Klasifikasi Bahan Baku
Bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi susu kental manis (SKM) pada PT Indomilk terdiri dari air, Skim Milk Powder (SMP), Butter Milk Powder (BMP), Whey Powder, gula, Palm Oil, dan bahan-bahan lain dalam jumlah yang sedikit, seperti vitamin, laktosa, flavour, dan Butyl Hidroksi Anisol. Untuk lebih memudahkan pengendaliannya, bahan baku tersebut dibedakan menjadi bahan baku utama dan bahan baku tambahan berdasarkan atas nilai investasi dan kepentingannya dalam proses produksi. Bahan baku utama yang digunakan oleh PT Indomilk terdiri dari SMP, BMP, dan gula.
Skim Milk Powder digunakan sebagai sumber protein susu. Skim Milk Powder yang digunakan oleh PT Indomilk merupakan hasil impor dari beberapa negara, antara lain Australia, Selandia Baru, Jerman, Belanda, dan Amerika Serikat. PT Indomilk menggunakan SMP karena pasokan susu segar dari dalam negeri masih belum dapat memenuhi kebutuhan perusahaan baik dari segi jumlah, kuantitas, maupun harga. Selain itu perusahaan juga lebih suka menggunakan SMP karena kemudahan dalam mendapatkannya dan daya simpannya yang cukup lama dibandingkan dengan susu segar.
Butter Milk Powder digunakan untuk meningkatkan aroma, kandungan protein serta sebagai sumber lemak hewani pada produk susu kental manis PT Indomilk. Butter Milk Powder yang digunakan oleh PT Indomilk merupakan hasil impor dari Australia, Selandia Baru, Amerika Serikat, Jerman, dan Denmark. Butter Milk Powder dan SMP diimpor dalam kemasan sak dengan berat dari tiap kemasan adalah sebesar 25 kg.
Identifikasi Kebutuhan Bahan Baku
Proses identifikasi kebutuhan bahan baku pada PT Indomilk dilakukan oleh material planner dari Production Planning and Inventory Control (PPIC) Department. Perhitungan kebutuhan bahan baku dilakukan dengan bantuan komputer berdasarkan atas rencana produksi yang dikeluarkan oleh production planner dan simulasi terhadap jumlah dan jadwal kedatangan barang.
31 Rencana produksi dibuat oleh Marketing Services Department berdasarkan atas ramalan penjualan, kapasitas produksi, dan ketersediaan produk akhir (finished goods) yang terdapat di gudang perusahaan. Beberapa faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun rencana produksi adalah kondisi mesin produksi, jumlah hari kerja, dan tenaga kerja yang tersedia.
Proses perencanaan produksi dimulai dengan diterbitkannya Supply Order (SO). Supply Order merupakan permintaan produk dari Marketing Services Department yang isinya terdiri dari jenis dan jumlah produk yang diminta. Supply Order diterbitkan oleh seorang Marketing Service Manager untuk setiap bulannya. Berdasarkan atas SO yang diterbitkan, kapasitas produksi, jumlah hari kerja, dan standard buffer stock policy, PPIC Department kemudian membuat Confirmed Supply Order (CSO). Selain berdasarkan atas rencana produksi, proses identifikasi kebutuhan bahan baku juga dilakukan dengan mempertimbangkan Bill of Material yang dikeluarkan oleh Product Development and Quality Control (PDQC) Division dan laporan stock material dari Warehouse Department.
Proses Pengadaan dan Pembelian Bahan Baku
Proses pengadaan bahan baku dimulai dengan diterbitkannya Purchase Requisition (PR) oleh seorang PPIC Manager. Purchase Requisition dibuat saat perusahaan perlu melakukan pemesanan bahan baku. Purchase Requisition berisi tentang jenis barang, jumlah barang yang akan dipesan, dan jadwal pengiriman. Bila PR telah ditandatangani oleh PPIC Manager, maka lembar PR akan diserahkan ke Purchasing Department. Jika barang yang hendak dibeli tersebut merupakan barang impor, maka akan dilakukan koordinasi dengan Import Department.
Dasar dari penetapan pemasok adalah canvas sheet. Canvas sheet dibuat oleh Purchasing Department berdasarkan surat penawaran yang diterima dari berbagai pemasok. Kriteria-kriteria yang digunakan dalam menentukan pemasok diantaranya adalah harga yang ditawarkan, ketersediaan barang, kualitas harus sesuai dengan standar yang ditentukan, ketepatan waktu pengiriman, serta kemudahan dihubungi dan kecepatan dalam menanggapi komplain. Setelah menentukan beberapa pemasok, Purchasing Department kemudian akan mengkonfirmasi kontrak kepada setiap pemasok dan mengaturnya berdasarkan rencana kebutuhan bahan baku perusahaan. Berdasarkan konfirmasi kontrak dari setiap pemasok, Purchasing
32 Department kemudian akan meminta proforma invoice dari pemasok yang berkepentingan. Di dalam proforma invoice, waktu pembayaran akan disebutkan.
Pembayaran dilakukan dengan menggunakan irrevocable L/C at sight, yaitu Letter of Credit (L/C) yang tidak dapat dibatalkan dan dapat langsung dibayar setelah terdapat kesepakatan antara pemasok dan pembeli walaupun barang belum diterima oleh pembeli. Prosedurnya adalah Purchasing Department mengajukan pembukaan L/C ke Bank Devisa. Bank selanjutnya menerbitkan L/C dan mengirimkan detail L/C kepada Purchasing Department. Setelah menerima detail L/C, Purchasing Department kemudian membuat Purchasing Order (PO) untuk dikirimkan kepada pemasok. Purchasing Order dibuat berdasarkan PR, detail L/C, dan working instruction pembuatan PO.
Pemasok kemudian akan mengirimkan Bill of Lading (B/L) dan dokumen-dokumen impor lainnya (invoice dan packing list) kepada Purchasing Depatment melalui Bank Devisa. Setelah menerima dokumen-dokumen tersebut perusahaan akan mengurus dokumen kepabeanan, menyelesaikan pembayaran bea masuk, serta melunasi biaya impor lainnya pada pada Bank Devisa.
Ketika barang tiba, perusahaan melalui agen ekspedisi akan mengeluarkan barang dari pelabuhan dengan menunjukkan B/L, delivery order, dan bukti pelunasan bea masuk beserta dokumen-dokumen impor lainnya. Setelah diberikan izin keluar, agen ekspedisi kemudian akan mengantarkan barang sampai ke gudang perusahaan.
Sistem Pencatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan bahan baku di PT Indomilk dilakukan oleh Warehouse Department yang menentukan jumlah persediaan dengan periodic system dan perpectual system. Periodic system yaitu perhitungan bahan baku secara fisik yang dilakukan setiap akhir bulan, sedangkan perpectual system adalah sistem penghitungan persediaan yang berupa catatan administrasi persediaan yang mencatat setiap terjadinya mutasi bahan baku. Untuk menghindari kesalahan pencatatan, pencatatan harus dilakukan oleh staf dari Warehouse Department di buku pembelian dan persediaan bahan baku setiap terjadi mutasi bahan baku. Hasil pemeriksaan dari Warehouse Department diantaranya terdiri dari jumlah bahan baku yang dibeli dan jumlah bahan baku yang digunakan. Jumlah bahan baku yang tersedia di gudang pada setiap akhir bulan akan dilaporkan kepada Purchasing Department dan
33 Production Manager berdasarkan jenis, jumlah, maupun tingkat kerusakan pada bahan baku yang disimpan. Data-data tersebut kemudian dimasukkan ke komputer untuk mempermudah proses pemeriksaan jumlah persediaan yang disimpan.
Metode yang digunakan oleh perusahaan untuk menilai persediaannya adalah metode First In First Out (FIFO) dimana bahan baku yang lebih dahulu dipakai adalah bahan baku yang lebih dulu masuk. Metode ini didasarkan atas asumsi bahwa harga persediaan bahan baku yang lebih dahulu dipakai dinilai menurut harga pembelian bahan baku yang lebih dahulu masuk. Dengan demikian, persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian bahan baku yang terakhir masuk.
Waktu Tunggu Pengadaan Bahan Baku
Waktu tunggu (lead time) adalah lama waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan baku sampai dengan kedatangan bahan baku tersebut di gudang perusahaan. Waktu tunggu sangat dipengaruhi oleh ketersediaan dari bahan baku itu sendiri dan jarak antara pembeli dengan pemasok. Bagi perusahaan yang menggunakan bahan baku impor, waktu tunggu merupakan hal yang sangat penting. Apabila waktu tunggu diketahui, perusahaan akan dapat melakukan tindakan-tindakan untuk mengurangi faktor ketidakpastian pasokan bahan baku.
Skim Milk Powder dan Butter Milk Powder yang digunakan oleh PT Indomilk merupakan bahan baku impor sehingga pengadaannya memerlukan waktu yang cukup lama. Waktu tunggu pengadaan bahan baku SMP dan BMP pada PT Indomilk rata-rata adalah delapan minggu.
Biaya Persediaan
Secara umum dapat dikatakan bahwa biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya-biaya persediaan tersebut terdiri dari Biaya-biaya pembelian (purchasing cost), biaya pemesanan (ordering cost), biaya penyiapan (set up cost), biaya penyimpanan (holding cost), dan biaya kekurangan persediaan (shortage cost).
Pada PT Indomilk, biaya yang dimasukkan sebagai biaya persediaan terdiri dari biaya pembelian, biaya pemesanan, dan biaya penyimpanan. Biaya penyiapan tidak dimasukkan ke dalam biaya persediaan karena perusahaan tidak memproduksi bahan bakunya sendiri sehingga biaya penyiapan tidak terdapat pada PT Indomilk.
34 Sedangkan biaya kekurangan persediaan tidak dimasukkan karena selama periode penelitian perusahaan tidak pernah mengalami kehabisan bahan (stock out).
Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli bahan baku. Besarnya biaya pembelian ini sangat tergantung pada jumlah bahan baku yang dibeli dan harga satuan dari bahan baku tersebut.
Selain dari harga bahan baku itu sendiri, komponen biaya pembelian pada PT Indomilk terdiri dari biaya asuransi, pajak, biaya transportasi dan lain-lain (Tabel 7). Beberapa dari biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan seperti harga bahan baku, biaya transportasi dan biaya THC dikenakan dalam mata uang U$D. Asumsi nilai tukar yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebesar Rp 9.776,00 per U$D 1 yang merupakan kurs rata-rata selama periode pengamatan (Juli 2004-Juni 2005).
Harga pembelian dari bahan baku SMP dan BMP yang digunakan dalam penelitian ini merupakan harga rata-rata selama periode pengamatan (Juli 2004–Juni 2005), yaitu sebesar U$D 1552,58 per ton untuk bahan baku SMP dan U$D 1281,83 per ton untuk bahan baku BMP. Harga tersebut merupakan harga Cost and Freight (C&F), yaitu harga sampai ke pelabuhan penerima.
Tabel 7. Komponen Biaya Pembelian Bahan Baku Skim Milk Powder dan Butter MilkPowder PT Indomilk Periode Juli 2004-Juni 2005 Komponen Biaya Pembelian SMP (Rp/peti kemas) BMP (Rp/peti kemas)
Harga C&F 379.450.552,00 313.279.252,00
Asuransi (Marine Insurance) 1.897.252,76 1.566.396,26
Bea Masuk 19.067.390,24 15.742.282,41
Bank 476.684,75 393.557,06
Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 40.041.519,50 33.058.793,07
Pajak Penghasilan (PPh) 10.010.379,87 8.264.698,27
Transportasi 1.710.800,00 1.710.800,00
Terminal Handling Charge (THC) 1.466.400,00 1.466.400,00
Penumpukan (Lift On Lift Off) 40.500,00 40.500,00
Total per peti kemas1) 454.161.479,12 375.522.679,07
Total per sak2) 454.161,48 375.522,68
Total per kg 18.166,46 15.020,91
Keterangan : 1) Peti kemas dengan panjang 20 kaki dapat menampung 25 ton bahan baku 2) 1 sak sama dengan 25 kg
35 Nilai dari asuransi bahan baku adalah sebesar 0,5% dari harga C&F, sehingga harga Cost Insurance and Freight (CIF) yang didapat adalah sebesar Rp 381.347.804,76 per peti kemas untuk bahan baku SMP dan Rp 314.845.648,26 per peti kemas untuk bahan baku BMP. Satu peti kemas dengan panjang 20 kaki dapat digunakan untuk memuat sebanyak 25 ton bahan baku. Nilai dari bea masuk yang dibayarkan perusahaan adalah sebesar 5% dari harga CIF untuk setiap kali kedatangan barang. Biaya bank yang dikeluarkan nilainya adalah sebesar 2,5% dari bea masuk.
Nilai dari Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang dikeluarkan adalah sebesar 10% dari harga CIF ditambah nilai bea masuk barang tersebut. Besarnya Pajak Penghasilan (PPh) yang harus dibayarkan oleh perusahaan adalah sebesar 2,5% dari jumlah bea masuk dan harga CIF. Total biaya yang dikeluarkan untuk jasa transportasi barang dari pelabuhan sampai gudang perusahaan adalah sebesar U$D175.
Biaya THC yang dikeluarkan adalah sebesar U$D 150 per peti kemas. Biaya THC terdiri dari biaya bongkar muat dan biaya Container Handling Charge (CHC). Biaya CHC adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk penanganan peti kemas selama peti kemas berada di pelabuhan. Sedangkan biaya bongkar muat merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pengangkutan peti kemas dari atas kapal ke pelataran pelabuhan.
Total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli bahan baku SMP adalah Rp 454.161.479,12 per peti kemas. Untuk bahan baku BMP, total biaya pembeliannya adalah sebesar Rp 375.522.679,07 per peti kemas. Dengan demikian, biaya pembelian yang didapat untuk bahan baku SMP dan BMP masing-masing adalah sebesar Rp 18.166,46 dan Rp 15.020,91 per kg.
Biaya pemesanan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan yang berkaitan dengan pemesanan dan penerimaan bahan baku dari pemasok setiap kali perusahaan melakukan pesanan. Biaya pemesanan merupakan biaya tetap sehingga kuantitas barang yang dibeli tidak akan mempengaruhi besar kecilnya biaya pemesanan. Secara lengkap, komponen biaya pemesanan untuk setiap kali pesan dari kedua jenis bahan baku dapat dilihat pada Tabel 8.
36 Tabel 8. Komponen Biaya Pemesanan Per Pesanan Bahan Baku Skim Milk
Powder dan Butter Milk Powder PT Indomilk Periode Juli 2004-Juni 2005
Jenis Biaya Rp %
Biaya Administrasi 20.000,00 3,97
Biaya Telepon 50.000,00 9,91
Biaya Fax 60.000,00 11,89
Biaya Telegraphic Transfer 244.400,00 48,45
Biaya Quality Control 20.000,00 3,97
Biaya Delivery Order 10.000,00 1,98
Biaya PIB 100.000,00 19,83
Total 504.400,00 100,00
Sumber : PT Indomilk, 2005
Biaya administrasi merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan dokumen-dokumen pemesanan dan penerimaan bahan baku. Biaya telepon merupakan biaya yang dikeluarkan dengan adanya penggunaan telpon pada saat pemesanan dan memonitor jadwal penerimaan bahan baku yang dipesan. Biaya fax dikeluarkan ketika perusahaan mengirimkan Purchasing Order (PO) dan kontrak kepada pemasok.
Biaya telegraphic transfer merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembayaran melalui bank atas pemesanan bahan baku yang dibeli perusahaan. Biaya quality control merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pemeriksaan laboratorium bahan baku yang diterima.
Biaya delivery order merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB). Surat ini dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran atau agennya setelah pengurusan dokumen kepabeanan dan pelunasan biaya impor pada bank devisa diselesaikan. Biaya Pemberitahuan Impor Barang (PIB) merupakan biaya yang dikeluarkan untuk mengurus PIB dan dokumen-dokumen kepabeanan terkait.
Biaya penyimpanan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan yang berkaitan dengan adanya persediaan di gudang. Biaya ini berhubungan dengan tingkat rata-rata persediaan yang terdapat di gudang. Komponen biaya penyimpanan
37 pada PT Indomilk terdiri dari opportunity cost, biaya penanganan bahan baku, asuransi, dan biaya pallets.
Opportunity cost merupakan biaya yang dikorbankan karena adanya persediaan, yakni apabila dana untuk mengadakan persediaan tersebut disimpan di bank. Besar dari opportunity cost dipengaruhi oleh harga per unit dan besarnya tingkat suku bunga yang berlaku pada satu periode yang bersangkutan. Besar dari harga per unit atau biaya pembelian per kg bahan baku untuk bahan baku SMP adalah sebesar Rp 18.166,46. Sedangkan untuk bahan baku BMP, harga per unitnya adalah sebesar Rp 15.020,91. Tingkat suku bunga yang digunakan dalam penelitian ini merupakan rata-rata dari tingkat suku bunga yang berlaku selama periode pengamatan (Juli 2004–Juni 2005), yaitu sebesar 7,604%.
Bahan baku yang disimpan di gudang perusahaan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran dan sebagainya. Biaya yang dikeluarkan untuk asuransi nilainya adalah sebesar 0,025% dari biaya pembelian per kg bahan baku.
Biaya handling atau biaya penanganan persediaan merupakan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk menangani persediaan selama bahan baku tersebut disimpan di dalam gudang perusahaan. Biaya yang dikeluarkan untuk penanganan persediaan adalah biaya penanganan hama tikus. Penanganan hama tikus dilakukan sebulan sekali untuk menjaga agar tingkat kerusakan persediaan bahan baku yang disimpan tetap kecil. Biaya penanganan persediaan untuk kedua jenis bahan baku diperkirakan sebesar Rp 780,00 per sak per tahunnya.
Pallets merupakan alas penempatan bahan baku yang terbuat dari kayu dengan tujuan untuk mempermudah proses pengangkutan bahan baku dari satu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan forklift. Pallets perlu diganti setahun sekali. Setiap pallets dapat digunakan untuk menampung sebanyak 50 sak bahan baku. Biaya pallets untuk satu tahun diperkirakan sebesar Rp 150.000,00 sehingga biaya pallets per sak setiap tahunnya adalah sebesar Rp 3.000,00. Secara lengkap, komponen biaya penyimpanan pada PT Indomilk untuk kedua jenis bahan baku dapat dilihat pada Tabel 9.
38 Tabel 9. Komponen Biaya Penyimpanan Bahan Baku Skim Milk Powder dan Butter MilkPowder PT Indomilk Periode Juli 2004-Juni 2005 Bahan Baku Komponen Biaya Rp/sak*)/tahun Rp/sak*)/minggu %
SMP Opportunity cost 34.538,96 664,21 89,87 Asuransi 113,55 2,18 0,30 Handling 780,00 15,00 2,03 Pallets 3.000,00 57,69 7,80 Total 38.432,51 739,08 100,00 BMP Opportunity cost 28.559,27 549,22 88,05 Asuransi 93,90 1,80 0,30 Handling 780,00 15,00 2,40 Pallets 3.000,00 57,69 9,25 Total 32.433,17 623,71 100,00
Keterangan : *) 1 sak sama dengan 25 kg Sumber : PT Indomilk, 2005
Biaya penyimpanan lain seperti biaya listrik, biaya tenaga kerja, biaya penyusutan gudang, dan biaya lain-lain tidak diperhitungkan karena biaya tersebut bersifat tetap yang berarti besarnya biaya tidak tergantung pada jumlah bahan baku yang disimpan. Biaya penyusutan tidak dimasukkan karena perputaran persediaan pada PT Indomilk relatif cepat, selain itu penanganan bahan baku dilakukan dengan baik sehingga tingkat kerusakan bahan baku relatif kecil.
Sistem Pengendalian Persediaan Perusahaan
Pengendalian persediaan bahan baku pada PT Indomilk dilakukan oleh PPIC Department dengan melakukan koordinasi dengan Purchasing, Warehouse, dan Import Department. PPIC Department bertanggung jawab dalam perencanaan tingkat pembelian bahan baku sesuai dengan peramalan pemakaian bahan baku yang dilakukan oleh Marketing Service Department untuk beberapa periode ke depan. Perencanaan kebutuhan bahan baku ini dibuat berdasarkan kapasitas produksi, struktur produk (Bill of Material), dan stok persediaan yang terdapat di gudang.
Kebijaksanaan dan pengendalian tingkat persediaan pada perusahaan diarahkan untuk menghadapi fluktuasi permintaan, memperlancar arus produksi dan melindungi dari ketidakpastian pemasok. Dengan menjaga tingkat persediaan bahan
39 baku, proses produksi dapat dilakukan secara kontinyu sehingga stok dari finished goods dapat dijaga.
Pemakaian bahan baku SMP dan BMP pada PT Indomilk disesuaikan dengan jadwal produksi mingguan yang telah disetujui. Jadwal produksi mingguan dibuat dengan mempertimbangkan perkiraan penjualan dan jumlah persediaan finished goods yang terdapat di gudang perusahaan. Volume pemakaian bahan baku SMP dan BMP pada PT Indomilk selama periode pengamatan (Juli 2004-Juni 2005) dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10. Volume Pemakaian Bahan Baku Skim Milk Powder dan Butter Milk Powder pada PT Indomilk Periode Juli 2004-Juni 2005
Bulan Hari Kerja SMP/bulan BMP/bulan SMP/hari BMP/hari --- sak*) ---Juli 2004 30 18.160 8.465 605,33 282,17 Agustus 2004 23 18.676 7.688 812,00 334,26 September 2004 23 22.712 9.888 987,48 429,91 Oktober 2004 30 21.735 8.855 724,50 295,17 Nopember 2004 22 21.976 9.456 998,91 429,82 Desember 2004 28 20.748 8.900 741,00 317,86 Januari 2005 23 18.025 7.990 783,70 347,39 Februari 2005 22 18.248 7.752 829,45 352,36 Maret 2005 22 18.424 8.352 837,45 379,64 April 2005 29 20.840 8.680 718,62 299,31 Mei 2005 22 18.116 8.164 823,45 371,09 Juni 2005 24 19.908 8.724 829,50 363,50 Total 298 237.568 102.914 9.691,40 4.202,48
Keterangan : *) 1 sak sama dengan 25 kg Sumber : PT Indomilk, 2005
Sepanjang periode pengamatan (Juli 2004-Juni 2005), PT Indomilk melakukan pemesanan sebanyak 28 kali untuk bahan baku SMP dengan kuantitas pesanan setiap kali pesan bervariasi antara 7.200 sampai 13.979 sak. Total kuantitas pesanan untuk bahan baku SMP adalah sebesar 247.790 sak dengan rata-rata kuantitas pesanan sebesar 20.649,17 sak per bulannya. Total biaya yang dikeluarkan PT Indomilk selama periode pengamatan (Juli 2004-Juni 2005) untuk membeli bahan
40 baku SMP adalah sebesar Rp 112.536.672.911,00. Jumlah pesanan dan tingkat persediaan bahan baku SMP selama periode pengamatan (Juli 2004-Juni 2005) pada PT Indomilk dapat dilihat pada Tabel 11.
Tabel 11. Jumlah Pesanan dan Tingkat Persediaan Bahan Baku Skim Milk Powder pada PT Indomilk Periode Juli 2004-Juni 2005
Periode Frekuensi Pemesanan Total Kuantitas Pesanan Persediaan Awal Persediaan Akhir Persediaan Rata-Rata --- sak*) --- Juli 2004 2 21.179 3.051 5.750 4.400,50 Agustus 2004 2 19.566 5.750 6.480 6.115,00 September 2004 3 21.851 6.480 5.610 6.045,00 Oktober 2004 3 22.228 5.610 5.672 5.641,00 Nopember 2004 3 23.953 5.672 7.209 6.440,50 Desember 2004 2 20.968 7.209 6.798 7.003,50 Januari 2005 2 19.973 6.798 8.682 7.740,00 Februari 2005 2 17.407 8.682 7.841 8.261,50 Maret 2005 2 19.943 7.841 8.263 8.052,00 April 2005 2 20.874 8.263 5.357 6.810,00 Mei 2005 2 17.983 5.357 3.512 4.434,50 Juni 2005 3 21.865 3.512 3.259 3.385,50 Total 28 247.790 74.225 74.433 74.329,00
Keterangan : *) 1 sak sama dengan 25 kg Sumber : PT Indomilk, 2005
Untuk bahan baku BMP, PT Indomilk melakukan pemesanan sebanyak 20 kali dengan kuantitas pesanan setiap kali pesan bervariasi antara 4.320 sampai 8.593 sak. Total kuantitas pesanan untuk bahan baku BMP adalah sebesar 108.209 sak dengan rata-rata kuantitas pesanan sebesar 9.017,42 sak per bulannya. Total biaya yang dikeluarkan PT Indomilk selama periode pengamatan (Juli 2004-Juni 2005) untuk membeli bahan BMP adalah sebesar Rp 40.634.933.579,00. Jumlah pesanan dan tingkat persediaan bahan baku BMP selama periode pengamatan (Juli 2004-Juni 2005) pada PT Indomilk dapat dilihat pada Tabel 12.
41 Tabel 12. Jumlah Pesanan dan Tingkat Persediaan Bahan Baku Butter Milk
Powder pada PT Indomilk Periode Juli 2004-Juni 2005 Periode Frekuensi Pemesanan Total Kuantitas Pesanan Persediaan Awal Persediaan Akhir Persediaan Rata-Rata --- sak*) --- Juli 2004 2 10.785 385 2.697 1.541,00 Agustus 2004 1 8.016 2.697 2.865 2.781,00 September 2004 2 9.822 2.865 2.790 2.827,50 Oktober 2004 2 9.139 2.790 2.643 2.716,50 Nopember 2004 2 9.827 2.643 2.894 2.768,50 Desember 2004 2 9.761 2.894 3.575 3.234,50 Januari 2005 2 9.944 3.575 5.529 4.552,00 Februari 2005 1 7.773 5.529 5.550 5.539,50 Maret 2005 2 9.242 5.550 5.478 5.514,00 April 2005 1 5.958 5.478 1.407 3.442,50 Mei 2005 1 8.593 1.407 917 1.162,00 Juni 2005 2 9.349 917 764 840,50 Total 20 108.209 36.730 37.109 37.009,00
Keterangan : *) 1 sak sama dengan 25 kg Sumber : PT Indomilk, 2005
Total biaya persediaan bahan baku per tahun merupakan total biaya pemesanan bahan baku ditambah total biaya penyimpanan bahan baku per tahunnya. Total biaya persediaan selama periode pengamatan untuk bahan baku SMP adalah sebesar Rp 321.253.002,31 dengan biaya pemesanan sebesar Rp 14.123.200,00 dan biaya penyimpanan sebesar Rp 307.129.802,31. Sedangkan total biaya yang dikeluarkan untuk bahan baku BMP adalah sebesar Rp 152.452.504,55 dengan biaya pemesanan sebesar Rp 10.088.000,00 dan biaya penyimpanan sebesar Rp 142.364.504,55.
Total biaya persediaan untuk bahan baku SMP jauh lebih besar apabila dibandingkan dengan bahan baku BMP. Hal ini diantaranya disebabkan oleh volume pemakaian bahan baku SMP yang lebih tinggi dalam proses produksi. Selain itu, harga per satuan bahan baku SMP juga masih lebih tinggi dari harga per satuan
42 bahan baku BMP. Total biaya persediaan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk bahan baku SMP dan BMP selama periode pengamatan dapat dilihat pada Tabel 13.
Tabel 13. Total Biaya Persediaan Bahan Baku Skim Milk Powder dan Butter Milk Powder PT Indomilk Periode Juli 2004–Juni 2005
Bahan Baku Total Biaya Pemesanan Total Biaya Penyimpanan Total Biaya Persediaan --- Rp --- SMP 14.123.200,00 307.129.802,31 321.253.002,31 BMP 10.088.000,00 142.364.504,55 152.452.504,55 Total 24.211.200,00 449.494.306,86 473.705.506,86 Sumber : PT Indomilk, 2005 Sistem Persediaan MRP
Permintaan SMP dan BMP pada PT Indomilk merupakan jenis permintaan terikat (dependent) dimana permintaan akan SMP dan BMP sangat dipengaruhi oleh besarnya jumlah produk susu kental manis (SKM) yang diproduksi. Besar dari produksi produk SKM perusahaan sangat dipengaruhi oleh permintaan akan produk SKM tersebut yang besarnya berfluktuasi setiap bulannya.
Model pengendalian persediaan yang sesuai untuk bahan baku, komponen, atau subkomponen yang memiliki jenis permintaan terikat adalah sistem MRP. Sistem MRP adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material yang memerlukan beberapa tahapan proses. Rencana produksi untuk produk akhir diterjemahkan ke kebutuhan bahan baku dengan memperhitungkan waktu tunggu sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak bahan baku yang harus dipesan