PENGELOLAAN DOKUMEN TEKSTUSAL LAK-LAK BATAK PADA MUSEUM NEGERI SUMATERA UTARA
3.3 Tahap – tahap Kegiatan Pengelolaan Koleksi Dokumen Tekstual (Litere) Lak-lak Batak pada Museum Negeri Provinsi Sumatera Utara
1. Pengadaan Koleksi 2. Inventarisasi
3. Penyimpanan Koleksi 4. Konservasi (Perawatan)
3.2.1 Pengadaan
Dalam kegiatan pengadaan koleksi yang berupa dokumen tekstual lak-lak batak pada Museum Provinsi Sumatera Utara diperoleh melalui:
1. Hibah
Koleksi ini diperoleh dari sumbangan ahli waris, dalam arti koleksi yang disumbangkan oleh ahli waris merupakan peninggalan turun-temurun oleh ketururnan yang memiliki catatan sejarah. Koleksi dihibahkan oleh ahli waris biasanya dikarenakan ahli waris pindah, kurangnya pemahaman tentang perawatan benda yang dihibahkan, dan ahli waris ingin koleksinya dipamerkan. Selain itu, museum juga memberi catatan bahwa koleksi yang disumbangkan harus memiliki nilai sejarah, dan dalam penerimaannya museum juga mempertimbangkan kondisi fisik dan sistem perawatan terhadap koleksi yang dihibahkan. Museum Provinsi Sumatera banyak
memperoleh koleksi hibah dalam bentuk miniatur-miniatur, foto, galeri, bahkan beberapa patung yang memiliki nilai sejarah.
2. Ganti Rugi
Koleksi ini diperoleh melalui pembelian atau pihak yang bersangkutan meminta ganti rugi untuk pertukaran koleksi. Dalam pengadaan dengan cara ganti rugi koleksi, pihak museum melakukan kesepakatan dengan pemilik benda berupa biaya yang ingin dikeluarkan untuk mendapatkan suatu koleksi yang memiliki catatan nilai sejarah, langka dan jarang ditemukan. Namun dalam hal ini, museum tidak banyak memperoleh koleksi dari ganti rugi dikarenakan anggaran untuk pembelian koleksi tidak banyak. Dan lima tahun terakhir, pihak museum tidak melaksanakan kegiaatn pengadaan koleksi dengan cara ganti rugi dikarenakan anggaran museum yang sangat terbatas untuk gani rugi koleksi.
3. Titipan
Koleksi yang hanya berupa titipan sementara, dimana pihak Museum dan pihak yang bersangkutan melakukan perjanjian sampai berapa lama koleksi tersebut akan berada dan akan dipamerkan di Museum. Titipan ini juga biasanya dilakukan oleh ahli waris yang untuk beberapa saat yang ditentukan tidak dapat merawat koleksi, sehingga melakukan penitipan koleksi pada museum. Ahli waris yang menitipkan koleksi biasanya juga memberikan biaya perawatan khusus terhadap koleksi yang dititipkan.
Dalam hal ini, museum juga memperhatikan kondisi fisik koleksi dan kemampuan pihak museum terutama bagian konservasi untuk melakukan perawatan terhadap koleksi selama waktu yang ditentukan.
Dalam melakukan kebijakan pengadaan koleksi melalui hibah, ganti rugi, ataupun titipan, pihak museum mempertimbangkan hal-hal yang sebelumnya telah disepakati oleh kepala museum, tim pengadaan, dan kurator seperti:
1. Memiliki nilai sejarah dan nilai ilmiah
2. Dapat diidentifikasi mengenai bentuk, tipe, gaya, fungsi, makna, asal secara historis dan geografis, genus (untuk biologis), atau periode (dalam geologi, khussunya untuk benda alam)
3. Harus dapat dijadikan dokumen, dalam arti sebagai bukti kenyataan dan eksistensinya bagi penelitian ilmiah
4. Masterpiece, merupakan benda yang terbaik mutunya
5. Unik, merupakan benda yang memiliki ciri khas tertentu bila dibandingkan dengan benda-benda sejenis
6. Hampir punah, merupakan benda yang sulit ditemukan karna dalam jangka waktu yang sudah terlalu lama tidak dibuat lagi
7. Langka, merupakan benda-benda yang sulit ditemukan karna tidak dibuat lagi atau karna jumlah hasil pembuatannya hanya sedikit
8. Koleksi harus sesuai dengan visi dan misi museum
9. Pertimbangan terhadap perawatan koleksi, dan penyesuain terhadap ruang penyimpanan.
3.2.2 Inventarisasi
Sebelum dilakukannya proses inventarisasi, koleksi terlebih dahulu diregistrasi. Registrasi adalah kegiatan pencatatan suatu benda, setelah benda tersebut ditentukan secara resmi sebagai koleksi museum, ke dalam buku induk registrasi. Hasil pencatatan ini sangat diperlukan untuk penelitian koleksi lebih lanjut, karena merupakan sumber informasi awal dari koleksi tersebut.
Registrasi diperlukan dalam proses pinjam-meminjam koleksi atau koleksi yang untuk sementara meninggalkan pengawasan museum, untuk beberapa maksud, misalnya untuk pengujian atau identifikasi. Registrasi disusun untuk membantu menginspeksi secara periodik terhadap koleksi untuk terjaminnya ketepatan dalam menangani koleksi, serta untuk mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki, titipan atau yang dikeluarkan. Sehingga dapat dicegahadanya penipuan atau pengakuan dari seseorang atau kepemilikan koleksi tersebut, dan dapat membantu ilmuan dalam melakukan penelitian.
Pencatatan registrasi ini dilakukan oleh registrar. Data koleksi yang dicatat dalam buku registrasi yaitu dengan format:
1. nomor registrasi 2. nomor inventarisasi
3. nomor koleksi (umum atau khusus) 4. uraian singkat
5. tempat pembuatan 6. tempat perolehan 7. cara perolehan 8. ukuran
9. tanggal/tahun masuk 10. keterangan
Setelah dilakukan registrasi terhadap koleksi, kemudian koleksi di inventarisasi. Inventarisasi merupakan suatu kegiatan pencatatan benda-benda yang dijadikan koleksi ke dalam buku inventarisasi koleksi. Data dari buku registrasi sebagian besar dimasukkan ke dalam buku inventarisasi. Selain dicatat dalam buku inventarisasi, setiap koleksi juga dibuat kan kartu inventarisasi.
Kegiatan inventarisasi koleksi meliputi:
a. Pemberian nomor
b. Klasifikasi berdasarkan jenis, bahan, nama benda, fungsi, periode, dan teknik pembuatan
c. Identifikasi yang meliputi, tempat asal dibuat, tempat asal ditemukan, tempat penyimpanan, cara diperoleh, tanggal masuk, keadaan benda, keterangan singkat, tanggal dikerjakan, dikerjakan oleh, dan keterangan lainnya.
Kurator dalam melaksanakan inventarisasi bekerjasama dengan bagian registrasi dan dokumentasi, serta konservasi untuk mengetahui keadaan koleksi.
Koleksi yang telah diinventarisasi dibuatkan katalog koleksi, selain itu memberikan informasi yang lengkap. Data koleksi yang dicatat dalam buku
1. Nomor registrasi 2. Nomor inventarisasi 3. Nama koleksi 4. Uraian singkat 5. Tempat pembuatan 6. Tempat perolehan 7. Cara perolehan 8. Ukuran
9. Tanggal/tahun masuk 10. Keterangan
Keterangan tentang data koleksi yang dicatat dalam buku dan kartu inventarisasi berbeda denga koleksi yang ditulis dalam buku dan kartu registrasi, yaitu tidak mencantumkan harga, tetapi urain koleksi lebih lengkap dari buku registrasi. Dalam kegiatan registrasi dan inventarisasi dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Penomoran
Koleksi yang diregistrasi dan inventarisasi diberi nomor registrasi dan inventarisasi. Penomoran ini untuk mengamankan dan mempermudah dalam mengelolah koleksi. Penomoran pada registrasi koleksi adalah penomoran kepada seluruh koleksi museum secara berurutan, berdasarkan masuknya koleksi ke museum. Penomoran inventarisasi koleksi berdasarkan pada jenis klasifikasi dan jumlah koleksi dalam satu jenis klasifikasi koleksi, kemudian di ikuti oleh nomor urut koleksi dalam satu jenis klasifikasi.
b. Klasifikasi
Klasifikasi merupakan pengelompokan koleksi berdasarkan kriteria tertentu, yaitu menurut disiplin ilmu, subdisiplin ilmu, serta berdasarkan jenis, bahan, asal daerah dan kronologi. Tujuan klasifikasi adalah untuk menciptakan pengelompokan dan mempermudah dalam pengelolaan dan
penelitian koleksi, sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan pendidikan, studi dan reksreasi.
Penulisan koleksi kedalam buku inventarisasi berdasarkan klasifikasi yang telah dilakukan oleh bagian pengadaan. Klasifikasi ini digolongkan dalam beberapa bagian yaitu:
1. Geologika (01), benda koleksi yang menjadi kajian disiplin ilmu antara lain: batuan, mineral, fosil, dan benda-benda bentukan alam lainnya (granit, andesit)
2. Biologika (02), benda koleksi yang masuk kategori benda objek penelitian/dipelajari oleh disiplin ilmu biologi, antara lain berupa tengkorak dan rangka manusia, tumbuh-tumbuhan dan hewan baik fosil maupun bukan.
3. Etnografika (03), benda koleksi yang menjadi objek penelitian Antropologi. Benda-benda tersebut merupakan hasil budaya atau menggambarkan identitas suatu etnis.
4. Arkeologika (04), benda koleksi yang merupakan hasil budaya manusia masa lampau yang menjadi objek penelitian Arkeologi.
Benda-benda tersebut merupakan hasil tinggalan budaya sejak masa prasejarah sampai masuknya pengaruh barat.
5. Historika (05), benda koleksi yang mempunyai nilai sejarah dan menjadi objek penelitian sejarah serta meliputi kurun waktu sejak masuknya pengaruh barat sampai sekarang (sejarah baru). Benda-benda ini pernah digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan suatu peristiwa (sejarah) yang berkaitan dengan suatu organisasi masyarakat, misalnya negara, kelompok , tokoh.
6. Numisamatika/Heraldika (06),Numisamatika adalah setiap alat mata uang atau alat tukar (token) yang sah. Heraldika adalah setiap tanda jasa, lambang, dan tanda pangkat resmi (termasuk cap/stempel).
7. Fiologika (07), Benda koleksi yang menjadi objek penelitian fiologika, berupa naskah kuno yang ditulis tangan menguraikan sesuatu hal atau peristiwa.
8. Keramologika (08), Benda koleksi yang dibuat dari bahan tanah liat yang dibakar (baked clay) berupa barang pecah belah.
9. Seni Rupa (09), benda koleksi yang mengekspresikan pengalaman artistik manusia melalui objek- dua atau tiga dimensi.
10. Teknologika (10), setiap benda/kumpulan benda yang menggambarkan perkembangan teknologika tradisional sampai modern.
c. Katalogisasi Koleksi
Katalogisasi koleksi merupakan kegiatan merekam, baik secara verbal atau visual, serta menguraikan identifikasi koleksi pada lembaran kerja yang mempunyai format tertentu. Katalogisasi bertujuan menghasilkan kartu katalog koleksi yang berisi bahan informasi tentang koleksi dan latar belakangnya secara lengkap serta dapat dijadikan sumber penelitian dan bahan publikasi. Setiap kartu katalog mencatat satu benda atau satu kelompok kesatuan kecil saja. Daftar informasi yang tercantum didalam kartu katalog koleksi, antara lain:
1. Nama dan alamat museum 2. Nomor inventaris/katalog 3. Nama benda
4. Deskripsi, disusun sesingkat mungkin dan sejelas mungkin 5. Ukuran dan timbangan
6. Tempat asal
7. Kurun waktu/zaman
8. Cara mendapatkan/pengadaannya 9. Tanggal pengadaannya
10. Lokasi penyimpanan di museum 11. Referensi publikasi/informasi 12. Keterangan lain
Setelah koleksi selesai diinventarisasi, penyajian koleksi diruang pamer hanya sekitar 1/6 persen dari koleksi yang diperoleh. Koleksi yang dipamerkan hanya berupa master piece dari masing-masing daerah dan selebihnya disimpan kedalam ruang penyimpanan yang disediakan khusus agar melindungi koleksi dari kerusakan. Hal ini dilakukan sesuai dengan program Museum Negeri Sumatera Utara yang melakukan pertukaran koleksi khusus koleksi Dokumen Tekstual (Litere) setiap 5 tahun sekali. Pada setiap koleksi yang disajikan diruang pamer, diberi label registrasi atau yang disebut bendera. Pada label yang diberi pada tiap koleksi yang siap dipamerkan berisi data:
1. Nomor klasifikasi 2. Nomor registrasi 3. Nomor inventarisasi 4. Nama koleksi 3.2.3 Penyimpanan Koleksi
Koleksi yang dimiliki Museum Negeri Sumatera Utara dipamerkan untuk diinformasikan kepada umum. Agar setiap koleksi yang dipamerkan dapat menarik minat pengunjung, maka museum menyediakan tempat khusus sebagai ruang penyimpanan. Pada ruang penyimpanan, pengaturan cahaya sangat diperhatikan agar tidak langsung mengenai koleksi. Lampu yang digunakan dalam ruangan diberi filter untuk mencegah sinar ultra violet mengenai koleksi. Bagi koleksi yang sensitif, intensitas cahaya yang diberikan 30 luks, dan koleksi yang tidak sensitif diberikan intensitas cahaya sekitar 200 luks. Peletakan koleksi juga tidak langsung mengenai lantai untuk menghindari kapilaritas air, dan pada setiap ruangan dilengkapi smoke detecto, dan tabung pemadam kebakaran. Dalam hal ini, kurator bekerjasama dengan bagian preservasi untuk menentukan ruang penyimpanan yang dapat melindungi koleksi dari kerusakan. Hal ini dilakukan agar koleksi yang disimpan tetap dalam kondisi yang baik dan terawat dalam jangka waktu yang lama, selama belum dilakukan pertukaran pameran koleksi.
Pertukaran koleksi ini dilakukan untuk menghindari kebosanan pengunjung
terhadap koleksi yang ada. Pertukaran koleksi dilakukan museum dalam jangka waktu lima tahun sekali.
3.2.4 Konservasi (Perawatan)
Konservasi (Perawatan) adalah upaya pelestarian atau perlindungan koleksi terhadap lingkungan akan tetapi tetap memperhatikan nilai sejarah dan keutuhan sebuah koleksi.
Untuk perawatan koleksi Dokumen Nontekstual (Korporil), Museum Provinsi Sumatera Utara melakukan 2 tahap yaitu:
1. Konservasi Kuratif
Konservasi Kuratif dilaksanakan bila koleksi mengalami kerusakaan cukup besar sehingga harus ditangani dengan khusus. Koleksi yang mengalami kerusakan atau fragmentaris perlu diperbaiki atau direkonstruksi supaya dapat diperoleh bentuk seperti semula. Dalam hal ini, terlebih dahulu melakukan perbandingan dengan koleksi lain yang masih utuh dan sejenis, serta direkonstruksi diatas kertas.
2. Konservasi Preventif
Konservasi Preventif dilaksanakan berkala oleh konservator dengan membersihkan koleksi dari debu dan noda. Perawatan preventif hanya dilakukan untuk koleksi yang dalam kondisi baik. Untuk perawatan koleksi yang berupa lukisan atau foto diberikan penyinaran yang tidak terlalu tinggi. Penyinaran yang tinggi dapat menyebabkan warna koleksi pudar dan kandungan serat didalamnya cepat rapuh.
Kelembaban dan suhu ruangan juga diatur untuk menghindari pengeringan terhadap kadar cat dan mencegah tumbuhnya jamur.
Penanganan debu dilakukan dengan vacum cleaner sesuai dengan kadar seratnya, dan untuk yang berupa tekstil diberikan pelapis dengan kain kasa.
Tim konservator Museum Negeri Sumatera Utara melakukan konservasi setiap hari senin. Konservasi ini dilakukan berotasi setiap minggunya pada setiap lantai, sehingga setiap koleksi mendapat perawatan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN