Tujuan :
Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti cara integrasi Excel dengan Word
• Mengerti cara integrasi Excel dengan Access
BAB
10.1. Konsep Linking dan Embedding
Salah satu keunggulan yang ditawarkan oleh Microsoft Office adalah kemampuan integrasi antara aplikasi-aplikasi di dalamnya. Misalnya bila anda telah memiliki data pada sebuah aplikasi, maka aplikasi Office lain bisa dengan mudah mengaksesnya. Pada dasarnya anda dapat menghubungkan satu aplikasi Office ke aplikasi Office lain dengan perintah copy, cut, dan paste. Bila membutuhkan informasi dari dokumen Office lain, anda tinggal membuka dokumen tersebut dan menyalinnya dengan perintah Edit Æ Copy. Setelah itu buka dokumen Office yang akan disisipi, lalu rekatkan (paste) salinan dokumen pertama ke bagian dokumen yang diinginkan. Sebagai contoh perhatikan ilustrasi berikut ini. Anda mempunyai file dokumen Word yang ingin disisipi dengan grafik dari Excel. Dengan metode Copy-Cut-Paste, maka langkah pertama yang anda lakukan adalah dengan menjalankan Word kemudian membuka dokumen yang akan disisipi grafik. Setelah itu jalankan Excel dan buat grafik di dalamnya. Setelah grafik selesai dibuat, anda pilih grafik tersebut, kemudian klik menu Edit Æ Copy (atau Edit Æ Cut bila anda ingin menghapus grafik di Excel dan memindahkannya ke Word). Kini anda berpindah lagi ke Word, klik bagian dokumen yang ingin disisipi grafik, lalu klik menu Edit Æ Paste.
Ada dua kerugian yang akan anda alami bila anda membuat hubungan antar dokumen dengan cara seperti di atas. Pertama, bila informasi pada dokumen yang asli berubah maka anda perlu mengulang kembali prosedur Copy dan Paste di atas agar perubahan
aplikasi apa yang dipakai untuk membuat informasi dan di mana letak file tersimpan. Untuk mengatasinya, Office memiliki fasilitas yang disebut linking atau hubungan langsung antara file-file atau aplikasi-aplikasi Office. Dengan metode linking, bila file asli diubah maka file yang ada pada dokumen Office yang lain akan ikut berubah. Istilah teknis yang biasa dipakai untuk hubungan semacam ini adalah DDE (dynamic data exchange).
Metode lain yang bisa digunakan adalah embedding, yaitu menggunakan peranti pada aplikasi sumber untuk memperbaharui informasi. Ada dua cara untuk memperoleh peranti (menu atau toolbar) dari aplikasi sumber. Pertama, anda bisa memanggil aplikasi sumber dari dokumen tujuan. Pada cara ini sebuah jendela baru akan muncul, yang isinya adalah aplikasi yang akan dipakai untuk menyunting informasi. Kedua, anda bisa melakukan penyuntingan di tempat. Pada cara kedua bila anda telah memilih suatu objek untuk disunting, maka menu dan toolbar yang aktif akan digantikan oleh aplikasi sumber. Namun demikian tidak ada jendela baru yang muncul. Anda tetap berada dalam dokumen dan dapat melihat seluruh isi teks.
Istilah teknis yang dipakai untuk kedua metode diatas adalah object linking and embedding (OLE). Bila aplikasi sumber dijalankan ketika anda menyunting data berarti sesuai dengan standar OLE versi 1.0. Bila anda bisa menyunting data tanpa meninggalkan dokumen tujuan, berarti sesuai dengan standar OLE versi 2.0.
Perbedaan utama antara linking dan embedding adalah letak informasi tersimpan. Informasi linking (DDE) tersimpan dalam dokumen sumber. Dokumen tujuan hanya menyimpan kode yang menunjukkan nama dan lokasi aplikasi sumber, dokumen, dan bagian dari dokumen. Informasi embedding (OLE) tersimpan dalam dokumen tujuan. Pada kasus tertentu, anda tidak dapat memanggil aplikasi sumber secara mandiri, artinya diperlukan aplikasi tujuan untuk menjalankan aplikasi sumber tersebut. Aplikasi sumber semacam ini dikenal sebagai applets, contohnya Equation, Chart, dll.
10.2. Linking Lembar Kerja Excel ke Dokumen Word
Prosedur linking lembar kerja Excel ke dokumenWord dilakukan dengan menggunakan perintah Paste Special. Berikut penjelasannya:
1. Jalankan Word dan Excel. Buka dokumen Word yang akan disisipi dan lembar kerja Excel yang akan disisipkan.
2. Pilih range data (sejumlah sel) pada lembar kerja Excel yang akan disisipkan ke dokumen Word. Klik menu Edit Æ Copy.
3. Klik bagian dokumen Word yang akan disisipi. Klik menu Edit Æ Paste Special. Kotak dialog Paste Special akan muncul pada layar.
- Untuk menyisipkan lembar kerja Excel sebagai sebuah objek, pilih Microsoft Excel Worksheet Object. Pada dokumen Word, mengklik ganda suatu objek sama artinya dengan memanggil tool aplikasi yang dipakai untuk membuat objek tersebut. Anda kemudian dapat menyuntingnya menggunakan menu, toolbar, dan perintah-perintah lain pada aplikasi sumber.
- Untuk menyisipkan lembar kerja sebagai tabel ke dalam dokumen Word, pilih Formatted Text.
- Untuk menyisipkan lembar kerja dengan tanda tab sebagai pemisah antar data, pilih Unformatted Text.
- Untuk menyisipkan lembar kerja sebagai gambar grafis, pilih Picture atau Bitmap. Pilihan Picture akan menghabiskan ruangan yang lebih sedikit dan proses pencetakan akan berjalan lebih cepat.
- Tandai pilihan Display as Icon bila ingin menampilkan lembar kerja Excel dalam bentuk icon yang mewakilinya.
10.3. Linking Grafik Excel ke Dokumen Word
Misalnya anda diminta untuk membuat sebuah laporan penjualan triwulan yang dilengkapi dengan grafik, maka anda bisa membuatnya dalam bentuk dokumen Word yang disisipi grafik dari Excel. Langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut:
1. Buatlah grafik di dalam Excel. Setelah selesai, klik grafik, lalu klik menu Edit Æ Copy.
2. Aktifkan dokumen Word, lalu klik menu Edit Æ Paste Special. Kotak dialog Paste Special akan muncul pada layar. Pilih format Picture, kemudian tandai pilihan Paste Link. Klik OK.
Sebelum memulai, buka dulu database Access yang akan dibuat link-nya. Pada jendela Database klik salah satu icon objek database (tabel, query, dll). Dari menu yang muncul pilih Copy.
Jalankan Excel dan buka lembar kerja yang akan dihubungkan dengan database Access atau buatlah sebuah lembar kerja baru yang masih kosong. Klik kanan sel yang akan menjadi sudut kanan atas objek, pilih Paste Special. Kotak dialog Paste Special akan muncul pada layar.
Tandai pilihan Paste Link, kemudian dari kotak As pilih Microsoft Excel 8.0 Format. Selanjutnya klik OK, dan objek databasepun akan muncul pada lembar kerja Excel. Bila anda mengklik salah satu sel yang berisi objek ini, pada formula bar akan terlihat sebuah fungsi yang menunjukkan nama dan lokasi penyimpanan objek database.
10.5. Linking Lembar Kerja Excel ke Database Access
Metode yang bisa membuat link dari lembar kerja Excel ke database Access adalah dengan memanfaatkan menu File Æ Get External Data Æ Link Tables, milik Access. Penjelasannya adalah sebagai berikut:
1. Jalankan Access, lalu buat database kosong atau buka database yang telah jadi. Lanjutkan dengan mengklik menu File Æ Get External Data Æ Link Tables. Kotak dialog Link akan muncul pada layar. Pada kotak Files of type pilih Microsoft Excel. Cari nama file Excel yang akan dihubungkan dengan database Access, kemudian klik Link.
2. Kotak dialog Link Spreadsheet Wizard muncul pada layar. Pilih nama sheet (lembar kerja) yang menjadi tempat penyimpanan data. Bila anda memilih nama sheet yang benar, pada kotak Sample data on worksheet akan muncul preview data. Selanjutnya klik Next.
Headings bila pada data Excel terdapat judul-judul kolom. Klik Next.
4. Pada kotak dialog terakhir, masukkan nama tabel yang anda inginkan ke dalam kotak Linked Table Name. Terakhir klik Finish.
10.6. Menyunting Link
Bila anda membuat linking di dalam dokumen, anda harus menjaga agar nama dokumen dan posisi dokumen selalu sama. Jika anda mengubah nama, menghapus, atau memindahkan dokumen, maka hubungan terputus, dan akan terjadi kesalahan pada dokumen tujuan. Pada beberapa kasus, anda dapat memutuskan link sehingga dokumen sumber bisa disisipkan ke dalam dokumen tujuan tanpa sebuah hubungan. Pada kasus lain, anda bisa mengubah nama dari dokumen sumber. Untuk menyunting link ikuti langkah berikut:
1. klik menu Edit Æ Links. Kotak dialog Links akan muncul pada layar. Pilih file sumber pada kotak Source File.
2. Lakukan salah satu langkah berikut, yaitu: pilih Automatic untuk memperbaharui tiap kali data aslinya diubah, pilih Manual untuk memperbaharui secara manual dengan menekan tombol F9.
3. Bila ingin memperbaharui saat ini juga, klik tombol Update Values. Sementara bila ingin mengubah nama file atau lokasi file sumber, klik tombol Change Source. Atau bila ingin memutuskan hubungan, klik tombol Break Link. Setelah selesai klik OK.