PERAMALAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA
2. INVESTASI PERSEDIAAN KETRAMPILAN MASA DATANG
Untuk dapat mengetahui persediaan dan kebutuhan SDM masa depan, diperlukan adanya inventorisasi ketrampilan yang ada saat ini. Inventori diperlukan untuk mengetahui secara pasti kualitas maupun kuantitas SDM yang dimiliki organisasi. Hal ini dapat membantu menunjukkan perencanaan kebutuhan masa datang, memahami permasalahan potensial yang mungkin muncul dan permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan penyusunan staff masa datang, dan memperkirakan pengurangan atau mobilitas masa datang.
Pada bagian ini kita akan membahas data penting pada inventori SDM, analisis dan pelaporan dasar, dan karakteristik sistem informasi yang dipakai.
Elemen-elemen Data
Data penting untuk perencanaan SDM meliputi data individu dan data organisasional. Beberapa elemen data yang diperlukan dalam menginventorisasi persediaan SDM yaitu:
Data individu termasuk
• Umur
• Jenis Kelamin
• Ras
• Pendidikan
Data perusahaan termasuk:
• Tanggal direktur
• Sumber perekrutan
• Status pegawai (tetap, sementara, dll)
• Posisi yang dipegang
• Data penilaian kerja saat ini
Untuk dapat menganalisis pencapaian karir, dan upah, beberapa elemen data harus tersedia antara lain :
Dari karir dan upah :
• Tingkat upah atau tingkat kinerja
• Posisi menurut tingkatan upah
• Rata-rata pendapatan Data pengembangan karir
• Ketrampilan khusus
• Ketertarikan (ketrampilan, fungsi, atau target yang diinginkan)
• Pengalaman pelatihan terakhir
• Tingkat pendidikan dan spesialisasi yang dimiliki
• Target posisi pada pencapaian posisi karir
• Rating untuk dipromosikan, potensi, atau kesiapan Analisis dan Pelaporan Dasar
Pengumpulan data dapat dikatakan merupakan pekerjaan yang relatif mudah. Akan tetapi untuk menyusun pelaporan yang dapat dipakai untuk mempermudah manajemen dalam membuat perencanaan adalah hal lain.
Untuk dapat menyusun pelaporan yarig mempermudah dan bermanfaat bagi manajemen, maka pelaporan tersebut harus disusun menurut item berikut yaitu:
1. Daftar nama pegawai, yang didalamnya berisi nama pekerja, posisi, umur, jenis kelamin, unit dalam
organisasi, dan data lainnya.
2. Stafing saat ini, tabulasi numeris dari posisi masing-masing unit, level atau grade dan stafing aktual saat ini.
3. Distribusi pegawai, tabulasi berdasarkan umur, jenis kelamin, kebangsaan, suku, lama bekerja, dan faktor laiimya.
4. Penilaian kinerja, tabulasi berdasarkan rating dari penilai, persentasi peningkatan kinerja tahunan, level atau grade gaji, urutan kinerja terbaik, peningkatan kinerja tertinggi yang pernah diraih.
5. Posisi jabatan, posisi dan lamanya memegang posisi tersebut, pengindikasian mudah tidaknya diganti.
6. Posisi yang ditawarkan, penawaran posisi saat ini.
7. Pegawai baru.
8. Pengurangan pegawai, pensiun, pensiun dini, mengundurkan diri, dipecat, dll.
9. Penugasan kemhali, perpindahan posisi didalam organisasi.
10. Perubahan pekerjaan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Dasar dari pengambilan keputusan yang tepat mengenai sumberdaya manusia ditentukan oleh ketepatan informasi sumberdaya manusia yang dibutuhkan. Informasi sumberdaya manusia harus mampu mendukung dalam pengambilan keputusan. Konsep seperti ini dikenal dengan nama
decision support system (DSS). Dengan menggunakan PC atau terminals, para manajer dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan mulai dari penerimaan karyawan, promosi, penggajian maupun pembuatan kebijakan yang menyangkut sumberdaya manusia.
HRIS sebagai suatu system juga terdiri dari bagian-bagian antara lain input (aplikasi pekerjaan pada departernen keuangan, sebagai contoh), proses (persetujuan penerimaan karyawan dari departernen HR); output (pemberian persetujuan pada departemen keuangan), teknologi (PC), data base (data-data karyawan), dan control (password atau umpan balik berupa laporan hasil dari departemen keuangan).
HRIS merupakan sub system dari Manajemen information system yang lebih besar dari organisasi, yang didalamnva juga termasuk akuntansi, produksi, dan fungsi marketing. Fungsi khusus dari HRIS adalah untuk pengambilan keputusan bagi fungsi sumberdaya manusia dengan lebih efektif dan efisien.
Inputs
lnformasi tentang pegawai, kebijakan perusahaan, dan informasi terkait lainnya harus dimasukkan kedalam system agar dapat dipergunakan. Informasi tersebut biasanya dimasukkan dari document kedalam PC yang tersambung
dengan mainframe. Sebagai satu contoh jika salah satu departemen membutuhkan karyawan, maka departemen tenaga kerja akan dengan mudah mendapatkan informasi yang tepat tentang calon karyawan jika input data sudah dimasukkan kedalam system.
Transformation / Proses
Pada bagian ini terdiri dari hardware dan software yang didalamnya juga memuat instruksi-instruksi tentang apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan kapan mengerjakannya. Computer dan software yang dipergunakan tergantung dari kebutuhan dan kemampuan masing-masing organisasi. Untuk perusahaan kecil dapat menggunakan PC dan standart database. Sedangkan untuk perusahaan besar atau perusahaan multinasional mungkin menggunakan mainframe computer.
Sebagai contoh fungsi dari transformation misalnya, dengan kita memasukkan jam kerja karyawan, maka system akan mengelolanya mulai dari gaji kotor karyawan tersebut, pajak yang ditanggung, sampai pada gaji bersih yang akan diterimanya.
Outputs
Outputs dalam hal ini adalah hasil yang dibutuhkan misalnya slip gaji karyawan, absensi karyawan, promosi, dll.
Syarat dari output yang berkualitas yaitu:
• Accurate. Informasi yang diberikan harus benar-benar merefleksikan apa yang dilaporkannya.
• Significant and rclevant. Informasi yang dihasilkan harus berguna dan dapat dipergunakan, serta tepat waktu.
• Comprehensive. Informasi yang dihasilkan harus benar-benar menggambarkan masalah yang ada dan memberikan kemungkinankemungkinan solusinya.
• Readable and visual impact. Informasi yang dihasilkan harus mudah dimengerti.
• Consistent in fornlat. Untuk informasi yang sejenis, user akan mendapatkan laporan yang sama.
Feedback
Feedback berfungsi untuk meyakinkan bahwa system telah memberikan informasi yang dibutuhkan atau memberikan informasi tentang kekurangan dari system tersebut.
Wages and salaries
Struktur gaji, rencana kenaikan gaji, dan sejarah gaji.
Benefit
• EEO compliance: informasi pada penerimaan karyawan, pengerahan, dan kenaikan pangkat.
• Labor relations: data kontrak karyawan, informasi keluhan, dan daftar masa kerja pegawai
• Training and development: infonnasi tentang program-program pelatihan, daftar pegawai yang sedang rnengikuti pelatihan, dll.
• Health and safety: informasi tentang kecelakaan
kerja dan karyawan yang mengalami kecelakaan kerja, biaya atas kecelakaan kerja, dan data lain yang dibuhillkan oleh pemerintah nranpun perusahaan asuransi. Management successior/career planning:
informasi tentang skill, specialisasi, prestasi, dan kemungkinan promosi.
• HR planning: proyeksi tentang kebutuhan pada masa yang akan datang. Staffing:
• HR data management: informasi dasar pegawai seperti gaji, jenis pekerjaannya, dll.
• Monitoring and reporting HR policy: komponen DSS.
• General organizational data: struktur organisasi, level Manajemen, informasi tentang fungsi-fungsi khusus.
• Demographics: informasi tentang keadaan, pendidikan, dan umur pegawai.
• External database: informasi tentang organisasi lain atau trend perekonomian.
HRIS dapat digunakan untuk membantu mempermudah pekerjaan departemen SDM pada khususnya dan seluruh organisasi pada umumnya untuk mensejalankan antara strategi organisasi dengan strategi SDM. Dengan menggunakan HRIS, pengambil keputusan akan membuat keputusannya dengan lebih cepat dan tepat serta dapat mengurangi biaya-biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
Agar tujuan HRIS dapat diperoleh, dibutuhkan piranti system yang sejalan baik berupa hardware maupun software dan didukung dengan kemampuan untuk memakai system tersebut. Besar kecilnya piranti system tergantung dari
kebutuhan dan kemampuan tiap-tiap organisasi. Dan didukung dengan adanya system control yang baik agar kerahasiaan informasi dapat dijaga.
3. PROYEKSI PERSEDIAAN KETRAMPILAN MASA