BAB II PROFIL INSTANSI
2.3 Job Description Garuda Plaza Hotel
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Garuda Plaza Hotel Medan :
2.3.1 Manager Director
Tugas dan tanggung jawab pokok :
1. Menpower Planning and Recruitment
a. Menentukan informasi sumber tenaga kerja.
b. Training orientasi calon karyawan dengan global dalma pengenalan management Hotel Garuda Plaza .
c. Recruiting, seleksi, penempatan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan kegiatan perusahaan.
2. Training and Development
a. Berusaha meningkatkan pengembangan pengetahuan dan keterampilan karyawan secara professional.
b. Menyelenggarakan pendidikan dan latihan kerja.
3. Personel Relations and Administration
a. Menciptakan hubungan kerja yang harmonis di kalangan sesama karyawan, bawahan terhadap atasan, karyawan dengan perusahaan.
b. Mengurus dan menyelesaikan sanksi pelanggaran.
c. Menjalin hubungan yang baik dengan wadah pekerja.
4. Medical Server and Health Maintenance and General Affairs
a. Merencanakan dan mengurus asuransi karyawan.
b. Menyusun perencanaan program kesehatan dan keselamatan.
2.3.2 General Manager
1. Mengelola kegiatan-kegiatan hotel, mengkoordinasi seluruh kegiatan hotel dalam suatu kegiatan yang terpadu untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Menetapkan tujuan, kebijaksanaan dan prosedur intern hotel.
3. Menilai masa depan hotel termasuk kecenderungan pasar dan konsumen, perkembangan persaingan, kebutuhan untuk berkembang termasuk kesempatan untuk investasi.
5. Mengatur penetapan tenaga kerja inti hotel.
6. Mengajukan anggaran dan rencana keuangan hotel kepada Dewan Direksi.
2.3.3 Secretary/Sekretaris
1. Bertanggung jawab penuh kepada General Manager dalam kelancaran tugas sehari-hari.
2. Menerima surat masuk.
3. Mengagendakan surat masuk sebelum diajukan kepada General Manager.
4. Mengarsipkan surat balasan (copy) nya sebagai bukti selanjutnya.
5. Membantu menyimpan arsip dokumen group.
2.3.4 Human Relation Departement Manager
1. Mengembangkan evaluasi dan prinsip-prinsip bimbingan karyawan untuk mencapai produktivitas kerja secara serasi dan harmonis.
2. Membuat laporan rutin dan menghadiri internal meeting.
3. Menjaga kestabilan dan keseimbangan quotasi kepegawaian sesuai dengan ketentuan perusahaan.
2.3.5 Residen Manager
1. Melaksanakan tugas operasi perusahaan dengan mempedomani ketentuan-ketentuan dan instruksi-instruksi dari General Manager.
2. Mempertanggung jawabkan semua tugas-tugas operasional yang dilimpahkan oleh General Manager .
3. Menetapkan pembagian kerja dari Asisten Manager sehingga seluruh elemen-elemen operasional yang terdiri dari berbagai Departement dapat diawasi dengan baik .
2.3.6 Executive Assitance Manager
1. Memimpin dan mengatur seluruh tugas-tugas operasional yang dilaksanakan oleh berbagai Departement.
2. Bertanggung jawab tentang pelaksanaan tugasnya kepada Residen Manager.
3. Membina hubungan kerja yang baik dengan koordinasi yang continue baik ke atas maupun ke bawah .
4. Memcahkan masalah-masalah yang timbul pada tugas-tugas operasional yang dilaksanakan dengan tuntas sesuai dengan batas-batas yang diberikan.
2.3.7 Departement Marketing (Marketing Manager)
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dalam bidang operasi dan administrasi marketing.
2. Mengkoordinir tugas-tugas marketing dalam bidang pemasaran dan pembuatan brosur-brosur hotel.
3. Mengembangkan serta memberikan pengarahan kepada semua anggota tentang program-program atau rencana kerja organisasi, keharusan pelaksaan tugas performance dan mengadakan peningkatan hubungan dengan departemen lain
2.3.8 Departement Accounting (Account Manager)
1. Melaksanakan tugas – tugas tertentu sesuai dengan yang dibebankan atau yang di intruksikan para direksi.
2. Melaksanakan semua kebijaksanaan para direksi sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.
3. Menyusun serta menyimpan dan menertibkan dokumen perusahaan yang ada, sesuai dengan kepentingan.
4. Menyusun dan menyampaikan suatu laporan administrasi keuangan sesuai dengan transaksi yang sebenarnya sebagai bahan suatu laporan rutin kepada direksi.
2.3.9 Departemen Personalia (Personalia Manager)
1. Bertanggung jawab penuh atas pelaksaan tugas operasi dan administrasi dari Departemen Personalia kepada Direksi.
2. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan data karyawan secara baik.
3. Membina dan memupuk disiplin kerja serta mengawasi pelaksanaan tugas karyawan.
4. Memperhatikan atau mengawasi kesejahteraan karyawan secara memadai.
5. Menyelesaikan administrasi yang berhenti dan menerima karyawan baru.
6. Mengatur masalah sosial karyawan.
2.3.10 Departement Front Office (Front Office Manager)
1. Memberikan keterangan dan informasi kepada tamu serta mengawasi
2. Membukukan penerimaan tamu dalam buku tamu yang mencakup nama, alamat dan kebangsaan.
3. Membuat laporan penjualan kamar setiap hari.
4. Menerima pembayaran rekening kamar, cucian dan juga termasuk bar yang dibayar kontan.
5. Melaporkan nama-nama tamu yang menginap dihotel kepada kepolisian setiap hari.
6.
Menyetorkan seluruh kas yang diterima kepada General Cashier.2.3.11 Department House Keeper ( Executive House Keeper )
1. Memperhatikan dan menjaga semua kebersihan lingkungan hotel.
2. Menyiapkan segala fasilitas yang dianggap perlu setiap kamar sesuai dengan standart nya.
3. Bertanggungjawab atas segala investasi yang berada dibawah pengawasan Deparment House Keeping.
4. Mengembangkan serta memberikan pengarahan kepada petugas-petugas House Keeping tentang program-program / rencana kerja keharusan pelaksanaan tugas performance dan mengadakan peningkatan hubungan dengan deparment lainnya.
5. Mengawasi seluruh peralatan dan perlengkapa yang berada di Garuda Plaza Hotel, dll.
2.3.12 Department Engineering ( Engineering Manager )
1. Mengawasi dan menjaga seluruh peralatan dan perlengkapan yang ada di Garuda Plaza Hotel Medan.
2. Memperbaiki seluruh peralatan yang digunakan dalam hotel, misalnya machine, electric telephone, air conditioning, gas, furniture, dan lainnya agar tetap terjaga dan terpelihara dengan sebaik-baiknya
3. Bertanggung jawab atas kelancara tugas operational engineering dan maintenance .
4. Menilai setiap kondisi generator dan alat-alatnya.
5. Membuat engine / machine record setiap equipment .
2.4 Visi , Misi dan Strategi Garuda Plaza Hotel Medan 1. Visi
Menempatkan Garuda Plaza Hotel sebagai salah satu hotel yang diakui keberadaanya di dunia perhotelan & masyarakat.
2. Misi
Menciptakan image yang baik dan tertanam dihati tamu untuk kembali menggunakan fasilitas hotel.
3. Strategi
Menciptakan suatu suasana kekeluargaan & kenyamanan bagi tamu yang menggunakan fasilitas hotel.
2.5 Kinerja Kegiatan Terkini
Sumber - sumber pendapatan bagi perusahaan jasa perhotelan pada umumnya adalah antara Hotel yang satu dengan Hotel yang lain, yaitu sumber dari hasil penjualan jasa dan usaha sewa kamar dan ruangan, penjualan restoran dan penggunaan fasilitas Hotel lainnya, namun didalam mengklasifikasikan sumber-sumber pendapatan untuk penyajian didalam laporan laba rugi perusahaan tidaklah sama antara Hotel yang satu dengan Hotel yang lainnya karena pengklasifikasian sumber - sumber pendapatan pada jasa perhotelan ini pada umumnya tergantung dari kategori bintang Hotel dan besar kecilnya jumlah pendapatan dari jasa - jasa serta usaha yang diberikan oleh masing - masing Hotel tersebut. Hal ini sangat beralasan karena didalam bidang jasa perhotelan, pengklasifikasian sumber-sumber pendapatan pada umumnya adalah berdasarkan tingkat persentase pendapatan yang dihasilakan oleh jasa dan usaha yang dilakukan oleh departemen-departemen yang ada di Hotel tersebut.
Garuda Plaza Hotel Medan sebagai Hotel dengan kategori bintang tiga pada garis besarnya memiliki sumber-sumber pendapatan yang dibagi atas tiga bagian yang merupakan sumber pendapatan dari operasional utama ,yaitu:
1) Pendapatan Sewa Kamar dan Ruangan, yaitu pendapatan yang bersumber dari pemasukan jasa sewa kamar Hotel dan ruangan serta pendapatan lain-lain yang berhubungan dengan sewa kamar dan ruangan.
2) Pendapatan dari Makanan dan Minuman, yaitu pendapatan yang bersumber dari hasil penjualan kamar serta tidak bersumber dari pendapatan makanan dan minuman .
Yang termasuk ke dalam pendapatan lain-lain adalah:
1) Jasa pelayanan telepon dan video 2) Jasa pelayanan taxi
3) Jasa pelayanan laundry
Pengelompokan sumber-sumber pendapatan tersebut adalah berdasarkan departemen dan non departemen hal ini masih dibenarkan bila dihubungkan dengan adanya pembagian biaya menurut departemen agar penyajian dalam daftar laba-rugi perusahaan lebih informatif, hal ini disebabkan karena bervariasinya jasa yang di konsumsi oleh setiap klien baik itu dalam jenisnya maupun dalam intensitasnya
.
Usaha perusahan dalam manggali sumber-sumber pendapatan dari jasa perhotelan dapat dikatakan telah maksimal untuk ukuran Hotel berbintang tiga. Ini jelas dalam pengklasifikasian terhadap suatu jenis usaha tertentu sehigga untuk jangka waktu panjang (jika perusahaan ini nantilebih berkembang) akan dapat melakukan spesilisasi kemampuan karyawan dalam memenuhi kebutuhan jasa klien.
2.6 Rencana Kegiatan Perusahaan
Melalui kegiatan Public Relation, Garuda Plaza Hotel Medan yang
karyawan. Adapun rencana kegiatan Garuda Plaza Hotel untuk kedepannya terutama mengenai bagian pemasaran adalah sebagai berikut:
1. Garuda Plaza Hotel Medan mencoba memberikan informasi dengan lebih luas agar mencegah terjadinya hambatan di dalam menarik opini public dan memperkenalan Garuda Plaza Hotel Medan pada public.
2. Mengadakan promosi untuk menarik pelanggan dalam jumlah sebanyak – banyaknya dan berpartisipasi pada kegiatan-kegiatan sosial dan lain sebagainya.
3. Mengadakan kunjungan kerja pers agar segala keluhan public atau masyarakat akan disampaikan oleh wartawan kepada Public Reletion Officer dan dapat memberikan alasan yang terperinci sehingga keluhan dapat diatasi.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Public Relation
Dari data yang terkumpul melalui suatu survey yang diadakan di Amerika Serikat, telah terkumpul sebanyak 2000 defenisi untuk diformulasikan menjadi suatu batasan apa yang dimaksud dengan Public Relation. Tetapi dari semua defenisi yang terkumpul itu tidak satu pun yang memenuhi syarat, untuk dijadikan suatu batasan dari pada Public Relation. Batasan pengertian mengenai Public Relation, menurut para ahli sampai saat ini belum ada satu kesepakatan secara tegas, hal ini disebabkan oleh :
a. Banyaknya defenisi Public Relation yang telah dirumuskan oleh, para pakar atau ahli, maupun profesional Public Relations yang satu sama lain saling berbeda pendapat tentang Public Relations.
b. Terjadinya perbedaan batasan pengertian tentang Public Relations tersebut diakibatkan adanya latar belakang yang berbeda antara kalangan praktisi dengan kalangan akademis atau teoritis.
c. Sesuatu yang menunjukkan baik secara teoritis maupun praktisi bahwa kegiatan Public Relation itu bersifat dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan dinamika masyarakat serta mengikuti kemajuan zaman, khususnya memasuki era globalisasi saat ini.
Walau demikian, dari sebuah panitia yang anggotanya para ahli Public
suatu definisi. Adapun ke 3 batasan tersebut, masing-masing adalah (Griswold,1948:44) :
1) Y.C Seidel : Public Relation adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari langganannya, pegawainya dan publik pada umumnya.
2) Emerson Reck : Public Relation adalah kelanjutan proses dari penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan-pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang, agar orang itu memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka. Kedua pelaksanaan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.
3) Howard Bonham : Public Relation adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau organisasi atau badan.
Karena begitu banyak defenisi Public Relation, maka para pempraktek Public Relation dari berbagai negara di seluruh dunia, yang terhimpun dalam organisasi yang bernama “ Internasional Public Relations Association “ (IPRA), bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi dengan harapan dapat diterima dan diperaktekkan bersama.
Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen yang khas yang mendukung dan memelihara jalur bersama bagi komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama antara organisasi dengan khalayaknya, melibatkan manajemen dalam permasalah atau persoalan, membantu manajemen memperoleh
penerangan mengenai tanggapan terhadap opini publik, menetapkan dan menegaskan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan umum, menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif dalam penerapannya sebagai sistem peringatan secara dini guna membantu mengantispasi kecenderungan dan menggunakan penelitian secara teknik-teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai kegiatan utama. (Ruslan Rusady, 2001:20)
3.2 Tugas, Fungsi dan Pekerjaan Public Relation 3.2.1 Tugas Public Relation
Dalam buku Rachmadi F, tugas dari Public Relation adalah :
a. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi atau pesan secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual) kepada masyarakat, sehingga masyarakat mempunyai pengertian yang benar tentang hal ikhwal perusahaan atau lembaga, segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan . (F.Rachmadi,1994:107)
b. Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum masyarakat. (F.Rachmadi,1994:107)
c. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi masyarakat terhadap kebijaksanaan perusahaan atau lembaga maupun segala pendapat.
d. Menyelenggarakan hubungan yang baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh Public Opinion ( Opini Publik ) dan perubahan sikap. (F.Rachmadi,1994:107)
3.2.2 Fungsi Public Relation
Di negara-negara maju, Public Relation merupakan suatu unsur manajemen perusahaan dan mendapat kedudukan yang cukup tinggi karena pada dasarnya Public Relation itu adalah fungsi Manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Public Relation adalah unsur manajemen yang ikut menentukan kebijaksanaan yang bertanggung jawab langsung kepada pimpinan.
(Peterson, Adams&Co,1960:101)
Fungsi umum Public Relation adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, intern maupun ekstern dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi masyarakat dalam upaya menciptakan iklim pendapat ( opini publik ) yang menguntungkan organisasi.
Menurut (Ruslan Rosady,2001:111) fungsi dari Public Relation dapat diharapkan menjadi mata dan telinga serta tangan kangan bagi top manajemen dari suatu organisasi atau lembaga yang ruang lingkup tugasnya antara lain : a. Membina hubungan ke dalam ( Internal Public ) artinya Public Relation harus
mampu mengidentifikasikan atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dilaksanakan oleh organisasi.
b. Membina hubungan keluar ( Eksternal Public ) artinya Public Relation mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran terhadap lembaga yang diwakilinya.
Jadi dapat diperoleh kesimpulan bahwa fungsi Public Relation adalah sebagai berikut :
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan publik eksternal.
c. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari organisasi ke publiknya atau terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak..
d. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.
3.2.3 Pekerjaan Public Relation
Kegiatan Public Relation dilakukan melalui proses sebagai berikut (Ruslan Rosady,2001:37) :
a. Penemuan Fakta ( Fact Finding )
Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah situasi dan pendapatan dalam masyarakat menunjang atau justru menghambat kegiatan organisasi, instansi atau perusahaan. Dalam fase penemuan fakta ini, seorang Public Relation Officer (PRO) dituntut :
1) Memperhatikan berbagai kejadian atau perkembangan sosial, politik maupun ekonomi yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan perusahaannya.
2) Mengumpulkan berbagai macam data untuk diolah menjadi informasi.
3) Menganalisa informasi itu agar sesuai dengan keperluan perusahaan.
b. Perencanaan (Planning)
Perencanaan ini merupakan bidang yang cukup penting, karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan perusahaan. Dalam tahap perencanaan yang merupakan kelanjutan dari tahap penemuan fakta atas dasar hasil penelitiannya, seorang PRO merencanakan bagaimana sebaiknya dengan tetap memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik, pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai tujuannya.
c. Komunikasi (Communication)
Tahapan komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang dikomunikasikan. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan apa yang dikomunikasikan. Sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak dicapai melalui kegiatan Public Relation, kegiatan komunikasi dapat berbentuk lisan, tertulis, visual atau dengan menggunakan lambang-lambang tertentu.
d. Evaluasi
Setelah komunikasi dilaksanakan, maka suatu perusahaan tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruh terhadap politik. Hal ini dilakukan melalui evaluasi.
3.3 Metode, Tujuan Public Relation 3.3.1 Metode Public Relation
Setiap pekerjaan yang dilaksanakan diperlukan suatu metode yang diharapkan dapat mempengaruhi sasaran komunikasi pada kegiatan Public Relation. Dalam hal ini metode persuasif dianggap sebagai salah satu teknik dalam kegiatan Public Relation. Kegiatan komunikasi yang dilaksanakan secara persuasif, biasanya yang menjadi sasaran komunikasi ketika menerima pesan komunikasi tidak merasa adanya perubahan sikap atau pendapat bahkan juga termasuk tingkah lakunya.
Dengan adanya metode persuasif diharapkan pesan yang disampaikan oleh seorang sumber komunikasi dapat menghasilkan efek komunikasi yang diinginkan. Sehingga proses komunikasi itu dalam prakteknya digunakan untuk mempengaruhi sasaran komunikasi pada kegiatan Public Relation sebaiknya seorang PRO haruslah dipersiapkan dengan matang. Oleh sebab itu, maka teknik persuasi dalam kegiatan Public Relation terletak pada usaha untuk mempengaruhi individu atau publik, agar mau bertindak seperti yang diinginkan oleh perusahaan.
3.3.2 Tujuan Public Relation
Pada dasarnya tujuan sebuah perusahaan adalah memperoleh laba yang maksimal. Tujuannya adalah untuk menciptakan opini publik (masyarakat umum) yang baik tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Semua kegiatan yang dijalankan oleh Garuda Plaza Hotel Medan bertujuan untuk menarik pelanggan dalam jumlah sebanyak – banyaknya.
Tujuan dari Public Relation ini terbagi atas Internal Public Relation dan
a. Internal Public Relation
Tujuan Public Relation berdasarkan kegiatan Internal Public Relation dalam hal ini dapat mencakup beberapa hal yaitu (Suhandang Kustadi,2001:78-79) :
1. Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap, tingkah laku dan opini terhadap perusahaan, terutama sekali ditujukan kepada kebijaksanaan perusahaan yang sedang dijalankan.
2. Mengadakan suatu analisis dan perbaikan terhadap kebijaksanaan perusahaan yang sedang dijalankan, guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dengan tidak melupakan kepentingan masyarakat.
3. Merencanakan bagi penyusunan suatu staff yang efektif bagi penugasan kegiatan yang bersifat Internal Public Relation dalam perusahaan tersebut.
Untuk menciptakan suasana kerja yang menyenangkan di dalam perusahaan, komunikasi yang bersifat dua arah (Two Way Communication) penting sekali dan mutlak harus ada yaitu komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan antara bawahan dengan pimpinan. Komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan terhadap bawahannya tidak akan mengalami banyak kesulitan, tetapi sebaliknya, komunikasi yang berjalan dari bawah ke atas besar kemungkinan akan mengalami hambatan-hambatan yang disebabkan oleh faktor-faktor psikologis, sosiologis, pendidikan dan lain-lain.
Hal ini menjadi tugas seorang PRO untuk menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif dan juga mengadakan analisa tentang kebijaksanaan kepegawaian, termasuk gaji/upah, honorarium dan kesejahteraan karyawan lainnya. Maksudnya adalah untuk mengetahui apakah sikap mereka
acuh tak acuh, saling pengertian, yang dapat menimbulkan sesuatu yang tidak diharapkan, yang memerlukan penjelasan, perbaikan-perbaikan demi tercapainya keuntungan dan kepuasan bersama. Internal Public Relation yang baik adalah yang memperlakukan setiap karyawan dengan sikap yang sama, tanpa membeda-bedakan tingkat pendidikan.
Untuk menghindari kekacauan pekerjaan yang mungkin terjadi, Garuda Plaza Hotel Medan selalu menetapkan cara kerja yang baik, selalu menciptakan keserasian dan ketenangan kerja, setiap departemen hanya mempunyai satu orang kepala departemen yang membawahi beberapa orang staff. Diantara mereka terdapat yang baik, tidak hanya dalam pekerjaan tetapi juga kedudukannya sebagai mahluk sosial. Mereka bekerja dalam ruangan yang sama dan mengadakan komunikasi setiap hari sehingga akan menciptakan pengertian juga tenggang rasa. Masing – masing mengerti kelebihan dan kekurangan rekannya dalam bekerja. Untuk dapat memberikan hasil yang baik maka mereka bersatu dan saling membantu dalam bekerja.
b. External Public Relation
Selain menjalankan kegiatan Internal Public Relation, suatu perusahaan juga perlu menjalankan kegiatn External Public Relation. Tujuan External Public Relation adalah untuk mengeratkan dengan orang-orang di luar perusahaan hingga terbentuklah opini publik (masyarakat umum) yang baik terhadap perusahaan.
Menurut (Abdurachman Oemi,2004:80) hubungan dengan masyarakat di luar perusahaan merupakan suatu keharusan di dalam usaha-usaha untuk:
2. Mencari modal dan hubungan
3. Memperbaiki hubungan dengan serikat buruh, mencegah pemogokan dan mempertahankan karyawan-karyawan yang cakap, efektif, dan produktif dalam kerjanya.
4. Memecahkan persoalan-persoalan yang sedang dihadapi.
Berdasarkan hal itu, tugas penting external Public Relation adalah mengadakan komunikasi yang efektif, yang sifatnya informatif dan persuasive yang ditujukan kepada publik di luar perusahaan. Informasi yang diberikan harus dengan jujur, berdasarkan fakta dan harus teliti. Hal ini disebabkan publik mempunyai hak untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya tentang sesuatu yang menyangkut kepentingannya. Dalam menjalankan kegiatan-kegiatan Public Relation, Garuda Plaza Hotel juga memperhatikan hal ini:
Tujuan kegiatan External Public Relation pada Garuda Plaza Hotel adalah:
a. Memberikan penerangan mengenai Garuda Plaza Hotel Medan kepada masyarakat. Baik mengenai fasilitas-fasilitas yang disediakan maupun kelebihannya dari hotel lain.
b. Memperkenalkan Garuda Plaza Hotel kepada Biro Perjalanan, pemerintah dan Badan usaha yang bergerak di bidang pariwisata.
c. Menjembatani hubungan Garuda Plaza Hotel dengan Pemerintah.
Berdasarkan hal tersebut, External Public Relation harus melaksanakan tugas-tugas guna memperoleh dukungan, pengertian dan kepercayaan dari masyarakat luar, menciptakan kesediaan kerjasama dari masyarakat. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam External Public Relation adalah :
a. Menilai sikap dan opini publik (masyarakat umum) terhadap kepemimpinan, terhadap para pegawai dan metode yang digunakan.
b. Memberikan nasehat kepada pimpinan tentang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan Public Relation mengenai perbaikan-perbaikan, kegiatan-kegiatan dan lain-lain.
c. Menyusun staff yang efektif untuk bagian tersebut.
Kegiatan Public Relations pada Garuda Plaza Hotel Medan sudah berjalan dengan baik. Kegiatan Public Relation yang lain adalah berhubungan dengan wartawan, yaitu dengan cara mengadakan kunjungan kerja pers. Semua keluhan public atau masyarakat akan disampaikan oleh wartawan kepada Public Relation Officer dan mereka akan memberikan penjelasan yang terperinci sehingga keluhan dapat diatasi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian pada Garuda Plaza Hotel Medan, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan kegiatan Public Relation sangat berperan dalam mempromosikan dan memperkenalkan Garuda Plaza Hotel Medan yang salah satunya adalah mengadakan kerja sama dengan Lembaga Pemerintah dan Swasta.
2. Kegiatan Public Relation pada Garuda Plaza Hotel Medan dijalankan oleh Public Relation dan Marketing Departement, sedangkan untuk membina hubungan yang external Public Relation pada Garuda Plaza Hotel Medan diwakili oleh Public Relation Officer (PRO).
2. Kegiatan Public Relation pada Garuda Plaza Hotel Medan dijalankan oleh Public Relation dan Marketing Departement, sedangkan untuk membina hubungan yang external Public Relation pada Garuda Plaza Hotel Medan diwakili oleh Public Relation Officer (PRO).