BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
1) Entity Relational Diagram (ERD)
1.2 Implementasi Antarmuka/Interface
1.2.1 Interface Halaman User (client)
Terdapat berbagai interface di halaman User ini baik itu berupa tabel, Form, atau pop-up window yang mana tampilannya dijelaskan sebagai berikut:
a. Halaman Login
Halaman awal User adalah halaman login. Di halaman login terdapat 2 pilah kolom yaitu kolom informasi dan kolom Form login. Di kolom informasi berisikan informasi yang diinputkan oleh Admin atau Moderator yang tampil dibatasi 3 point dari tanggal post-nya. Di kolom Form login terdapat 3 field yang harus diisi oleh User dengan benar, Username, Password dan Kode Captcha.
b. Halaman Dasboard Kepala Dinas, Sekretaris, Kepala Bidang & Seksi
Gambar 4.1 Halaman Login User (Client:Spesial User Level 1,2 dan Regular User)
144
Setelah login berhasil, User akan dibawa ke halaman dashboard sesuai dengan tipe akses yang sudah otomatis terdeteksi dari isi Username dan Password User. Disini peneliti menampilkan interface dashboard Level Spesial User Level 1 dan 2.
Di dashboard level akses ini terdapat tombol menu dan informasi-informasi diantaranya Menu Navbar Dashboard yang berisi notifikasi berupa angka, menu dropdown pesan baru dan dokumen baru yang diShare oleh User lain, dan menu akses cepat, Box Informasi Siapa Anda dan kalkulasi jumlah baik itu Dokumen Pribadi, Dokumen Publik, Folder Pribadi, Folder Publik yang sudah dibuatkan oleh Admin/Moderator untuk seksi Anda, berapa dokumen Share baru dan pesan baru, 5 Tombol Menu (Manajemen Dokumen Pribadi, Manajemen Dokumen Publik, Manajemen Folder Pribadi, Setting Profil, dan Kotak Pesan), selanjutnya ada Informasi berupa Accordion Style yang berisi 5 Folder Pribadi yang baru saja User akses dan Dokumen Share baru (belum User download), kemudian ada diagram aktifitas User dalam mengatur dokumen baik itu pribadi maupun publik yang mana diklasifikasikan selama 1 tahun dan per-batang menampilkan jumlah dokumen dalam tiap bulannya, dua kolom dibawahnya mengenai history dengan batasan 5 dokumen pribadi dan publik yang baru saja diakses baik itu diedit, dicheck-out, diCheck-In, diShare dan dipindah, selanjutnya adalah Form kirim pesan dan informasi 5 dokumen publik yang paling sering didownload oleh User yang mana di tabel itu User langsung bisa juga mendownload dokumen tersebut.
Berikut ini adalah tampilan dashboardnya:
c. Halaman Dashboard Staff
Pada halaman antarmuka dashboard staff terdapat perbedaan fitur dari dashboardnya Kadin, Sekretaris, Kabid, dan Kasi. Perbedaannya terletak pada tidak adanya Diagram Aktifitas Dokumen Publik dan Pribadi, tombol menu Manajemen Dokumen Publik, dan Informasi Dokumen Publik yang baru saja diakses. Dalam sistem ini dirancang Staff tidak mempunyai hak akses untuk
146
mengatur dokumen publik maka dari itu semua fitur manajemen yang berhubungan dengan dokumen publik disembunyikan.
Berikut ini adalah tampilan dashboard staff:
d. Halaman Utama Manajemen Dokumen Pribadi
Dalam manajemen dokumen pribadi terdapat 8 fitur diantaranya Upload, Download, Share, Edit, View, Pindah, Single dan Multiple Delete dan Cari. Berikut ini adalah tampilan dari halaman utama manajemen dokumen pribadi yang berisikan tombol akses, Form cari dan tabel isi dokumen pribadi:
Gambar 4.3 Halaman Dahboard Regular User (staff)
1. Upload/ Unggah Dokumen
Dalam proses Upload terdapat beberapa persyaratan dalam hal kriteria dokumen yang diupload diantaranya dari segi folder; dokumen tidak bisa diupload tepat di dalam root pribadi default (../../../rootpri/) dan juga tepat di dalam root pribadi User itu sendiri (../../../rootpri/6765_id44/) jadi User hanya bisa mengupload dokumen pribadinya di dalam folder pribadi yang sudah dibuat sebelumnya di halaman manajemen folder pribadi. Dari segi dokumen itu sendiri diantaranya adalah tipe dan ukuran.
Tipe dokumen yang didukung dalam sistem ini meliputi pdf, doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, rar, zip, jpg, jpeg, png, gif, dan txt. Terdapat batasan ukuran maksimal dalam tiap kali upload yaitu 4MB. Proses yang lain adalah otomatisasi rename/memberi nama ulang yaitu tambahan angka random berjumlah 1-4 digit di depan nama asli dokumen dan bila kondisi nama file yang User upload lebih dari 2 karakter dan dipisah oleh spasi serta menggunakan karakter yang tidak
dibolehkan dalam sistem operasi Windows diantaranya: "/", "\", ":", "*", "?", '"', "<",
">", "|" akan diganti dengan karakter underscore “_” untuk tiap karakter tersebut. Berikut ini adalah tampilan Form upload:
148
Selanjutnya tampilan di bawah ini adalah tampilan daftar folder pribadi User yang telah dibuat sebelumnya:
2. Download/ Unduh Dokumen
Download atau unduh dokumen dari server ke media penyimpana komputer pengguna. Proses yang dilakukan cukup sederhana yaitu User memilih satu dokumen di tabel dokumen publik dengan bantuan checkbox lalu tekan tombol download, dan window pop up konfirmasi download akan muncul, pilih OK dan dokumen akan langsung terdownload. Khusus dokumen publik, secara teknis pada proses aksi download, sistem akan mengupdate hits/hitungan tiap download dari dokumen yang User download. Ini dimaksudnya untuk mendukung proses peringkat top rate download dokumen publik yang hasil informasinya ada pada dashboard.
3. Share/ Bagikan Dokumen
Fitur ini berguna untuk membagikan dokumen pribadi milik User ke pengguna yang lain. Setelah dokumen terkirim ke dashboard User tujuan, maka User tujuan langsung bisa mengakses dengan cara mendownload dokumen itu.
Proses Share dokumen adalah pilih 1 dokumen dan tekan tombol Share. User akan dibawa ke halaman daftar User. Terdapat batasan terhadap User-User yang terdaftar dalam daftar User, batasan tersebut adalah hak akses dari pengguna/pengirim dokumen. Bila level User adalah Kadin dan Sekdin maka semua pegawai Dispertan akan terlihat namun bila levelnya Kabid, Kasi dan Koordinator maka hanya pegawai yang ada di bidang User pengShare saja yang tampil.
Berikut ini adalah tampilan dari fitur Share dokumen pribadi:
4. Edit/ Perbarui Dokumen
Perbarui dokumen adalah fitur untuk memperbarui nama dokumen (database) dan deskripsi dokumen. Berikut ini adalah tampilan dari Form edit dokumen pribadi:
Gambar 4.7 Proses Share Dokumen Pribadi
150
5. Pindah Lokasi Penyimpanan
Fitur pindah lokasi adalah fitur untuk memindah dokumen dari folder lama ke folder yang baru. Terdapat persyaratan dalam proses pindah yakni pemilihan folder yang akan ditempati dokumen. User tidak diperbolehkan memindah dokumennya tepat di dalam root pribadi default (../../../rootpri/) dan root pribadi User itu sendiri (../../../rootpri/7585_id78). Berikut ini adalah tampilan pindah folder:
Gambar 4.9 Form Edit Dokumen Pribadi
6. View Dokumen
Fitur ini berguna untuk mempreview atau melihat isi dari dokumen tersebut. Terdapat beberapa batasan dari sistem yang mengarah pada kemampuan sistem dalam mempreviewnya. Sementara ini website ini hanya mendukung 5 tipe dokumen yang bisa dipreview yaitu pdf, txt, jpg, png, dan gif. Bila dokumen yang sedang Anda preview bukan dari kelima tipe tersebut, maka proses view akan dialihkan oleh sistem ke proses download. Kelima tipe tersebut sebenarnya adalah tipe yang memang secara normal bisa dipreview oleh browser-browser tertentu seperti contoh Google Chrome.
Bila browser tidak dapat menampilkan dokumen dari 5 tipe dokumen tersebut berarti browser yang User gunakan belum support dengan plugin pembuka 5 tipe itu. Untuk mengatasi masalah tersebut, User bisa mendownload Add-Ons atau Extension dari tipe dok yang browser User tidak bisa membukanya. Berikut adalah tampilan dari view dokumen publik dengan mengambil 1 contoh tipe pdf:
152
e. Halaman Utama Manajemen Dokumen Publik
Dalam pemaparan interface manajemen dokumen publik sebenarnya hampir sama dengan manajemen dokumen pribadi namun dalam manajemen dokumen publik terdapat tambahan fitur yaitu Check-Out dan Check-In. Proses yang lain seperti upload dan pindah dokumen publik sebenarnya terdapat perbedaan lokasi antara upload dokumen pribadi dengan upload dokumen publik. Untuk dokumen publik, sistem akan mendeteksi secara otomatis User tersebut berada di seksi mana yang mana dengan seksi ini akan menentukan root folder seksi dan folder-folder publiknya.
Berikut ini adalah tampilan dari halaman utama dari manajemen dokumen publik:
Gambar 4.12 Proses View Dokumen
Persyaratan upload dan pindah dokumen publik hampir sama dengan persyaratan upload dan pindah dokumen pribadi baik dari segi pemilihan folder dan klasifikasi dokumen. Perbedaannya hanya pada pemilihan folder publik, dimana User tidak bisa mengupload dokumen publiknya tepat di dalam root publik default (../../rootpub/) dan juga di dalam root publik seksi User (../../rootpub/5674_id12/).
1. Check-Out Dokumen
Fitur Check-Out Dokumen adalah fitur untuk mengunduh dokumen dengan tujuan untuk diperbarui isinya. Perbedaan check-out dan download adalah pada status dokumen setelah dokumen itu terdownload. Bila fitur download akan berefek pada hitungan hits dokumen yang memudahkan pengkatagorian top rating download namun bila check-out akan berakibat pada status dokumen yang berubah menjadi tidak aktif atau terkunci.
Efek dari dokumen publik yang terkunci ini adalah semua fitur yang mengharuskan User untuk memilih dokumen terlebih dahulu akan tidak fungsi, artinya dokumen ini tidak bisa diakses dengan fitur apapun bahkan multiple delete
154
pun tidak bisa menghapus dokumen dengan status check-out ini. Kesimpulannya check-out adalah fitur untuk mengunci dokumen karena masih dalam keadaan diperbarui oleh User.
Terdapat persyaratan yang harus dimengerti oleh User ketika mencheck-out dokumen yaitu sistem akan memberi waktu 3 hari dihitung mulai hari check-out + 1 jadi sebenarnya 4 hari.
Berikut ini adalah tampilan Form check-out dokumen:
2. Check-In Dokumen
Fitur Check-In adalah fitur untuk mengembalikan dokumen dengan cara mengupload dokumen yang sama dengan yang telah User check-out. Terdapat
Gambar 4.15 Form CheckOut Dokumen Publik
persyaratan dalam Check-In dokumen yaitu nama dan tipe dokumen harus sama persis dengan dokumen yang User check-out. Sistem akan mendeteksi kesamaan nama dan tipe, bila ternyata 2 atau 1 persyaratan itu tidak dilakukan User maka proses Check-Ini akan gagal. Bila User terlanjur merubah nama dan akan mengubah nama yang sama dengan nama dokumen yang dicheck-out dulu maka bisa menggunakan informasi box kiri pada waktu anda menCheck-In dokumen. Di box tersebut terdapat informasi lengkap mengenai dokumen yang dulu anda check-out.
Proses kerja sistem dalam menCheck-In dokumen cukup sederhana yaitu pertama dokumen diperikasa apakah sesuai dengan persyaratan, bila ya maka lanjut ke proses kedua yaitu upload dokumen dengan destinasi yang sama dengan dokumen yang dicheck-out, jadi disini ada proses tumpang tindih dokumen / overwrite document, setelah itu sistem merubah status dokumen menjadi aktif dan menghilangkan icon kunci di tabel manajemen dokumen publik. Berikut ini adalah tampilan dari check-out:
156
f. Halaman Utama Setting Profil
Dalam setting profil terdapat 3 fitur yaitu update profil, update Password dan update foto/gravatar. Update profil berisikan Form identitas User seperti nama lengkap, nama panggilan, email, no. handphone, alamat, kota lahir, tanggal lahir, dan jenis kelamin. Tujuan dari update profil ini hanyalah sebagai fitur tambahan website yang mana ini nanti dipublish pada menu homepage tepatnya di menu anggota e-document dan tujuan lainnya adalah mengenalkan profil antar Dinas Dispertan Jombang.
Selanjutnya pada update Password, terdapat 3 field yang harus diisi bila ingin memperbarui Passwordnya yaitu Password sekarang, Password yang baru dan ulangi lagi untuk mengentrykan Password yang baru. Ketika User menekan tombol simpan passeword baru maka secara otomatis passeword User telah berganti yang akan menampilkan efeknya ketika User melakukan login ulang.
Fitur ketiga adalah upload foto. Layaknya website komunitas, website ini memang dirancang bukan hanya untuk memanajemen dokumen saja namun diharapkan supaya bisa serasa tiap dashboard yang User miliki adalah memang properti asli dari User, dengan menampilkan foto User maka serasa dashboard User tersebut memang milik pribadi. Berikut ini adalah tampilan dari setting profil User:
Terdapat persyaratan yang harus User pahami dalam mengupload foto yaitu tipe foto harus bertipe JPEG/JPG dan setelah upload berhasil, foto User akan dirubah/diresize otomatis oleh sistem menjadi kecil dengan pixel (…)px x 113px, bila nama foto yang diupload lebih dari 2 kata dan dipisah dengan spasi maka oleh sistem akan dirubah spasi tersebut menjadi katakter underscore / “_”. Secara default sistem membuatkan foto/gravatar sementara untuk User. Fitur ini dimiliki oleh seluruh hak akses kecuali administrator dan moderator.
g. Halaman Utama Manajemen Folder Pribadi
Manajemen folder pribadi adalah fitur untuk mengatur folder pribadi User. Terdapat 4 fitur dalam manajemen folder pribadi diantaranya tambah folder (add), perbarui folder (edit), pindah folder (move) dan hapus folder (delete). Folder pribadi adalah folder yang fungsinya sebagai tempat menyimpan dan juga
158
mengkatagorikan dokumen pribadi User. Tiap User mempunyai folder pribadi masing-masing yang mana antar User tidak bisa melihat ataupun mengakses folder pribadi milik User lain.
Berikut ini adalah tampilan dari menu halaman utama manajemen folder pribadi:
Terdapat 7 kolom dalam tabel list folder pribadi yaitu kolom checkbox, nama folder, tanggal buat, tanggal edit, destinasi folder, folder aktif (status) dan keterangan folder. Yang perlu lebih diperhatikan dalam ketujuh kolom ini adalah kolom folder aktif (status). Terdapat informasi dalam kolom ini untuk setiap status foldernya meliputi Tidak Aktif (berwarna hijau), Aktif (berwarna merah), dan jumlah dokumen dan subfoldernya. Bila status folder adalah tidak aktif maka folder tersebut masih kosong/ tidak berisi baik itu dokumen dan subfolder, sebaliknya bila aktif maka folder tersebut terdapat kontent di dalamnya yang mana sudah terdapat keterangan berapa jumlah dokumen dan subfoldernya. Keterangan ini nantinya cukup penting ketika aksi edit, pindah dan hapus folder. Terdapat
juga Form cari folder yang bisa User gunakan untuk mencari folder – index yang digunakan adalah nama folder.
Berikut ini adalah 4 fitur dari manajemen folder pribadi: 1. Tambah Folder
Fitur tambah folder berfungsi untuk menambah atau membuat folder baru. Terdapat persyaratan dalam pembuatan folder ini yaitu dari segi pemilihan destinasi folder/tempat folder itu diletakkan. User tidak bisa meletakkan folder tersebut tepat di dalam root pribadi default (../../../rootpri/). Setiap User yang sudah menjadi member akan mempunyai folder root pribadi User sendiri. Folder root pribadi User ini telah terbuat secara otomatis ketika admin mendaftarkan User.
Proses membuat folder cukup sederhana yaitu User memilih destinasi tempat folder ditempatkan dengan cara menekan tombol buka list folder, list folder ini juga sama seperti pada waktu proses upload dokumen dan User diminta untuk memilih satu folder (link-link) setelah terpilih, tekan tombol Kirim Path di bagian atas – setelah itu destinasi folder akan terkirim di Form tambah folder.
Selanjutnya User mengentrykan nama folder dan deskripsi folder. Ketika User menekan tombol tambah folder atau tambah folder lagi maka secara otomatis folder terbentuk di dua tempat baik itu di server (berupa folder dengan perijian CHMOD 0755) dan di database (berupa data informasi folder). Berikut ini adalah tampilan dari tambah folder:
160
2. Edit Folder
Fitur edit folder adalah fitur yang berfungsi untuk memperbarui preferensi folder pribadi User meliput nama folder dan deskripsi. Terdapat persyaratan dalam mengedit folder ini yaitu ketika sistem akan menggagalkan proses edit apabila nama yang diinputkan oleh User sudah ada di destinasi folder yang sedang di edit karena kondisi tumpang tindih folder dilarang dalam manajemen folder yang mana akan mengakibatkan rusaknya dokumen dan subfolder di dalamnya. Begitu juga ketika User hanya merubah deskripsi folder saja tanpa merubah nama folder, kondisi seperti ini akan dianggap oleh sistem bahwa User menginputkan nama yang sama dengan folder yang sudah ada di destinasi itu.
Gambar 4.20 Form Tambah Folder Pribadi
Secara tekniks proses ini hanya mengupdate nama folder dan deskripsinya serta tanggal edit (tersembunyi), untuk komponen yang lain seperti destinasi folder akan diatur tetap oleh sistem. Berikut ini adalah tampilan dari Edit Folder:
3. Pindah Folder
Fitur ketiga dalam manajemen folder pribadi adalah pindah lokasi destinasi folder pribadi. seperti layaknya memindah dokumen, proses yang dilakukan untuk memindah folder pribadi pun hampir sama, namun hanya terdapat perbedaan pada status yang dimiliki oleh folder yang dipilih.
Hanya folder yang tidak memiliki subfolder di dalamnya yang bisa dipindah yang mana status folder ini adalah bisa aktif atau bisa tidak aktif. Informasinya bisa dilihat di kolom Folder Aktif di tabel folder pribadi.
Terdapat persyaratan dalam pemindahan lokasi folder yaitu dari segi pemilihan destinasi folder/tempat folder itu diletakkan. User bisa meletakkan folder dimana saja baik itu di root pribadi User atau folder-folder yang lain selain tepat di dalam root pribadi default (../../../rootpri/). Hal ini dilakukan karena lokasi root pribadi default hanyalah untuk root pribadi User (yang dibuat otomatis oleh
162
sistem ketika User terdaftar sebagai member) bukan untuk folder-folder biasa (hasil pembuatan dari User).
Proses pindah folder yaitu pilih 1 folder dan tekan tombol pindah folder, selanjutnya di Form pindah terdapat 4 field yang semuanya tidak aktif. User langsung saja menekan tombol Buka List Folder dan memilih folder. Tekan tombol Kirim Path dan bila User sudah yakin akan dipindah di folder yang User pilih maka langsung pilih tombol Perbarui Folder.
Berikut ini adalah tampilan dari Pindah Folder:
Gambar 4.23 Form Pindah Folder Pribadi
h. Halaman Utama Manajemen Pesan
Fitur manajemen pesan adalah fitur tambahan diluar keperluan manajemen dokumen yang mana fitur ini mengatur pesan-pesan yang masuk. Dalam manajemen pesan terdapat 5 tombol aksi yaitu kirim pesan baru, baca pesan, hapus pesan, hapus banyak pesan dan bantuan. Untuk mengirim pesan, User bisa juga menggunakan fasilitas kirim pesan di dashboard.
Terdapat tabel kotak pesan pada manajemen pesan yang terdiri dari 6 kolom yaitu checkbox, pengirim, perihal pesan, tanggal kirim, bidang dan seksi. Di kolom perihal pesan bisa dilihat terdapat icon pesan yang terbuka dan tertutup, bila ikon tertutup artinya pesan tersebut belum dibaca dan sebaliknya bila ikon pesan terbuka maka pesan sudah dibaca.
Fitur ini dimiliki oleh seluruh User level website manajemen e-document dan tanpa batasan mengenai User-User yang bisa dikirimi pesan. Semua User akan terlihat dan bisa dikirim pesan apapun.
Prosesnya adalah User menulis perihal dan isi pesan terlebih dahulu, setelah itu User memilih User-User mana yang akan dikirim pesan teresebut. Proses selanjutnya adalah sampainya pesan tersebut di dashboard atau kotak pesan. Anda bisa mengakses cepat ketika ada pesan baru dengan menggunakan fitur notifikasi pesan di menu dashboard User. Pilih pesan yang akan dibaca dan sistem akan langsung membawa User ke halaman baca pesan.
164
Berikut ini adalah tampilan dari halaman utama manajemen pesan:
1. Kirim Pesan
Fitur ini adalah berfungsi untuk mengirim pesan ke pegawai lain. Kirim pesan bisa melalui dashboard dan juga halaman utama manajemen pesan tepatnya dengan menekan tombol kirim pesan.
Proses kirim pesan cukup mudah yaitu User menekan tombol kirim pesan dan mengisikan perihal pesan serta isi pesan terlebih dahulu, selanjutnya klik tombol Pilih User yang Dituju. User akan dibawa sistem ke interface daftar User yang tidak ada batasanUser-User tertentu yang bisa dikirimi pesan. Setelah selesai memilih, User bisa menekan tombol Kirim Pesan, dan secara langsung pesan akan terkirim di kotak pesan User tujuan.
Berikut ini adalah tampilan dari tulis pesan dan Form daftar semua User: Gambar 4.25 Halaman Utama Manajemen Pesan (Kotak Pesan)
2. Baca Pesan
Fitur baca pesan adalah fitur untuk membaca pesan yang telah dikirim oleh User lain kepada Anda. Terdapat 2 cara untuk membaca pesan yaitu lewat menu navbar dropdown pesan dan halaman utama manajemen pesan. Cara membaca pesan lewat menu dropdown pesan yaitu User mengklik notifikasi pesan dan langung memilih pesan mana yang akan dibaca, kemudian sistem akan membawa User ke Form baca pesan. Cara kedua membaca pesan adalah lewat halaman utama manajemen pesan, yaitu User memilih pesan mana yang akan dibawa dengan bantuan checkbox lalu pilih tombol Baca Pesan, kemudian sistem akan menampilkan Form baca pesan.
Pada Form baca pesan terdapat fitur foto pengirim, nama pengirim, perihal