a. Nama Jabatan, tandatangan, nama pejabat, NIP, dan cap dinas;
b. Tembusan Surat, dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Kata "Tembusan" diketik dengan huruf awal capital, lurus dengan nomor diatas, tanpa diberi garis bawah;
2) Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata "Tembusan" dibubuhkan titik dua (:);
3) Pengetikan tembusan ditetapkan pakai nomor urut, lurus dengan hurufT pada kata tembusan;
4) Urutan obyek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya;
5) Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada yang terhormat a tau Y th;
6) Tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan sebagai laporan, arsip a tau pertinggal.
4. Penggunaan lambang/logo, dengan ketentuan sebagai berikut :
Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak ditengah atas;
c. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri, menggunakan logo Departemen Agama;
d. Surat IAIN/UIN/STAIN/ STAKPN /STAHN/STABN menggunakan logo masing-masing;
e. Surat dinas instansi vertical dan UPT selain tersebut butir 4, menggunakan logo Departemen Agama.
BAB IV
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT A. Azaz Pengurusan Surat Masuk
I. Semua surat masuk maupun surat ke luar hams dikirim melalui Subbag Tata Usaha Bagian Umum Setditjen Bimas Islam di lingkungan Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam.
2. Surat masuk yang tidak melalui Subbag Tata Usaha Bagian Umum Setditjen Bimas Islam. Tata Usaha Unit Pengolah diharuskan menyampaikan Kartu kendali I dan II kepada Unit Kearsipan Direktorat Bimbingan Masyarakat Islam untuk surat penting dan lembar pengantar I untuk surat biasa dan rahasia.
3. Semua surat-surat yang salah masuk akan disampaikan kepada alamat yang sesungguhnya dengan mempergunakan lembar pengantar surat biasa.
4. Surat-surat yang pengolahannya perlu pertimbangan dari unit pengolah yang lain, menyampaikannya hams melalui Tata Usaha Unit Pengolah yang bersangkutan.
B. Togas Unit Pengolah
I. Tata U saha Unit Pengolah menentukan kode dan indeks.
2. Pimpinan Unit Pengolah bertugas memberikan disposisi pada surat untuk proses selanjutnya.
3. Tata Usaha Unit Pengolah mengatur arah surat sesuai dengan disposisi pimpinan dan mengarahkan surat langsung kepada pelaksana untuk surat-surat yang tidak memerlukan disposisi p1mpman.
C. Prosedur Pengurusan Surat 1. Penerimaan Surat
Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan sesudah surat diterima adalah:
1) Memeriksa kebenaran surat;
2) Memisahkan antara surat dinas, surat pribadi dan surat salah alamat;
3) Menggolongkan antara surat tertutup/rahasia dan surat terbuka;
4) Menyortir surat -surat sesuai dengan unit pengolahnya;
5) Membuka amplop surat-surat dengan hati-hati untuk menjaga agar surat jangan sampai rusak;
6) Meneliti surat-surat kembali apakah sesuai dengan catatan yang tertera pada amp lop, termasuk juga tentang kelengkapan surat-surat antara lain lampiran-lampirannya;
7) Bagi surat-surat yang kelengkapannya tidak sesuai dengan suratnya harus diberi catatan seperlunya, seperti kurang lampiran atau tidak ada lamp iran;
8) Surat salah alamat harus dikembalikan segera kepada alamat yang dituju;
9) Apabila dalam surat tidak terdapat alamat yang jelas, amp lop surat harus dilampirkan bersama surat terse but;
10) Surat yang dapat dibuka diberi stempel jam dan tanggal diterimanya surat pada amp lop bagian belakang surat;
11) Surat tertutup dan rahasia diberi stempel jam dan tanggal diterimanya surat pada amp lop bagian belakang surat;
12) Menyerahkan surat tertutup/rahasia pada pencatat surat dan menyerahkan surat terbuka pada pengarah surat;
2. Pencatatan dan Penyampaian Surat a. Surat penting masuk
1) Mencatatkan informasi surat ke da1am kartu kendali 2) Contoh kartu kendali (KK), ukuran 15 x 10 em Indeks berkas ... . Tgl. ... MIK
No. Urut ... . Kode ... . lsi ringkas ... .
Lampiran: ... . Dari: ... . Kepada: ... .
Tanggal: ... . No. Surat:
Pengo lab : . .. . . .. . .. . . Paraf ... .
Catatan: ... .
Keterangan kolom kartu kendali:
- Kolom indeks berkas : tempat petunjuk di mana berkas berada diisi indeks berkas/title oleh TU Unit Pengo lab
- Kolom kode diisi kode klasifikasi arsip sesuai dengan isi suratnya
Pada setiap tahun, nomor urut diperbaharui lagi dan dimulai dengan 0 1. Tanda M adalah singkata untuk surat masuk, sedangkan K adalah untuk surat keluar. Bila yang diproses adalah surat masuk, tanda M diberi lingkaran dan hila surat ke luar, maka tanda K diberi lingkaran.
Kolom tanggal, diisi tanggal, bulan dan tahun diterimanya surat masuk atau dikirimnya surat ke luar
Kolom isi ringkas, diisi dengan isi pokok persoalan surat secara ringkas
Kolom Lampiran, diisi mengenai keterangan jumlah serta macam lampiran yang menyertai surat
Kolom Dari, disediakan untuk pencatatan ten tang asal surat Kolom Kepada, disediakan untuk instansi mana surat ditujukan atau kepada siapa surat itu ditujukan
Kolom Pengolah, diisi pejabat I unit kerja yang akan menangani surat tersebut untuk surat masuk dan yang telah menangani surat terse but untuk surat ke luar
Kolom Tanggal dan Nomor, untuk mencatat tanggal dan nom or surat yang tercantum pada surat
Kolom Catatan, diisi sebagai berikut:
Pertama : Untuk Tunjuk Silang, yakni apabila isi surat memiliki dua kata tangkap atau lebih. Kata tangkap ke II (sekunder) dipergunakan sebagai petunjuk hubungan dengan kata tangkap pertama
Kedua : Untuk mencatat hubungan surat yang diterima a tau yang dikirimkan (retro akta)
Ketiga : Untuk mencatat apabila terdapat kekurangan/ kelainan pada isi surat
Keempat : Untuk mencatat berapa banyak jumlah dan kemana saja surat akan dikirim (misalnya untuk surat yang memakai tembusan)
Kelima : Untuk mencatat berapa banyak jumlah dan nama berkas/ orang tersebut dalam lamp iran surat
Keenam : Untuk mencatat hal-hal kain yang dianggap perlu.
3) Contoh Surat Penting Masuk
I;1
DEPARTEMEN AGAMA R.I.DIREKTORAT JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM 1 Jl. Lapangan Banteng Barat No. 3 - 4 Jakarta Pusat
II Website: www. depag.go.id; e-mail: [email protected]
·~
r
PO BOX 3733 JKP 10037- JAKARTA 10710NOTADINAS
Jakarta, 31 Desember 2009 Kepada Yth. : I. Para Direktur
2. Para Kabag dan Para Kasubdit 3. Para Kasubbag dan Para Kasie
Di lingkungan Ditjen Bimas Islam Dari : Sekretaris
Lamp iran
Perihal : Undangan Coffee Morning Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dengan ini mengharapkan kehadiran Saudara pada acara Coffee Morning yang akan dilaksanakan :
Pada Hari I Tanggal Pukul
Tempat Agenda
: Selasa, 5 Januari 2010 : 08.00WIB
: Ruang Sidang Ditjen BPIH Lt. VI
: Evaluasi Pelaksanaan Program Ditjen Bimas Islam 2009 dan Rencana Pelaksanaan Program 20 I 0 Atas perhatian dan kehadiran Saudara tepat waktu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalam A.n. Direktur Jenderal
Pgs. Sekretaris,
3) Contoh lembar Disposisi
lndeks berkas Tgl. 14 Jan 10 M/K Kode
LAPTOP No. Urut KS.01.3
lsi ringkas
Permohonan Bantuan LAPTOP
Lampi ran
Dari Kepada
Bimas Islam
Kandepag Banyumas
Tanggal: 30 September 2009 No. Sural: DJ.II.1/11/KS.01.3/1657/09
Pengolah: KSB Ill Paraf
Catalan:
DISPOSISI
Indeks, Kode,
Tanggal!Nomor ... . Asal Surat ... . lsi Ringkas ... . Diterima Tanggal : ... .
lsi Disposisi Diteruskan kepada
I. ... . 2. . ... . 3. ···
Sesudah digunakan harap dikembalikan;
Kepada: ... . Tanggal: ... .
Cara pengisian lembar disposisi:
1. Indeks berkas Kode, diisikan sama dengan yang ada di Kartu Kendali.
2. Tanggal/nomor, diisikan sama dengan yang ada di Kartu Kendali.
3. Asal, diisi dengan asal surat.
4. Ringkasan, diisi dengan isi ringkas surat.
5. Diterima tanggal, diisi dengan tanggal diterima oleh Tata Usaha Unit Pengolah
6. Tanggal penyelesaian, diisi tanggal berapa surat tersebut sudah harus selesai diolah oleh Pelaksana Pengolah ( diisi oleh Pimpinan Unit Pengolah).
7. lsi Disposisi, diisi oleh Pimpinan Unit Pengolah dan ditujukan kepada:
Bawahan, bersifat instruksi atau pemberian petunjuk;
Atasan, bersifat informasi atau mohon petunjuk;
Sederajat, bersifat ketjasama sating membantu.
8. Diteruskan kepada,diisi dengan yang dituju oleh isi disposisi tersebut ( diisi oleh Pimpinan Unit Pengolah). Bila yang dituju beberapa orang/pejabat, maka angka 1, 2, 3 dan seterusnya diisi dengan orang/pejabat yang dimaksud. Sipenerima memaraf di belakang nama/j abatannya.
9. Dikembalikan kepada, diisi oleh TU yang menyerahkan surat terse but atau oleh Pimpinan Unit Pengolah.
10. Tanggal, diisi tanggal diterima kembali (diisi oleh TU Unit Pengolah).
Bagan Surat Penting Masuk
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerimaa Pengarahan Pencatatan Penalaan Tala Usaha Pimpinan Pelaksa
n Sural Sural Sural Arsip na
3. Tata Usaha Unit Pengolah