BAB II: TINJAUAN PUSTAKA
B. Hasil Penelitian Terdahulu
1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat
Bappeda (Badan Perencanaan Pembangunan Penelitian dan Pengembangan Daerah) Kota Banjarbaru adalah salah satu satuan kerja perangkat daerah Kota Banjarbaru yang secara umum membantu Kepala Daerah dalam perencanaan pembangunan di Kota Banjarbaru.
Bappeda berdiri pada tahun 2000 seiring dengan definitifnya Kota Administratif Banjarbaru menjadi Kotamadya pada tahun 1999, kemudian berubah nomenklatur menjadi Bappeda dan Penanaman Modal pada tahun 2008, setelah itu pada bulan Januari 2014 kembali menjadi Bappeda saja.
Bappeda Kota Banjarbaru merupakan unsur penunjang urusan pemerintahan bidang perencanaan pembangunan dan penelitian dan pengembangan yang menjadi kewenangan daerah kota banjarbaru.
Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah dipimpin oleh Kepala Badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Bappeda sebagai lembaga teknis yang mempunyai tugas pokok dan fungsi dalam perumusan perencanaan pembangunan daerah memiliki peran dan fungsi strategis dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pembangunan.
Bappeda sebagai bagian integral dari Pemerintah Kota Banjarbaru, yang memiliki tugas pokok dan fungsu dalam perencanaan pembangunan memiliki peran dan posisi strategis dalam kerangka pencapaian visi pembangunan jangka menengah Kota Banjarbaru yaitu : Terwujudnya Kota Banjarbaru sebagai Kota Pelayanan Yang
Berkarakter sebagaimana tertuang dalam PRJMD Kota Banjarbaru Tahun 2016-2021.
Untuk menjadikan Bappeda yang visioner tentu banyak aspek yang harus menjadi perhatian, karena hal ini berkaitan dengan keberadaannya sebagai lembaga teknis yang bergerak di bidang perencanaan pembangunan dan menjadi lokomotif pembangunan di Kota Banjarbaru.
Sehingga, Kebijakan perencanaan yang disusun benar-benar mampu meningkatkan kesejahteraan masyarakat, pelayanan umum, dan daya saing daerah. Selain itu, Bappeda dituntut untuk dapat mensinergikan perencanaan pembangunan daerah dengan perencanaan pembangunan nasional maupun daerah lainnya.
b. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Banjarbaru Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Banjarbaru, serta Peraturan Walikota Banjarbaru Nomor 58 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Serta Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah Kota Banjarbaru mempunyai susunan organisasi sebagai berikut :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Bappeda Kota Banjarbaru Sumber: Bappeda Kota Banjarbaru
34 1) Kepala Badan
Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan, membina, mengatur dan mengendalikan tugas badan yang meliputi perencanaan, pengelolaan, pengembangan dan pengendalian fungsi penunjang bidang perencanaan pembangunan dan penelitian dan pengembangan.
Kepala Badan mempunyai fungsi:
a) Perumusan kebijakan teknis bidang perencanaan pembangunan, penelitian dan pengembangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
b) Perumusan, penyusunan, koordinasi, sinkronisasi dan validasi kebijakan bidang penelitian dan pengembangan;
c) Perumusan, penyusunan, koordinasi, sinkronisasi dan validasi kebijakan bidang fisik prasarana;
d) Perumusan, penyusunan, koordinasi, sinkronisasi dan validasi kebijakan bidang ekonomi dan sosial budaya;
e) Perumusan, penyusunan, koordinasi, sinkronisasi dan validasi kebijakan bidang penyusunan program dan evaluasi; dan
f) Pengelolaan urusan kesekretariatan;
2) Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan penyusunan program keuangan, umum dan kepegawaian. Sekretariat mempunyai fungsi:
a) Penyusunan program di bidang perencanaan dan pengelolaan keuangan di lingkungan Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah;
b) Pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, administrasi perjalanan dinas, rumah tangga, perlengkapan, keprotokolan dan kehumasan serta kepegawaian di
lingkungan Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah;
c) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan terkait dengan tugas dan fungsinya;
3) Bidang Penyusunan Program dan Evaluasi
Bidang Penyusunan Program dan Evaluasi dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok mengkoordinasikan dan melaksanakan musyawarah perencanaan pembangunan, forum satuan kerja perangkat daerah, menyusun rencana pembangunan, kebijakan umum anggaran serta prioritas plafon anggaran sementara, Bidang Penyusunan Program dan Evaluasi mempunyai fungsi:
a) Penyusunan program di bidang Penyusunan Program dan Evaluasi di lingkungan Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah;
b) Penyiapan kegiatan musyawarah Perencanaan Pembangunan (Musrenbang) dan forum Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD);
c) Pengkoordinasian program dan kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD);
d) Penyuusunan dokumen perencanaan daerah;
e) Pengkoordinasian, penyusunan anggaran tingkat kota;
f) Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pencapaian pelaksanaan pembangunan daerah;
4) Bidang Fisik Prasarana
Bidang Fisik Prasarana dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok mengkooridnasikan pelaksanaan perumusan kebikalan teknis perencanaan pembangunan daerah di bidang fisik prasaraba wilayah, sumber daya alam, permukiman dan lingkungan hidup. Bidang Fisik Prasarana mempunyai fungsi :
Penyusunan program di bidang Fisik Prasarana dilingkungan Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah;
Penyiapan bahan penyusunan rencana pembangunan di bidang sarana prasarana wilayah, pemukiman, perhubungan komunikasi, informatika dan lingkungan hidup;
5) Bidang Ekonomi dan Sosial Budaya
Bidang Ekonomi dan Sosial Budaya dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok melaksanakan teknis koordinasi kegiatan perencanaan pembangunan dalam bidang Ekonomi dan Sosial Budaya. Bidang Ekonomi dan Sosial Budaya mempunyai fungsi :
a) Penyusunan program di bidang Ekonomi dan Sosial Budaya di dan Pengembangan Daerah;
b) Penyiapan bahan penyusunan rencana pembangunan dibidang ekonomi dan sosial budaya;
c) Penyiapan bahan koordunasi penyusunan rencana pembangunan dibidang ekonomi dan sosial budaya;
6) Bidang Penelitian dan Pengembangan
Bidang Penelitian dan Pengembangan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok melaksanakan program penelitian, pengembangan dalam merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan penelitian, pengembangan serta mengadakan pengkajian dan analisis terhadap kebijakan dan isu aktual. Bidang Penelitian dan Pengembangan mempunyai fungsi :
a) Penyusunan program dibidang Penelitian dan Pengembangan di lingkungan Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah;
b) Penyusunan kebijakan dibidang penelitian dan pengembangan daerah;
c) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan aspek sosial, ekonomi, pemerintahan, pembangunan, inovasi dan teknologi daerah;
d) Pengkoordinasian dan kerjasama penelitian, pengembangan di lingkungan Pemerintah Kota dan lembaga lain di lingkungan Pemerintah Kota serta membantu kegiatan penelitian dan pengembangan yang dilakukan Pemerintah Pusat/Provinsi;
7) Kelompok Jabatan Fungsional
a) Jabatan Fungsional ditetapkan berdasarkan keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
b) Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas badan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
c) Kelompokan Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundangan-undangan.
d) Kelompok Jabatan Fungsional dimaksud pemimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Badan.
e) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
f) Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
g) Pembinaan terhadap tenaga fungsional dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. Penerapan Sistem Akuntansi Inventarisasi Aset Tetap yang Berjalan pada Bappeda Kota Banjarbaru
a. Deskripsi Pokok
Pada Bappeda Kota Banjarbaru penerapan pengelolaan aset sudah tersedia berupa aplikasi yang digunakan bernama “SIMDA”. Aplikasi tersebut terhubung ke BPKAD dan digunakan untuk mencatat keseluruhan pencatatan seperti mencatat aset tetap, laporan kas, laporan pajak, laporan pemasukan, dan laporan pengeluaran barang habis pakai.
Namun seperti yang disebutkan pada bagian Permasalahan aplikasi ini memiliki kekurangan yaitu tidak mempunyai penanggung jawab per-ruangan.
Pada Bappeda Kota Banjarbaru untuk pengadaan barang hanya dilakukan melalui satu pintu pada bagian Sekretariat, Umum dan Kepegawaian (Umpeg). Permintaan pengadaan aset dari masing-masing bidang akan ditampung oleh Umpeg. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian akan melakukan rapat ke Pemko bagian BPKAD untuk melakukan persetujuan pengadaan barang. Kemudian Bagian Umpeg akan melakukan pencairan dana ke Bendahara Pengeluaran dan langsung membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk membeli barang yang diadakan. Setelah itu Bagian Umpeg akan melakukan pencatatan secara tersistem pada aplikasi SIMDA dan secara manual pada Buku Kode Barang. Barang yang sudah terkumpul akan dibagikan ke ruangan yang sesuai dan akan dibuatkan BAST (Berita Acara Serah Terima) yang ditandatangani oleh Kasubbag Umpeg, Penanggung Jawab Ruangan, dan Kepala Badan.
b. Informasi yang diperlukan
Informasi yang diperlukan dalam pengelolaan aset inventarisasi pada Bappeda Kota Banjarbaru, yaitu:
1) Informasi tentang tahun perolehan dan harga dari setiap barang.
2) Informasi mengenai sumber dana atau cara perolehan dari setiap barang.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam pengelolaan aset tetap pada Bappeda Kota Banjarbaru, yaitu fungsi perencanaan di bagian bidang dan fungsi pelaksanaan dilakukan oleh Umpeg. Fungsi perencanaan memiliki tanggung jawab untuk mensurvei barang yang diperlukan untuk ruangan lalu melakukan perencanaan pembelian barang beserta perkiraan harga yang diperlukan. Sedangkan fungsi pelaksanaan memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengadaan atau pembelian barang kemudian barang atau aset yang sudah dibeli tersebut akan dibagikan sesuai dengan ruangan yang membutuhkan.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem 1) Prosedur perencanaan
Prosedur perencanaan ini digunakan untuk membuat rencana pembelian barang yang diperlukan oleh bagian bidang. Prosedur perencanaan di awali dengan mensurvei barang apa saja yang diperlukan lalu membuat rencana pembelian/pengadaan barang atau aset.
2) Prosedur pelaksanaan
Prosedur ini digunakan untuk melakukan pembelian terhadap barang yang diperlukan sesuai dengan perencanaan yang telah disetujui.
3) Prosedur pelaporan
Prosedur ini dilakukan untuk pengelolaan aset dengan menginput daftar aset ke aplikasi SIMDA dan Buku Kode Barang.
Laporan yang dihasilkan SIMDA akan berupa KIR (Kartu Inventaris Ruangan)
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan adalah surat menyurat resmi untuk memperkuat bukti dan membantu dalam pembuatan daftar barang secara rinci. Surat menyurat tersebut seperti STNK, BPKB, dan Nota pembelian.
Gambar 4.2 Nota Cetak Buku Sumber : Bappeda Kota Banjarbaru
Gambar 4. 3 Nota Belanja Suku Cadang Sumber : Bappeda Kota Banjarbaru
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengelolaan aset tetap pada Bappeda Kota Banjarbaru adalah Jurnal umum untuk pembelian dan penambahan aset baru secara otomatis tersistem di SIMDA, dan Jurnal manual tersistem seperti penyusutan dan perpindahan aset.
g. Bagan alir dokumen
Berikut bagan alir dokumen inventarisasi aset tetap yang berjalan di Bappeda Kota Banjarbaru adalah sebagai berikut :
Gambar 4.4 Bagan Alir Dokumen Pengelolaan Aset Tetap
Berdasarkan bagan alir dokumen yang ada pada Bappeda Kota Banjarbaru dijelaskan sebagai berikut:
1) Bagian Bidang
a) Melakukan perencanaan pembelian barang beserta perkiraan harga dengan menyesuaikan kebutuhan yang ada diruangan bagian bidang.
b) Membuat laporan Nota Dinas Pembelian Barang untuk kemudian diserahkan kepada Pimpinan.
c) Jika pimpinan tidak menyetujui maka Nota Dinas akan di kembalikan untuk di perbaharui, namun jika disetujui maka Pimpinan akan menandatangani Nota Dinas tersebut kemudian akan di kembalikan untuk diserahkan ke bagian Umum dan Kepegawaian (Umpeg).
2) Pimpinan
a) Menerima laporan nota dinas yang diserahkan oleh bagian bidang.
b) Mengesahkan laporan nota dinas yang diberikan bagian bidang.
Apabila ditolak maka akan dikembalikan kepada bagian bidang untuk diperbaharui dan apabila diterima maka akan di tandatangani dan dikembalikan ke bagian bidang untuk diserahkan ke bagian Umpeg.
3) Umum dan Kepegawaian (Umpeg)
a) Menerima laporan nota dinas dari bagian bidang yang sudah disahkan Pimpinan dan dibuatkan 2 rangkap. Laporan nota dinas rangkap pertama di arsip umpeg secara permanen dan laporan nota dinas kedua akan digunakan untuk membuat format Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD) untuk diserahkan ke BPKAD.
b) Menerima RKBMD dari BPKAD yang sudah disahkan.
c) Membuat laporan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk pegawai yang nanti ditugaskan untuk membeli barang kemudian
menyerahkan SPK tersebut ke bendahara untuk melakukan pencarian dana.
d) Menerima dana yang diserahkan oleh Bendahara sesuai jumlah dana yang dibutuhkan dan melakukan pembelian barang, nota pembelian barang akan dibuatkan 2 rangkap. Nota pembelian barang rangkap pertama akan diserahkan ke bendahara dan nota pembelian barang rangkap kedua akan digunakan untuk membuat laporan pembelian barang, mendata aset tetap yang dimiliki, dan laporan daftar aset tetap. Laporan daftar aset tetap akan diarsip secara permanen.
4) Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) a) Menerima format RKBMD yang diserahkan oleh Umpeg.
b) Mengesahkan format RKBMD yang diberikan Umpeg. Apabila ditolak maka akan dikembalikan kepada Umpeg untuk diperbaharui dan apabila diterima maka akan di tandatangani dan dikembalikan ke Umpeg.
5) Bendahara
a) Menerima laporan SPK yang diserahkan oleh Umpeg.
b) Mengeluarkan sejumlah dana pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan dan menyerahkan dana tersebut ke bagian Umpeg.
c) Menerima nota pembelian barang yang diserahkan oleh Umpeg dan mengarasipkannya secara permanen.
h. Sistem Pengendalian Intern
1) Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian intern dalam pengelolaan aset di Bappeda Kota Banjarbaru memisahkan fungsi dari setiap bagian fungsional Bappeda Kota Banjarbaru yang terkait.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi pada Bappeda Kota Banjarbaru sudah terkelola dengan baik dikarenakan setiap bagian fungsional
Bappeda Kota Banjarbaru mengatur dan mengelola wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap kegiatan.
3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit Pengelolaan aset pada Bappeda Kota Banjarbaru dikelola oleh Umpeg melalui aplikasi SIMDA yang belum sempurna
4) Pegawai yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Pegawai yang bekerja di Bappeda Kota Banjarbaru sudah memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan kemampuan yang dimiliki setiap individu.
B. Pembahasan Hasil Penelitian 1. Analisa Permasalahan
a. Perspektif akuntansi
Bappeda Kota Banjarbaru dalam proses pencatatan aset sudah dilakukan secara terkomputerisasi melalui aplikasi SIMDA yang dikelola oleh BPKAD Pemerintah Kota Banjarbaru. Namun aplikasi tersebut tidak memiliki penanggung jawab perbarang sehingga menyebabkan catatan aset tetap menjadi kacau dikarenakan barang yang tidak diketahui keberadaannya.
Laporan yang dihasilkan sudah berupa daftar aset, harga perolehan, beserta perhitungan akumulasi penyusutan.
1) Daftar aset tetap pada Bappeda Kota Banjarbaru
Berikut ini adalah daftar aset pada tahun 2019 di Bappeda Kota Banjarbaru:
Tabel 4.1 Daftar Aset Sampai Akhir Desember 2019
Urut Kode Barang Nama Barang Tanggal Perolehan
Personal Komputer) 31/12/2019 5 3.000.000
,00 0,00 1.200.000,
Personal Komputer) 31/12/2019 5 2.750.000
,00 0,00 1.100.000,
.04.002 Lemari Kayu 31/12/2010 5 2.816.591
,00 0,00 2.816.591,
00
2.816.591
,00 0,00 0
7 1.3.2.05.02
.06.002 Televisi 31/12/2014 5 4.466.667
,00 0,00 4.466.667,
00
4.466.667
,00 0,00 0
8 1.3.2.05.03
.01.009 Meja Kerja 31/12/2016 5 1.170.000
,00 0,00 1.170.000,
00
1.170.000
,00 0,00 0
9 1.3.2.05.02
.01.008 Meja Rapat 31/12/2010 5 1.750.000
,00 0,00 1.750.000,
00
1.750.000
,00 0,00 0
10 1.3.2.05.01
.04.001 Lemari Besi/Metal 31/12/2016 5 1.600.000
,00 0,00 1.600.000,
00
1.600.000
,00 0,00 0
b. Prespektif sistem informasi inventaris aset tetap pada Bappeda Kota Banjarbaru
Perhitungan penyusutan aset inventaris pada Bappeda Kota Banjarbaru sudah otomatis tersistem pada aplikasi SIMDA.
2. Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan permasalahan yang disarankan oleh penulis, yaitu:
a. Prespektif akuntansi
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, Bappeda Kota Banjarbaru memiliki aplikasi SIMDA yang sudah otomatis tersistem melakukan penyusutan namun tidak diketahui metode yang sedang digunakan. Laporan yang dibuat sudah berisi nama aset, tanggal perolehan, harga perolehan, akumulasi penyusutan sebelum beban penyusutan, akumulasi penyusutan, dan nilai sisa tanpa penanggung jawab.
Penulis menyarankan kepada Bappeda Kota Banjarbaru untuk menggunakan metode garis lurus dalam pencatatan penyusutan aset inventaris.
Metode garis lurus memiliki keunggulan di antaranya, yaitu beban atau tarif penyusutan setiap bulannya maupun setiap tahunnya sama besar atau tidak mengalami fluktuasi (berubah-ubah). Dengan keunggulan tersebut tidak akan merugikan sekolah dengan pengurangan nilai aset yang relatif sama setiap tahunnya.
Berikut ini penulis akan menampilkan daftar penyusutan aset tetap dengan menggunakan metode garis lurus dalam perhitungan penyusutan aset tetap yang disarankan penulis:
Kelompok Aset Tetap: Peralatan dan Mesin Tabel 4. 2 Daftar Penyusutan Peralatan Mei 2020
Urut Kode Barang Nama Barang Tanggal
Perolehan UEB Harga
Personal Komputer) 31/12/2019 5 3.000.000
,00 0,00 1.200.000,
Personal Komputer) 31/12/2019 5 2.750.000
,00 0,00 1.100.000,
.04.002 Lemari Kayu 31/12/2010 5 2.816.591
,00 0,00 2.816.591,
00
2.816.591
,00 0,00 0
7 1.3.2.05.02
.06.002 Televisi 31/12/2014 5 4.466.667
,00 0,00 4.466.667,
00
4.466.667
,00 0,00 0
8 1.3.2.05.03
.01.009 Meja Kerja 31/12/2016 5 1.170.000
,00 0,00 1.170.000,
00
1.170.000
,00 0,00 0
9 1.3.2.05.02
.01.008 Meja Rapat 31/12/2010 5 1.750.000
,00 0,00 1.750.000,
00
1.750.000
,00 0,00 0
10 1.3.2.05.01
.04.001 Lemari Besi/Metal 31/12/2016 5 1.600.000
,00 0,00 1.600.000,
00
1.600.000
,00 0,00 0
Contoh perhitungan penyusutan dengan metode garis lurus:
Pada tanggal 31 Desember 2019 dibeli laptop untuk keperluan kantor harga perolehan Rp 11.883.580. Hitunglah besarnya nilai penyusutan pada tanggal 31 Mei 2020 dengan nilai sisa sebesar Rp 0, beserta nilai akumulasi penyusutan dan juga nilai bukunya ! Jawab :
(a) Penyusutan per bulan = harga perolehan – nilai sisa 12 x (umur manfaat)
= Rp 11.883.580 – Rp 0 12 x (4)
= Rp 11.883.580
48
= Rp 247.574 Jadi, nilai penyusutan per bulannya Rp 247.574
(b) Dik : jumlah bulan = tanggal perolehan + tanggal penyusutan
= (31 Desember 2019) + (31 Mei 2020)
= 5 bulan
Akumulasi penyusutan = penyusutan per bulan x jumlah bulan
= Rp 247.574 x 5 bulan
= Rp 1.237.870
Jadi, besarnya nilai akumulasi penyusutan Rp 1.237.870
(c) Nilai buku = harga perolehan – akumulasi penyusutan
= Rp 11.883.580 – Rp 1.237.870
= Rp 10.645.710 Jadi, nilai bukunya adalah Rp 10.645.710
b. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pengelolaan aset tetap inventaris yang disarankan penulis adalah sebagai berikut:
Bagan Alir Dokumen Inventaris Aset Tetap yang di Sarankan
Gambar 4.5 Bagan Alir Dokumen Pengelolaan Aset yang di Sarankan
Sumber : Penulis, 2021
Berdasarkan bagan alir dokumen pengelolaan aset tetap pada Bappeda Kota Banjarbaru dijelaskan sebagai berikut:
1) Bagian Bidang
a) Melakukan perencanaan pembelian barang beserta perkiraan harga dengan menyesuaikan kebutuhan yang ada diruangan bagian bidang.
b) Membuat laporan Nota Dinas Pembelian Barang untuk kemudian diserahkan kepada Pimpinan.
c) Jika pimpinan tidak menyetujui maka Nota Dinas akan di kembalikan untuk di perbaharui, namun jika disetujui maka Pimpinan akan menandatangani Nota Dinas tersebut kemudian akan di kembalikan untuk diserahkan ke bagian Umum dan Kepegawaian (Umpeg).
2) Pimpinan
a) Menerima laporan nota dinas yang diserahkan oleh bagian bidang.
b) Mengesahkan laporan nota dinas yang diberikan bagian bidang. Apabila ditolak maka akan dikembalikan kepada bagian bidang untuk diperbaharui dan apabila diterima maka akan di tandatangani dan dikembalikan ke bagian bidang untuk diserahkan ke bagian Umpeg.
c) Menerima laporan penyusutan aset yang diserahkan bendahara.
3) Umum dan Kepegawaian (Umpeg)
a) Menerima laporan nota dinas dari bagian bidang yang sudah disahkan Pimpinan dan dibuatkan 2 rangkap.
Laporan nota dinas rangkap pertama di arsip umpeg secara permanen dan laporan nota dinas kedua akan digunakan untuk membuat format Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD) untuk diserahkan ke BPKAD.
b) Menerima RKBMD dari BPKAD yang sudah disahkan.
c) Membuat laporan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk pegawai yang nanti ditugaskan untuk membeli barang kemudian menyerahkan SPK tersebut ke bendahara untuk melakukan pencarian dana.
d) Menerima dana yang diserahkan oleh Bendahara sesuai jumlah dana yang dibutuhkan dan melakukan pembelian barang, nota pembelian barang akan dibuatkan 2 rangkap.
Nota pembelian barang rangkap pertama akan diserahkan ke bendahara dan nota pembelian barang rangkap kedua akan digunakan untuk membuat laporan pembelian barang, mendata aset tetap yang dimiliki, dan laporan
daftar aset tetap. Laporan daftar aset tetap akan diarsip secara permanen.
e) Membuat daftar penanggung jawab peraset inventaris dan mengarsipkannya secara permanen
f) Membuat laporan kartu inventaris aset (barang) beserta penanggung jawabnya sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama untuk diarsipkan dan kedua diberikan kepada bendahara untuk melakukan penyusutan.
4) Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) a) Menerima format RKBMD yang diserahkan oleh Umpeg.
b) Mengesahkan format RKBMD yang diberikan Umpeg.
Apabila ditolak maka akan dikembalikan kepada Umpeg untuk diperbaharui dan apabila diterima maka akan di tandatangani dan dikembalikan ke Umpeg.
5) Bendahara
a) Menerima laporan SPK yang diserahkan oleh Umpeg.
b) Mengeluarkan sejumlah dana pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan dan menyerahkan dana tersebut ke bagian Umpeg.
c) Menerima nota pembelian barang yang diserahkan oleh Umpeg dan mengarasipkannya secara permanen.
d) Menerima laporan kartu inventaris aset (barang) beserta tanggung jawab rangkap kedua yang diserahkan oleh Umpeg.
e) Membuat daftar aset yang perlu disusutkan.
f) Menentukan metode penyusutan aset yang akan digunakan.
g) Melakukan penyusutan.
h) Membuat laporan penyusutan aset tetap sebanyak 3 rangkap. Laporan penyusutan aset tetap rangkap pertama di arsipkan bendahara secara permanen, laporan
penyusutan aset tetap rangkap kedua diberikan kepada pimpinan, dan laporan penyusutan aset tetap rangkap ketiga diberikan kepada bagian Umpeg.
c. Sistem pengendalian intern
Sistem pengendalian intern yang disarankan penulis pada Madrasah Ibtidaiyah Al Hamid Banjarmasin adalah:
1) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian intern dalam perancangan organisasi yang di jalankan oleh Bappeda Kota Banjarbaru memisahkan fungsi dari setiap fungsional Bappeda Kota Banjarbaru yang terkait.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
b) Pengelolaan aset tetap di otorisasi oleh bagian petugas Kartu Inventaris Barang (KIB) atau bagian Umpeg.
c) Prosedur pencatatan menggunakan program aplikasi pengelolaan aset tetap menggunakan bahasa pemrograman PHP untuk menghasilkan laporan yang terkomputerisasi dengan sajian informasi yang lebih akurat dengan tingkat kecermatan dan efisiensi terhadap penyajian informasi.
3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap organisasi
Melakukan perhitungan penyusutan terhadap aset tetap yang dimiliki dengan metode garis lurus.
4) Pegawai yang mutunya sesuai tanggung jawabnya
Pegawai yang bekerja di Bappeda Kota Banjarbaru sudah sesuai dengan mutu dan pendidikannya, dalam menjalankan pekerjaan sudah sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diberikan Pimpinan.
d. Perspektif sistem informasi pengelolaan aset pada Bappeda Kota Banjarbaru
Ada beberapa langkah dalam mendesain sebuah program aplikasi inventarisasi aset tetap pada Badan Perencanaan Pembangunan Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappeda) Kota Banjarbaru, yaitu sebagai berikut:
1) Unnormalisasi
Unnormalisasi adalah kumpulan dari beberapa tabel yang di uraikan dalam mendesain program aplikasi. Berikut tabel-tabel database yang digunakan dalam mendesain program aplikasi Inventaris aset tetap Bappeda Kota Banjarbaru adalah sebagai berikut:
Tabel 4.3 Unormalisasi
No Nama Field No. Nama Field
1 Id 17 Harga_perolehan
2 Username 18 Tgl_perolehan
3 Password 19 Kondisi
4 Level 20 Nota
5 Nama 21 Penanggungjawab_id
6 Alamat 22 Aset_id
7 Nama_barang 23 Akm_penyusutan
8 Penannggung_Jawab 24 Nilai_penyusutan
8 Penannggung_Jawab 24 Nilai_penyusutan