BAB II KAJIAN TEORITIS
2.5 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Secara umum kegiatan layanan sirkulasi menurut Lasa, H.S (1994:2-3): 1. Keanggotaan
2. Peminjaman 3. Pengembalian
4. Penagihan
5. Pemberian Sanksi 6. Bebas Pinjam 7. Statistik
Kegiatan tersebut akan diuraikan satu persatu pada uraian berikut:
2.5.1 Keanggotaan
Keangotaan adalah salah satu bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan diri sebabagai anggota perpustakaan:
Menurut Noerhayati (1998: 191) bahwa: “Untuk menjadi anggota perpustakaan minimal sudah kuliah satu semester dan sudah mempunyai kartu identitas (kartu mahasiswa).
Sedangkan Sulistyo-Basuki (1993: 257) menyatakan bahwa:
“Bila seorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka dia harus mengisi formulir lalu dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai kelengkapan lain keanggotaan tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakan, ada yang masyarakatkan uang iuran foto diri, fotocopy tanda pengenal”.
Dari uraian di atas dapat disimpiulkan bahwa keanggotaan adalah satu bukti bahwa pengguna yang akan menjadi anggota perpustakaan wajib mendaftarkan dirinya kepada petugas perpustakaan dan memenuhi persytaratan yang telah ditentukan oleh perpustakaan. Pada perpustakaan perpguruan tinggi yang menjadi anggota adalah mahasiswa, staf pengajar, dan tenaga administrasi. Mereka juga harus mengisi formulir pendaftaran.
2.5.2 Peminjaman
Peminjaman merupakan suatu proses yang dilaksanakan oleh perpustakaan untuk meminjamkan koleksinya untuk pengguna, peminjamn ini termasuk juga pada bagian pel;ayanan sirkulasi.
Menurut Lasa (1994:2): “Peminjaman adalah peminjamn koleksi yang ada boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca ditempat”.
Untuk dapat meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan pengguna harus memiliki kartu anggota perpustakaan dan mampu memenuhi syarat-syarat yang ditentukan oleh perpustakaan yang bersangkuta.
Menurut Buku Pedoaman Penyelenggaraan Pelayanan Sirkulasi dan Refernsi perpustakaan perguruan tinggi (1982: 15):
Langkah-langkah yang ditempuh dalam peminjamn bahan pustaka ialah: a. Peminjamn menunjukkan kartu pengenal atau kartu anggota yang telah
ditentukan oleh petugas perpustakaan. b. Pertugas mencatat:
1. Nomor anggota dan tanggal buku harus kembali pada kartu buku yang dikeluarkan oleh catalog buku.
2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran (slip) yang ditempatkan pada buku.
3. Nomor panggil dan tanggal buku harus kembali pada kartu peminjamn.
4. Peminjamn mendatangani lembaran buku. 5. Peminjaman mendatangani lembar buku.
6. Buku diserahkan kepada pengguna yang meminjam.
7. Petugas menyusun kartu pada kotak kartu berdasarkan tanggal kembali dan juga menyusun kartu peminjaman berdasarkan nomor tanda pengenal atau kartu anggota.
Agar peminjamn berjalan dengan lancer, maka petugas perpustakaan harus melaksanakan administrasi peminjaman denghan sebaik-baiknya agar mudah dijalankan. Sjahrial-pamuntjak (2000:97-98) menyatakan bahwa:
Administrasi peminjamn diatur sedemikian rupa sehingga:
a. Dapat memberikan kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat.
b. Dapat diketahui bahwa pustaka mana yang sedang dipinjaman. c. Dapat mengetahui siapa yang meminjaman buku pustaka tersebut d. Dapat meminjam bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan. e. Dapat diketahui volume kegiatan peminjaman
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi peminjaman harus ditentukan terlebih dahulu oleh setiap perpustakan, agar peminjaman berjalan secara teratur. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Soeatminah (1992:143) bahwa: “Pelayanan peminjaman pustaka dapat dilakukan dengan berbagai macam cara pencatatan, mulai dari sederhana sampai yang canggih”. Dengan demikian setiappustakawan dapat memilih cara yang palingsesuai dengan kondisi perpustakaan.
Dalam Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982:5) dinyatakan bahwa prosedur peminjaman adalah:
a. Pemakai menunjukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai tanda perpustakaan.
b. Petugas memeriksa pelayanan tanda pengenal pemakai. 1. Pada system pelayanan tertutup.
Pemakai menyerahkan permintaan pinjam yang sudah diisi dengan identitas buku yang akan dipinjam, petugas mencari
buku sesuai dengan identitas yang tertulis dalam permintaan pinjam.
2. Pada system pelayanan terbuka c. Petugas melakukan pencatatan.
1. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang diambil dari catalog buku.
2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang ditempuhkan pada buku.
3. Tanda buku (call number) dan tanggal kembali pada peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman.
d. Pemakai membutuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membutuhkan tanda tangan/paraf/insial nama pada lembaran tanggal.
e. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai. f. Petugas menyusun:
1. Kartu buku dalam kotak kartu buku sebagai berikut:
a. Kartu-kartu itu pertama-tama disusun menurut tanggal kembali buku-buku.
b. Didalm susunan masing-masing tanggal tadi pada kartu itu disusun menurut urutan klasifikasinya.
2. Kartu peminjam dalam kotak kartu peminjaman dengan susunan menurut urutan nomor pada pengenal dan kelompok pemakai.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengguna dan petugas/pustakawan bagian sirkulasi harus menjalankan dan mematuhi prosedur peminjaman dengan baik. Dengan demikian kegiatan proses peminjman dapat dilaksankan dengan lancar.
2.5.3 Pengembalian
Pengembalian bahan pustaka dilakukan pada saat pengguna meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Dengan demikian, apabila bats waktunya telah selesai, maka sipeminjam harus mengembalikan bahan oustaka yang dipinjamnya. Apabila sipemminjam belum mengembalikannya mka sipeminjman akan dikenakan denda/sanski oleh perpustakaan tersebut.
Dalam buku panduan penyelenggaraan Pelayanan Sirkulsi dan Refensi (1982:20) dinyatakan bahwa langkah-langkah pengembalian bahan pustaka antara lain:
a. Petugas memeriksa apakah bahan pustaka kembali dalam keadaan seperti semula dan mencocokkan tanggal pengembalian yang tertera pada lembaran (slip) yang ada pada buku.
b. Petugas membubuhkan cap tanda kembali pada kartu buku, lembaran (slip) buku dan kartu peminjam.
c. Petugas mengembalikan kartu buku kedalam kantong buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.
d. Apabila bahan pustaka terlamabat dikembalikan, petugas melakukan penagihan benda.
e. Petugas mengembalikan bahan pustaka yang tidak rusak kedalam memisahkan yang rusak untuk diperbaiki.
Setelah si peminjam mengembalikan bahan pustaka tersebut, maka petugas bagain pengembalian harus mencatat tanggal pengembalian sebagai bukti bahwa si peminjam telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya dan petugas harus memeriksa bahan pustaka tersebut apakah pengembaliannya terlambat atau tertunda, selain itu juga memeriksa keutuhan bahan pustaka yang telah dikembalikan. Dengan demikian, sipeminjam harus menaatri semua peraturan yang telah ditentukan oleh perpustakan tersebut.
2.5.4 Penagihan
Penagihan dilakukan apabila si peminjam belum mengembalikan bahan pustaka pada waktu yang telah ditentukan oleh perpustakaan. Perpustakaan dapat menagih bahan pustaka tersebut agar dikemballikan. Apabila pengguna meminjam bahan pustaka lewat dari waktu yang telah ditentukan, maka pengguna harus membayar denda tersebut. PEnagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. Penagihan dalam surat diperlukan nama lengkap dan alamat yang lengkap. Didalam surat penagihan dicantumkan identitas bahan pustaka yang ditagih, tanggal pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar pengguna.
Menurut Soeatimah (1992: 148) dalam surat penagihan dicantumkan: “ a. Judul-judul buku yang ditagih.
b. Biaya pengiriman surat c. Denda yang harus dibayar”.
Prosedur penagihan menurut Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982: 21) adalah:
a. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian atas dasar tanggal pada kartu yang seharusnya sudah kembali pemeriksaan ini dilakukan setiap hari sesudah waktu pelayanan peminjaman.
b. Petugas membuat surat tagihan rangkap dua, copi pertama dikirim kepada tertagih, sedangkan kopi kedua disimpan sebagai pertinggal.
c. Bila buku yang telah ditagih kembali, petugas menyeleaikan proses pengembalian sebagaimana prosedur pengembaliannya pada butir c.
Dengan demikian, penagihan bertujuan untuk menghindari kehilangan bahan pustaka, sehingga koleksi-koleksinya terjamin tetap utuh.