PELAKSANAAN MAGANG
D. Kegiatan Magang
Selama 1,5 bulan melaksanakan magang di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar, penulis memperoleh berbagai ilmu pengetahuan dan pengalaman melalui kegiatan atau tugas yang dikerjakan setiap harinya. Kegiatan penulis selama menjalankan Kuliah Kerja Media di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika, antara lain:
1. Mengikuti Apel Pagi
Apel pagi dilaksanakan rutin setiap harinya pukul 07.30 WIB sebelum kegiatan kerja dimulai yang bertujuan melatih kedisiplinan.
Kegiatan apel diikuti oleh seluruh staf Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika termasuk para peserta magang.
2. Mengisi Papan Jadwal Kegiatan Seksi Kehumasan (Informasi dan Pemberitaan)
Mengisi papan jadwal kegiatan seksi informasi dan pemberitaan merupakan kegiatan yang wajib dilakukan untuk mengingatkan kepada seksi informasi dan pemberitaan, khususnya kepada petugas liputan untuk
meliput kegiatan Bupati, maupun dinas-dinas lain di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karanganyar.
Dari papan jadwal kegiatan seksi informasi dan pemberitaan jadwal kegiatan liputan dicatat di buku kegiatan informasi dan pemberitaan yang kemudian data tersebut dimasukkan ke file komputer sebagai rekap setiap bulannya. Pengisian papan jadwal kegiatan seksi informasi dan pemberitaan, informasinya diperoleh dari keprotokolan, TU Bupati dan ajudan. Informasi berupa kegiatan bupati, wakil bupati, atau pejabat lain yang menjadi agenda kegiatan Bupati Karanganyar.
3. Membuat Kliping Pers
Kliping pers merupakan kegiatan yang wajib dilaksanakan di seksi informasi dan pemberitaan pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar.
Selama melaksanakan magang di Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar, membuat kliping pers merupakan kegiatan rutin yang dilakukan penulis setiap hari. Dalam pembuatan kliping pers, berita atau informasi yang dimuat merupakan seluruh peristiwa atau kejadian yang terjadi di wilayah Kabupaten Karanganyar baik menyangkut pemerintah kabupaten maupun warga masyarakat di wilayah Kabupaten Karanganyar.
Berita atau informasi pengklipingan tersebut diperoleh dari media massa.
Ada beberapa ketentuan dalam pembuatan kliping pers antara lain berita yang akan dikliping tidak ditempel begitu saja tetapi harus
dipilah-yang sangat penting, penting sampai dengan dipilah-yang kurang penting sebab pengklipingan bersifat mengerucut. Selain itu, berita disusun berdasarkan urutan waktu (tanggal, bulan, dan tahun). Setelah pengklipingan selesai, hasilnya difotokopi sebanyak 5 (lima) rangkap untuk dikirim kepada Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Assisten I Sekda, dan Inspektorat.
Pembuatan kliping pers bertujuan untuk mengontrol berita-berita yang barangkali antara peristiwa atau kejadian tidak sesuai dengan kenyataan sebenarnya. Maka dapat dibuktikan dengan menunjukkan kliping pers tersebut melalui klarifikasi atau kroscek langsung sehingga kekeliruan berita dapat dibenahi.
4. Melakukan Liputan Pers
Selama menjalani magang di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar, penulis semakin tahu bagaimana peran seorang Humas, melalui kegiatan internal maupun eksternal. Hal ini dapat dilihat dari tugas-tugas yang diberikan kepada penulis terhadap pemenuhan kebutuhan informasi dan pemberitaan dari kegiatan-kegiatan Bupati maupun dinas-dinas lain di lingkungan Pemkab Karanganyar.
Melalui kegiatan peliputan selanjutnya akan dibuat menjadi sebuah laporan atau berita.
Penulis melaksanakan kegiatan peliputan bersama para staf liputan dan beberapa tugas liputan yang pernah dikerjakan penulis antara lain:
a. Meliput penyampaian bantuan Presiden RI kepada korban bencana alam di Ngargoyoso
b. Meliput pelantikan Ketua Tim Penggerak PKK di Pendapa Rumah Dinas Bupati
c. Meliput sosialisasi Pemili Caleg DPRD di gedung DPRD d. Meliput Kunjungan Kerja Komisi E DPRD di Podang VIP
e. Meliput Pamitan Kontingen Pesta Siaga Binwil Surakarta di halaman Setda
f. Meliput Rapat Koordinasi TP.PKK Kabupaten Karanganyar di Pendapa Rumah Dinas Bupati
g. Meliput Mukercab (Musyawarah Kerja Cabang) PMI di Aula PMI Karanganyar
h. Meliput Sidang Paripurna DPRD
i. Meliput Upacara Serah Terima Jabatan Kapolres Karanganyar
j. Meliput Kunjungan Kerja Dinas Pertanian Sumatera Selatan di Podang VIP
k. Meliput Sosialisasi Arsip Masuk Desa di Pendapa Rumah Dinas Bupati
l. Meliput pelatihan pendidikan anti korupsi bagi sekolah di Pendapa Rumah Dinas Bupati
5. Membuat Dokumentasi
Dokumentasi ada yang berbentuk tulisan yaitu pers release maupun
sangat penting dan harus dilakukan. Pers release atau disebut juga siaran pers harus memiliki nilai-nilai jurnalistik agar layak dimuat. Pers release atau siaran pers biasanya berupa lembaran siaran berita yang berisi segala bentuk informasi tentang kegiatan atau program-program bupati maupun dinas-dinas lain di lingkungan pemkab. Setelah pers release selesai dibuat kemudian dikirim lewat faximili ke Pemda dan BIKK (Badan Informasi Komunikasi dan Kehumasan) Semarang untuk dimuat di majalah internal BIKK. Selain itu, dibagikan kepada para wartawan atau media massa agar dimuat di media cetak.
Dalam penulisan dan pengiriman pers release banyak hal penting yang harus diperhatikan seperti dalam menulis pers release harus ringkas, jelas, dan padat, memuat unsur 5W + 1H (What, When, Where, Who, Why dan How), ditulis pada kertas yang berkop resmi, mencantumkan nama petugas atau pejabat yang berwenang menyiarkan pers release sehingga isinya dapat dipertanggungjawabkan. Sebaiknya pengiriman pers release harus secepat mungkin (hari itu juga), jangan ditunda kecuali jika pelaksanaannya malam hari, pengiriman bisa melalui faxsimili atau email.
Dan lebih baik dikonformasikan kembali lewat telepon apakah siaran pers tersebut sudah diterima atau belum. Sebab ada kalanya tidak sampai pada alamat yang dituju atau cetakan faksimili amat sulit untuk dibaca. Semua itu, harus diperhatikan karena pers release sangat penting sebagai media publikasi sekaligus pembentuk opini publik berkaitan dengan peran
Humas dalam menciptakan pengertian publik yang lebih baik yang dapat memperdalam kepercayaan publik.
Berikut ini beberapa judul pers release yang sudah dibuat penulis selama menjalani magang di Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar:
a. Sidak Disiplin Guru dan Sekolah
b. Korban Bencana Dapat Bantuan Presiden c. Pelantikan TP. PKK
d. Sosialisasi Pemilu 2009 Kabupaten Karanganyar e. 338 Pejabat Dilantik Bupati
f. DPRD Provinsi Jawa Tengah Kunker ke Karanganyar g. TP PKK Adakan Rapat Koordinasi
h. Kontingen Pesta Siaga Karanganyar Pamitan i. Pelajar SMU Lakukan Aksi Simpatik
j. Duta Wisata Kabupaten Karanganyar Beri Bantuan Panti Asuhan Wakaf Triasa
k. Kunker Dinas Pertanian Sumsel l. Sosialisasi Arsip Masuk Desa
m. Jabatan Kapolres Karanganyar Diserahterimakan n. Pelatihan Pendidikan Anti Korupsi Bagi Sekolah
Selanjutnya, penulis juga membuat dokumentasi dalam bentuk gambar yaitu foto. Dibutuhkan keahlian saat membidik objek atau mengambil momen-momen yang penting saat liputan. Beruntung penulis
mengerti saat diberi tugas untuk mengambil foto peliputan saat menjalani magang di Dishubkominfo Karanganyar.
6. Memuat Rekapitulasi Kegiatan Bupati
Rekapitulasi kegiatan Bupati yaitu mengkhtisarkan atau mencatat kegiatan Bupati hasil liputan seksi informasi dan pemberitaan (kehumasan) yang dijadikan laporan kepada pemerintah Kabupaten Karanganyar sebagai bahan kajian dan evaluasi kegiatan.
Rekap dibuat setiap akhir bulan kemudian diserahkan kepada sub bagian perencanaan sebagai laporan anggaran tahunan, sekretaris daerah untuk disimpan sebagai data dan seksi informasi dan pemberitaan sebagai data rekap pribadi.
Selama menjalankan magang di Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar, penulis telah membuat rekapitulasi kegiatan Bupati untuk bulan Pebruari 2009 dan membantu menyelesaikan rekap untuk bulan Januari 2009.
7. Membuat List Wartawan
List wartawan adalah daftar nama-nama wartawan disertai nama media dan alamat redaksi lengkap.
Adanya banyak wartawan yang dipindahtugaskan ke daerah lain, dan beberapa media harus menggantinya dengan wartawan lain yang ditugaskan di Kabupaten Karanganyar, penulis diberi tugas untuk membuat daftar nama-nama wartawan yang resmi terdaftar di Dinas
hal-hal yang berkaitan dengan pres atau wartawan, dapat dikoordinasikan langsung dengan Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar.
8. Mengikuti Siaran Keliling
Siaran keliling merupakan bentuk dari Forum Komunikasi Tingkat Kabupaten sebagai wujud pelayanan komunikasi kepada masyarakat.
Siaran keliling bertujuan menyampaikan informasi tentang program atau kegiatan baru Pemkab Karanganyar kepada masyarakat dengan berkeliling.
Pada saat menjalankan magang di Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar, penulis pernah mengikuti kegiatan keliling dengan tema sosialisasi pemilu lewat pagelaran wayang kulit. Dalam penyampaian materi siaran, pengolahan kata harus singkat, jelas, padat, dan menarik serta artikulasi siaran harus tepat, jelas, dan mudah ditangkap maksudnya.
E. Kesulitan Selama Melaksanakan Magang dan Cara Mengatasi Kesulitan 1. Kesulitan Selama Melaksanakan Magang
a. Kegiatan selama melaksanakan magang di Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar yang rutin dikerjakan oleh penulis di seksi informasi dan pemberitaan salah satunya adalah liputan pers. Bagi penulis kegiatan liputan merupakan pengalaman baru sehingga penulis merasa bingung dan kewalahan. Penulis merasa kewalahan ketika harus menyelaraskan pendengaran dengan kecepatan tangan saat menulis materi sambutan sehingga kurang dapat menangkap isi pesan yang disampaikan.
b. Kegiatan rutin lainnya yang dikerjakan di seksi informasi dan pemberitaan adalah membuat pers release. Penulis membuat pers release setelah tugas peliputan selesai untuk dijadikan bahan berita bagi pers. Sebelumnya penulis memang telah mendapat mata kuliah kapita selekta humas, dimana pada mata kuliah tersebut diajarkan mengenai penulisan pers release. Tetapi penulis masih merasa kesulitan ketika harus mempraktekkan langsung ke dalam dunia kerja humas yang nyata. Yang menjadi kendalanya yaitu minimnya perbendaharaan kata sehingga sulit menjadikan tulisan tersebut menjadi sebuah berita yang layak muat di media.
c. Ketika melaksanakan tugas peliputan, penulis juga ditugaskan untuk mengambil gambar atau mengabadikan peristiwa dari kegiatan yang diliput sebagai dokumentasi yang berupa foto. Beruntung penulis pernah mendapat mata kuliah fotografi tetapi masih ada sedikit kendala yang dialami penulis yakni kurang tanggap dan sigap terhadap momen atau peristiwa penting yang harus diabadikan.
d. Penulis juga mengalami kesulitan dalam pembuatan rekapitulasi kegiatan Bupati karena hal tersebut merupakan pengalaman baru.
Kesulitan yang dihadapi penulis yaitu ketika harus merangkum materi kegiatan Bupati dari hasil pers release selama 1 bulan tanpa mengubah atau mengurangi maksud kegiatan sehingga masih bisa dipahami dengan jelas.
e. Kesulitan lain yang dialami penulis yaitu ketika membuat daftar/list wartawan. Kendalanya yaitu bingung ketika harus memilah dan memilih nama, media, dan alamat redaksi wartawan yang dipindahtugaskan dengan wartawan baru dikarenakan data kurang jelas.
f. Kesulitan juga dihadapi saat melakukan siaran keliling karena sarling merupakan hal yang baru dan pertama kali penulis lakukan.
Kesulitannya tentang bagaimana harus meramu kata-kata semenarik mungkin tanpa mengurangi maksud pesan yang ingin disampaikan serta intonasi atau pelafalan bahasa harus luwes sehingga masyarakat mengerti dan tertarik dari pesan yang disampaikan.
2. Cara Mengatasi Kesulitan
a. Meminta bimbingan dan arahan kepada staf/petugas yang bersangkutan dan mendampingi penulis ketika menjalankan tugas-tugas yang diberikan selama melaksanakan magang. Aktif bertanya mengenai hal-hal baru yang dirasa kurang dimengerti dan bisa menghambat pekerjaan. Beruntung para staf bersedia membagi pengetahuan dan pengalamannya sehingga penulis mampu menjalankan tugas dengan baik.
b. Dari berbagai pengetahuan dan pengalaman dari para staf penulis langsung menerapkannya dengan mencoba mempraktekkan pekerjaan yang dimaksud sehingga apa yang telah diajarkan akan selalu ingat.
mengamati data-data pekerjaan Humas yang disimpan sehingga penulis tidak akan merasa asing lagi apabila menemui jenis pekerjaan Humas di seksi informasi dan pemberitaan. Selain itu, dengan melihat data pekerjaan Humas tersebut penulis bisa paham dan mengerti pekerjaan Humas.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan Kuliah Kerja Media (KKM) di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika (Dishubkominfo) Kabupaten Karanganyar, penulis mencoba menarik kesimpulan bahwa:
1. Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika merupakan sebuah dinas atau lembaga yang merupakan salah satu bagian terpenting dalam pemerintahan yang bertugas memajukan pembangunan bidang perhubungan, informasi, dan pemberitaan yang memberikan jasa berupa informasi kepada publik atau masyarakat. Hal ini tidak terlepas dari peran seorang Humas di lembaga pemerintahan karena melalui kegiatan internal dan eksternal Humas, transparansi kegiatan pemerintah dapat diketahui publik atau masyarakat.
2. Tugas-tugas yang dilaksanakan penulis selama menjalani magang di Dishubkominfo sesuai dengan program studi Public Relations yang penulis ambil. Tentunya karena didalam mata kuliah Public Relations, bahasannya banyak seputar kehumasan seperti cara pembuatan pers release.
3. Adanya unit kehumasan pada lembaga pemerintah merupakan keharusan fungsional dalam rangka penyebaran kegiatan lembaga atau dinas, baik ke
informasi dan pemberitaan Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika dipimpin oleh seorang kepala seksi yang tugasnya pembinaan hubungan masyarkat dan penyebaran informasi mengenai kegiatan yang diadakan pemerintah kabupaten Karanganyar agar publik atau masyarakat dapat mengetahuinya. Jadi, Humas merupakan suatu alat untuk memperlancar jalannya interaksi serta penyebaran informasi.
4. Sebagai Humas Pemerintahan, berbagai kegiatan yang perlu diperhatikan antara lain membina pengertian pada khalayak atau publik, pemberian dan pelayanan informasi yang bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya karena Humas sebagai ujung tombak dari sebuah lembaga atau dinas, dalam hal ini Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar.
5. Dari keseluruhan pokok bahasan, diketahui bahwa peran Humas sangat penting dan dibutuhkan demi masa depan suatu instansi. Perannya melalui kegiatan internal dan eksternal menjadikan publik atau masyarakat dapat mengetahui transparansi kegiatan pemerintah sehingga dapat menciptakan opini publik yang lebih baik.
B. Saran
1. Saran bagi Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar
Demi membantu kelangsungan dan kelancaran kinerja Humas perlu disediakan fasilitas pendukung yang lebih. Walaupun sebenarnya fasilitas
dikarenakan tidak sebanding dengan banyaknya jumlah staf Humas.
Minimnya fasilitas yang tersedia dapat menghambat kinerja para staf humas dan mengurangi efektivitas waktu. Seperti pengalaman yang penulis alami ketika melaksanakan magang yaitu mengalami kesulitan ketika akan mengikuti staf liputan untuk melaksanakan tugas peliputan ke beberapa tempat yang berbeda lokasi dan waktu disebabkan minimnya sarana transportasi. Meskipun demikian para staf liputan tidak lantas mengeluh akan tetapi tetap berusaha menjalankan tugas dengan sebaik-baiknya entah bagaimana caranya.
2. Saran bagi FISIP UNS
Program Diploma III Komunikasi Terapan FISIP UNS merupakan program kuliah dengan presentase perbandingan antara mata kuliah teori dengan praktek, seharusnya lebih besar mata kuliah praktek. Tetapi pada kenyataannya selama 3 tahun penulis menjalani masa perkuliahan di kelas Humas, mata kuliah teori cenderung lebih dominan daripada mata kuliah praktek. Sehingga pada saat melaksanakan Kuliah Kerja Media, penulis merasa kaget dan kurang siap ketika dihadapkan langsung pada praktek dunia kerja nyata. Untuk itu penulis menyarankan agar mata kuliah praktek diperbanyak. Supaya mahasiswa Diploma III yang nantinya lulus sudah siap kerja karena telah mempunyai bekal keterampilan yang cukup dalam menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya disamping kemampuan intelektual yang penulis dapat.
Sekian laporan Kegiatan Kuliah Kerja Media ini, penulis mohon maaf apabila terdapat kata-kata yang kurang berkenan atau menyinggung hati pembaca.
Penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi pembaca, penulis, serta berbagai pihak yang berkepentingan. Berkat dorongan, doa, dan dukungan dari semua pihak dari awal hingga terselesaikannya tugas akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih.