K. Monitoring dan Evaluasi
3.3 Instalasi Farmasi RSUD dr. Pirngadi Kota Medan
3.3.2 Sub instalasi perlengkapan
Sub instalasi perlengkapan farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan bertugas untuk membantu dan menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam hal pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan dan administrasi perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit.
3.3.2.1Pemilihan
Merupakan proses yang bertujuan untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan di RSUD dr. Pirngadi Kota Medan. Kriteria pemilihan meliputi:
− Jenis obat yang paling sering atau rutin digunakan di RSUD dr. Pirngadi Kota Medan
− Resep yang masuk ke instalasi farmasi
− Prioritas obat generik dan obat paten yang purna
− Pemilihan distributor yang mempunyai izin sebagai distributor
3.3.2.2Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan RSUD dr. Pirngadi Kota Medan adalah berpedoman kepada:
1. E-katalog dan formularium nasional 2. Siklus pola penyakit yang ada 3. Stok obat yang ada di gudang
4. Berdasarkan pemakaian bulan sebelumnya
3.3.2.3Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui kemudian pembelian dilakukan secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan berdasarkan kebutuhan obat yang diperlukan.
Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat pesanan/order pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti: kodein, pethidin, fentanyl, dan morfin sulfat dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan form N-9 kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Contoh formulir pemesanan obat narkotika dapat dilihat pada Lampiran 9, halaman 68. Sedangkan obat psikotropika seperti diazepam dan luminal dapat dipesan dari PBF lainnya selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 10, halaman 69. Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur penjualan dan diperiksa oleh petugas gudang yang meliputi jenis, jumlah, harga, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Sebelum jatuh tempo pihak PBF akan datang untuk melakukan penagihan. Pada saat penagihan, PBF membawa faktur asli beserta kuitansi, surat pesanan (dapat dilihat pada Lampiran 8, halaman 67), SSP PPh (dapat dilihat pada
Lampiran 12, halaman 71) dan SSP PPN (dapat dilihat pada Lampiran 13, halaman 72). Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah disetujui oleh direktur.
Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 (Daftar permintaan dan pengeluaran farmasi) yang dapat dilihat pada Lampiran 3, halaman 62. Jika barang yang diminta hampir habis (dilihat dari kartu stok gudang) maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang dengan menggunakan formulir P1(Permohonan pembelian barang medis), yang dapat dilihat pada Lampiran 7, halaman 66 dan menyerahkannya pada unit pengadaan.
3.3.2.4Penerimaan
Perbekalan farmasi yang telah dipesan diantar oleh PBF ke bagian gudang. Petugas unit gudang memeriksa kesesuaian barang dengan faktur dan surat pesanan yang meliputi: jenis, jumlah, harga, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk disertai potongan harganya, kemudian dicatat di kartu stok gudang. Setelah itu, faktur ditandatangani oleh penerima barang di unit gudang. Barang yang diterima disesuaikan dengan faktur. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur dan surat pesanan, maka barang akan dikembalikan.
3.3.2.5 Penyimpanan
Prosedur penyimpanan meliputi:
1. Setiap perbekalan farmasi yang masuk ke gudang/depo farmasi akan dipilih menurut jenis/bentuk sediaannya oleh petugas Instalasi Farmasi 2. Setelah dipilih, petugas Instalasi Farmasi memperhatikan dan mencatat
a. Jumlah perbekalan farmasi yang masuk b. Tanggal masuk
c. Tanggal kadaluarsa (Expire Date) d. Harga
3. Petugas Instalasi Farmasi menyusun perbekalan farmasi sesuai dengan jenis/bentuk sediaannya dan disimpan pada tempat yang sesuai seperti:
a. Rak atau lemari biasa
b. Lemari khusus (untuk narkotika dan psikotropika) c. Lemari pendingin
4. Penyusunan pada lemari/rak penyimpanan berdasarkan: a. FIFO (First In First Out)
b. FEFO (First Expired First Out) c. Jenis atau bentuk sediaan
Obat-obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan suppositoria disimpan dalam lemari pendingin. Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang. Unit gudang dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
1. Gudang Obat-obatan
Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Gudang obat terbagi dua yaitu gudang obat JKN (untuk pasien PBI dan Non PBI) dan gudang obat SWK (Swakelola/untuk pasien umum).
2. Gudang Alat Kesehatan
Bertugas membuat permohonan pembelian alat kesehatan, menerima dan menyimpan alat kesehatan seperti infus set, spuit, i.v kateter, benang, vaksin, masker dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh gudang alat kesehatan.
Setiap akhir bulan petugas melakukan stock opname yaitu menghitung jumlah dan kondisi (kadaluarsa) perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang dan membuat laporan sisa stok.
3.3.2.6 Pendistribusian
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit. Perbekalan farmasi didistribusikan ke seluruh ruang rawat jalan dan ruang rawat inap serta didistribusikan ke bagian patologi klinik, anatomi, hemodialisa darah, gas medis serta CSSD (Central Sterile Supply Department). Perbekalan farmasi didistribusikan berdasarkan permintaan pemakaian dengan menggunakan Formulir B2 (Daftar Permintaan dan Penggunaan Farmasi) yang dibuat rangkap tiga yaitu:
a. Lembar putih: untuk bagian administrasi
b. Lembar pink: untuk pertinggal di bagian distribusi
c. Lembar kuning: untuk orang yang datang mengambil perbekalan farmasi
Perdistribusian perbekalan farmasi dilakukan seminggu sekali yaitu pada hari Senin.
3.3.2.7 Pengendalian
Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin pasien yang menggunakan perbekalan farmasi terhindar dari perbekalan farmasi yang telah tidak layak serta melalui pengendalian dapat diketahui masa kadaluarsa dari perbekalan farmasi. Prosedur pengendalian meliputi:
1. Petugas Instalasi Farmasi di gudang dan atau distribusi secara berkala harus memeriksa perbekalan farmasi yang ada dibawah tanggung jawabnya
2. Pengawasan meliputi:
a. Masa kadaluarsa perbekalan farmasi
b. Perubahan bentuk, warna, bau dari perbekalan farmasi c. Keutuhan kemasan
3. Perbekalan farmasi yang mutunya telah tidak memenuhi syarat dibuat daftarnya dan disisihkan dalam penyimpanan serta dilaporkan kepada kepala instalasi farmasi
4. Perbekalan farmasi yang masa kadaluarsanya tinggal tiga bulan lagi namun stoknya diperkirakan tidak habis sampai pada masa kadaluarsanya, dibuat daftarnya kemudian dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi untuk ditukarkan kepada pemasoknya
5. Kepala instalasi farmasi secara berkala membuat laporan kepada Direktur RSUD. dr. Pirngadi Kota Medan mengeani jumlah stok perbekalan farmasi yang telah rusak dan tidak dapat digunakan lagi.
3.3.2.8 Penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak
terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi syarat dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi yang tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Prosedurnya meliputi:
1. Petugas instalasi farmasi mendata obat-obat yang kadaluarsa dan melaporkannya kepada panitia pemusnahan barang rumah sakit
2. Panitia pemusnahan barang menetapkan waktu pemusnahan obat kadaluarsa
3. Petugas instalasi farmasi menyerahkan obat-obat yang kadaluarsa ke IPAL 4. Petugas IPAL memusnahkan obat yang kadaluarsa menggunakan
incenerator
5. Panitia pemusnahan barang membuat berita acara tentang pemusnahan obat kadaluarsa tersebut.
Bagian perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan bahan-bahan obat dan alat kesehatan untuk kebutuhan selama satu bulan berdasarkan permintaan dari gudang kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak.