Job Description
Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan produk-produk yang diekspor. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Eksim untuk kegiatan ekspor:
- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan kegiatan ekspor.
- Melakukan perencanaan aktivitas dibagian ekspor.
- Membuat perencanaan pemesanan container dan trucking.
- Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal dan kesiapan barang jadi.
- Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan.
- Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari pembeli.
- Membuat dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan
- Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan bahwa barang atau dokumen sampai ditangan penerima.
- Melakukan pengawasan terhadap arus shipping document. Prosedur Ekspor
- Flowchart (Lihat gambar)
28 Keterangan:
- Departemen Eksim membuat draft packing list, shipping instruction dan invoice. Packing list dikirim ke Departemen Logistik. Kemudian packing list, shipping instruction dan invoice juga dikirimkan ke PPJK.
- Atas dasar packing list, Departemen Logistik menyiapkan barang yang akan dikirim. - PPJK mencari dan memesan container yang sesuai.
- Departemen Eksim membuat packing list, shipping instruction dan invoice final untuk dibuatkan PEB.
29 Keterangan:
- PPJK membuat bill of lading, insurance dan certificate of origin untuk kemudan dikirimkan ke departemen eksim.
- Departemen eksim mengecek dokumen yang dikirimkan oleh PPJK. Jika masih ada yang salah, dikembalikan ke PPJK untuk revisi. Jika sudah benar, menyiapkan dokumen invoice, insurance, packing list, certificate of origin dan bill of lading ke pembeli.
- Membuat dan mengirimkan payment request ke Departemen Financing di kantor pusat Jakarta untuk membayar jasa PPJK.
30 Lampiran-lampiran
31 Lampiran 2: Packing List
32 Lampiran 3: Certificate of Origin (COO)
33 Lampiran 4: Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
34 Lampiran 4: PEB (Lanjutan)
35 Lampiran 5: Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
36 Lampiran 6: Form Penjualan Ekspor
37 Lampiran 7: Laporan Penjualan Ekspor
38 Lampiran 8: Laporan Trend
Brand Kuantitas Brand Kuantitas
Januari Sumber Ayu 3002 Direct 121 Vitalis, Doremi Februari Sumber Ayu 4444 Romano 144 Vitalis, Direct Maret Enchanteur 4221 Vitalis 101 Direct, Doremi April Enchanteur 4435 Romano 188 Vitalis, Direct, Doremi Mei Enchanteur 3451 Romano 198 Vitalis, Direct, Doremi
Juni Enchanteur 3425 Romano 196 Doremi
Juli Enchanteur 3752 Romano 185 Vitalis, Direct Agustus Enchanteur 2991 Romano 176 Vitalis, Direct, Doremi September Enchanteur 3002 Romano 156 Direct, Doremi Oktober Enchanteur 3421 Romano 173 Vitalis, Direct, Doremi November Sumber Ayu 4234 Romano 155 Vitalis Desember Enchanteur 3796 Romano 133 Vitalis, Direct, Doremi
Brand Highest Lowest Mean
Vitalis 222 101 175 Izzi 3444 1666 2685 Sumber Ayu 4444 2354 3102 Direct 444 121 264 Enchanteur 4435 2432 3448 Doremi 999 666 816 Dashing 2341 1221 1800 Romano 198 133 168 Salatiga, ……….. LAPORAN TREND PENJUALAN EKSPOR
TAHUN 2013 PT. UNZA VITALIS SALATIGA
Tertinggi
Highest, Lowest dan Mean tiap Brand Penjualan Highest dan Lowest tiap Bulan
Karyawan Departemen Eksim Kepala Departemen Eksim Terendah
Tidak Ada Pesanan Bulan
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 5000 k u a n ti ta s p e n ju a la n ( p e r k a rt o n ) Bulan Vit alis Izzi Sumber Ayu Direct Enchant eur Doremi Dashing Romano
39 Lampiran 9: Instruksi Kerja Pengecekan PEB
INSTRUKSI KERJA PENGECEKAN PEMBERITAHUAN EKSPOR BARANG PT. UNZA VITALIS SALATIGA
1. Cek nama eksportir (shipper), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. 2. Cek nama importir (consignee) sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. 3. Cek data pengangkutan, sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading.
4. Cek data pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of delivery), sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Jika telah sesuai, lihat kode pelabuhan apakah sudah benar atau belum.
5. Cek nomor dan tanggal invoice, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
6. Cek Bank Devisa Hasil Ekspor, apakah sudah sesuai dengan bank yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan devisa.
7. Cek besarnya freight, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Freight merupakan biaya yang dibayarkan ke pihak shipping line atas jasa pengangkutan barang, dalam kurs dollar.
8. Cek besarnya free on board (FOB), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. FOB merupakan total harga barang yang diekspor sebelum ditambah freight, dalam kurs dollar.
9. Cek besarnya berat kotor dan berat bersih, sesuaikan dengan yang tercantum di packing list.
10.Cek kode Harmonized System (Kode HS) barang, apakah sudah benar atau belum. Kode HS merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan, pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi sebelumnya. Kode HS akan mempengaruhi besarnya tarif bea masuk.
11.Cek besarnya kuantitas barang yang diekspor, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice dan packing list.
Berikut adalah contoh dokumen PEB, yang telah diberi tanda mengenai poin-poin apa saja yang harus dilakukan pengecekan:
40 eksportir importir Pelabuhan muat Pelabuhan bongkar No dan tanggal invoice Freight dan FOB Berat Kotor dan Berat Bersih Bank Devisa Hasil Ekspor Data pengangkutan
41 Kode HS
42 PROSEDUR IMPOR PT. UNZA VITALIS
Job Description Departemen Eksim untuk Prosedur Impor
Dalam prosedur impor, Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan bahan pembungkus yang diimpor. Berikut deskripsi pekerjaan Departemen Eksim untuk prosedur impor:
- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan kegiatan impor.
- Mempersiapkan dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan kegiatan impor.
- Mengontrol shipping document yang dikirimkan oleh pihak pemasok. - Menghitung besarnya pajak impor yang harus dibayarkan.
- Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan kepabeanan.
- Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai di gudang.
Proses Impor
Proses impor bahan pembungkus dimulai ketika Departemen Perencanaan menghitung berapa jumlah bahan yang dibutuhkan untuk produksi. setiap tanggal 25 pada akhir bulan, Departemen Perencanaan melakukan running Material Requirement Planning (MRP) sehingga diketahui berapa jumlah bahan pembungkus yang diperlukan untuk produksi bulan berikutnya. Setelah jumlah yang dibutuhkan diketahui, maka Departemen Perencanaan akan memberikan purchase requitition (PR) ke Departemen Pembelian. Departemen Pembelian-lah yang akan menghubungi pihak pemasok serta meminta penawaran harga dan melakukan purchase order. Setelah terjadi kesepakatan harga, pemasok akan mengirimkan proforma invoice. Atas dasar proforma invoice inilah Departemen Pembelian
43 menginformasikan ke Departemen Eksim bahwa ada aktivitas impor bahan pembungkus. Di dalam proforma invoice terdapat penjelasan mengenai incoterm apa yang digunakan. Ada tiga incoterm yang digunakan dalam aktivitas impor bahan pembungkus di PT. Unza Vitalis yaitu ex-work, free on board, dan cost and freight. Untuk incoterm ex-work dan free on board, PT. Unza Vitalis harus membuat shipping instructions dan memberikannya ke freight forwarder terkait transportasi dari gudang pemasok hingga tiba di gudang perusahaan. Untuk selanjutnya pihak freight forwarder lah yang mengurus sailing schedule barang yang diimpor. Sedangkan untuk incoterm cost and freight, pihak pemasoklah yang akan mengurus sailing schedule-nya. Setelah Departemen Eksim mengetahui waktu sailing schedule, Departemen Eksim akan memfollow up shipping document ke Departemen Pembelian. Karena atas dasar shipping document tersebut akan dibuatkan pemberitahuan impor barang (PIB). Dokumen PIB tersebut selanjutnya dibuat dalam dua rangkap, rangkap pertama dikirimkan ke Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan untuk mengurus masalah kepabeanan di bea cukai dan rangkap kedua yang masih berupa soft copy bersamaan dengan request payment akan dikirimkan ke Departemen Financing PT. Unza Vitalis guna proses pembayaran pajak. Setelah pajak impor dibayarkan dan proses custom clearance selesai, barulah barang yang diimpor bisa diambil dari pelabuhan dan diantar ke gudang PT. Unza Vitalis Salatiga.
Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Impor
Dokumen yang digunakan di dalam prosedur impor yaitu:
- Invoice: merupakan nota perhitungan yang dibuat oleh pihak eksportir yang berisikan seperti jenis barang, jumlah barang, harga barang dan total yang harus dibayarkan oleh importir.
44 - Packing List: merupakan dokumen yang berisikan tentang jenis yang dipacking
oleh pihak eksportir untuk segera dikirim ke importir.
- Bill of Lading (B/L): merupakan dokumen pengapalan yang dibuat oleh pihak shipping line sebagai bukti atas kepemilikan barang.
- Certificate of Origin (COO): merupakan dokumen yang digunakan untuk menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh Departemen Perdagangan setempat.
- Pemberitahuan Impor Barang (PIB): merupakan dokumen pabean yang harus diisi oleh importir secara lengkap dan benar terkait data-data atas barang yang diimpor.
- Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP): merupakan formulir yang digunakan oleh Wajib Pajak atau subjek pajak untuk melakukan penyetoran pungutan serta pajak-pajak dalam rangka impor.
- Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB): merupakan pemberitahuan yang diterbitkan oleh kantor pabean tentang persetujuan pengeluaran barang impor dari kawasan pabean.
Setiap Departemen Eksim selesai melakukan prosedur impor, Departemen Eksim akan membuat Laporan Impor.
Pihak Terkait dalam Prosedur Impor
Pihak yang terkait dalam prosedur ini terbagi menjadi dua yaitu pihak internal yang merupakan pihak PT. Unza Vitalis dan pihak eksternal yang selain pihak PT. Unza Vitalis.
1. Pihak Internal
45 Bertanggung jawab atas segala bentuk perencanaan dalam proses produksi PT. Unza Vitalis, seperti:
- Menyusun dan menetapkan rencana jadwal proses produksi.
- Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembungkus yang akan digunakan dalam proses produksi.
- Menentukan jadwal pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus. - Berkoordinasi dengan Departemen Pembelian terkait pemesanan bahan
baku dan bahan pembungkus.
- Memonitoring realisasi pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus serta jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.
b. Departemen Pembelian
Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku dan bahan pembungkus yang digunakan untuk proses produksi maupun pengadaan kebutuhan kantor yang tidak ada hubungannya dengan proses produksi. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Pembelian:
- Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku dan bahan pembungkus untuk proses produksi.
- Mencari dan memilih supplier bahan baku dan bahan pembungkus. - Membuat dan mengirimkan purchase order ke pemasok.
- Berkoordinasi dengan supplier terkait shipping document untuk proses custom clearance.
- Berkoordinasi dengan Departemen Eksim terkait proses custom clearance. 2. Pihak Eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang membantu perusahaan mengurus masalah kepabeanan di bea cukai.
46 b. Freight forwarder yang membantu perusahaan untuk menangani masalah keagenan pelayaran dibidang transportasi dan pengapalan, terkait dengan barang yang diimpor maupun diekspor.
Flowchart
Berikut merupakan flowchart prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis.
Gambar 3
47 Gambar 3 (Lanjutan)
48 Gambar 3 (Lanjutan)
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis
Pembahasan atas Prosedur Impor
Setelah melakukan analisis terhadap prosedur impor yang dilakukan PT. Unza Vitalis, ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur impor. Kelemahan yang pertama adalah belum adanya instruksi kerja untuk pengecekan Pemberitahuan Impor Barang (PIB). Sama seperti PEB, selama ini pengecekan PIB hanya dilakukan sekilas dan berdasarkan kebiasaan karyawan saja, tanpa adanya pedoman tertentu tentang hal-hal apa saja yang krusial untuk
49 dicek. Oleh karena itu walaupun sudah dilakukan pengecekan, namun karyawan bisa saja tetap melakukan kesalahan karena lalai. Selain akan direject oleh sistem, hal yang paling krusial jika terdapat kesalahan dalam PIB adalah jika salah dalam menghitung jumlah pajak yang akan disetor ke negara atas adanya kegiatan impor tersebut sehingga karyawan harus mengecek bagian perhitungan ini dengan teliti. Karena jika dilain waktu diadakan audit oleh negara, dan ternyata perusahaan salah menyetorkan pajak, maka perusahaan akan terkena denda. Kejadian tersebut pernah dialami oleh perusahaan. Karena salah menyetorkan pajak atas impor ke negara, perusahaan terkena denda hingga dua milyar rupiah. Kemudian kelemahan yang kedua adalah lamanya proses pengeluaran barang yang telah tiba di pelabuhan bongkar karena perusahaan terlambat menerima original shipping document dari pihak pemasok. Keterlambatan penerimaan original shipping document dari pihak pemasok akan menghambat kelancaran custom clearance sehingga sering membuat perusahaan membayar demurrage cost karena juga terlambat mengembalikan kontainer dalam keadaan kosong ke pihak shipping line. Jika hal ini terus berlanjut, tentunya merugikan bagi perusahaan karena perusahaan terus mengeluarkan biaya yang seharusnya bisa digunakan untuk hal lain. Berikut disajikan uraian singkat kelemahan prosedur impor:
Tabel 5
Kelemahan Prosedur Impor
Pelaksanaan Kelemahan Akibat
Belum ada instruksi kerja pengecekan PIB
Salah menghitung pajak yang dibayarkan
Membayar denda atas kesalahan pembayaran pajak
Terlambat menerima original
shipping document
Proses custom clearance terhambat Membayar demurrage cost atas keterlambatan pengembalian kontainer
Berdasarkan uraian kelemahan di atas, berikut merupakan usulan perbaikan untuk prosedur impor. Perbaikan atas kelemahan yang pertama adalah pembuatan instruksi kerja pengecekan PIB sehingga karyawan mengetahui dengan jelas poin-poin apa saja yang harus diperhatikan serta bagaimana menghitung pajak impor yang akan disetorkan ke negara. Poin-poin yang harus diperhatikan adalah nama eksportir (shipper), importir (consignee),
50 pelabuhan muat (port of loading), pelabuhan bongkar (port of delivery), invoice number, tanggal invoice, FOB, freight, CIF, berat kotor, berat bersih, Kode HS, kuantitas barang yang diimpor, perhitungan pajak impor yang terdiri dari bea masuk yang bergantung pada kode HS barang impor, PPh pasal 22 sebesar 2,5% dan PPN sebesar 10%. Kemudian perbaikan atas kelemahan kedua adalah sebaiknya perusahaan menggunakan sistem surrender B/L atau dikenal juga dengan telex release. Jika eksportir dan importir sepakat menggunakan surrender B/L, maka eksportir akan menyuruh pihak shipping line untuk mengeluarkan telex release dan mengirimkannya ke importir. Dengan begitu salinan shipping document akan dikirim terlebih dahulu melalui e-mail atau fax sehingga dapat lebih cepat diterima importir. Kemudian pihak shipping line juga akan memberitahu agen mereka di pelabuhan bongkar untuk melepaskan barang tanpa adanya original B/L. Oleh karena itu, importir bisa lebih cepat mengambil barangnya dan tidak terkena demurrage cost. Tetapi original document tetap harus dikirimkan oleh eksportir ke importir. Karena nantinya original shipping document tersebut akan disusulkan untuk dikumpulkan ke bea cukai.
Tabel 6
Perbaikan Prosedur Impor
Kelemahan Perbaikan
Salah menghitung pajak yang dibayarkan Pembuatan instruksi kerja Pengecekan PIB (lihat lampiran 8)
Proses custom clearance terhambat Menggunakan metode telex release (surrender
B/L)
Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Impor
Berdasarkan prosedur yang berlaku dan dengan mempertimbangkasn usulan perbaikan, maka disusun Standard Operating Procedures (SOP) dengan menggunakan teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). SOP ini disajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas, spasi single, disajikan dengan bingkai halaman. Berikut susunan isi pedoman:
51 2. Penjelasan singkat tentang prosedur
3. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur 4. Teknik yang digunakan
5. Pihak terlibat
6. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan 7. Laporan-laporan yang dihasilkan
8. Kaitan dengan prosedur lain 9. Lampiran-lampiran
10. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur 11. Isi prosedur
52 PT. UNZA VITALIS Terbit:
Prosedur Impor Bahan Pembungkus
Disusun:
Yunita Damastuti Departemen Eksim Disetujui:
Andi Surya Saputra I. Tujuan prosedur
Tujuan pembuatan standard operating procedures impor adalah: 1. Menstandarisasi pekerjaan yang dilakukan karyawan.
2. Menjamin terlaksananya prosedur impor secara efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin dilakukan. 4. Sebagai alat kontrol operasional perusahaan.
5. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan. II. Penjelasan singkat tentang prosedur
Prosedur ini adalah sebagai pedoman kegiatan impor bahan pembungkus. Setiap kali melakukan impor, harus melewati prosedur ini, karena jika tidak maka dianggap tidak sah.
III. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
1. Setiap pembelian bahan baku ataupun bahan pembungkus, hanya dilakukan berdasarkan perhitungan Material Requirement Planning (MRP) yang dilakukan oleh Departemen Perencanaan.
2. Penunjukkan Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan yang membantu PT. Unza Vitalis, harus didasari oleh surat kuasa yang sah.
IV. Teknik yang digunakan
Teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedures Impor adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flow chart). V. Pihak terlibat 1. Pihak internal a. Departemen Perencanaan b. Depertemen pembelian 2. Pihak eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) b. Freight forwarder
VI. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan 1. Invoice
2. Packing List
3. Bill of Lading (B/L)
4. Certificate of Origin (COO)
5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP) 7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) VII.Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh Departemen Eksim adalah Laporan Impor. VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Terkait dengan prosedur perencanaan, pembelian dan pengeluaran kas. IX. Lampiran-lampiran
1. Invoice 2. Packing List
53 3. Bill of Lading (B/L)
4. Certificate of Origin (COO)
5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP) 7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) 8. Instruksi Kerja Pengecekan PIB
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur