BAB IV PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN (PLANNING, GOAL
7.2 Kebaikan Dan Kelemahan Koordinasi Yang Efektif
1. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian 2. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi
pencapaian tujuan dan tahu peranannya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar bagian.
3. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
Kelemahannya :
1. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan 2. Perbedaan dalam orientasi waktu
3. Perbedaan orientasi antar pribadi 4. Perbedaan dalam formalitas struktur 7.3 RENTANG MANAJEMEN (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.
Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam, ada yang mengatakan : span of control, span of authority, span of attention atau span of supervision.
Jumlah bawahan terlalu banyak tidak baik dan terlalu sedikit juga kurang baik.
Ada 2 alasan mengapa penentuan rentang manajemen yang baik dan tepat harus dibuat.
1. Karena rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka
2. Adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen maka struktur organisasi akan berbentuk ”tall”
(tinggi), sedangkan rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi menjadi ”flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.
Untuk memilih suatu rentang manajemen, manajer harus mempertimbangkan hubungan manjer dengan bawahan dalam 2 kelompok atau lebih, juga harus memperhatikan hubungan satu dengan lainnya secara langsung dengan bawahan.
Secara matematika V.A. Graicunas menetapkan rumus matematika utk menghitung jumlah hubungan yg akan dilakukan, yaitu:
R = n ( 2 n1 + n-1 )
dimana : R = jumlah hubungan n = jumlah bawahan
7.4 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RENTANG MANAJEMEN
1. Kesamaan fungsi 2. Kedekatan geografis
3. Tingkat pengawasan langsung 4. Tingkat koordinasi pengawasan 5. Perencanaan
6. Bantuan organisasi yang tersedia 7.5 WEWENANG ( Authority)
Wewenang merupakan syarat yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan- kegiatan. Wewenang yang ada pada diri seseorang yang bersifat formal harus didukung dengan wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. T. Hani Handoko membagi wewenang dalam 2 sumber, yaitu : teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.
Chaster I Bernand mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat wewenang bila memenuhi hal :
1. memahami komunikasi tersebut
2. tidak menyimpang dari tujuan organisasi 3. tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. mampu secara mental dan phisik untuk menjalankannya
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahannya, maka diperlukan adanya :
1. Kekuasaan (Power)
Yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok & keputusan.
Menurut jenisnya kekuasaan dibagi 2, yaitu : a. Kekuasaan Posisi (Position Power)
Kekuasaan ini didapat dari wewenang formal, besarnya tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan Pribadi (Personal Power)
Kekuasaan ini berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pemimpin.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi 6 jenis, yaitu : 1. Kekuasaan balas jasa (reward power)
2. Kekuasaan paksaan (coercive power) 3. Kekuasaan sah (legitimate power)
4. Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power) 5. Kekuasaan panutan (referent power)
6. Kekuasaan ahli (expert power)
2. Tanggungjawab dan akuntabilitas. ( Responsibility )
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melaksanakan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya.
Akuntabilitas adalah permintaab pertanggungjawaban atas pemenuhan tannggungjawab yang dilimpahkan kepadanya.
Yang perlu diperhatikan : ”Wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggungjawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan yang akan diambil.
3. Pengaruh (Influence),
Yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhinya.
Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan, dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
7.6 DELEGASI WEWENANG
Untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Delegasi Wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk adalah sbb:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan 2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang ditunjuk
3. Orang yang ditunjuk punya kewajiban dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan agar tercapai tujuan
4. Menerima hasil pertanggungjawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
Mengapa manajer mau mendelagasikan tugasnya ? Ada beberapa alasan yang mendasar, yaitu :
1. Tugas manajer bukan hanya pada satu kegiatan saja. Oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk.
Hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.
2. Manajer lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi
3. Manajer tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan
4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.
7.7 PRINSIP KLASIK AGAR MENCAPAI PENDELEGASIAN YANG EFEKTIF
1. Prinsip Skalar
Perlu adanya garis wewenang yang jelas agar tidak membingungkan orang yng menerima pendelegasian. Maka sebelum mendelegasikan tugas, manajer harus memikirkan kepada siapa pendelegasian akan diberikan, umpan balik dari oran yang menerima delegasi tadi (yaitu kepada siapa harus mempertanggungjawabkan tugas tersebut).
2. Prinsip Kesatuan Perintah
Satu tugas satu kepala, ”Kepada siapa pertanggungjawaban ini diberikan ?” , ini tergantung pada : “dari siapa dia menerima delegasi tugas tersebut”
3. Tanggungjawab, Wewenang dan Akuntabilitas.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas
Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi wewenagn yang cukup, sehingga dia dapat mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan.
7.8 PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING)
Sumber daya utama dalam organisasi adalah manusia yang memiliki bakat, kreatifitas, tenaga, imajinasi dan kemampuan memajukan organisasi.
Tugas utama seorang pemimpin adalah “Bagaimana memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi agar tercapai tujuan perusahaan dengan berbagai kegiatan penyusunan personalia mencakup :
Bagaimana Penarikannya Bagaimana Penyeleksiannya
Bagaimana Pengembangannya Bagaimana Penggunaan SDM
Sebab sukses atau gagalnya seorang manajer tidak terlepas dari bagaimana menjalankan fungsi penyusunan personaliannya (staffing), oleh karena itu fungsi penyusunan personalia dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana mengarahkan manusia dalam mencapai tujuan bersama, juga berhubungan erat dengan fungsi organisasi, yaitu wadah manusia didalam mencapai tujuan organisasi.
1. Proses Penyusunan Personalia.
Fungsi ini dilaksanakan dalam 2 tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal (semua factor diluar organisasi yang secara langsung atau tidak akan mempengaruhi organisasi dan lingkungan internal (semua factor di dalam organisasi).
Proses penyusunan personalian terdiri atas : 1. Perencanaan SDM
2. Penarikan tenaga kerja 3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan Orientasi organisasi 5. Latihan dan Pengembangan karyawan 6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan 7. Pemberian balas jasa dan penghargaan 8. Perencanaan dan pengembangan karies.
2. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perlu adanya perencanaan yang terdiri atas :
1. Pemenuhan jabatan yang akan diisi, kemampuan dan jumlah yang dibuthkan.
2. Pemahaman pasar tenaga kerja potensial
3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
A. Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan : Penentuan tujuan dan rencana organisasi
Penentuan spesifikasi jabatan (job specifications) ,jenis-jenis jabatan dan ketrampilan yang dibutuhkan
Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan di masa mendatang Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan
Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analysis) yang terdiri dari penentuan keahlian dan ketrampilan yang dimiliki, tanggungjawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.
Deskripsi jabatan (job description) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.
B. Pengembangan Sumber Penawaran Personalia.
Ada 2 sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi. Ada 3 sumber penawaran intern, yaitu :
1. Penataran (upgrading) yaitu dengan mendidik dan memberi latihan
2. Pemindahan (transferring) yaitu dari posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan
3. Pengangkatan (Promoting),yaitu
Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh dari : Lamaran pribadi yang masuk
Organisasi karyawan
Kantor penempatan tenaga kerja Sekolah-sekolah
4. Penarikan Dan Seleksi Karyawan.
Para pesaing Immigrasi Migrasi
Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer. Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu : 1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi (biografis) 3. Pengujian (testing) dan psikotest 4. Wawancara yang lebih mendalam 5. Pemeriksaan referensi prestasi 6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan probadi 8. Orientasi jabatan
DAFTAR PUSTAKA
Ali Akbar Yulianto dan Krista.Pengantar Bisnis.Jakarta : Salemba Empat. 2007.
Handoko, T. Hani.1984.Manajemen.Bulaksumur : BPFE Robbins, Stephen P.2010.Manajemen.Jakarta : Erlangga
Daft, Richard L. 2010. New Era of Manajement. Jakarta : Salemba Empat Anonim. 2013. Defenisi Pengorganisasian. Artikel.
(toube.wordpress.com) diunduh 29 Agustus 2013.
Ernie Tisnawati dan Kurniawan Saefullah. 2005.Pengantar Manajemen Edisi Pertama.Jakarta:Kencana Prenada Media Group
Marno dan Triyo Suprayitno. 2008.Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan Islam.Bandung:PT. Refika Aditama.
Handoko, Hani T.1993.Manajemen Personalia dan sumber Daya Manusia.Yogyakarta
Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia:
Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara
Richard L. Daft. (2006). Management Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.