III. METODE PENELITIAN
3.3. Jenis Data dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer yang diambil bersifat kualitatif dan kuantitatif. Data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan karyawan yang di pilih sebagai responden, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunan waktu kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja.
Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama yaitu dari karyawan Toko Buku Gramedia Depok dengan cara pengamatan langsung (observasi) dan wawancara yang mendalam dengan para karyawan sebagai responden, serta wawancara kepada pihak manajer operasional Toko Buku Gramedia Depok tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini, seperti tugas pokok pekerjaan responden yang diteliti. Data sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal-jurnal, informasi dari internet, dan data-data tentang karyawan dari perusahaan, terutama berkaitan dengan beban kerja.
3.4 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer mengenai waktu kerja ataupun beban kerja karyawan diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling tersebut dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang dilakukan karyawan yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan, seperti terlambat, mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, dan sebagainya. Kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk menghabiskan waktu pribadinya yang diperbolehkan oleh Toko Buku Gramedia
Depok, seperti istirahat, sholat, dan makan. Hasil pengamatan akan dicatat dalam formulir work sampling.
Pengumpulan data primer berupa standar kemmapuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan respoden. Adapun data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi.
3.5. Pengolahan dan Analisis Data 3.5.1 Pengolahan Data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling yang telah dilakukan selama satu bulan. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan atau waktu kerja yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Miscrosoft Excel.
Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai frekuensi rata tugas pokok pekerjaan yang dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan responden. Melalui data tersebut, kemudian menghitung WPT (waktu penyelesaian tugas) yang dikonversikan selama satu tahun. WPT tersebut di konversi menjadi beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit per tahun.
Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan didapatkan jumlah kebutuhan karyawan SA yang efektif dan efisien.
3.5.2 Analisis Data
Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktivitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebuthuan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut :
a. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif , artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Hari Kerja Efektif = (A – (B + C + D)) Keterangan :
A = jumlah hari menurut kalender
B = jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun C = jumlah hari libur dalam setahun
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)
1 2 3 4 5 Dst. ∑ WPT Keterangan :
BT = Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu
SKR = Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
c. Menghitung Kebutuhan Pegawai
Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu :
∑
∑ Keterangan :
KP = Kebutuhan Pegawai WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
3.5.3 Analisis Deskriptif
Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji gambaran satu variabel, misalkan profil perusahaan, kelompok kerja, kelompok konsumen, dan subyek lain, tentang karakteristiknya seperti besar, komposisi, efisiensi, kesukaan dan lain-lain (Sumarni dan Wahyuni, 2006). Menurut Travers (1978) dalam Umar (2005), analisis deskriptif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilaksanakan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Analisis data merupakan proses penyederhanaan data kedalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.