KAJIAN PUSTAKA
A. Kajian Teoretis
4) Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya
Berdasarkan jangkuan penggunaannya surat dibedakan atas dua jenis yaitu surat intern, dan surat ekstern. Surat intern ialah surat yang hanya di gunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor atau instansi yang bersangkutan. Surat ekstren ialah surat yang di gunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar kantor /instansi yang bersangkutan (Rahmawati, 2017: 259).
5) Jenis surat berdasarkan jumlah penerima
Jenis surat berdasarkan jumlah penerima yang dituju dapat di bedakan atas tiga jenis yaitu: (a) surat edaran (b) surat pengumuman dan (c) surat biasa.
a) Surat edaran ialah surat yang di luar kantor/instansi yang bersangkutan. Isi surat ini adakalanya hanya di ketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus) dan adakalanya di sebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum). surat ederan sering di sebut sirkuler.
b) Surat Pengumuman ialah surat yang di tujukan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum, pengumuman dapat di sebarluaskan dengan beberapa cara, yaitu dengan mengedarkan sebagai surat edaran ,memasang di papan-papan pengumuman dan memasangnya di Koran/majalah sebagai iklan
c) Surat biasa ialah surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu (Rahmawati, 2017: 261).
c. Bagian-Bagian Surat
Bagian-Bagian yang terdapat dalam surat meliputi; Kepala Surat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Lampiran Surat, Hal/Perihal, Alamat Surat, Salam Pembuka, Isi Surat, Salam Penutup,Tembusan.
Kepala Surat biasanya diketik di sebelah kiri atas. Boleh juga diketik di tengah-tengah. Kepala Surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam bentuk yang menarik, dan menyebutkan nama kantor atau jawatan dan perusahaan, alamat, nomor telpon, nomor kotak Pos (jika ada), nama alamat kawat (jika ada), dan faksimile (jika ada).
Kepala surat menunjukan resminya sebuah surat. Oleh sebab itu, jangan mengunakan blangko surat dinas untuk berkirim-kirim surat secara pribadi. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alat (identitas) pengingat surat.
Tanggal surat di ketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) dan kanan atas (lurus, setengah lurus, dan Indonesia). Boleh juga diketik di sebelah kanan bawah. Perlu diingat bahwa tanggal surat itu dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh yang berwenang. Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.
Nomor surat dapat kita lihat pada surat resmi yang mana di dalamnya selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (keluar), kode
dan tahun. Bahkan nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun (bentuk lurus, setengah lurus, dan Indonesia), dan dalam penulisan nomor pada surat mempunyai guna yaitu (a) memudahkan mengatur penyimpanan, (b) Memudahkan mencarinya kembali, (c) mengetahui berapa banyaknya sursat yang keluar, (d) mempercepat penyelesaian sursat-menyurat (membalas surat),dan memudahkan petugas kearsipan.
Lampiran pada surat juga sangat dibutuhkan sebagai alat mempertegas maksud yang ingin disampaikan melalui surat tersebut. Dalam melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan dengan surat-surat lain. Lampiran di dalam surat dituliskan seperti; Lamp; empat helai, bukan; Lampiran 4 (empat) helai.
Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dituliskan (demi kehematan). Harus diingat bahwa jika tidak ada surat yang dilampirkan, jangan menggunakan kalimat pembuka seperti, Bersama surat ini kami beritahukan…... Yang seharusnya digunakan atau yang tepat ialah: Dengan ini kami beritahukan…..
Adapun hal atau perihal pada surat yang menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca hal/perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat. Hendaknya hal atau perihal dituliskan secara ringkas dan jelas. Hal atau perihal dapat disampaikan dengan judul karangan biasa. Oleh sebab itu, harus
berwujud frase (bukan kalimat ) dan pokok surat dimulai dengan huruf besar. Tidak ada tanda titik di belakangnya dan tidak digaris bawahi.
Alamat yang terdapat dalam surat ada dua macam yaitu: alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat dalam menyebutkan berturut-turut yaitu; (a) nama orang atau nama jabatan, (b) nama jalan dan nomor rumah atau gedung, dan (c) nama kota.
Nama orang atau jabatan ditulis dengan huruf awalnya ialah huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu, tidak ditulis huruf kapital semuanya. Nama orang hendaknya ditulis secara cermat dan lengkap, jangan disingkat. Nama kota tidak di dahului kata depan di-, tidak dituliskan dengan huruf kapital semua, tidak perlu digaris bawahi, dan tidak bertitik akhir atau tanda baca lainnya. Surat itu hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan nama kantornya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, dapat dipakai sebutan kepala atau pemimpin (bukan pimpinan). Alamat itu ditujukan kepada nama orang yang disertai nama jabatanya bukan nama instansinya.
Penulisan alamat surat baik disebelah kiri maupun kanan, keduanya benar. Penulisan di sebelah kiri memiliki tempat yang cukup leluas ke sisi sebelah kanan sehingga kemungkinan pemengalan nama orang /instansi / organisasi, dan sejenisnya tidak terjadi (Rahmawati, 2017: 271). Nama alamat yang dituju haruslah nama orang, nama orang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansi atau perusahaan.
Alamat luar pada surat dituliskan pada amplop yang berukuran 10,5 x 23 cm. Alamat luarnya disusun sebagai berikut; (a) nama orang atau jabatan, (b) nama instansi, (c) nama jalan, gang, nomor rumah atau bangunan, dan (d) nama kota dan nomor kode pos. Kode pos perlu dicantumkan di belakang nama kota untuk memudahkan penyampaian dan mencega kekeliruan penyampaian surat kepada penerima surat tersebut. Sesudah nomor kode pos tidak perlu lagi dituliskan keterangan lain misalnya nama propinsi atau kabupaten. Surat yang dikirimkan keluar negeri cukup dituliskan kata “Indonesia” di bawah nama kota dan nomor kode pos. Alamat yang dituju terletak pada seperempat bagian sebelah kanan bawah sampul. Alamat pengirimnya dari lembaga pemerintah, organisasi, penerbit yang termasuk dalam surat resmi bukan surat pribadi karena surat pribadi tidak lazim dituliskan di bagian kiri bawah atau di bagian samping. Selain alamat, pada sampul surat resmi juga dibubuhkan nomor surat, cap dinas (di sebelah kiri bawah), derajat surat “Segera /Amat Segera” (di sebelah kanan atas), dan teraan (di bagian kanan atas).
Salam pembuka pada surat merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia berbicara secara tertulis. Dalam surat resmi, yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (jangan di singkat Dh.atau DH.) yang di tulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Di belakang salam pembuka selalu di bubuhkan tanda koma (,) ini sudah merupakan suatu kebiasaan. Dalam
surat-menyurat, pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang pembuka surat, baik dengan, maupun titik dua, hanyalah menurut kebiasaan. Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya di masukkan selalu ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alenia pertama).
Isi yang terdapat di dalam surat umumnya terdiri atas tiga bagian yaitu pembukaan, isi, isi sesungguhnya, dan penutup. Isi surat (tubuh surat) itu lengkap dengan bagian-bagian pembukaanya, isi sesunguhnya dan penutup. Yang jelasnya, isi surat ditulis dalam tiga buah alinea (paragraf).
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas.
Salam Penutup surat dinas atau formal pemerintah menyebutkan; (a) nama jabatan (Rektor Pembantu Rektor 1, dekan dan sebagainya), (b) tandatangan, (c) nama terang, terang, dan NIP (Nomor Induk Pegawai) yang sifatnya opsional.
Tembusan di buat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang sebenarnya dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya dengan surat tersebut. Dengan cara demikian, yang dikirimi surat mengerti siapa saja yang juga diberitahu tentang isi surat
itu.Tembusan di tulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas searah dengan nomor, lampiran dan hal/ perihal. Tembusan hendaknya di susun berdasarkan urutan tingkatan jabatan instansi yang bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu di gunakan Yth atau kepada Yth. demi kehematan.
Dalam surat-menyurat resmi, ada lima bentuk surat yaitu; (a) lurus penuh, (b) lurus, (c) setengah lurus, (d) resmi Indonesia lama, (e) resmi Indonesia baru.