PERBEDAAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN
3.1 Kegiatan Pembelajaran Memahami Perbedaan Organisasi dan Manajemen
Secara umum organisasi maupun manajemen tidak dipandang secara eksklusif melainkan diasumsikan merupakan 2 konsep yang saling melengkapi. Organisasi merupakan suatu entitas kelompok manusia, yang di dalam pengelolaan sehari-hari membutuhkan kegiatan manajemen. Tanpa manajemen, sulit bagi suatu organisasi bertahan hidup. Tanpa organisasi, manajemen kehilangan media aplikasinya, hanya semacam “ruh” tanpa “jasad.”
Ada beberapa catatan dan rambu yang penting sebelum masuk terlalu jauh pada aspek organisasi dan manajemen, hal ini dilakukan agar pembahasan tidak overlap.
Pertama, baik organisasi ataupun manajemen adalah dua konsep
terpisah.
Kedua, organisasi dan manajemen dapat berpadu karena
masing-masing memiliki ontologi (bidang kajian) nya sendiri-sendiri yang saling melengkapi satu sama lain.
Ketiga, sebelum masuk ke dalam pembahasan
“simbiosis-mutualis” antara konsep organisasi dan manajemen, perlu diberikan definisi atas masing-masing konsep.
Organisasi
Sebagai ahli dibidang manajemen dan organisasi, Edgar H. Schein mendefinisikan organisasi sebagai “koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan oleh sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelas, lewat pembagian kerja atau fungsi, dan lewat suatu hirarki otoritas dan pertanggungjawaban.”[1] Menurut Talcott Parsons, organisasi
MODUL 3
berbeda dengan sistem-sistem sosial lainnya karena ia memiliki sifat formal dan berorientasi pada pencapaian suatu tujuan.[2] Dengan demikian, secara umum kita dapat mendefinisikan organisasi sebagai suatu kolektivitas orang yang aktivitasnya didesain secara sadar, dikoordinasi dan diatur oleh para anggotanya dalam rangka mengejar suatu tujuan tertentu dan menggapai tujuan bersama yang sifatnya lebih spesifik.
Tokoh lain, yaitu Richard L. Daft mendefinisikan organisasi sebagai (1) entitas sosial yang (2) diatur oleh tujuan, (3) didesain secara sengaja berupa sistem aktivitas yang terstruktur dan terkoordinasi, dan (4) berhubungan dengan lingkungan eksternalnya.[3] Bagi Daft, organisasi tidak dibangun oleh seperangkat aturan dan prosedur, melainkan oleh orang serta hubungan antara mereka dengan orang lainnya. Daft melanjutkan bahwa organisasi “ ... exist when people interact with one another
to perform essential functions that help attain goals.”[4] Daft
menempatkan peran manajer dalam posisi sentral untuk menstrukturasi dan mengkoordinasi sumber daya organisasi guna mencapai tujuan organisasi.
Selanjutnya Stephen Robbins dan Mary Mathew memberikan definisi bahwa organisasi sebagai “entitas sosial yang dikoordinasi secara sadar, dengan batasan-batasan yang relatif dapat dikenali, yang berfungsi secara terus-menerus dengan dasarnya yaitu untuk mencapai suatu tujuan bersama atau seperangkat tujuan.[5]
Robbins and Mathew memberikan tekanan pada kalimat “dikoordinasi secara sadar” yang merujuk pada “manajemen,” sedangkan “entitas sosial” merujuk pada unit (organisasi) yang terdiri atas orang atau kelompok orang yang saling berinteraksi satu sama lain. Pola interaksi yang dilakukan sejumlah orang di dalam organisasi tidak muncul begitu saja, melainkan telah disusun sedemikian rupa. Karena organisasi adalah entitas sosial, maka pola-pola interaksi di antara para anggotanya harus seimbang dan harmonis guna meminimalisir “keberlebihan” disamping juga memastikan bahwa tugas-tugas tertentu dapat dirampungkan.
Robbins and Matthew melihat bahwa orang-orang di dalam organisasi punya kaitan “terus-menerus.” Misalnya, seorang sales terlibat di dalam organisasi 8 jam sehari dan 6 hari seminggu. Sebaliknya, anggota dalam organisasi semisal APTISI (Asosiasi Perguruan Tinggi Swasta Indonesia) paling banter bertemu saat hari-hari besar peringatan atau rapat 2 kali dalam 1 tahun akademik. Terakhir, organisasi ada untuk mencapai sesuatu. Sesuatu yang dimaksud dalam kalimat terakhir tersebut adalah “tujuan.”
Definisi organisasi lainnya diberikan Gareth Jones and Mary Mathew, mencoba mendefinisikan organisasi sebagai “alat yang digunakan oleh orang dalam mengkoordinasikan tindakan-tindakan mereka guna memenuhi sesuatu yang mereka harapkan atau hargai, yaitu mencapai tujuan.[6] Untuk definisi ini, Jones dan Mathew mencontohkan, karena orang menghargai keamanan maka mereka menciptakan organisasi-organisasi seperti
kepolisian, angkatan bersenjata, atau bank (untuk keamanan kepemilikan). Orang yang menghargai hiburan menciptakan organisasi seperti Walt and Disney Company, Metro Goldwyn-Meyer, atau Lions Gate. Orang yang menghargai nilai-nilai spiritual atau pendidikan mendirikan Walubi (Perwalian Umat Buddha Indonesia), yayasan pendidikan, atau yayasan penyandang cacat.
Manajemen
Harold Koontz and Heinz Weihrich memberikan definisi, bahwa manajemen merupakan “proses penyusunan dan pemeliharaan lingkungan dimana para individu-individu, bekerja secara bersama dalam suatu kelompok, yang berupaya memenuhi suatu tujuan secara efisien. Koontz and Wehrich lalu meluaskan definisi tersebut sebagai berikut:[7]
1. Sebagaimana manajer, orang-orang menjalankan fungsi manajerial seperti planning, organizing, staffing, leading, and controlling.
2. Manajemen diberlakukan atas setiap jenis organisasi.
3. Fungsi manajerial ditimpakan pada setiap manajer pada level organisasi manapun.
4. Manajemen memberi perhatian pada produktivitas.
Beberapa ahli manajemen memberikan definisinya, seperti; James A.F. Stoner, R. Edward Freeman, and Daniel R. Gilbert, JR. Bahwa manajemen sebagai “proses planning, organizing, leading, dan controlling kerja-kerja para anggota organisasi dan
penggunaan sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang ada.” [8] Manajemen adalah praktek yang disadari dan terus-menerus guna membentuk organisasi. Setiap organisasi punya orang yang bertanggung jawab guna membimbing mereka mencapai tujuan. Orang ini disebut manajer. Sebab itu, organisasi haruslah dimanajemen. Menurut Andrew J. DuBrin – mirip dengan Stoner et al di atas – manajemen adalah “proses penggunaan sumberdaya organisasi guna mencapai tujuan organisasi melalui fungsi-fungsi planning, organizing and staffing, leading, dan controlling.”[9] Definisi manajemen dari DuBrin ini kiranya tidak terlampau berbeda dengan definisi-definisi manajemen lainnya.
Robert Kreitner, memberikan definisi, bahwa manajemen adalah suatu proses bekerja dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dalam lingkungan yang selalu berubah.[10] Ada 5 komponen penting dalam definisi tersebut, yaitu:[11]
1. Bekerja dengan dan melalui orang lain; 2. Mencapai tujuan-tujuan organisasi;
3. Penyeimbangan efektifivitas dan efisiensi;
4. Mencapai hasil terbaik dalam keterbatasan sumber daya; dan 5. Menghadapi lingkungan yang berubah.
Bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajemen adalah sebuah proses sosial. Suatu tujuan kolektif mampu membawa individu-individu yang berbeda untuk bekerja bersama-sama. Misalnya membangun candi-candi atau masjid-masjid, merakit sepeda motor, membangun stadion olahraga, membangun gedung sekolah, dan sejenisnya. Dalam konteks bekerja dengan dan melalui orang lain ini peran manajer menjadi signifikan. Manajer akan dihadapkan dengan : (1) masalah hubungan interpersonal; (2) kegagalan memenuhi tujuan organisasi; (3) kegagalan membangun dan memimpin tim; dan (4) ketidakmampuan untuk
berubah dan beradaptasi selama masa transisi.
Mencapai tujuan-tujuan organisasi. Tujuan adalah sasaran yang harus diperjuangkan serta diharapkan untuk tercapai. Organisasi biasanya lebih berhasil jika kegiatannya dituntun oleh tantangan untuk mencapai tujuan. Berbeda dengan individu, pencapaian tujuan organisasi harus dilakukan lewat tindakan kolektif. PT. Astra International, sebagai misal, menargetkan penjualan 550 ribu unit roda empat pada 2012 dan mempertahankan pangsa pasar 55%. Dengan target tersebut, manajemen perusahaan ini harus mampu memanage 151.303 pekerja-nya yang tersebar dalam 148 perusahaan cabang untuk mencapai tujuan ini.[12] Penyeimbangan efektifivitas dan efisiensi. Efektivitas adalah elemen kunci dalam proses manajemen yang berhubungan dengan pencapaian tujuan organisasi. Efisiensi adalah elemen kunci dalam proses manajemen yang menyeimbangkan jumlah sumber daya yang digunakan dalam pencapaian tujuan. Penjelasan mengenai efektivitas dan efisiensi dapat dilihat melalui kalimat-kalimat dalam tabel di bawah ini :
Mencapai hasil terbaik dalam keterbatasan sumber daya. Manusia hidup di dunia yang serba terbatas. Dalam dunia yang terbatas ini, bidang ekonomi dan manajemen memiliki fokus yang serupa. Ekonomi bicara soal bagaimana sumber daya yang terbatas bisa
didistribusikan untuk pemakaian-pemakaian berbeda. Manajemen bicara soal bagaimana manajer mengatur faktor-faktor produksi yang terbatas – tenaga kerja, tanah, dan modal – agar dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan