BAB II: PROFIL BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
C. Job description
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian Kepala Bidang Kepegawaian Daerah, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah, Bidang Pengadaan dan Pembinaan, Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan, Bidang Mutasi dan Bidang informasi.
1. Bagian kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
Tugasnya adalah:
a. Menyelenggarakan pembinaan pegawai di lingkungan badan.
b. Menyelenggarakan arahan bimbingan kepada pejabat struktural pada badan.
c. Menyelenggarakan instruksi pelaksanaan tugas badan. d. Menyelenggarakan penyusunan program badan.
e. Menyelenggarakan formasi pegawai negeri sipil (PNS). f. Menyelenggarakan pengadaan pegawai negeri sipil (PNS).
g. Menyelenggarakan pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS).
h. Menyelenggaran pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) menjadi pegawai negeri sipil (PNS).
i. Menyelenggarakan kordinasi pendidikan dan pelatihan. j. Menyelenggarakan kenaikan pangkat.
dalam dan dari jabatan.
l. Menyelenggarakan perpindahan pegawai negeri sipil (PNS) antar instansi.
m. Menyelenggarakan pemberhentian sementara dari jabatan negeri. n. Menyelenggarakan pemberhentian sementara pegawai negeri sipil
(PNS) akibat tindak pidana.
o. Menyelenggarakan pemberhentian pegawai negeri sipil (PNS) atau calon pegawai negeri sipil (CPNS).
p. Menyelenggarakan kemuktahiran data pegawai negeri sipil (PNS). q. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian.
r. Menyelenggarakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan managemen pegawai negeri sipil (PNS).
2. Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah
Mempunyai tugas membantu kepala badan bidang umum/kerumahtanggaan, perlengkapan, administrasi kepegawaian dan registrasi, keuangan, pembinaan/penataan kelembagaan organisasi dan hukum.
Untuk melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah menyelenggarakan fungsi :
a. Menyusun dan menyempurnakan konsep standar pelaksanaan administrasi keuangan / organisasi dan ketatalaksanaan serta evaluasi dan pelaporan.
penataan organisasi ketatalaksanaan, perencanaan serta evaluasi dan pelaporan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Pengkordinasian penyusunan bahan / data penata usaha, kepegawaian sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditentukan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah dibantu oleh:
a. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan b. Kepala Sub Bagian Keuangan
c. Kepala Sub Bagian Registrasi
d. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum
3. Bidang Pengadaan dan Pembinaan
Tugas dan tanggung jawab bidang pengadaan dan pembinaan adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD).
tahun anggaran.
c. Menyelenggarakan koordinasi usulan penetapan formasi PNSD di kabupaten / kota setiap tahun anggaran.
d. Menyelenggarakan pelaksanaan pengadaan PNSD di provinsi. e. Menyelenggarakan usulan penetapan nomor induk pegawai (NIP). f. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan pengadaan PNSD
kabupaten/kota.
g. Menyelenggarakana pembinaan disiplin PNS melalui pemprosesan usul penjatuhan sanksi hukum disiplin PNS serta memproses izin perkawinan dan pereraian PNS di lingkungan pemerintah provinsi sumatera utarasesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
h. Menyelenggarakan monitoring proses penjatuhan hukuman disiplin, permohonan perkawinan/perceraian PNS dilingkunga pemerintah provinsi sumatera utara dan kabupaten/kota sesumatera utara.
i. Menyelenggarakan pengusulan dan pengolahan bingkisan ucapan terimakasih Gubernur bagi PNS yang memasuki batas usia pension (BUP), penghargaan satya Lencana Karya Satya X,XX, dan XXX tahun bagi PNS dilingkungan pemerintah provinsi.
j. Menyelenggarakan medical check up bagi PNS di lingkungan pemerintah provinsi sumatera utara.
kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
l. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
m. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditetapkan.
Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Bidang Pengadaan dan Pembinaan dibantu:
a. Sub Bidang Formasi dan Pengadaan b. Sub Bidang Pembinaan dan Disiplin c. Sub Bidang Kesejahteraan
4. Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan
fungsi bidang pengembangan dan pemberdayaan adalah sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang pengembangan dan pemberdayaan.
b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktura pada lingkup bidang pengembangan dan pemberdayaan.
c. Penyelenggaraan penetapan kebutuhan diklat PNSD Provinsi. d. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan diklat skala provinsi.
e. Penyelenggaraan penetapan pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian PNS Provinsi dalam dan dari jabatan struktural
eselon II kebawah atau jabatan fungsional yang jenjangnya setingkat.
f. Penyelenggaraan usulan pengangkatan dan pemberhentian sekretaris daerah provinsi.
g. Penyelenggaraan pengangkatan Sekretaris Daerah Kabupaten/kota. h. Penyelenggaraan usulan konsultasi pengangkatan dan
pemberhentian Sekretaris Daerah Kabupaten/kota.
i. Penyelenggaraan koordinasi pengangkatan, pemindahan dalam dan dari jabatan struktural eselon II di lingkup kabupaten/kota
j. Penyelenggaraan penetapan pemberhentian sementara dari jabatan negeri bagi PNSD provinsi yang menduduki jabatan struktural eselon I kebawah dan jabatan struktural eselon II kebawah dan fungsional yang setingkat.
k. Penyelenggaraan orientasi dan prajabatan sepanjang telah memiliki lembaga diklat yang telah terakreditasi.
Kepala Bidang Pengembangan dan Pemberdayaan mempunyai tugas :
a. menyelenggarakan koordinasi, perencanaan dan kerjasama dengan unit kerja terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar jabatan struktural, jabatan fungsional dan pelaksanaan pengangkatan personil untuk menduduki jabatan struktural dan fungsional sesuai standaryang ditetapkan.
b. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan unit kerja terkait dalam penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaa
pengkajian kebutuhan ujian dinal PNS, pendidikan dan pelatihan pegawai.
c. menyelenggarakan koordinasi pengangkatan, pemindahan dalam dan dari jabatan struktural dari eselon II dilingkungan kabupaten/kota.
d. menyelenggarakan kesekretariatan badan pertimbangan jabatan dan kepangkatan provsu.
e. Menyelenggarakan kesekretariatan Pokja kegiatan KPK dengan Gubernur Sumatera Utara.
f. Menyelenggarakan kesekretariatan pokja monitoring dan evaluasi pelaksanaan inpres nomor 5 tahun 2004 tentang percetakan pemberantasan korupsi pemprovsu.
g. Menyelenggarakan pembentukan tim penilai anga kredit jabatan fungsional analisa kepegawaian.
h. Menyelenggarakan koordinasi/konsultasi penataan jabatan struktural, fungsional dan perencanaan diklat PNS ke instansi terkait/departemen/lembaga pemerintahan non departemen (LPND).
i. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
j. Menyelenggarakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
pengembangan dan pemberdayaan pegawai dibantu :
a. Kepala Sub Bidang Jabatan Struktural dan Fungsional b. Kepala Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan
5. Bidang Mutasi
Fungsi bidang mutasi adalah sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang mutasi. b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada
lingkup bidang mutasi.
c. Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar kenaikan pangkat, penggajian, pemindahan, pemberhentian dan penetapan pension pegawai.
d. Penyelenggaraan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai bidang dan fungsinya.
e. Penyelenggaraan pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan sesuai bidang dan fungsinya.
f. Penyelenggaraan pelaporan dan
g. pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan, sesuai standar yang ditetapkan.
Tugas dan tanggungjawab bidang mutasi adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan pelaksanaan pengangkatan CPNS dilingkungan provinsi.
(CPNS) provinsi.
c. Menyelenggarakan penempatan CPNS menjadi PNS dilingkungan provinsi.
d. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan pengangkatan CPNSD menjadi PNSD kabupaten/kota.
e. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD provinsi menjadi gol/ruang I/b s/d IV/b.
f. Menyelenggarakan penetapan kenaikan pangkat PNSD kabupaten /kota mennjadi gol/ruang IV/a dan IV/b.
g. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan kenaikan pangkat dilingkungan kabupaten/kota.
h. Menyelenggarakan penetapan perpindahan PNSD antar kabupaten/kota dalam/provinsi.
i. Menyelenggarakan pemberhentian sementara PNSD untuk golongan IV/c kebawah.
Untuk pelaksanaan tugas, fungsi dan uraian tugas kepala bidang mutasi dibantu :
a. Sub Bidang Pemindahan dan Pensiun b. Sub Bidang Pengangkatan dan Penggajian
6. Bidang Informasi
Fungsi bidang informasi adalah sebagai berikut :
informasi.
b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada jabatan struktural pada lingkup bidang informasi.
c. Penyelenggaraan pemuktahiran data PNS di provinsi.
d. Penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan pemuktahiran data PNS di kabupaten/kota.
e. Penyelenggaraan pembinaan dan pengawasan manajemen PNS di lingkungan provinsi.
f. Penyelenggaraan koordinasi pembinaan dan pengawasan manajemen PNSD di kabupaten/kota.
Tugas dan tanggungjawab kepala bidang informasi adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaa pengolahan arsip PNS dan pengolahan data berdasarkan SIMPEG dan SAPK.
b. Melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan arsip PNS baik provinsi maupun kabupaten/kota dan pengolahan data menjadi bahan informasi.
c. Melaksanakan pemuktahiran data PNS secara berkala baik dilingkungan pemprovsu maupun kabupaten/kota sesuai standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Melaksanakan pemberian masukan/saran yang dianggap perlu kepada kepala badan sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Melaksanakan pelaporan pertanggungjawaban dan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar yang ditetapkan.
Untuk melaksanakan tugas, fungsi ddan uraian di atas kepala bidang informasi dibantu :
a. Sub Bidang Arsip Pegawai b. Sub Bidang Pengolahan Data
D. Jaringan Kegiatan
Badan Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang sekurang-kurangnya meliputi Perencanaan, Pengangkatan, Penempatan, Pendidikan dan Pelatihan, Penggajian, Pembinaan, Kedudukan hak, Tanggung jawab. Kepegawaian Daerah merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional. Badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program pemulangan pegawai yang pensiun (Pemberian Bingkisan dan Plakat Ucapan Terima Kasih Gubsu) kepada PNS yang memasuki pensiun dilingkungan pemprovsu, monitoring perpindahan tugas PNS dilingkungan pemprovsu dan pemkab/kota se sumatera utara, pembuatan listing PNS yang mencapai batas usia pensiun dilingkungan pemprovsu, memfasilitasi penyelesaian pensiun PNS gol/ruang IV/ c keatas ke BKN dan sekretaris cabinet di Jakarta, pengambilan sumpah/janji PNS.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para pegawai selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah :
ucapan terima kasih Gubsu) kepada PNS yang memasuki pensiun dilingkungan pemprovsu.
b. Monitoring perpindahan tugas PNS dilingkungan pemprovsu dan pemkab/kota se sumatera utara.
c. Pembuatan listing PNS yang mencapai batas usia pensiun dilingkungan pemprovsu.
d. Memfasilitasi penyelesaian pensiun PNS gol/ruang IV/c keatas ke BKN dan sekretaris cabinet di Jakarta.
e. Penyelenggaraan seleksi praja IPDN.
f. Pendidikan Pasca Sarjana bagi PNS provsu dan kabupaten/kota. g. Test urine bagi pejabat struktural di lingkungan pemprovsu. h. Bantuan Diklatpim Tk. II, Tk. III, dan Tk. IV.
i. Pelatihan emosional spiritual Quotion (ESQ) bagi pejabat di lingkungan pemprovsu.
BAB III
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Nilai kegunaan akuntansi sebagai salah satu fungsi dalam suatu perusaahaan semakin meningkat,sejalan dengan semakin besarnya skala operasi dan kompleksnya kegiatan. Akuntansi merupakan suatu sistem pengukuran dan pengkomunikasian untuk menyediakan informasi bagi suatu unit organisasi dalam membantu pihak-pihak yang berkepentingan membuat pertimbangan dan keputusan yang beralasan guna mengendalikan sumber-sumber ekonomik yang optimal dalam rangka pencapaian sasaran ( goal ) yang telah ditetapkan. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara dalam kegiatan operasionalnya tak lepas dari penerapan sistem informasi akuntansi sebagai alat perencanaan,pengendalian dan dasar pengambilan keputusan.
Menurut Hall (2001:6) Sistem adalah dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut Bodnar (2006:1) Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan
keputusan yang tepat.
Menurut Soemarso (2004:14) Akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.
Berdasarkan defenisi di atas maka dapat di tarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi menurut (Kieso, 2007 : 72) menyatakan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah sistem pengumpulan dan pemrosesan data transaksi serta penyebaran informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan .” Sedangkan menurut (Widjajanto, 2001 : 4) menyatakan bahwa :
Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, dan informasi ini akan dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.
Menurut (Romney dan Steinbart, 2006 : 6) sistem informasi Akuntansi terdiri dari 6 komponen, yaitu:
1. People yang mengoperasikan sistem tersebut dan melakukan berbagai macam fungsi.
2. Procedures and instructions, baik manual maupun otomatis, yang
termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.
3. Data tentang organisasi dan proses bisnisnya.
4. Software digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Informationtechnology infrastructure.
6. Internal control and security measures, yang mengamankan data
dalam sistem informasi akuntansi.
2. Pengertian dan Klasifikasi Aktiva Tetap
Didalam menghasilkan laporan keuangan, Aktiva Tetap mempunyai pengaruh yang besar dalam pengunaan Sistem Informasi Akuntansi. Hampir setiap perusahan, dalam bidang jasa, perdagangan maupun industri pasti memiliki aktiva tetap untuk menjalankan kegiatan operasional setiap harinya,termasuk pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Menurut (Soemarso,2004 : 233) , dikemukakan definisi aktiva tetap adalah “Aktiva tetap adalah aktiva bernilai besar yang sifatnya tetap atau permanen, digunakan dalam kegiatan perusahaan dan tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun.”
tetap adalah sebagai berikut: Aktiva tetap adalah salah satu pos dalam laporan keuangan khususnya Neraca dan juga mempengaruhi laporan laba rugi melalui pos biaya penyusutan.
Dari definisi aktiva tetap di atas dinyatakan bahwa aktiva tetap mempunyai masa manfaat lebih dari satu periode akuntansi, digunakan dalam bentuk operasi perusahaan, dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan. Menurut (Harahap, 2002 : 22) penggolongan aktiva tetap dipandang dari berbagai sudut yaitu:
a. Berdasarkan sudut substansi :
1. Tangible Assets ( aktiva tetap berwujud ) seperti Lahan,
Mesin, Gedung, dan Peralatan.
2. Intangible Assets ( aktiva yang tidak berwujud ) seperti HGU,
HGB, Goodwill-Patents, Copyright, Hak Cipta, Franchise, dan lain-lain.
b. Berdasarkan sudut disusutkan atau tidak
1. Depreciated Plant Assets yaitu aktiva tetap yang disusutkan
seperti Building (Bangunan), Equipment (Peralatan),
Machinary (Mesin), Inventaris, Jalan, dan lain-lain.
2. Undepreciated Plant Assets, aktiva tetap yang tidak
c. Berdasarkan Jenis
Aktiva tetap berdasarkan jenis dapat dibagi sebagai berikut: 1. Tanah 2. Bangunan Gedung 3. Mesin 4. Kendaraan 5. Perabot 6. Inventaris/Peralatan 7. Prasarana
B. Aktiva Tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
Berdasarkan hasil riset (survey) yang telah dilakukan oleh peneliti, Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara memiliki rincian aktiva tetap yang digolongkan berdasarkan jenis seperti disebutkan di bawah ini : 1. Tanah
Tanah merupakan harta yang dimiliki dan digunakan selama kegiatan perusahaan masih berlangsung. Masa pemakaiannya tidak terbatas dan biasanya dijadikan tempat pendirian bangunan seperti kantor, gudang, parkir, dan lainnya. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara terletak di daerah jln. P Diponegoro no.30 di kota Medan. Badan Kepegawaian Daerah ini memiliki luas tanah,bangunan,pendidikan dan latihan 9534 Ha, pada badan kepegawaian daerah memiliki 1 (satu) tingkat gedung yang
dipergunakan untuk seluruh aktivitas perusahaan, tanah yang dimilikinya dijadikan sebagai pendirian gedung perkantoran, gudang, lapangan parkir, dan lainnya.
2. Gedung
Badan Kepegawaian daerah mempunyai gedung dan bangunan yang cukup luas dengan berbagai kategori seperti ruang perkantoran, ruang diskusi/rapat, ruang kepala jabatan, gudang dan lain-lain yang merupakan sarana yang menunjang kegiatan perusahaan.
3. Mesin
Mesin-mesin yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera utara terdiri dari mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik,mesin kas register, mesin absen (time recording), mesin penghitung uang, mesin stensil manual folio, mesin foto copy dengan kertas folio, mesin penghisap debu (vacuum cleaner).
4. Kendaraan
Berdasarkan hasil survey oleh peneliti , diketahui kenderaan yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sedan, jeep, mini bus (penumpang 14 orang ke bawah), sepeda motor, yang berfungsi sebagai sarana penunjang bagi pegawai dalam kegiatan kepentingan perusahaan dan juga sebagai alat transportasi untuk mengantar surat keluar ke berbagai instansi pemerintahan dan non pemerintahan.
5. Peralatan/Inventaris
Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara peralatan terbagi ke dalam 2 kategori, yakni peralatan administrasi untuk keperluan yang ditempatkan pada perkantoran dan peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan diluar perkantoran.
Aktiva tetap yang terdapat di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara merupakan Barang Milik Negara (BMN). Klasifikasi dan kodefikasi BMN didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku. Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) Barang Milik Negara (BMN), barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok. Jika terdapat Barang Milik Negara (BMN) yang belum terdaftar pada ketentuan tersebut, agar menggunakan klasifikasi dan kode barang yang mendekati jenis dan atau fungsinya. Dalam hal ini pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara telah menggunakan metode di atas dan dapat dilihat pada pemberian kode mini bus seperti di bawah ini:
Mini Bus 02.03.01.02.03
Keterangan : 3, alat bergerak. 02, alat angkutan.
03, alat angkutan darat bus. 01, sepeda motor.
C. Transaksi yang mengubah aktiva tetap
Transaksi-transaksi yang mengubah aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok yaitu :
a) Transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap
b) Transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan,
c) Transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap terdiri dari transaksi, perolehan (pembelian, pembangunan dan sumbangan), pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran, penghentian pemakaian dan penjualan. Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan dan pertukaran. Dan jenis transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap adalah konsumsi berbagai sumber daya antara lain bahan dan suku cadang, sumber daya manusia,energi, peralatan, dan sumber daya lain untuk kegiatan reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
1. Transaksi Perolehan
Yang dimaksud dengan harga perolehan aktiva tetap adalah jumlah uang yang dikeluarkan atau utang yang timbul untuk memperoleh aktiva tetap. Dengan demikian pencatatan perolehan aktiva tetap, dimana nilai aktiva tetap yang diperoleh dicatat sebesar harga beli ditambah dengan biaya – biaya yang dikeluarkan sampai aktiva
tersebut siap digunakan. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya ongkos angkut, biaya pemasangan, dan biaya percobaan.Jika aktiva tetap diperoleh dari pertukaran maka harga pasar aktiva yang diserahkan tidak diketahui, maka harga pasar yang diterima dicatat sebagai hasil perolehan aktiva tetap. Sesudah harga perolehan dan dalam masa penggunaan maka untuk aktiva yang umurnya tidak terbatas seperti tanah, dilaporkan dalam neraca sebesar harga perolehannya, sedangkan untuk aktiva tetap yang umurnya terbatas dicantumkan dalam neraca sebesar harga perolehan dikurangi dengan akumulasi depresiasi/deplesi. Harga perolehan dikurangi akumulasi depresiasi/deplesi disebut nilai buku.
Aktiva tetap pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera Utara diperoleh dengan cara pembelian tunai, dan donasi atau sumbangan. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera Utara setiap enam bulan sekali per tahun mengajukan usulan ke pihak atasan di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :
Aktiva Tetap xxx
Kas Keluar ( yang dibayar ) xxx
Jika aktiva tetap diperoleh dari sumbangan, harga pokok aktiva tetap dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Aktiva tetap xxx
Modal Sumbangan xxx
2. Transaksi Pengeluaran Aktiva Tetap
Selama penggunaan aktiva tetap dalam perusahaan tentu akan mengalami perbaikan atau penambahan agar aktiva tetap tersebut tetap dapat digunakan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat menghindarkan diri dari pengeluaran-pengeluaran biaya untuk perbaiakan dan pertambahan aktiva tetap tersebut. Pengeluaran-pengeluaran itu harus dianalisis karena akan mempengaruhi harga pokok (cost) yang kemudian mempengaruhi biaya penyusutan. Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dilakukan untuk aktiva tetap setelah perolehan aktiva tetap tersebut pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi sumatera Utara membedakannya atas:
1. Pengeluaran Biaya (Revenue Expenditure)
Pengeluaran yang bersifat umum dan memerlukan dana