BAB III PEMBAHASAN
C. Implementasi Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Efisiensi
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi kerja, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi bukan sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia,
seyogyanya kita harus menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri.
Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu.
Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a) Komputer b) Printer c) Faximilie d) Internet
Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian Tata usaha masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang digunakanpun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik.
Adapun sistem yang terdapat dan biasa digunakan oleh bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah:
1. Sistem Informasi Akademik
Dalam sistem ini, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi anatra lain:
a. Registrasi mahasisiwa baru
Sistem informasi dapat mencetak kartu mahasiswa secara langsung. Selain itu, juga dihasilkan laporan yaitu data induk mahasiswa, daftar mahasiswa, rekap mahasiswa per fakultas, per jurusan dan daftar mahasiswa baru per jurusan.
b. Registrasi mahasiswa lama
Demikian juga sistem informasi dapat langsung mencetak kartu mahasiswa per fakultas per jurusan, daftar SPP dan pratikum mahasiswa dan terakhir rekap mahasiswa yang cuti dan pindah.
c. Penyelenggaraan Akademik
Informasi yang dihasilkan masih dibedakan untuk tiga kelompok. Kelompok-kelompok tersebut adalah mahasiswa, dosen dan fakultas.
Untuk informasi yang dibutuhkan antara lain jadwal kuliah, daftar hadir kuliah, daftar hadir ujian, kartu kemajuan studi dan transkip. Kemudian, untuk dosen disediakan informasi berupa jadwal kuliah, daftar serta kuliah, daftar hadir dosen, daftar isiian nilai dari daftar prestasi nilai akademik. Terakhir, yaitu fakultas, membutuhkan informasi mengenai daftar mahasiswa, daftar dosen, daftar mata kuliah, daftar prestasi mahasiswa, sejarah kemajuan studi dan sejarah prestasi.
d. Lulusan/ Alumni
Informasi yang dihasilkan antara lain transkip akademik. Sementara itu untuk kebutuhan manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar lululsan dan rekap penyelesaian studi.
e. Pembinaan kurikulum
Informasi yang dapat disediakan baik itu mahasiswa, dosen maupun universitas adalah daftar kuliah.
2. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
Ada dua kelompok informasi yang bisa ditemukan dalam sistem ini disetiap perguruan tinggi yaitu buku induk (identitas dan pengelolahan). Dalam kelompok informasi pengelolahan, mahasiswa dan dosen mendapatkan jadwal kuliah.
Informasi yang dapat disediakan antara lain: a. Untuk kebutuhan menejemen Universitas:
2) Daftar kapasitas uang kuliah 3) Daftar ruang dosen
4) Daftar ruang perpustakaan 5) Daftar ruang laboratorium
6) Rekap jumlah barang inventaris dan non-inventarisasi 7) Rekap jumlah ruang per fakultas
8) Rekap jumlah ruang Laboratorium per fakultas 9) Rekap ruang perpustakaan per fakultas
3. Sistem Informasi Ketenagaan / Kepegawaian
Dalam system infomasi ini, ada dua kelompok informasi, yaitu data induk dan pengelolaan. Informasi yang dapat disediakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen universitas adalah:
a. daftar urut kepangkatan
b. daftar pegawai calon naik golongan
c. rekap pegawai menurut jenjang pendidikan d. rekap pegawai menurut golongan
e. daftar pegawai calon pension f. daftar gaji
g. daftar gaji pegawai
Adapun informasi yang dibutuhkan oleh direktorat jenderal adalah rekap pegawai menurut jenjang pendidikan dan daftar pegawai calon pensiun.
4. Sistem Informasi Pengabdian Pada Masyarakat
Kegiatan unit kerja ini anatara lain menyelenggarakan KKN(kuliah kerja nyata) bagi mahasiswa. Informasi yang dapat disediakan anatara lain :
a. Daftar nilai untuk mahasiswa dan jadwal bimbingan serta daftar bobot kredit bimbingan untuk dosen.
b. Bagi manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar judul pengabdian, rekap kegiatan pengbdian per fakultas dan asal dana, rekap kegiatan pengabdian per jenis kegiatan dan lokasi, serta rekap pengabdian per jenis kegiatan dan bidang ilmu.
5. Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni
Sistem kemahsiswaan dan alumni terdiri dari empat modul, yaitu kegiatan kemahasiswaan, kesejahteraan mahasiswa, kelembagaan mahasiswa dan informasi khusus, dan lulusan. Dengan demikian, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi antara lain :
a. Laporan aktifitas kegiatan b. Daftar penyeleasaian kegiatan c. Rekapitulasi aktifitas kegiatan d. Daftar fungsionaris kegiatan e. Daftar mahasiswa dan aktifitasnya f. Laporan aktifitas lembaga mahasiswa g. Rekapitulasi aktifitas lembaga h. Daftar fungsionaris lembaga i. Daftar informasi khusus
j. Daftar penghuni asrama k. Rekapitulasi informasi khusus l. Daftar pengurus dan fasilitas asrama
m. Daftar calon/penerimaan beasiswa per jenis beasiswa n. Rekapitulasi calon/penerimaan beasiswa per fakultas o. Laporan kemajuan IPK penerimaan beasiswa
p. Daftar perincian dana ID
q. Daftra penerimaan dana/asuransi
r. Daftar jumlah anggota koperasi mahasiswa s. Daftar pengurus koperasi mahasiswa t. Daftar instansi lulusan.
6. Sistem Informasi Perpustakaan
Subsitem perpustakaan, terdiri dari atas tiga kegiatan, yaitu inisialisasi buku, keangggotan dan pelayanan perpustakan. Informasi yang dapat sediakan oleh perguruan tinggi antara lain adalah :
a. Pencetakan katalog bahan pustaka
b. Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan c. Rekapitulasi pengujung dan peminjam per fakultas d. Rekapitulasi bahan pustaka yang dipinjam
e. Peminjam yamg terlambat mengembalikan bahan pustaka 7. Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuanagan, terdiri dari : a. Anggaaran
b. Transaksi
c. SPJ , SPP, dan SPM d. Pengkajian
Dengan demikan, informasi yang dapat disediakan adalah a) Anggaran belanja per tahun
b) Kegiatan anggaran belanja c) Daftar surat perintah membayar d) Daftar surat pertanggung jawaban
e) Rekapitulasi realisasi daftar perincian kegiatan bidang-bidang f) Rekapitulasi anggaran rutin per unit kerja
g) Rekapitulasi anggaran pembangunan per unit kerja h) Rekapitulasi SPP per unit kerja
i) Rekapitulasi anggaran rutin per fungsi
j) Rekapitulasi anggaran pembangunan per fungsi k) Rekapitulasi anggaran DRK per fungsi
l) Rekapitulasi perolehan SPP per semester m) Daftar gaji pegawai
D. Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi