Kualitas dari produk hanya bisa diciptakan dari bahan yang tepat serta berkualitas juga. Kualitas merupakan hasil dari usaha bersama, Nestlé Indonesia tidak dapat memenuhi tujuan kualitas serta memecahkan masalah atau tantangan yang timbul tanpa bantuan rekan bisnis salah satunya adalah Penyalur Kemasan. Penyalur Kemasan harus mengetahui sejauh apa kemasan yang mereka pasok memenuhi persyaratan, Nestlé pun harus mampu mengkomunikasikan persyaratan yang dimilikinya
23 Nestlé Indonesia terus – menerus meningkatkan komitmennya untuk mengikuti dan menghormati undang-undang dan peraturan setempat yang berlaku di setiap negara. Kebijakan merupakan hal penting sebagai dasar atau pondasi perusahaan beserta fungsi penunjangnya untuk menjalankan perannya secara benar, tepat, dan utuh. Berikut beberapa kebijakan yang merefleksikan betapa pentingnya menjalin kerja sama dengan penyalur kemasan, diantaranya ;
a. Corporate Business Principles (Prinsip Bisnis Perusahaan)
Nestlé Indonesia berpedoman pada kejujuran, keutuhan, dan keadilan dalam semua aspek di proses bisnisnya. Hal tersebut juga diharapkan dapat diterapkan pada semua mitra bisnis serta penyalur bahan, barang, ataupun jasa. Nestlé Indonesia hanya setuju dan ingin melakukan hubungan kerja sama dengan penyalur yang bereputasi baik serta menerapkan standar kualitas. Hubungan kerja sama yang terjalin secara rutin dievaluasi agar kualitas tersebut dapat diperbaiki secara berkesinambungan. Semakin erat hubungan yang terjalin antara pihak penyalur dan perusahaan, terdapat kemungkinan penyalur tersebut menjadi penyalur diutamakan (preferred supplier) dari bahan, barang , atau jasa yang disalurkannya.
Pihak Nestlé Indonesia akan menjaga standar tertinggi dari integritas dan kompetensi profesional dalam semua hubungan bisnis. Sanksi akan diberikan ketika terdapat penyalahgunaan dari pedoman dan standar perusahaan. Hubungan kerja sama yang terjalin didasarkan pada prinsip saling percaya, kejujuran, dan profesionalisme dalam konteks ekonomi pasar bebas.
b. Quality Policy (Kebijakan Kualitas)
Berikut kutipan Kebijakan Kualitas (Quality Policy) dari PT Nestlé Indonesia ;
(1). Keberhasilan tercipta karena kualitas (2). Pelanggan didahulukan
(3). Kualitas adalah suatu keunggulan kompetitif (4). Kualitas merupakan suatu usaha bersama
24 (5). Kualitas diciptakan oleh manusia
(6). Kualitas adalah tindakan
c. Principles of Purchasing (Prinsip dalam Pembelian)
Purchasing atau pembelian adalah sebuah strategi dalam pencarian bahan, materi, maupun jasa yang paling tepat sesuai dengan tujuan dan diharapkan dengan biaya total sistem paling optimal. Prinsip ini menyatakan penyalur harus menjamin bahwa bahan yang disalurkan terbebas dari kerusakan dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Berdasarkan prinsip dalam pembelian, Purchasing Department secara aktif berpartisipasi sebagai rantai utama dalam pendekatan rantai suplai yang terintegrasi yang bertujuan untuk
(1). Mengantarkan keuntungan kompetitif yang langgeng , terkuantifikasi kepada perusahaan, dan pemenuhan kepuasan untuk semua klien internal
(2). Meningkatkan kekuatan pembelian perusahaan
(3). Memenuhi syarat perusahaan untuk bahan, barang, dan jasa dengan jumlah sesuai dan waktu yang tepat secara efisien
(4). Menyumbang terhadap pertumbuhan dan keuntungan perusahaan
(5). Mengembangkan kerja sama dengan penyalur yang menekankan pada nilai dengan cara melampaui sifat tradisional yang hanya berpatokan pada harga
(6). Meningkatkan rasa bersaing antar penyalur untuk memberikan hasil yang terbaik
(7). Secara berlanjut memantau kinerja, ketahanan kerja, dan kelangsungan hubungan dari penyalur
d. Quality System (Sistem Kualitas)
Sistem Kualitas Nestlé merupakan tulang punggung dari sistem kualitas di perusahaan ini. Sistem Kualitas ini memiliki unsur yang mewakili aktivitas yang berkaitan dengan kualitas. Unsur tersebut direkomendasikan untuk digunakan karena bersifat mandatory (wajib). Terdapat dua unsur yang berhubungan yaitu:
25 (1). Penyalur
Operasi produksi bergantung pada sejumlah besar bahan, berkisar dari bahan pertanian (kopi atau susu), bahan setengah jadi (bubuk cokelat atau campuran vitamin), kemasan , hingga bahan penunjang lainnya. Oleh karena itu PT Nestlé Indonesia bergantung pada sejumlah besar penyalur sehingga penyalur harus dipertimbangkan sebagai bagian dari rantai suplai (Supply Chain). Penyalur merupakan mitra kerja dan memiliki sumbangsih yang nyata terhadap kesuksesan perusahaan. Untuk alasan tersebut, perusahaan lebih menginginkan melakukan kerja sama dengan penyalur tertentu yang dipilih secara seksama dengan maksud mencapai sebuah hubungan kemitraan. Merupakan kebijakan perusahaan untuk menawarkan bantuan teknis kepada penyalur apabila hasil pengembangan terhadap kualitas dan ketahanan dari bahan tersebut dapat meningkatkan nilai tambah.
PT Nestlé Indonesia menciptakan sebuah pedoman dalam mengatur hubungan kerja sama dengan penyalur yakni Sistem Jaminan Kualitas Penyalur (Supplier Quality Assurance System) yang menjabarkan garis besar persyaratan kualitas dan prosedur tentang penilaian sebagai dasar untuk menjalin kemitraan dengan penyalur. Sistem ini akan dijelaskan lebih lanjut pada bab berikutnya.
Agar kemitraan dengan penyalur dapat terjalin dengan baik perusahaan melalukan pertemuan yang rutin dan menjalin komunikasi yang baik dengan pihak penyalur tersebut, agar dapat bersama – sama meninjau kinerja kualitas, menyelesaikan masalah, serta mengembangkan program perbaikan yang berkesinambungan.
Penyalur bertanggung jawab untuk mengirimkan bahan sesuai dengan spesifikasi yang diberikan serta menjamin bahwa bahan tersebut bebas dari segala hal yang dapat membahayakan atau zat beracun. Dalam semua kasus penyalur harus mampu
26 menjamin bahwa barang yang dikirim tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sebagai bukti dari jaminan tersebut, sertifikat pemenuhan peraturan (terutama untuk kemasan dan barang pendukung ) atau sertifikat analisis sangat dibutuhkan. Merupakan tanggung jawab perusahaan untuk melakukan pengujian yang tepat (seperti audit penyalur atau inspeksi penyalur), untuk memastikan bahwa sertifikat tersebut berlaku (valid).
(2). Kemasan dan Bahan Pendukung Lain
Kualitas dari bahan pengemas (kemasan) tidak boleh diabaikan. Kemasan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari produk yang dibeli oleh konsumen. Kemasan penting untuk menjaga produk, membantu untuk memastikan keamanan dan kualitasnya, mempertahankan umur simpan, sebagai pembawa informasi (promosi dan pesan), serta memberikan kenyamanan kepada konsumen. Kemasan harus kokoh saat pengisian produk berlangsung dan pada saat proses berikutnya, termasuk ketika terdapat perlakuan panas (untuk produk sterilisasi).
Pada sisi lain, kemasan merupakan unsur utama yang mempertemukan konsumen dengan perusahaan ini. Kemasan akan dilihat dan dipegang terlebih dahulu sebelum isinya dikonsumsi, hal ini akan mempengaruhi konsumen dalam memilih. Sehingga kemasan harus dapat menarik perhatian dan dapat meningkatkan “brand image” dari perusahaan. Kemasan harus didesain agar dapat memberikan kenyamanan melalui informasi, bentuk kemasan, serta kemudahan dalam membuka dan menutup produk.
Kemasan yang diciptakan selain untuk menarik perhatian pada saat dipasarkan juga harus ramah terhadap lingkungan. Hal ini harus diperhatikan karena PT Nestlé Indonesia peduli terhadap lingkungan. Semua hal diatas harus dipenuhi dan dijadikan pertimbangan pada saat menciptakan suatu kemasan. Sebagai tambahan, syarat dan peraturan yang mencakup bahan tambahan
27 dari komponen plastik maupun migrasi dari senyawa berbahaya dari kemasan menuju produk makanan maupun minuman harus diperhatikan.
Sejak bahan pengemas menjadi produk yang diciptakan secara industri maka sangat mungkin untuk membuat kemasan dengan spesifikasi yang sangat rinci untuk memenuhi Quality Assurance System. Inspeksi dan kontrol kualitas harus bisa didelegasikan kepada penyalur sejelas mungkin.
2. Penyalur Kemasan
Tidak terdapat penjelasan yang lebih rinci mengenai kebijakan yang mengatur hubungan kerja sama. Namun dilihat dari kebijakan umum kualitas dan tujuan untuk memenuhi kebijakan tersebut dapat dilihat tersirat bahwa Penyalur Kemasan tersebut sangat memperhatikan hubungan kerja sama yang terjalin. Berikut merupakan kebijakan kualitas yang dimiliki oleh Penyalur Kemasan tersebut.
a. Mengukuhkan posisi No. 1 di dalam industri packaging di Asia Tenggara dengan menerapkan daya kesatuan Grup Perusahaan, menyediakan produk berkualitas tinggi dan berteknologi unggul yang diakui secara internasional dan memperoleh kepercayaan customer dan kepuasan customer.
b. Menyadari bahwa pemeliharaan dan perbaikan kualitas merupakan kunci kelangsungan perusahaan, senantiasa memeriksa efektivitas sistem manajemen kualitas, dan semua karyawan melakukan aktivitas perbaikan secara berkesinambungan dengan kesadaran yang tinggi akan kualitas.
Sebuah perusahaan yang maju akan berusaha mengintegrasikan kebijakan kualitas yang dimilikinya dengan tujuan serta sasaran perusahaan. Tujuan perusahaan secara gamblang dideskripsikan untuk menjadi perusahaan nomor satu di dunia dalam bisnis yang digelutinya. Untuk memperjelas kondisi pencapaian kebijakan kualitas, ditetapkan sasaran kualitas. Segmentasi dalam pencapaian sasaran kualitas ini dibagi
28 ke dalam kuantitas, kualitas, biaya, persediaan barang, keselamatan dan lingkungan, serta teknologi dasar. Karena sifatnya yang terlalu teknis untuk persedian barang dan teknologi dasar tidak dibahas lebih lanjut. Sasaran kualitas dari Penyalur Kemasan tersebut, yaitu :
a. Kuantitas ; menaikkan kuantitas. Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara
(1). Mempertahankan keuntungan dengan membuat rencana operasi produksi berdasarkan sales forecast order melalui perbaikan produktivitas kerja dengan mengoptimalkan karyawan dan penempatan karyawan secara tepat.
(2). Mempertahankan kuantitas produksi dengan memperbaiki persentase operasi produksi agar menghilangkan loss dan pemborosan secara menyeluruh.
(3). Mempertahankan keuntungan per departemen dengan melaksanakan kontrol keuntungan masing-masing per section. b. Kualitas ; menurunkan keluhan pelanggan dan menurunkan total loss.
Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara
(1). Perbaikan kesadaran : menyalurkan barang dengan kualitas stabil melalui produksi barang yang berorientasi kepada pembeli.
(2). Tindakan terhadap sumber permasalahan : klarifikasi penyabab berdasarkan keadaan produksi dan kondisi barang aktual, kemudian mengambil tindakan penekanan prinsip dan asas secara teori.
(3). Tindakan pencegahan terkirimnya barang rusak : mengembangkan SDM hingga tingkat operator dengan membina kecermatan dalam pembuatan prosedur kualitas dan memperjelas tanggung jawab prosesnya sendiri.
(4). Biaya ; menaikkan rasio mutu produk dan menurunkan harga bahan baku. Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara (5). Membuat rencana cost down per item dan melaksanakan
29 (6). Resin, tinta, solvent, adhesive, doctor blade yang merupakan
nilai penting dalam item cost, dilakukan kerja sama dengan penyalur dan dilakukan pengembangan material murah.
(7). Menyediakan bahanl dengan berorientasi ekspor.
c. Keselamatan dan Lingkungan; mengurangi tingkat kecelakaan kerja. Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara
(1). Menghapus kecelakaan kerja dengan peningkatan kesadaran akan bahaya melalui pertemuan (meeting) yang diikuti oleh seluruh karyawan untuk mencapai ” Bebas Kecelakaan Kerja ” . (2). Menghilangkan kecelakaan kerja melalui perbaikan yang
langsung dilaksanakan, yaitu dengan menghilangkan pekerjaan dan lokasi yang membahayakan, melalui praktek OJT (On – Job Training) yang transparan mengenai keselamatan.
(3). Peduli terhadap lingkungan dengan membersihkan tempat kerja serta berslogankan ”seragam yang rapi” dan ”mesin yang bersih”.
Jika dilihat dari kebijakan dan tujuan dari Penyalur Kemasan tersebut, jelas sekali menunjukkan bahwa secara umum Penyalur Kemasan sangat memperhatikan hubungan kerja sama dengan para konsumennya. Untuk memastikan hal tersebut pihak Penyalur Kemasan juga mengadakan peninjauan ulang akan kualitas yang diberikan kepada para konsumennya yang sering dikenal dengan Management Review of Quality. Management Review of Quality di perusahaan ini dilakukan dalam selang waktu 6 bulan sekali, adapun hal – hal yang dibahas antara lain ;
a. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
b. Hal – hal yang berkaitan dengan sistem manajemen kualitas secara keseluruhan
c. Kondisi pencapaian sasaran kualitas d. Audit internal dan eksternal
e. Kepuasan pelanggan
f. Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan g. Hal yang berkaitan dengan perbaikan
30 h. Pendidikan dan pelatihan
Untuk memastikan bahwa hubungan kerja sama tetap terjaga pihak Penyalur Kemasan mengadakakan pertemuan rutin. Pertemuan diadakan setiap minggu pada hari Senin hingga Kamis, pertemuan tersebut membahas mengenai informasi terkini dan perkembangan yang terjadi. Isi dari pertemuan ini membahas mengenai isu – isu perusahaan yang bekerja sama dengan Penyalur Kemasan . Pertemuan akan diadakan pada hari yang sama ketika terdapat isu penting yang harus dibahas. Biasanya, pertemuan ini diadakan ketika terdapat isu menyangkut keamanan pangan.