internal audit
rapat umum Pemegang saham tahunan yang diselenggarakan pada tanggal 11 april 2008 memberikan wewenang dan kuasa kepada dewan komisaris untuk menunjuk kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan tahunan Perusahaan untuk tahun anggaran yang berakhir pada 31 desember 2008. berdasarkan kewenangan tersebut, akuntan Publik haryanto sahari & rekan (Pricewaterhouse Cooper) ditunjuk sebagai auditor eksternal bagi Perusahaan ditahun 2008.
komite audit menjalin komunikasi dengan auditor eksternal untuk mengevaluasi kelayakan dan obyektivitas auditor eksternal dalam kegiatan audit atas laporan keuangan tahun buku 2008. berdasarkan evaluasi tersebut komite audit berkesimpulan bahwa program audit telah dilaksanakan secara memadai dan auditor eksternal telah mempertimbangkan semua risiko yang penting dalam perancangan program tersebut. selain itu, komite audit menilai bahwa auditor eksternal telah melaksanakan audit sesuai dengan standar auditing yang ditetapkan institut akuntan Publik indonesia.
departemen internal audit didirikan pada 2002 dengan mempekerjakan dua orang auditor. sejak 2005, departemen ini telah berkembang dan kini beranggotakan tujuh auditor. dengan bertambahnya anggota, maka departemen internal audit akan mempunyai struktur yang lebih kuat dan kinerja yang lebih efektif. visi dari departemen ini adalah menjadi partner usaha yang bermanfaat bagi manajemen itm melalui penyediaan informasi, analisis dan masukan secara objektif dan independen demi kelancaran kegiatan operasional Perusahaan. misi dari departemen internal audit adalah menyediakan jasa konsultasi yang independen dan objektif untuk meningkatkan kinerja Perusahaan. departemen ini membantu Perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui pendekatan sistematis dan ketat untuk mengevaluasi dan memperbaiki efektivitas manajemen risiko, kontrol dan proses tata kelola Perusahaan. departemen ini akan memenuhi dan bahkan melampaui standards for the Professional Practice of internal auditing of the institute of internal auditors.
lingkup kerja departemen internal audit sebagaimana dicantumkan dalam internal audit
the annual general meeting of shareholders, held on april 11, 2008, vested authority and power to the board of Commissioners to appoint
a firm of public accountant’s to audit the Annual Company Financial Report for the Fiscal Year ending on December 31, 2008. Based on this authority, Public Accountants Haryanto Sahari & Rekan (Pricewaterhouse Cooper) were appointed as the external auditors of the Company in 2008.
The Audit Committee sustained communication with the external auditors to evaluate the performance and objectivity of the external auditors in their audit report for the financial year 2008. Based on the evaluation of the Audit Committee, it was concluded that the audit program has been implemented in an adequate manner, and the external auditor has considered all relevant risks in designing the program. In addition, the Audit Committee took into consideration the fact that the external auditor conducted the audit in accordance with the standards established by Indonesian Institute of Certified Public Accountants.
The Internal Audit Department was established in 2002, first employing two auditors. Since 2005, this Department has grown and now has seven staff. With the increase in members, Internal Audit will have a stronger structure and will deliver more effective performance.
The vision of this Department and the independent member is to become a useful partner for the business management of ITM through the provision of information, analysis and objectives for the Company’s smooth operations. The mission of the Internal Audit department and the independent member is to provide consultation services to improve the performance of the Company. This department helps the Company to achieve its objectives through a systematic and rigorous approach to evaluating and improving the effectiveness of risk management, process control and corporate governance. This department will meet and even exceed the Standards for the Professional Practice of Internal Auditing of The Institute of Internal Auditors.
The scope of the Internal Audit department, as listed in the internal audit charter, is to determine
PT Indo Tambangraya Megah Tbk 2008 Annual Report
75 Strengthening Foundations for Future Growth
charter adalah menentukan apakah jaringan organisasi untuk manajemen risiko, kontrol dan proses tata kelola Perusahaan yang didesain dan diwakili oleh manajemen telah cukup memadai dan berfungsi untuk menjamin:
• Adanya kontrol internal dalam setiap proses
usaha.
• Faktor-faktor risiko telah teridentifikasi dan
dapat dikelola dengan baik .
• Informasi keuangan, manajerial dan
operasional yang penting disajikan secara akurat, dapat dipercaya dan tepat waktu.
• Tindakan para karyawan dievaluasi apakah
sudah sesuai standar kepatutan terkait kebijaksanaan, prosedur serta peraturan dan hukum yang berlaku.
• Sumber daya diperoleh secara ekonomis,
digunakan secara efisien dan cukup terjaga.
• Tercapainya rencana, program dan tujuan
Perusahaan .
• Kontrol yang melekat pada setiap proses yang
dilakukan untuk perbaikan kualitas secara berkesinambungan.
• Masalah-masalah hukum yang berdampak
pada Perusahaan telah diidentifikasi dan ditangani dengan cukup memadai. Dalam implementasi Internal Audit, selalu terdapat kesempatan untuk memperbaiki kontrol manajemen, meningkatkan profitabilitas dan mengimplementasi praktik-praktik terbaik. Hal ini disampaikan kepada manajemen yang terkait.
Tata Kelola Perusahaan - Good Corporate Governance
whether the network organization for risk management, process control and corporate governance, as designed and represented by management are sufficient and to ensure:
• the existence of internal controls in each
business process.
• risk factors have been identified and can be
managed satisfactorily.
• financial information, management and
operations are accurately presented, are reliable and arrive on time.
• employees are evaluated with appropriate
policies related to proper standards, procedures and regulations and applicable laws.
• Resources are acquired economically, used
efficiently and protected with security.
• the plan, program and objectives are achieved. • there is continuous built-process control,
quality improvement and continuity in The Company.
• Legal issues and laws impacting on Company
performance have been identified and handled adequately.
In the implementation of Internal Audit, there are many opportunities to improve management control, profitability and the implementation of best practices. Such improvements are described and delivered to appropriate management levels.
PT Indo Tambangraya Megah Tbk Laporan Tahunan 2008
76
Memperkuat Pondasi untuk Pertumbuhan Jangka Panjang
assistant vice President (avP) internal audit dan stafnya bertanggungjawab untuk:
• Mengembangkan rencana audit tahunan yang
fleksibel dengan menggunakan metodologi berbasis risiko, termasuk praktek-praktek yang
diidentifikasi oleh manajemen.
• Mengimplementasikan rencana audit tahunan
yang telah disetujui, termasuk tugas-tugas khusus yang dikehendaki oleh manajemen.
• Mengembangkan dan mempertahankan
auditor internal yang memiliki keahlian, pengetahuan serta sertifikasi profesional yang memadai.
• Membantu dalam penyelidikan terhadap
kasus-kasus yang mengganggu dan memberitahu hasil investigasi kepada manajemen dan Komite Audit.
• Mempertimbangkan cakupan kerja dari auditor
external untuk menyajikan cakupan audit yang memadai dan menghindari duplikasi perkerjaan dengan biaya yang sesuai.. Departemen Internal Audit telah
mengembangkan dan mempertahankan jasa konsultasi yang mencakup semua aspek aktivitas Internal Audit dengan menggunakan peringkat lunak Teammate dan Global Best Practice sebagai referensi dan tolok ukur.
Dalam menjalankan tugasnya, Komite Audit bekerja sama dengan departemen Internal Audit. Kepala departemen Internal Audit memberikan penjelasan atas semua fase pekerjaannya, mencakup rencana audit tahunan, area yang berisiko tinggi sebagai prioritas, laporan audit sepanjang tahun beserta kesimpulannya, serta pemantauan tindak lanjut atas saran dan rekomendasi pada setiap laporan audit.
Setiap penyimpangan dalam temuan yang dipandang penting oleh Komite Audit akan didiskusikan dengan kepala departemen Internal Audit, dan jika perlu, akan dilaporkan kepada Dewan Komisaris untuk tindak lanjut dan perbaikan.
Komite Audit berkesimpulan bahwa Internal Audit telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan perencanaan audit berbasis risiko.
Tata Kelola Perusahaan - Good Corporate Governance
The Assistant Vice President (AVP) Internal Audit and staff are responsible for:
• Developing an annual audit plan that is
flexible, with risk-based methodology, including practices identified by management.
• Implementing the annual approved audit
plan, including the specific tasks desired by management.
• Developing and maintaining internal auditors
who have expertise, knowledge and adequate professional certification.
• Assisting in the investigation of cases
of suspicious results and alerting the management and the Audit Committee.
• Considering the scope of the work of
external auditors to provide adequate audit coverage, and to avoid work duplication at an appropriate fee.
The Department of Internal Audit has been developing and maintaining service quality and consultation that includes all aspects of Internal Auditing activity with the use of Teammate and Global Best Practice Software as a reference and measuring target.
In the execution of its duties, the Audit Committee will cooperate closely with the Internal Audit Department. The Head of the Internal Audit Department extends an explanation of all phases of the work, including the annual audit plan, with the areas of high risk as a priority; the audit reports extend throughout the year and to its conclusion, the monitoring and follow-up of suggestions and recommendations are in each audit report. Any irregularities in the findings considered important by the Audit Committee will be discussed with the Head of the Internal Audit department and, if necessary, will be reported to the Board of Commissioners for follow-up and corrective action.
The Audit Committee has concluded that Internal Audit has conducted its work in accordance with risk-based audit planning.
PT Indo Tambangraya Megah Tbk 2008 Annual Report
77 Strengthening Foundations for Future Growth
tanggung jawab utama sekretaris Perusahaan adalah membantu direksi dalam memastikan pelaksanaan tata kelola Perusahaan dan kepatuhan sebagai Perusahaan publik antara lain dapat dirangkum sebagai berikut:
• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan
Perusahaan, anggaran dasar Perusahaan, serta peraturan dan ketentuan pasar modal
• Menjaga komunikasi yang efektif dengan para
pemangku kepentingan, khususnya dengan badan-badan pengatur pasar modal
• Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan/
rapat dewan komisaris, direksi dan komite tata kelola Perusahaan
Pada tanggal 28 desember 2007, Perusahaan menunjuk roslini onwardi sebagai sekretaris Perusahaan. dia telah bergabung dengan Perusahaan sejak 1986 dan berpengalaman lebih dari 20 tahun di bidang industri pertambangan. sebelum ditunjuk sebagai sekretaris Perusahaan, roslini onwardi berperan aktif membantu direktur utama grup dan pengalamannya turut diterapkan dalam fungsi-fungsi sumber daya manusia dan hukum.
main responsibility of the Corporate secretary is to assist the board of directors in ensuring the implementation of good corporate governance practices and compliance as a public Company among others which can be summarized as follows:
• Ensure compliance with corporate law, the
Company’s articles of association as well as the rules and regulations of the capital market
• Maintain effective communications with
stakeholders, in particular with the capital market regulatory bodies
• Coordinate and administer the activities/
meetings of the board of Commissioners, board of directors and good Corporate governance Committee
on december 28, 2007, the Company appointed ms. roslini onwardi as the Corporate secretary. she joined the Company in 1986 and gained over 20 years of experience in mining industry. before being appointed as the Corporate secretary, she assisted the President director and applied her experience in the human resources and legal functions.