Proses Manajemen
2.1.3.7 Indikator Kinerja dan Pengendalian di Sektor Publik
1. Perencanaan Strategik. Siklus pengukuran kinerja dimulai dengan proses perencanaan strategik, yang berkenaan dengan penetapan visi, misi, tujuan dan sasaran, kebijakan, program operasional, dan kegiatan/aktivtas.
2. Penetapan Indikator Kinerja. Setelah perumusan strategik, instansi pemerintah perlu menyusun dan menetapkan ukuran/indikator kinerja. Ada beberapa aktivitas yang dilaksanakan dalam proses ini. Untuk beberapa jenis program, tahapan ini mungkin mudah dan sederhana untuk didefinisi. Indikator kinerja dapat berupa indikator input, process, output, outcome, benefit, atau impacts. Indikator/ukuran yang mudah adalah untuk aktivitas yang dapat dihitung.
3. Mengembangkan Sistem Pengukuran Kinerja. Ada tiga kegiatan dalam tahap ini. Pertama, harus yakin bahwa mempunyai data atau pencarian data yang diperlukan terus dilanjutkan sesuai siklus pengukuran kinerja. Kedua, mengukur kinerja, harus mengumpulkan data. Terakhir, menggunakan data pengukuran kinerja yang dihimpun, dan hal ini harus dipresentasi dengan cara yang dapat dimengerti.
4. Penyempurnaan Ukuran. Pada tahapan ini, pemikiran atas indikator hasil (outcome) dan indikator dampak (impact) menjadi lebih penting dibandingkan pemikiran atas indikator masukan (input) dan keluaran (output).
5. Pengintegrasian dengan Proses Manajemen. Pada saat ukuran kinerja tersedia, tantangan selanjutnya adalah mengintegrasi pengukuran kinerja dengan proses manajemen.
2.1.3.7 Indikator Kinerja dan Pengendalian di Sektor Publik
Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan, dengan memperhitungkan elemen indikator yang terdiri atas (Bastian, 2006):
1. Indikator Masukan (Input)
Adalah segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran. Indikator ini dapat berupa dana, sumber daya manusia, informasi, kebijakan/peraturan perundang-undangan dan sebagainya.
Indikator masukan mengukur jumlah sumber daya seperti anggaran (dana), SDM, peralatan, material, dan masukan lain, yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan. Dengan meninjau distribusi sumber daya, suatu lembaga dapat menganalisis apakah alokasi sumber daya yang dimiliki telah sesuai dengan rencana strategis yang telah ditetapkan. Tolak ukur ini dapat pula digunakan untuk perbandingan (benchmarking) dengan lembaga-lembaga yang relevan.
Sebagai contoh, beberapa permasalahan yang sering dialami:
a. Pengukuran SDM tidak menggambarkan kualitas partisipasi dalam pelaksanaan kegiatan.
b. Pengukuran biaya tidak akurat karena pembebanan yang tidak terkait dengan sasaran program.
c. Tidak diperhitungkannya biaya masukan (input) seperti gaji bulanan personel, pelaksana, biaya pendidikan dan pelatihan, dan penyusunan aktiva yang dipergunakan.
Masukan yang besar tidak selalu menjamin keberhasilan suatu kegiatan secara ekonomi. Untuk itu, instansi perlu membandingkan indikator kinerja atau tolak ukur lainnya.
2. Indikator Proses (Process)
Dalam indikator proses, organisasi merumuskan ukuran kegiatan, baik dari segi kecepatan, ketepatan, maupun akurasi pelaksanaan kegiatan tersebut. Rambu yang paling dominan dalam proses adalah tingkat efisiensi dan ekonomis pelaksanaan kegiatan organisasi. Efisiensi berarti besarnya hasil yang diperoleh dengan pemanfaatan sejumlah input. Sedangkan ekonomis yang dimaksudkan adalah bahwa pelaksanaan kegiatan tersebut secara lebih murah dibandingkan dengan standar biaya atau waktu yang telah ditentukan.
3. Indikator Keluaran (Output)
Indikator atau tolak ukur keluaran digunakan untuk mengatur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Dengan membandingkan keluaran, instansi dapat menganalisis apakah kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana. Indikator keluaran dijadikan landasan untuk menilai kemajuan suatu kegiatan apabila tolak ukur dikaitkan dengan sasaran kegiatan yang terdefinisi dengan baik dan terukur. Oleh karena itu, indikator keluaran harus sesuai dengan lingkup dan sifat kegiatan organisasi.
4. Indikator Hasil (Outcome)
Pengukuran indikator hasil seringkali rancu dengan pengukuran indikator keluaran. Indikator outcome lebih utama dibandingkan output. Outcome menggambarkan tingkat pencapaian atas hasil yang lebih tinggi yang mungkin menyangkut kepentingan banyak pihak. Dengan indikator outcome, organisasi akan dapat mengetahui apakah hasil yang telah diperoleh dalam bentuk output memang dapat dipergunakan sebagaimana mestinya dan memberikan kegunaan yang besar bagi masyarakat.
5. Indikator Manfaat (Benefit)
Indikator kinerja ini menggambarkan manfaat yang diperoleh dari indikator hasil. Manfaat tersebut baru tampak setelah beberapa waktu, khususnya dalam jangka menengah dan jangka panjang. Indikator manfaat menunjukkan hal yang diharapkan untuk dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan berfungsi degan optimal (tepat lokasi dan waktu).
Indikator manfaat termasuk indikator yang sulit diukur. Di samping sulit, juga membutuhkan waktu yang mungkin lebih dari satu periode untuk mengetahui tingkat manfaat yang telah dicapai.
Seperti yang telah disebutkan dalam pengertian di atas, indikator kinerja merupakan ukuran kuantitatif dan kualitatif. Oleh karena itu, indikator kinerja merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja, baik dalam tahap perencanaan, tahap pelaksanaan (ongoing), maupun tahap setelah kegiatan selesai dan berfungsi. Selain itu, indikator juga digunakan untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari organisasi yang bersangkutan menunjukkan kemajuan dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian, tanpa indikator kinerja sulit untuk menilai kinerja (keberhasilan atau
29
ketidakberhasilan) kebijaksanaan/program/kegiatan dan pada akhirnya organisasi pelaksananya. Dengan indikator kinerja, organisasi mempunyai wahana yang jelas bagaimana akan dikatakan berhasil atau gagal di masa yang akan datang.
Secara umum, indikator kinerja memiliki beberapa fungsi atau peranan sebagai berikut (Bastian, 2006):
a. Memperjelas tentang apa, berapa, dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan. Kegiatan pada umumnya berjangka waktu tidak lebih dari satu tahun. Kejelasan tentang kegiatan yang akan dilakukan dalam aktivitas keseharian organisasi dalam pencapaian visi dan misi organisasi akan terwakili melalui pendefinisian indikator kinerja mengingat kinerja adalah ukuran tentang tingkat keberhasilan yang harus dicapai oleh suatu organisasi setiap tahun.
b. Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk
menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan
kebijaksanaan/program/kegiatan dan dalam menilai kinerjanya termasuk kinerja instansi pemerintah yang melaksanakannya. Karena indikator kinerja memberikan rambu-rambu bagi organisasi untuk melaksanakan kegiatannya, maka setiap pihak mendapatkan pemahaman tentang tahapan dan kriteria yang dibangun dalam menjalankan aktivitasnya.
c. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja organisasi. Indikator akan menjadi patokan bagi organisasi dalam menjalankan tugasnya.
Manfaat dari indikator kinerja sebagai berikut (Bastian, 2006):
1. Memberikan kejelasan tujuan organisasi
2. Mengembangkan persetujuan pengukuran aktivitas 3. Keuntungan pengertian lebih tinggi atas proses produksi 4. Fasilitas pembandingan kinerja dari organisasi yang berbeda
5. Memberikan fasilitas setting of target untuk organisasi dan manajer serta mempertimbangkan pertanggungjawaban organisasi ke pemilik.
Sebelum menyusun dan menetapkan indikator kinerja, terlebih dahulu perlu diketahui syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh suatu indikator kinerja. Menurut Bastian (2006) syarat-syarat yang berlaku untuk semua kelompok kinerja tersebut adalah sebagai berikut:
a. Spesifik dan jelas, sehingga tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi
b. Dapat diukur secara objektif baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif, yaitu mengukur kinerja yang berkesimpulan sama
c. Relevan, indikator kinerja harus menangani aspek-aspek objektif yang relevan d. Dapat dicapai, penting, dan harus berguna untuk menunjukkan keberhasilan
e. Harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan/penyesuain pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan
f. Efektif, data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia
Mengingat sektor/program pembangunan sangat beragam, dapat bersifat fisik (misalnya pembangunan prasarana dan sarana fisik) maupun non-fisik (misalnya penyuluhan), maka indikator kinerja dan juga pengukurannya tidak selalu sama. Berikut ini beberapa contoh indikator kinerja:
1. Tingkat kecepatan pelayanan 2. Tingkat ketepatan pelayanan 3. Tingkat kenyamanan
4. Tingkat kemurahan
Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun dan menetapkan indikator kinerja dalam kaitannya dengan laporan akuntabilitas kinerja (Bastian, 2006). Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Susun dan tetapkan rencana strategis. Rencana strategis meliputi visi, misi, tujuan, sasaran, dan cara mencapai tujuan/sasaran.
2. Identifikasi data/informasi yang dapat dijadikan atau dikembangkan, menjadi indikator kinerja. Dalam hal ini, data/informasi yang relevan, lengkap, akurat, dan kemampuan pengetahuan tentang bidang yang akan dibahas akan banyak menolong untuk menyusun dan menetapkan indikator kinerja yang tepat dan relevan.
3. Pilih dan tetapkan indikator kinerja yang paling relevan dan berpengaruh besar terhadap keberhasilan kebijaksanan/program/kegiatan.
Evaluasi kinerja tidak akan memberikan hasil yang maksimal apabila dilakukan dengan cara atau metode yang tidak tepat. Cara-cara evaluasi kinerja menurut Tim Studi Pengembangan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dalam buku Pengukuran Kinerja adalah dengan membandingkan antara:
1. Tingkat kinerja yang diidentifikasi sebagai tujuan dengan tingkat kinerja yang nyata 2. Proses yang dilakukan dengan organisasi lain
31
4. Realisasi periode yang dilaporkan tahun ini dengan realisasi periode yang sama tahun lalu
5. Rencana evaluasi lima tahun dengan akumulasi realisasi sampai dengan tahun ini Evaluasi kinerja ini dapat berhasil jika didukung oleh sistem informasi (pola pengumpulan data) yang baik sehingga menghasilkan data yang lengkap, tepat, dan tepat waktu. Sistem informasi bagi pengumpulan data kinerja yang ideal tersebut harus memperhatikan biaya yang akan dikeluarkan dan manfaat nyata yang dapat diperoleh.