BAB II TINJAUAN TEORITIS PENGADAAN MAJALAH ILMIAH
B. Bahan Pustaka
4. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan proses yang harus dilalui setiap akan melakukan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan ini merupakan sebagai alat kontrol yang dapat mengendalikan dan mengarahkan apa yang sebenaranya yang akan dituju. Dalam hal ini adalah pengadaan bahan pustaka yang akan diadakan, tentu perpustakaan tidak serta-merta melakukan tanpa aturan yang jelas. Apabila kegiatan pengadaan dilakukan tanpa ada aturan terlebih dahulu, maka tidak menutup kemungkinan hasil yang didapat tidak sesuai dengan kebutuhan.
14
Darmono, Perpustakaan Sekolah:Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja, (Jakarta: Grasindo, 2007), h. 66
21
Menurut Siti Maryam pengadaan bahan pustaka merupakan bagian dari kegiatan mengembangkan koleksi yang sering dikenal collection development/policy. Suatu kebijakan atau dokumen yang dapat memberi arah dan bimbingan mengenai koleksi yang akan dikembangkan...15 adapun menurut Yuyu Yulia ”kebijakan sebaiknya dibuat secara tertulis, sehingga apabila terjadi kerancuan atau perubahan dapat ditarik kembali pada kebijakan yang telah ditetapkan...”16
Ada beberapa fungsi kebijakan pengembangan koleksi yang perlu dilaksanakan. Adapun fungsi-fungsinya sebagai berikut:17
a. Pedoman bagi selektor
peranannya sangat membantu dengan adanya kebijakan dengan demikian kegiatan kerja lebih terarah serta tujuan atau sasaran yang jelas meski dengan dengan kondisi dana terbatas bisa dimanfaatkan sebaik-baiknya. Sehingga kegiatan dapat mendukung program pengadaan bahan pustaka secara optimal berdasarkan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dan disetujui. b. Sarana komunikasi
kebijakan yang telah dibuat serta telah ditetapkan secara gamblang dan tertulis, langkah berikutnya diinformasikan pemakai, mahasiswa, dosen ataupun administrator maupun pihak lain menyangkut apa saja cakupan mengenai bahan pustaka yang akan dikembangkan selanjutnya.
15
Siti Maryam, “Upaya Mencari Solusi Pengembangan Koleksi di Perpustakaan IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta” Al-Maktabah, Vol. 1, No. 2, (Jakarta: Syahid Indah Press, 1999), h. 3
16
Yuyu Yulia dkk, pengadaan Bahan Pustaka, (jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h. 11
17
c. Sarana perencanaan
kebijakan yang telah dibuat dan ditetapkan dapat memberikan gambaran dan informasi yang dapat membantu dalam proses alokasi dana dan rencana pengadaan bahan pustaka untuk selanjutnya
Selanjutnya manfaat yang dapat diambil dari kebijakan pengembangan koleksi selain fungsi yang telah di uraikan diatas:18
a. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli
b. Membantu memilih cara yang terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit atau melalui jobber
c. Membantu menghadapi masalah sensor dengan menjelaskan bahan macam apa yang akan dibeli dan menunjukan bahwa kebijakan tersebut didukung oleh para administrator lembaga yang bersangkutan
d. Membantu dalam prencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas pengembangan bahan pustaka e. Membantu kegiatan kerjasama antar perpustakaan seperti
pinjam antar perpustakaan kerjasama dalam pengadaan dan sebagainya
f. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya kebijakan tetunya sangat membantu dalam kegiatan pengembangan yang pada intinya sebagai upaya pemambahan koleksi.
a. Prinsip-Prinsip dan Prosedur Seleksi Majalah
Adapun prinsip-prinsip dan prosedur yang perlu dijalankan saat melakukan seleksi majalah adalah sebagai berikut: 19
1. Diusahakan mendapatkan alat yang dapat memberikan informasi mengenai suatu sabjek.
18
Ibid, h. 18
19
Yanti Gristinawati Sujana, “Pengadaan Terbitan Berkala: Modul 3” materi diambil dari Yuyu Yulia dkk, Pengadaan Bahan Pustaka, h. 75-77
23
2. Memilih judul yang diindeks didalam majalah sekunder standar. Cara ini bisa dilakukan dengan membaca review untuk majalah. 3. Utamakan majalah inti dalam bidang tertetu yang sesuai dengan
disiplin ilmu
4. Diusahakan mendapat nomor contoh. Hal ini bisa dilakukan dengan mengirim surat ke penerbit. Dengan demikian dapat diambil keputusan apakah mau melanggan atau tidak.
5. Perpustakaan mengusahakan kerjasama dalam pengadaan. Hal ini sebagai cara untuk menghemat biyaya dalam pengadaan.
6. Seleksi majalah sebaiknya dilakukan dalam cara yang sama dengan buku. Perencanaan yang matang serta teratur dan berkelanjutan, hal ini perlu dilakukan.
7. Seleksi majalah seperti seleksi buku, merupakan seni. Kegiatan ini merupakan kegiatan keterampilan oleh sebab itu diperlukan latihan dalam menilai.
Point-point di atas merupakan upaya agar dalam seleksi majalah tidak keluar dari kebutuhan dan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku, baik aturan yang berlaku di perpustakaan maupun aturan yang nantinya menyangkut proses pembelian ke penerbit.
b. Alat Bantu Seleksi Majalah
Pasca penelaahan di atas tersebut, kemudian giliranya pengerucutan keputusan untuk melanggan judul-judul majalah yang bisa dicari pada alat bantu yang berkembang saat-saat ini, misalkan;
1. Indek majalah Indonesia. Jakarta: pusat dokumentasi dan informasi ilmiah olnine
2. Daftar terbitan berkala Indonesia yang telah mempunyai ISSN. Jakarta:Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah.20
3. Union Catalog of Serials/katalog induk majalah terbitan PDII- LIPI. Berisi daftar majalah di bidang Sains, sosial dan kemanusiaan yang dimiliki oleh perpustakaan-perpustakaan di pulau jawa.
4. List of Indonesian Serial with their ISSN /daftar majalah Indonesia yang telah memiliki ISSN. dengan demikian majalah yang belum memiliki ISSN tidak dicantumkan di sini.21
5. Katalog penerbit dalam dan luar negri.22 6. Bibliografi nasional maupun internasional.23
7. Tinjauan buku, yang dimuat dalam majalah ilmiah, surat kabar serta majalah ilmiah populer.24
Jenis-jenis di atas dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pencarian judul dan penerbit suatu majalah ilmilah. Dengan mengunakan panduaan, maka pencarian akan lebih mudah baik judul, harga dan penerbitan.
20
Kosam Rimbarawa, Manajemen Terbitan Berkala, (Jakarta: Hakaesar, 2008), h. 26
21
Sulaiman TS, Buku Informasi Pelayanan Masyarakat: (Jakarta: Bina Darma Pemuda 2005), h. 22. ISSN singakatan dari InternationalStandar Serial Number. ISSN ini khusus untuk terbitan yang sifatnya serial (berseri); majalah, bulletin, jurnal, laporan berkala. Instansi yang mengeluarkan ISSN adalah Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-LIPI. Jl. Gatot Subroto No. 10, Jakarta.
22
Yanti Gristinawati Sujana, “Pengadaan Terbitan Berkala: Modul 3,” materi diambil dari Yuyu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka, h. 78
23
Ibid, 78
24
Darmono, Perpustakaan Sekolah:Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja, h. 67- 68
25
c. Prosedur Seleksi Majalah
Prosedur yang harus dilakukan agar saat seleksi majalah adalah sebagai berikut
1. Seleksi bisa dilakukan oleh dosen, mahasiswa atau pustakawan hal ini tergantung pada jenis perpustakaan serta siapa yang berhak memilih. Baik atas inisiatif sendiri atau permintaan pustakawan. 2. Pengusul menginformasikan usulanya dengan cara mengisi formulir
yang telah disediakan oleh perpustakaan. Penyediaan data bibliografi secara lengkap; judul majalah, nama dan alamat penerbit, frekwensi terbit, ISSN (International Standard Serial Number), dan harga langganan.
3. Formulir bisa langsung disampaikan kepada perpustakaan, atau langsung ke penanggung jawab atau petugas pengadaan koleksi. 4. Selanjutnya petugas melakukan Verivikasi diantaranya adalah:
a) Mengecek serta melengkapi data bibliografi dari tiap judul majalah yang diusulkan dengan menggunakan alat seleksi. b) Petugas pengadaan berkewajiban mencocokkan judul majalah
yang diusulkan dengan judul-judul majalah yang sudah dimiliki oleh perpustakaan dengan melalui katalog majalah atau kartu registrasi majalah.
c) Apabila anggaran terbatas sehingga tidak semua usulan dapat diterima, oleh sebab itu perlu dibuatkan ”kartu desidrata” sehingga apabila pengadaan selajutnya memiliki dana bisa dipertimbangkan atau dengan cara lain melalui penjajakan pertukaran atau melalui hadiah
d) Terakhir keputusan yang diambil harus disampaikan kepada yang mengusulkan melalui pimpinan perpustakaan.25
Adapun pendapat Sutarno dalam proses pengadaan (akuisisi) koleksi perpustakaan dilakukan beberapa tahap, yang pertama yaitu, berpendapat
25
Yanti Gristinawati Sujana, “Pengadaan Terbitan Berkala: Modul 3,” materi diambil dari Yuyu Yulia dkk, Pengadaan Bahan Pustaka, h 78-79
”bahwa kebijakan pengadaan koleksi adalah yang paling utama dan paling penting menginggat dasar koleksi yang perlu di jabarkan yang meliputi penekanan jenis, jumlah dan mutu, pemakaian yang dilayani, kesediaan anggaran dan kemudahan mendapatkanya. Yang kedua, pengumulan bahan seleksi (tools selection); katalog terbitan, bibliografi, permintaan/sarana pemakai, daftar koleksi yang sudah dimiliki, book in print, perkembangan ilmu pengetahuan, tren/kecenderungan pemakai. Yang ketiga, proses seleksi; pemilihan berdasarkan nama pengarang, subjek, judul, harga, tahun terbit, kualitas, ketersediaan di pasar, asas manfaat. Yang keempat, pembuatan daftar buku yang siap diadakan/dibeli (desidrata). Terakhir adalah proses cara pengadaan bahan pustaka diantarannya, membeli langsung, membeli melalui agen, distributor dll”...26 dari uraian di atas dapat di tarik kesimpulan bahwa, rentetan kegiatan yang harus dilakukan dalam pengadaan bertujuan agar dapat memberi gambaran dan mampu melakukan kegiatan dengan dilandasi prosedur yang berlaku serta dapat mencapai tujuan.