlah (menit) Persentase Waktu Produktif (%) Produktif Tidak Produktif Pribadi Kepegawaian 1 4130 390 280 4800 86,04 2 3930 580 290 4800 81,87 3 4190 490 120 4800 87,29 4 4080 470 250 4800 85 5 3410 1140 250 4800 71,04 6 3840 620 340 4800 80 Jumlah 23580 3690 1530 28800 Rata-rata 3930 615 255 4800
Berdasarkan Tabel 7 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif berkisar dari 71,04 persen hingga 87,29 persen. Persentase waktu produktif paling tinggi terletak pada pegawai 3 sebesar 87,29 persen yaitu memiliki tanggung jawab dalam pembuatan surat masuk, surat keluar, surat keputusan, dan menghimpun absensi Pegawai Harian Lepas (PHL) serta pegawai yang berstatus staff setiap harinya.
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Umum
Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Umum setelah dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan lembar Work
sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat dilihat pada
Tabel 8.
Tabel 8 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian umum
Sub Bagian
Pegawai Total Waktu (menit) Jumlah (menit) Persentase Waktu Produktif (%) Produktif Tidak Produktif Pribadi Umum 1 3550 950 300 4800 73,95 2 4240 380 180 4800 88,33 3 3850 550 400 4800 80,20 4 3450 1190 160 4800 71,87 5 3380 990 430 4800 70,41 6 3430 1140 230 4800 71,45 7 3860 760 180 4800 80,41 8 3350 1140 310 4800 69,79 9 3850 730 220 4800 80,20 Jumlah 32960 7830 2410 43200 Rata-rata 3662,222 870 267,7778 4800
Berdasarkan Tabel 8 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif dengan
18
persentase paling tinggi adalah Pegawai 2. Produktifitas yang tinggi disebabkan oleh seringnya pegawai tersebut menerima surat masuk dan mengagendakan kurang lebih 30 surat setiap harinya dengan waktu yang tidak sedikit.
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran setelah dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan lembar Work sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian perencanaan dan anggaran
Sub Bagian Pegawai Total Waktu (menit) Jumlah (menit) Persentase Waktu Produktif (%) Produktif Tidak Produktif Pribadi Perencanaan dan Angaran 1 3840 630 330 4800 80 2 3720 840 240 4800 77,5 Jumlah 7560 1470 570 9600 Rata-rata 840 163,33 63,33 1066,6
Berdasarkan Tabel 9 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif tertinggi adalah pegawai 1. Berdasarkan (Permana 2012) bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Pernyataan tersebut pegawai 2 sub bagian perencanaan dan anggaran belum mencapai optimum dalam penggunaan waktu produktifnya. Hal tersebut disebabkan pekerjaan yang dilakukan jabatan tersebut merupakan tugas perencanaan bulanan dan tahunan.
Hasil Perhitungan Waktu Produktif Sub Bagian Keuangan
Pehitungan waktu produktif pegawai pada Sub Bagian Keuangan setelah dilakukan pengamatan selama sepuluh hari dan menggunakan lembar Work
sampling dengan kisaran pengamatan setiap sepuluh menit, dapat dilihat pada
Tabel 10.
Tabel 10 Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai sub bagian keuangan
Sub Bagian Pegawai Total Waktu (menit) Jumlah (menit)
Persentase Waktu Produktif (%) Produktif Tidak Produktif Pribadi
Keuangan 1 3850 650 300 4800 80,20 2 2920 1610 270 4800 60,83 3 4220 360 220 4800 87,91 4 2670 1670 460 4800 55,62 5 3970 570 260 4800 82,70 6 3730 730 340 4800 77,70 7 3470 1010 320 4800 72,29 8 2870 1640 290 4800 59,79 Jumlah 3850 8240 2460 38400 Rata-rata 2920 1030 307,5 4800
19 Berdasarkan Tabel 10 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan, bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif tertinggi adalah pegawai 3 dengan jabatan pengadministrasi keuangan. Pernyataan (Permana 2012) menyatakan waktu kerja optimum adalah 80 persen maka terdapat tiga pegawai yang memiliki waktu kerja produktif melebihi optimum dan lima pegawai lainnya belum mencapai waktu kerja produktif optimum. Sub bagian keuangan secara umum memiliki tugas membuat laporan keuangan yang dihimpun pada akhir tahun berkisar bulan oktober hingga desember. Pegawai 4 merupakan pegawai yang memiliki jabatan Arsiparis namun beban tugas yang dikerjakan adalah tugas Pengolah Data Keuangan sehingga beban kerja yang dimiliki paling rendah sebesar 55,62 persen karena lebih banyak mengerjakan beban tugasnya pada akhir tahun. Berdasarkan perhitungan waktu kerja produktif menyatakan bahwa sebagian besar pegawai pada jabatan Sekretariat memiliki waktu produktif yang telah mencapai optimum. Hal tersebut dilihat dari persentasi waktu produktif pegawai melebihi 80 persen menurut (Permana 2012). Hasil persentase waktu kerja produktif didapat pada lembar work sampling dalam pengamatan pada saat pegawai menjalankan aktivitas selama jam kerja berlangsung.
Analisis Kebutuhan Pegawai
Mendasari perhitungan analisis beban kerja yang ada, analisis jumlah kebutuhan tenaga kerja ini akan mendasari pada pendekatan tugas per tugas jabatan seperti yang tercantum pada Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004).
Menentukan Waktu Kerja Efektif
Waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di seluruh Sub Bagian pada Bagian Sekretariat. pada tabel 5 telah diketahui jumlah hari berdasarkan kalender 2015 adalah sebanyak 365 hari . Cara perhitungan hari kerja efektif dengan rumus sebagai berikut:
Jumlah Hari Menurut Kalender tahun 2015 365 Hari Jumlah Hari Libur Sabtu dan Minggu tahun 2015 103 Hari
Jumlah Hari Libur Nasional tahun 2015 14 Hari Jumlah Cuti dalam 1 tahun 12 Hari
Hari Libur dan Cuti 129 Hari 129 Hari Hari Kerja Efektif 236 Hari Jumlah hari kerja efektif pada tahun 2015 adalah 236 hari dengan perhitungan 365 hari dalam kalender tahun 2015 dikurangi jumlah hari libur dan Cuti tahun 2015. Untuk jam kerja pegawai dari pukul 7.30 sampai pukul 16.00 dipotong waktu istirahat selama 60 menit dengan jumlah hari kerja dalam seminggu lima hari. Jam kerja efektif dalam satu hari dikurangi Allowance untuk pegawai administrasi sebesar 12,5%. Allowance adalah waktu pribadi dan waktu tidak produktif yang dilakukan pegawai untuk buang air kecil, beribadah,
20
mengobrol dan melakukan kegiatan pribadi. Jam kerja satu hari dipotong istirahat selama 60 menit adalah 7 jam, dikurangi 12,5% dari jam kerja sehingga didapat 6,125 jam kerja dalam satu hari atau 367,5 menit efektif bekerja. Jumlah efektif bekerja dalam setahun adalah 86730 menit didapat dari hasil perkalian 236 hari kerja efektif dengan 367,5 menit efektif kerja dalam satu hari. Uraian perhitungan waktu kerja efektif dapat dilihat pada lampiran 4.
Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Menyusun waktu penyelesaian tugas dapat dilakukan dengan mengukur waktu pekerjaannya dalam satuan waktu tertentu sehingga tugas dapat terlaksana dengan efektif dan efesien. Efektif terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnnya. Efesiensi memiliki makna pengurangan waktu yang ditentukan dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Waktu penyelesaian tugas (WPT) diperoleh dengan mengalikan beban tugas dua belas bulan dan standar kemampuan rata-rata, kemudian diperoleh data sekunder berupa perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja.
Contoh perhitungan pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian yang menjadi Administrasi Kepegawaian. Pegawai tersebut memiliki pekerjaan yaitu membuat surat penjatuhan disiplin pegawai. Pegawai memiliki beban tugas setahun adalah 5 (lima)dokumen.
Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu penyelesaian setiap elemen tugas diperoleh dari hasil wawancara terhadap semua pegawai yang diteliti.
Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Kepegawaian
Pegawai Sub Bagian kepegawai memiliki enam orang pegawai yang terdiri dari empat orang menduduki jabatan sebagai Pengadministrasi Kepegawaian dan dua orang menduduki jabatan sebagai Pengelolaan Kepegawaian. kedua jabatan tersebut dihitung beban kerjanya, Full Time Equivalent (FTE), dan Kebutuhan Pegawai dapat dilihat pada Lampiran 5
Perhitungan FTE dari masing-masing jabatan dapat dilihat pada perhitungan di bawah ini.
Pengelola Kepegawaian Administrasi Kepegawaian
Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Umum
Pegawai Sub Bagian Umum memiliki sembilan orang pegawai yang terdiri dari dua orang pegawai pengadministrasi pimpinan, dua orang pegawai pengadministrasi umum, dua orang pegawai pengelolaan barang, satu orang pegawai penyimpan barang, dan dua orang pegawai arsiparis. Enam jabatan tersebut dihitung beban kerjanya, Full Time Equivalent (FTE), dan Kebutuhan
21 Pegawai. Uraian perhitungan FTE dari masing-masing jabatan dapat dilihat pada Lampiran 6. Administrasi Pimpinan Administrasi Umum Pengelola Barang Penyiap Berkas Penyimpan Barang Arsiparis
Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran(PA)
Pegawai Sub Bagian PA berjumlah dua orang yang terbagi dalam dua jabatan yaitu pengelola PA dan Administrasi PA. Dua jabatan tersebut dihitung beban kerjanya, Full Time Equivalent (FTE), dan Kebutuhan Pegawai. Perhitungan FTE dari masing-masing jabatan dapat dilihat pada Lampiran 7.
Pengelolaan PA Administrasi PA Pengukuran Kebutuhan Pegawai Sub Bagian Keuangan
Pegawai Sub Bagian Keuangan berjumlah delapan orang yang terbagi dalam enam jabatan. Jabatan tersebut dihitung beban kerjanya, Full Time
Equivalent (FTE), dan Kebutuhan Pegawai. Perhitungan FTE dari masing-masing
jabatan dapat dilihat pada Lampiran 8.
Bendahara Penerimaan Bendahara Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran Pembantu Verivikator
22
Pengadministrasi Keuangan
Berdasarkan Tabel 11 diketahui pada Sub Bagian Kepegawaian belum sesuai antara aktual pegawai yang ada dan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja. Sub Bagian Kepegawaian perlu menambah pegawai karena masuk dalam kategori Overload dengan nilai FTE yang sangat tinggi yakni 3,32 untuk jabatan Pengelola Kepegawaian dan 4,5 untuk jabatan Administrasi Kepegawaian. Lamanya waktu penyelesaian tugas mengelola e-kinerja pegawai dan menginput absensi pegawai yang berjumlah 200 orang setiap bulannya. Pada sub bagian Umum mengalami kekurangan 4 pegawai karena pada Jabatan Pengadministrasi Umum hanya terdapat 2 orang pegawai dengan kategori Overload sehingga menurut perhitungan beban kerja dibutuhkan 3 orang pegawai lagi untuk melaksanakan tugas dengan efektif. Penambahan jumlah pegawai tersebut dapat dilihat dari banyaknya tugas untuk membuat tanda terima surat masuk atau keluar dan menomorkan surat yang mencapai 30 surat setiap harinya. Selain itu pada Jabatan Administrasi Umum melaksanakan pengelolaan ruang rapat empat kali setiap harinya. Sub bagian Perencanaan dan Anggaran sudah ideal antara kebutuhan pegawai dengan aktual pegawai, hal tersebut memiliki kecocokan antara jumlah pegawai dengan beban tugas pada masing-masing jabatan. Total nilai indeks FTE dikelompokan menjadi tiga kategori yaitu Underload (FTE<1,00), Fit (FTE= 1-1,33), dan Overload (FTE> 1,33). Jumlah kebutuhan Bagian Sekretariat dapat dilihat pada Tabel 11
Tabel 11 Jumlah kebutuhan Bagian Sekretariat
Sub Bagian Before Aktual Pegawai (orang) nilai FTE After Kebutuhan Pegawai (orang) Keterangan Kepegawaian 6 8
Pengelolaan Kepegawaian 2 3,32 3 Overload
Administrasi Kepegawaian 4 4,5 5 Overload
Umum 10 13
Pengadministrasi Pimpinan 2 3,17 3 Overload
Pengadministrasi Umum 2 4,51 5 Overload
Pengelola Barang 2 1,75 2 Overload
Penyiap Berkas 1 1,09 1 Fit
Penyimpan Barang 1 0,50 1 Underload
Arsiparis 2 0,29 1 Underload
Perencanaan dan Anggaran 2 3
Pengelolaan Perencanaan
dan Anggaran 1 1,33 1 Fit
Pengadministrasi
Perencanaan dan Anggaran 1 1,55 2 Overload
Keuangan 7 9
Bendahara Penerimaan 1 1,49 1 Overload
Bendahara Pengeluaran 1 1,62 2 Overload
Bendahara Pembantu 1 1,30 1 Fit
Verivikator 0 0,47 1 Underload
Pengelola Data Keuangan 0 1,16 1 Fit
Pengadministrasi Keuangan 4 3,08 3 Overload
23 Berdasarkan Tabel 11 dapat diketahui bahwa pada Bagian Sekretariat didominasi oleh pegawai dengan FTE Overload. Selain itu terdapat empat pegawai dengan FTE Fit. Namun saat penelitian berlangsung Sub Bagian keuangan terdapat dua jabatan yang masih belum terisi, pada tahun 2015 tugas Jabatan Pengolah Data Keuangan dikerjakan oleh satu pegawai yang menjabatan sebagai Arsiparis. Alasan pegawai mengerjakan tugas tersebut karena kehendak pimpinan yang didasarkan kepada kompentensi yang dimiliki pegawai yang sesuai dengan jabatan Pengolah Data Keuangan yaitu berpendidikan sarjana akutansi dan didukung oleh serifikat diklat bendahara. Selain itu kekosongan jabatan Pengolah data keuangan menjadi alasan dilakukanya pindah tugas namun masih sementara. Menurut (Hasibuan 2004) Alih Tugas Produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinan dengan menempatkan karyawan bersangkutan ke jabatan yang sesuai dengan kecakapan, kemampuan, sikap dan disiplin pegawai. Menurut Paul Pigors dan Charled Mayers dikutip dalam Hasibuan, mengemukakan lima macam transfer yaitu production transfer, replacement transfer, versality transfer, shift
transfer dan remedial transfer. Alih tugas produktif yang dilakukan oleh
pimpinan diatas termasuk dalam production transfer yaitu mengalih tugaskan dari satu bagian karena adanya kekurangan pegawai. Hal tersebut dilakukan untuk mengisi kekosongan jabatan yang berada pada sub bagian lain.
Implikasi Manajerial
Berdasarkan hasil penelitian analisis beban kerja pegawai Bagian Sekretariat DPGP Provinsi DKI Jakarta adalah perlunya dilakukannya Penambahan pegawai melalui seleksi tenaga honorer, Alih tugas produktif dan Job Enlargement . Implikasi manajerial yang dapat diberikan dapat diberikan untuk tiga kategori Full
Time Equivalent yaitu Underload, Fit, Overload. Hasil Analisis Beban Kerja
berdasarkan Full Time Equivalent dapat dilihat pada Tabel 12. Tabel 12 Hasil analisis beban kerja berdasarkan full time equivalent
Kategori Sub Bagian Jabatan Kebutuhan
Pegawai Keterangan
Underload
Umum
Penyimpan
Barang 1 Orang
Jabatan tersebut perlu melakukan
Job Enlargement yaitu diberikan
tugas yang masih dalam satu level dengan pekerjaan pokoknya yaitu pada jabatan Pengelola Barang yang masuk dalam kategori
Overload.
Arsiparis 1 Orang
Jabatan tersebut terdapat dua orang pegawai, namun yang dibutuhkan hanya satu orang pegawai. Satu orang pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan akutansi dan sertifikat diklat bendahara dapat dialih tugaskan ke jabatan yang mengalami kekosongan Jabatan dan sesuai dengan kualifikasi pegawai tersebut.
24
Lanjutan Tabel 12
Fit
Umum Penyiap
Berkas 1 Orang
Jabatan yang masuk dalam kategori Fit dinyatakan bahwa antara aktual pegawai dan kebutuhan pegawai telah sesuai. Perencanaan dan Anggaran Pengelola Perencanaan dan Anggaran 1 Orang keuangan Bendahara Pembantu 1 Orang Pengelola Data Keuangan 1 Orang Overload Kepegawaian Pengelola
Kepegawaian 3 Orang Jabatan tersebut perlu dilakukan