BAB VII COTROLING
A. Pengertian Controling
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam pengelolaan suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses pemantauan dan evaluasi suatu kegiatan.
Pengawasan dikatakan penting karena tanpa pengawasan yang baik tentu akan menghasilkan tujuan yang tidak memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Dalam suatu organisasi ada jenis pengawasan yang digunakan, seperti pengendalian pendahuluan, pengendalian penyerta, dan pengendalian umpan balik. Dalam proses pengawasan, tahapan pengawasan juga diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Tahapan supervisi terdiri dari beberapa jenis yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penetapan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Perbandingan Pelaksanaan dengan Analisis Standar dan Deviasi dan Tahap Pengambilan Tindakan Korektif. Suatu organisasi juga memiliki desain proses pengendalian, yang berguna untuk perencanaan secara sistematis dan terstruktur agar proses pemantauan berjalan sesuai dengan yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk melakukan proses pengawasan diperlukan alat-alat manajerial karena jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat segera diperbaiki. Selain itu, alat bantu monitoring ini dapat mendukung terwujudnya proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan.
95
Pengawasan juga mencakup bidang pengawasan yang mendukung keberhasilan suatu tujuan organisasi
Pengendalian adalah suatu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diselenggarakan dan dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan meskipun berbagai perubahan terjadi di lingkungan dunia usaha yang dihadapi.
1. George R. Tery (2006:395) mendefinisikan supervisi sebagai penentuan apa yang telah dilakukan, artinya mengevaluasi prestasi kerja dan bila perlu, melaksanakan tindakan korektif agar hasil kerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Robbin (dalam Sugandha, 1999: 150) menyatakan bahwa pengawasan merupakan proses kegiatan yang sangat mendasar, sehingga memerlukan seorang manajer untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan organisasi.
3. Kertonegoro (1998:163) menyatakan bahwa pengawasan adalah suatu proses dimana manajer berusaha untuk memperoleh keyakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana mereka.
4. Terry (dalam Sujamto, 1986: 17) menyatakan bahwa pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, melakukan evaluasi terhadap atasannya, dan mengambil tindakan korektif jika perlu untuk memastikan bahwa hasilnya sesuai dengan rencana.
96
5. Dale (dalam Winardi, 2000:224) mengatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan pengawasan, tetapi juga mengandung arti mengoreksi dan meluruskan sehingga mencapai tujuan sesuai dengan yang direncanakan.
6. Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada dasarnya pengawasan adalah keseluruhan kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau telah dilaksanakan dengan kriteria, norma, standar atau rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
7. Siagian (1990:107) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses mengamati daripada melaksanakan semua kegiatan organisasi untuk memastikan bahwa semua pekerjaan yang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
Kegiatan dalam fungsi pengawasan dan pengendalian adalah sebagai berikut:
a. Mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran usaha sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Hal ini harus dilakukan secara berkala agar dapat diketahui pada titik mana target telah tercapai dan target belum tercapai sehingga dapat dilakukan berbagai langkah penting dalam upaya penyelesaiannya.
97
b. Mengambil langkah-langkah untuk mengklarifikasi dan mengoreksi setiap penyimpangan yang mungkin ditemukan. Langkah ini harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera dievaluasi dan dicarikan solusi untuk segera diperbaiki.
c. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai permasalahan terkait pencapaian tujuan dan target bisnis. Dua fungsi pertama dikategorikan sebagai aktivitas mental sedangkan dua fungsi berikutnya dikategorikan sebagai aktivitas fisik. Suatu manajemen dapat dikatakan berhasil apabila keempat fungsi di atas dapat dijalankan dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen akan mempengaruhi manajemen secara keseluruhan dan mengakibatkan tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.
Maksud dan Tujuan Pengawasan
Terwujudnya tujuan yang diinginkan oleh organisasi sebenarnya tidak lain adalah tujuan pengawasan. Karena setiap kegiatan pada dasarnya selalu memiliki tujuan tertentu. Oleh karena itu, pengawasan mutlak diperlukan dalam upaya mencapai suatu tujuan. Menurut Situmorang dan Juhir (2001:22) tujuan pengawasan adalah untuk:
1. Mengetahui apakah pekerjaan berjalan lancar atau tidak 2. Memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh pegawai
dan melakukan tindakan pencegahan agar kesalahan
98
yang sama tidak terulang kembali atau kesalahan baru.
timbul.
3. Mengetahui apakah penggunaan anggaran yang telah ditetapkan dalam rencana diarahkan pada sasaran dan sesuai dengan yang telah direncanakan.
4. Mengetahui pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan program (tahap tingkat pelaksanaan) sebagaimana ditentukan dalam perencanaan atau tidak.
5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan apa yang telah ditentukan dalam perencanaan yaitu standar.
Rachman (dalam Situmorang dan Juhir, 2001:22) juga mengemukakan tujuan pengawasan yaitu:
1. Untuk mengetahui apakah semuanya berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
2. Untuk mengetahui apakah sesuatu telah berjalan sesuai dengan petunjuk dan prinsip yang telah ditetapkan.
3. Untuk mengetahui apa saja kelemahan dan kesulitan serta kegagalannya, sehingga dapat dilakukan perubahan untuk memperbaiki dan mencegah terulangnya kegiatan yang salah.
4. Untuk mengetahui apakah semuanya berjalan dengan efisien dan apakah dapat dilakukan perbaikan lebih lanjut, sehingga mendapatkan efisiensi yang lebih tepat.
Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan supervisi adalah untuk mengetahui apakah pelaksanaan pekerjaan, hasil kerja, dan segala sesuatunya sesuai dengan yang direncanakan atau tidak, serta
99
mengukur tingkat kesalahan yang terjadi. sehingga dapat ditingkatkan ke arah yang lebih baik. Sedangkan berkaitan dengan tujuan pengawasan, Maman Ukas (2004:337) mengemukakan:
1. Memberikan informasi yang akurat, menyeluruh dan lengkap kepada karyawan manajemen tentang apa yang akan dilakukan.
2. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memprediksi secara cermat hambatan-hambatan yang akan mengganggu produktivitas kerja dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menghilangkan atau mengurangi gangguan yang terjadi.
3. Setelah kedua hal di atas terlaksana, barulah karyawan dapat mengambil langkah terakhir dalam mencapai produktivitas kerja yang maksimal dan pencapaian hasil yang diharapkan secara memuaskan.
Situmorang dan Juhir (2001:26) berpendapat bahwa tujuan langsung pengawasan adalah:
1. Memastikan pelaksanaan keputusan sesuai dengan rencana, kebijakan dan perintah.
2. Menata koordinasi kegiatan
3. Mencegah pemborosan dan kecurangan
4. Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang atau jasa yang dihasilkan
5. Menumbuhkan kepercayaan masyarakat terhadap pimpinan organisasi.
Sedangkan tujuan pengawasan menurut Soekarno (dalam Safrudin, 2002: 36) adalah: untuk mengetahui
100
apakah sesuatu berjalan sesuai dengan rencana yang telah digariskan, untuk mengetahui apakah sesuatu yang dilakukan sudah sesuai dengan petunjuk dan prinsip yang ditentukan, untuk mengetahui kesulitan dan kelemahan dalam bekerja, untuk mengetahui apakah sesuatu bekerja secara efisien atau tidak, dan mencari jalan keluar jika ada kesulitan, kelemahan, atau kegagalan menuju perbaikan.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat diketahui bahwa tujuan utama pengawasan adalah:
1. Membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan petunjuk yang telah dibuat.
2. Untuk mengetahui apakah terdapat kesulitan, kelemahan atau kegagalan serta efisiensi dan efektivitas kerja.
Alasan Pentingnya Pengawasan
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
a. Perubahan lingkungan organisasi Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi secara terus menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk baru dan pesaing, ditemukannya bahan baku baru dan lain sebagainya. Melalui fungsi pengawasannya, manajer mendeteksi perubahan yang mempengaruhi barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan peluang yang diciptakan oleh perubahan yang terjadi.
b. Meningkatkan kompleksitas organisasi Semakin besar organisasi, semakin membutuhkan pengawasan yang
101
lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus dipantau untuk memastikan kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Kesemuanya itu menuntut terselenggaranya fungsi pengawasan secara lebih efisien dan efektif.
c. Meminimalkan tingkat kesalahan Jika bawahan tidak melakukan kesalahan, manajer cukup melakukan fungsi pengawasan. Namun sebagian besar anggota organisasi sering melakukan kesalahan. Sistem pemantauan memungkinkan manajer untuk mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Ketika seorang manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan melakukan pekerjaan mereka adalah dengan menerapkan sistem kontrol.
e. Menilai informasi dan mengambil tindakan korektif Langkah terakhir adalah membandingkan dengan standar, menentukan apakah tindakan korektif perlu diambil dan kemudian mengambil tindakan.