3.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi
3.3.1 Job Description
Berikut Job description perusahaan di PT Rajawali Nusindo Cabang Batam yaitu: a. Kepala Cabang
1. Mengkoordinir pelaksanaan tugas seluruh bagian administrasi dan keuangan cabang (Administrasi Penjualan, Piutang dan Penagih, Kasir, Gudang dan Pengantar Barang, AKU, Personalia dan Umum).
2. Menampung dan mencarikan jalan keluar terhadap segala kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan administrasi dan keuangan dari semua bagian non operasional.
22
3. Mengevaluasi tiap penambahan program baru atau perubahan program komputer LAN atas intruksi Divisi Akuntansi dan Keuangan.
4. Mengevaluasi data-data transaksi yang pending.
5. Memeriksa dan menganalisa Neraca, Rugi laba, Buku Besar, dan pos-pos gantungan serta laporan lainnya yang diperlukan.
6. Mengkoordinir penyusunan RKAP Cabang.
7. Menyusun rencana kerja non operasional dan menyampaikannya kepada kepala cabang.
8. Memberikan usul dan saran-saran guna perbaikan-perbaikan kepada atasan baik masalah non operasional maupun operasional.
9. Mengambil keputusan sesuai wewenang yang diberikan.
10. Melakukan opname kas, persediaan, piutang dan aktiva tetap secara insidentil (sidang).
11. Memantau pengiriman bukti/data transaksi setoran laporan administrasi dan keuangan ke kantor pusat sesuai jadwal.
12. Membantu dan mengevaluasi program pemeliharaan dan perawatan kendaraan, gedung kantor, dan gudang serta rumah dinas.
13. Memeriksa perhitungan remunerasi berikut dengan seluruh tunjangan dan potongan-potongan sesaui peraturan dan kebijakan yang berlaku.
14. Mengevaluasi data karyawan tetap, PKWT maupun honorer. 15. Memeriksa laporan SPT PPh Pasal 21 dan seluruh lampirannya. 16. Memeriksa rekonsiliasi PPN.
17. Memantau pengiriman laporan dan bukti/data perpajakan KPP atau kantor pusat dengan format dan jadwal sesuai ketentuan.
b. KA. Akuntansi KEU & UMUM
1. Verifikator atas semua bukti-bukti transaksi keuangan dan pembukuan. 2. Mengkoordinir pelaksanaan tugas operator komputer dari semua bagian. 3. Mengupdate setiap penambahan program baru atau perubahan program
komputer LAN atas intruksi Divisi Akuntansi dan Keuangan. 4. Mengevaluasi kondisi dan kelayakan hardware yang terpasang. 5. Membuat bukti-bukti memorial pembukuan.
6. Melakukan proses data komputer dan mengevaluasi data-data transaksi yang pending.
7. Mencetak laporan keuangan seperti, Neraca, Rugi Laba, Buku Besar, dan pos-pos gantungan serta laporan lainnya yang diperlukan.
8. Membuat Rekonsiliasi rekening koran Bank dan antar Cabang. 9. Menyusun bahan-bahan RKAP.
10. Memberikan usul dan saran perbaikan kepada atasan. 11. Mengambil keputusan sesuai wewenang yang diberikan. 12. Melakukan opname kas secara rutin dan insidentil.
13. Mengatur pengiriman bukti/data transaksi ke Divisi Akuntansi dan Keuangan sesuai jadwal.
14. Melakukan opname persediaan dan piutang secara berkala. 15. Melaksanakan administrasi inventaris aktiva.
24
17. Mencetak daftar PPN Keluaran dan faktur pajak sederhana. 18. Membuat laporan SPT, Astek dan PPh Pasal 21.
19. Mengelola dan menata administrasikan PPh Pasal 22. 20. Membuat rekonsiliasi PPN.
c. Bagian Gudang
1. Mengatur penyimpanan dan mengawasi serta bertanggung jawab atas kebutuhan barang-barang di gudang.
2. Menyiapkan dan meneliti barang-barang yang akan dikirim kepelanggan sesuai bukti dokumen yang sudah disetujui oleh pimpinan.
3. Menerima dan mengeluarkan barang sesuai bukti/dokumen yang sudah disetujui pimpinan.
4. Mereleasi pengeluaran barang atas dasar bukti yang ada. 5. Membuat PPB serta berita acara penerimaan barang.
6. Melaksanakan administrasi kartu lebel persediaan di gudang.
7. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang secara mingguan, khususnya menyangkut barang yang perlu mendapat perhatian seperti: barang expired, mendekati expired, barang rusak, persediaan yang berlebihan dan lain-lain.
8. Mengambil keputusan sesuai wewenang yang yang diberikan.
9. Menjaga kebersihan dan kerapian gudang serta mengatur letak dan susunan barang.
10. Memberikan usul-usul dan saran-saran guna perbaikan kepada atasan. 11. Koordinasi dengan bagian lain dalam hal ada kesulitan-kesulitan.
d. Asisten Gudang/Delivery
1. Membantu bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan SPB yang diterima dari Bagian Administrasi Penjualan.
2. Melakukan serah terima barang yang siap diantar dengan Bagian Gudang. 3. Mengantarbarang kepada pelanggan sesuai SPB.
4. Menyerahkan barang kepada pelanggan dan meminta tanda tangan penerima barang dan cap/stempel institusi/apotek penerima.
5. Menyerahkan kembali tanda terima barng yang sudah ditandatanggani pelanggan kepada Bagian Gudang.
6. Memelihara kebersihan, merawat mesin, ban dan komponen lain kendaraan pengantar barang agar tetap layak jalan.
7. Menyampaikan laporan kondisi kendaraan pengantar barang kepada Bagian Personalia dan Umum atas suatu kerusakan yang harus segera ditangani.
8. Ikut menjaga kebersihan dan kerapihan gudang serta mengatur letak dan susunan barang sesuai permintaan Bagian Gudang.
9. Memberikan usul-usul dan saran-saran guna perbaikan kepada atasan. 10. Koordinasi dengan bagian lain dalam hal ada kesulitan-kesulitan. e. Penagih
1. Menerima faktur/dokumen piutang beserta Daftar Penagih (DP). 2. Melaksanakan penagih ke pelanggan.
3. Mengisi daftar penagih sesuai hasil penagih lengkap dengan keterangan. 4. Membuat Bukti Masuk Kas atas hasil tagihan uang tunai.
26
5. Menyetor uang hasil tagihan ke kasir.
6. Menyerahkan faktur/dokumen piutang yang tidak tertagih dan cek/giro hasil penagih kepada penyimpan faktur.
7. Koordinasi dengan bagian lain untuk penyelesaian piutang yang bermasalah.
8. Memberikan masukan atau saran perbaikan-perbaikan kepada atasan. f. Kasir
1. Menerima dan mengeluarkan uang kas sesuai dengan bukti/dokumen yang sudah difiat oleh pimpinan.
2. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran uang kas sesuai dengan Mutasi Kas.
3. Transfer uang ke Kantor Pusat, menyetor, dan mengambil uang ke Bank, Clearing dan inkaso via Bank sesuai dokumen/bukti yang sudah disetujui pimpinan.
4. Mengentry bukti/dokumen keluar masuk kas dan bank. 5. Mencetak mutasi Kas dan Bank.
6. Memberikan usul-usul dan saran guna perbaikan-perbaikan kepada atasan. 7. Mengerjakan administrasi Cek/Giro valuta mundur.
g. Piutang
1. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran dokumen piutang yang disimpan.
2. Menyimpan dan membuat daftar penagih atas dokumen piutang yang sudah jatuh tempo untuk ditagih.
3. Menerima kembali dan meneliti atas dokumen penagihan yang tidak tertagih.
4. Meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan.
5. Koordinasi dengan bagian lain untuk penyelesaian atas dokumen piutang yang bermasalah.
6. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagih. 7. Membuat konfirmasi piutang.
h. Administrasi Penjualan (Bagian Pemesanan) 1. Melakukan pesanan pembelian:
a) Evaluasi persediaan tarkait kebutuhan penjualan. b) Menentukanjenis/kuantum yang akan dipesan.
c) Konfirmasi kepada suplier baik jenis, kuantum dan kualitas serta harga, untuk produk diluar keagenan PT RNI Group.
d) Minta persetujuan petugas operasioanl dan pimpinan. e) Menerbitkan SPPB.
2. Menerima pesanan penjualan:
a) Menerima pesanan pertelepon maupun surat pesanan dan mencatat pada buku peanan, sekaligus menetapkan kondisinya seperti discount, bonus dan lainnya.
b) Melakukan evaluasi pesanan untuk menentukan apakah pesanan akan dilayani atau tidak, dengan melihat kondisi kesediaan barang yang dipesan dan plafond/termin kredit.
28
c) Menerbitkan SPB maupun nota bonus kepada gudang untuk pengiriman barang.
d) Menerima SPB atau tanda terima barang maupun copy Nota Bonus dari Gudang yang sudah ditanda tangani pelanggan.
e) Melengkapi dokumen penjualan/penagihan seperti Faktur Penjualan, SPB, SP/SPK, Faktur Pajak (bisa menyusul), dan kelengkapan lainnya yang diperlukan.
f) Menyerahkan dokumen penjulan/penagihan kepada penyimpan faktur. 3. Membuat laporan distribusi obat ke Badan POM.
4. Menerbitkan NKR sesuai hasil negoisasi. 5. Menerbitkan NDB retur barang.
6. Membuat/mencetak rekap Nota Bonus untuk dibebankan ke prinsipal. 7. Menerbitkan NDB atas pembebanan Bonus.
i. Penanggung Jawab PBF
Menjamin mutu barang yang diperdagangkan berdasarkan ketentuan standar umum dan memberikan informasi yang benar, jelas mengenai obat-obatan. j. Salesman
Salesman hanya fokus dengan penjualan produk yang bertujuan meningkatkan penjualan produk sesuai target.
k. Marketing
Marketing tugasnya merencanakan produk, mempromosikan produk dan mendistribusikan barang dengan tujuan memuaskan pelanggan.