2.2 Teori Khusus .1 Pembelian
2.2.2.2 Jenis – jenis Persediaan
M enurut Thomas R. Dyckman (2001, hal 378), persediaan terdiri dari barang-barang yang dimiliki suatu bisnis dan disimpan baik untuk digunakan membuat produk atau sebagai produk yang siap untuk dijual dan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Persediaan barang dagang (merchandise inventory)
Barang yang ada di gudang dibeli oleh pengecer atau perusahaan perdagangan seperti importer atau eksportir untuk dijual kembali.. Biasanya, barang yang diperoleh untuk dijual kembali secara fisik tidak diubah oleh perusahaan pembeli.
2. Persediaan manufaktur
Persediaan dari entitas manufaktur, yang terdiri dari: • Persediaan bahan baku
Barang yang berwujud dibeli atau diperoleh dengan cara lain (misal, dengan menambang) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam membuat barang untuk dijual kembali.
• Persediaan barang dalam proses
Barang-barang yang membutuhkan pemrosesan lebih lanjut sebelum penyelesaian dan penjualan.
• Persediaan barang jadi
Barang-barang manufaktur yang telah diselesaikan dan disimpan untuk dijual.
Antara lain : minyak pelumas untuk mesin, bahan pembersih dan bahan lainnya.
3. Persediaan rupa-rupa
Barang-barang seperti perlengkapan kantor, kebersihan, dan pengiriman. Persediaan jenis ini biasanya digunakan segera dan biasanya dicatat sebagai beban penjualan atau umum ketika dibeli.
2.2.3 Penjualan
M enurut M ulyadi, penjualan barang dan jasa perusahaan dapat dilaksanakan melalui penjualan tunai atau penjualan kredit.
1. Penjualan Kredit (M ulyadi, 2001, hal 202)
Dalam transaksi penjualan kredit, jika pesanan dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
Sistem penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai pesanan yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
2. Penjualan tunai (M ulyadi, 2001, hal 455-459 )
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh
perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Penjualan
Bertanggung jawab menerima surat pesanan dari pelanggan, mengedit informasi-informasi yang belum lengkap pada surat pesanan tersebut dan meminta otorisasi kredit.
2. Fungsi Kredit
Bertanggung jawab dalam meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit pada pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyediakan barang yang dipesan oleh pelanggan dan mengirim barang ke bagian pengiriman beserta surat julan.
4. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan tembusan faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 5. Fungsi penagihan
Bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan salinan faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
M enurut M ulyadi (2000, hal 219) sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem penjualan kredit adalah:
a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima pesanan dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
c. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
d. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan
dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
e. Prosedur pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
M enurut M ulyadi (2001, hal 226), transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah :
1. Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.
M enurut M ulyadi (2001, hal 234), jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pembuatan memo kredit
Fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk pencatatan pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.
Fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dari memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. Prosedur pencatatan retur penjualan
Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Dalam prosedur ini pula berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam buku pembantu persediaan.