BAB III PEMBAHASAN
B. Jenis-Jenis Fasilitas Kerja Yang Ada di Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan pegawai dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi.
Berikut rincian fasilitas-fasilitas yang tersedia pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Fasilitas Sarana Kantor a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas pegawai di kantor.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 10 P.C unit komputer. Komputer tersebut berada di Ruang Pembantu Dekan II, Bagian Kepegawaian, Bagian Bendaharawan, Bagian Perlengkapan, Bagian Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.
Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :
a) Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flas Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
b) Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet
c) Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya ke instansi atau organisasi lainnya melalui penggunaan Email.
Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :
a) Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer
b) Komputer sehingga memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja
c) Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer
d) Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada didalam komputer cepat panas
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui
dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin photo copy.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU terdapat 9 unit Printer. Yang berada di Ruang Pembantu Dekan II, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, Bagian Bendaharawan, Bagian Keuangan, Bagian Kepala Tata Usaha, dan Bagian Perlengkapan.
c. Faksimile
Faksimile adalah alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu singkat tanpa merusak. Faksimile sangat berperan penting bagi pegawai untuk mengerjakan aktivitas kantor yang berhubungan dengan pengiriman data.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 Unit Faksimile menurut jumlah administrasi. Yang berada di Ruang Pembantu Dekan II. Faksimile digunakan dalam hal penyampaian informasi berupa data-data atau dokumen-dokumen penting dari suatu instansi maupun organisasi lain atau dari kantor pusat ke kantor cabang. Faksimile merupakan Photo Copy jarak jauh serta dapat juga sebagai berfungsi sebagai telepon.
d. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat
menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berada ditempat yang berbeda dan jarak yang jauh.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki 1 Unit Telepon. Yang berada di Bagian Perlengkapan.
e. Mesin Photo Copy
Mesin photo copy merupakan mesin yang dapat dipergunakan untuk menggandakan warkat/surat dan data-data dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo, dan sebagainya. Untuk itu mesin photo copy sangat penting dalam penggandaan suatu data karena hal tersebut sering dilakukan suatu Perguruan Tinggi Negeri.
Karena banyak data yang digandakan maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyediakan fasilitas mesin photo copy bagi pegawai yang memerlukannya. Di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 1 unit mesin fotocopy menurut inventarisnya.
f. Mesin Tik
Mesin Tik adalah mesin yang mampu membuat tulisan. Mesin Tik hanya bergerak bila dioperasikan dengan tanpa tangan manusia. Kelebihan dari mesin tik adalah tidak menggunakan saluran listrik sehingga dapat menghemat biaya. Sedangkan kelemahannya adalah sulit untuk menghapus data yang salah sehingga resikonya harus mengulang pengetikan.
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan 1 unit Mesin Tik. Yang berada di Ruang Tata Usaha. Mesin Tik digunakan oleh bagian Tata Usaha untuk membuat surat keterangan mahasiswa.
g. Filling Cabinet
Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
Di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 21 Filling Cabinet yang digunakan untuk menyimpan data/file-file penting. Yang berada di Bagian Perlengkapan, Bagian Kepegawain, Bagian Keuangan.
h. Air Conditional
Air Conditional (AC) adalah pendingin ruangan. AC berguna memberi kesejukan dan kenyaman ruangan. Sehingga pegawai di Bagian Tata Usaha merasa nyaman dalam melaksanakan pekerjaannya.
Di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 Air Conditional yang berada di Ruang Pembantu Dekan II, Bagian Perlengkapan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan.
i. Brankas
Brankas adalah sejenis lemari besi yang berguna menyimpan berkas-berkas berharga dan uang tunai.
Di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 2 brankas yang berada di Bagian Keuangan.
2. Fasilitas Prasarana
Fasilitas prasarana merupakan fasilitas fisik sebagai pendukung dari pada fasilitas kantor agar pegawai dapat bersemangat dan bergairah dalam melakukan pekerjaan. Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki fasilitas prasarana (fisik) seperti : Gedung, Aula, Parkir, Kantin dan Musholla.
Selain fasilitas prasarana fisik diatas pada Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara juga terdapat fasilitas lain yang dapat dinikmati oleh pegawai. Seperti :
a. Fasilitas Olah Raga dan Rekreasi
Untuk menjaga kesehatan, menjalin hubungan yang akrab dan harmonis setiap pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi. Fasilitas olah raga yang disediakan adalah Lapangan/halaman depan fakultas untuk melakukan senam pagi pada hari Sabtu pukul 07.30 WIB serta lapangan volly yang memadai. Kegiatan olah raga dilakukan bersama-sama pada waktu yang ditentukan oleh Fakultas.
Selain itu disediakan juga fasilitas rekreasi berupa Tour atau liburan bersama yang diadakan setahun sekali. Pada tahun 2009 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyelenggarakan rekreasi ke Bukit Lawang pada hari Sabtu tanggal 7 Nopember 2009. Kegiatan ini dapat membuat pegawai merasakan ketenangan sejenak disamping tugas-tugas yang dijalani sehari-hari. Setelah berlibur maka pegawai akan mempunyai semangat kerja yang tinggi. Semangat kerja yang tinggi akan menghasilkan pekerjaan yang baik dan dengan mudah terselesaikan. Sehingga akan menyebabkan peningkatan produktivitas pada Fakultas. Pada Fakultas Ekonomi semua pegawai khususnya pegawai Tata Usaha biasanya memanfaatkan fasilitas olah raga dan rekreasi, karena dianggap dapat memacu poduktivitas kerja Fakultas.
b. Insentif
Diberikan kepada pegawai untuk kinerja yang melampaui harapan. Tujuan pemberian insentif adalah menghasilkan kinerja organisasi yang lebih baik dan peningkatan kualitas layanan kepada mahasiswa dan masyarakat.
c. Pendidikan dan Pelatihan
Selain itu, kegiatan Pendidikan dan Pelatihan adalah proses pengubahan cara berpikir atau tingkah laku dengan cara penyuluhan dan latihan. Ini digunakan oleh pegawai, berbentuk/bantuan pendidikan untuk membayarkan seluruh atau sebagian biaya yang dihubungkan dengan kursus pendidikan formal dan program gelar, termasuk biaya untuk buku. Dengan adanya pendidikan maka pegawai akan
semakin terlatih di suatu bidang tertentu sesuai dengan pendidikan yang diberikan sehingga dapat menjadi pegawai yang berkualitas.
Fakultas Ekonomi khususnya Bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara pernah mengirimkan pegawai untuk mengikuti program pelatihan seperti Training Database yang digunakan untuk data mahasiswa dan dosen, dan pelatihan mengenai pengarsipan untuk masing-masing bagian pekerjaan.
d. Jaminan Sosial
Jaminan sosial yang memberikan perhatian dan pelayanan perusahaan kepada setiap pegawai, menunjang kesehatan dan keselamatan. Dengan harapan agar pegawai akan semakin bergairah dan mempunyai semangat untuk bekerja. Adapun yang diberikan kepada pegawai antara lain :
1) Asuransi
Untuk menciptakan rasa aman para Pegawai Negeri Sipil pada Bagian Tata Usaha, dilaksanakan program asuransi kesehatan seperti ASKES. Program ini diberikan agar para pegawai merasa terjamin hidupnya dan bekerja dengan baik dalam usaha tercapainya tujuab pekerjaan.
2) Jaminan Hari Tua
Untuk memupuk semangat dan gairah kerja pegawai, mereka harus mempunyai perasaan aman terhadap masa depan profesinya. Untuk menciptakan rasa aman menghadapi masa tua, para Pegawai Negeri Sipil di Universitas Sumatera Utara diberikan jaminan hari tua berupa dana pensiun.
e. Cuti
Pada Bagian Tata Usaha pegawai memperoleh cuti 2 minggu dalam setahun, hal ini dilakukan agar pegawai tidak jenuh dalam melaksanakan pekerjaannya karena setiap orang perlu penyegaran supaya pada saat kembali bekerja, perasaan jenuh itu akan hilang dan dapat bekerja dengan baik.