BAB II KAJIAN TEORITIS
2.3 Kegiatan Pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut F.Rahayuningsih dalam bukunya Pengelolaan Perpustakaan (2007: 12) menyatakan bahwa, kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan sebagai berikut :
1. Pengembangan koleksi, yang meliputi pemilihan, pemesanan, pembelian, dan inventarisasi bahan pustaka.Oleh karena itu agar fungsi perpustakaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
2. Pengolahan koleksi, yang meliputi penentuan subjek, klasifikasi, penentuan tajuk, entri data, dan pemberian kelengkapan koleksi agar dapat dilayankan kepada pengguna perpustakaan.aka diperlukan pengelolaan yang baik. 3. Layanan pengguna, yang meliputi layanan loker, layanan sirkulas, layanan
baca, layanan ruang baca, layanan terbitan berkala, layanan referensi dan penelusuran informasi, layanan workstation, layanan fotokopi, layanan pendidikan pengguna, dan lain-lain.
4. Pemeliharaan koleksi, yang meliputi pelestarian, pengawetan, dan perbaikan bahan pustaka.
2.3.1. Koleksi Perpustakaan
Pemilihan koleksi merupakan tugas yang sulit karena diperlukan pengetahuan yang luas tentang isi buku yang akan dipilih. Perpustakaan sebaiknya meminta masukan dari pakar bidang subjek buku yang akan dipilih.
Menurut F.Rahayuningsih (2007: 14) ada 4 dasar prinsip pemilihan koleksi, yaitu:
1. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan . Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi
buku-buku ilmiah pengetahuan populer. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan populer tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah pengetahuan, selain mengetahuan yang disampaikan pendidik. 2. Memilih buku-buku berkualitas
Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi, dan fisik buku.
3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan
Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang. 4. Sesuai dengan dana yang ada
Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap tahun anggaran. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dangan rencana pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun.
2.3.2. Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Untuk melaksanakan tugas ini, pustakawan memerlukan alat bantu seperti katalog penerbit, majalah, timbangan buku, tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah, dan daftar permintaan buku baru. Phillips (1992: 108).
Menurut P. Sumardji (1998: 23) menyatakan bahwa, “Kegiatan pengadaan koleksi adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan berbagai macam kegiatan”.
Adapun kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu :
1. Pembelian
Pembelian bahan pustaka merupakan cara yang paling banyak dilakukan oleh hampir setiap perpustakaan dalam menambah jumlah koleksinya. Karena dengan menggunakan cara ini pihak perpustakaan akan lebih muda menyesuaikan kebutuhan pemakainya. Dalam hal ini pustakawan harus dapat membuat pertimbangan dalam pemilihan koleksi.
2. Hadiah atau Sumbangan
Perpustakaan dapat menerima hadiah apabila memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan. Sebab koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah kadang-kadang kurang cocok dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan. Maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara, yaitu :
a) Mengajukan permintaan hadiah pustaka
Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah atau swasta. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tulisan.
b) Hadiah tidak atas permintaan
Hal ini terjadi karena kebetulan lembaga atau seseorang mempunyai pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja ingin memberi hadiah pustaka kepada perpustakaan tertentu karena rasa simpati.
c) Sumbangan wajib
Merupakan sumber pengadaan bahan pustaka yang dapat diandalkan kelestariannya karena jumlah mahasiswa yang tamat setiap tahunnya dapat diperhitungkan. Sumbangan wajib harus disertai surat keputusan dari pimpinan perguruan tinggi
d) Tukar-Menukar
Tukar-Menukat bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau memiliki sejumlah eksemplar yang terlalu banyak dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain. Sebelum mengadakan pertukaran harus ada kesepakatan tukar-menukar bahan pustka dengan perpustakaan lain.
e) Penerbitan Sendiri
Selain dengan ketiga cara di atas penambahan jumlah koleksi perpustakaan dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Cara ini dapat
dilakukan oleh pihak perpustakaan atau lembaga yang berhubungan dengan perpustakaan. Soetminah (1992: 71).
Penerbitan sendiri juga merupakan pengembangan koleksi yang penting, karena apabila suatu saat pemakai ingin mengetahui tentang sejarah berdirinya perpustakaan atau lingkungan yang berhubungan dengan perpustakaan dapat diketahui atau ditemukan dengan mudah. 2.3.3. Pengolahan Bahan Pustaka
Sebelum bahan pustaka disebarkan kepada pemakai, maka bahan pustaka tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar penyimpanan dan pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat.
Menurut Sutarno NS (2006: 179) menyatakan bahwa pengolahan atau “processing” bahan pustaka adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan.
Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Hamakonda, Towa P dan P Tairas (2002: 1). Seperti kegiatan lainnya, pengolahan juga mamiliki peratuaran-peraturan yang berbeda pada setiap perpustakaan, tergantung dari kebijakan yang ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan. Prosedur pengolahan buku terdiri dari beberapa macam.
Menurut F.Rahayuningsih (2007: 35) dalam bukunya Mengelola Perpustakaan menyatakan bahwa:
1. Inventarisasi, yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau pemilihan buku tercatat secara teratur. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Pemberian cap perpustakaan.
Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan meletakkannya pada halaman-halaman
tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halam dua puluh lima. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan. b. Pemberian cap inventaris.
Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman akhir buku.
c. Pemberian nomor inventaris.
Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan.
d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris.
Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan statistiik. Data statistik tersebut antara lain :
1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. 2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya.
3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing 4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain.
5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan.
Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang kapan dibeli atau dari mana diperoleh, serta kapan harga koleksi tersebut.
2. Katalogisasi
Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Hasil pekerjaan katoligisasi
adalah katalog yang berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik suatu koleksi.Tahap katoligisasi ada 2 hal, yaitu katalogisasi subjek dan katalogisasi deskriptif.
1) Katalogisasi Subjek
Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi. Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek.
2) Katalogisasi Deskriptif
Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografi pada berkas catalog.
Ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu : a. Penentuan Tajuk Entri
Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari buku-buku koleksi perpustakaan. Entri merupakan suatu kesatuan informasi bibliografi dalam katalog.
b. Deskripsi Bibliografi
Menurut Sulistyo Basuki (1993: 335) Data bibliografi meliputi : judul dan pengarang, edisi, impresum, kolasi, seri monograf, catatan, ISBN dan harga. Informasi bibliografis tersebut merupakan informasi yang distandarkan dalam aturan pengatalogan.
3. Kegiatan Pasca Katalogisasi
Setelah kegiatan katalogisasi selesai, selanjutnya memberi kelengkapan pada buku, sehingga siap dilayankan kepada pengguna. Kelengkapan buku yang perlu dipersiapkan meliputi :
a) Label Nomor Panggil
Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada punggung buku.
b) Kartu Buku
Kartu buku yaitu kartu berukuran tertentu yang terisi keterangan-keterangan seperti : nomor panggil, nama pengarang, judul buku, nama peminjam dan nomor anggota perpustakaan, tanggal pinjam, tanggal kembali dan tanda tangan. Kartu buku ini digunakan sebagai arsip apabila buku sedang dipinjam. Bila peminjaman buku sudah menggunakan komputer, kartu buku ini tidak diperlukan lagi.
c) Kantong Kartu Buku
Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang
agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu buku yang bersngkutan.
d) Blanko/slip Tanggal Kembali (date due)
Pembuatan T-Slip (Temporary-Slip atau Slip sementara), yaitu
blanko/slip yang berisi kolom-kolom yang diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal harus kembali buku yang dipinjam. Blanko/slip digunakan pada pelayanan sirkulasi, yaitu agar peminjam mengetahui kapan buku harus dikembalikan.
e) Barcode
Barcode yaitu kode-kode yang menunjukan data bibliografi buku. Digunakan oleh perpustakaan untuk pelayanan sirkulasi yangmenggunakan program komputer. Barcode dibaca menggunakan barcode reader.
Kelengkapan buku tersebut diatas, dapat tidak digunakan semuanya, disesuaikan dengan sistem peminjaman dan pengembalian buku yang digunakan. Setelah kegiatan memberi kelengkapan buku selesai, maka buku dikirim ke bagian layanan pengguna agar dapat segera dimanfaatkan.
Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994: 53) menyatakan bahwa “pelayanan perpustakaan ialah : pemberian informasi kepada pengguna”.
Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 3) manyatakan bahwa “tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta malaksanakan administrasi perpustakaan”.
Tujuan dari diselenggarakannya kegiatan kerja yang dilakukan di perpustakaan adalah untuk memberikan jasa pelayanan bagi pemakai dengan baik. Setiap pemakai jasa perpustakaan dapat memberikan penilaian baik atau buruknya penyelenggaraan perpustakaan dari segi pelayanan yang diberikan pemakai. Oleh sebab itu perpustakaan yang besar maupun yang kecil harus memperhatikan pelayanan yang diberikan bagi para anggotanya.
Menurut buku “Standar Perpustakaan Keperawatan pendidikan Tenaga Kesehatan” (2010: 14) Jenis layanan yang lazim ditawarkan adalah: pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan serial dan silang layan.
1. Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam hal peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan. Menurut Lasa H.S (1994: 1), yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi yaitu : mencakup bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan/penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.
Dalam pelayanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, antara lain :
a. Pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keangotaan Peminjaman, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman bahan pustaka oleh pengguna dalam jangka waktu tertentu.
b. Pengembalian, yaitu suatu kegiatan yang mencatat bukti pengembalian buku yang masa pinjamnya habis.
c. Penagihan, yaitu kegiatan yang dilakukan apabila batas waktu pinjam telah habis.
d. Sanksi, yaitu apabila tetlambat mengembalikan bahan pustaka. e. Bebas Pinjam, yaitu berupa pemrosesan surat keterangan bebas
dari permasalahan peminjaman bahan pustaka. F.Rahayuningsih (2007: 95).
2. Pelayanan Referensi
Pelayanan Referensi adalah kegiatan kerja yang memberikan bantuan kepada pengguan untuk menemukan informasi yang diperlukan. Menurut Sumardji (1992: 11) pengertian pelayanan referensi adalah:
a. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan, yang khusus melayankan koleksi referensi kepada para pemakai.
b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai perpustakaan untuk mencari informasi dengan cara:
- menerima pertanyaan pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi - memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang
diperlukan untuk , menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
- memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka referensi.
Maka untuk membantu menjawab pertanyaan dan masalah yang sering timbul dalam berbagai bidang, maka perpustakaan perlu mempersiapkan jenis koleksi, seperti yang disebutkan oleh Lasa H.S (1994 : 39) yaitu : kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks dan abstrak, sumber biografi, direktori, almanak dan terbitan pemerintah.
3. Layanan serial/terbitan berkala
Menurut buku “Standar Perpustakaan Pendidikan Tenaga Kesehatan” layanan serial/terbitan berseri adalah kegiatan untuk membantu penggunan mendapatkan informasi tentang suatu terbitan (seperti surat kabar, jurnal, buku tahunan atau buletin) yang diterbitkan dengan nomor berurutan dan terbit secara berseri dan terus menerus, waktu yang tidak terbatas.
4. Silang layan
Silang Layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat dalam rangka pengadaan dan pengembagan koleksi perpustakaan. 2.3.5. Pemeliharaan Bahan Pustaka
“Pemeliharaan dan Perawatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan tetap awet dan terawat dengan baik” (Soetminah, 1992: 126)
Menurut Mastini, Hardjoprakoso (1992: 25) dijelaskan 5 usaha pelestarian bahan pustaka antara lain :
a) Reproduksi
Bahan pustaka yang langka harus dilestarikan dan dibuat fotocopinya sedangkan yang lainnya disimpan.
b) Penjilidan
Memperbaiki buku-buku yang jilidannya rusak yang masih mungkin dapat di jilid sehingga tetap dapat dimanfaatkan.
c) Laminasi
Memperbaiki bahan pustaka, terutama yang kertasnya sudah rusak sehingga mudah hancur, dapat diawetkan dengan menyemprotkan bahan kimia atau dilaminasi.
d) Penyiangan Bahan Pustaka
Koleksi perpustakaan terus berkembang dan akan selalu bertambah seiring dengan majunya ilmu pengetahuan. Maka, diperlukan usaha agar ruang atau gedung perpustakaan dapat menampung koleksi yang ada. Salah satu cara antara lain adalah mengadakan penyiangan koleksi. Bahan pustaka yang disiangi adalah :
1. Buku yang sudah Lama
2. Buku yang sudah rusak dan tidak mungkin lagi diperbaiki 3. Buku yang jumlah copinya sudah terlalu banyak
e) Mengatasi Kerusakan Bahan Pustaka 1. Kelembapan Udara
Kelembapan yang ideal untuk bahan pustaka adalah 40-50% dan untuk film 20%-30% dan kelembapan di atas 65% menyebabkan bahan pustaka cepat rusak.
2. Sinar Matahari
Bahan Pustaka yang langsung terkena matahari akan menyebabkan tulisan mudah rusak atau hilang, maka diusahakan agar bahan pustaka tidak langsung terkena matahari.
3. Serangga
Agar bahan pustaka terhindar dari serangga cara yang terbaik adalah selalu menjaga kebersihan ruangan.
4. Manusia
Manusia yang tidak bertanggung jawab adalah perusak yang paling hebat. Oleh sebab itu, berdasarkan hal di atas harus dilakukan cara atau kebijakan dalam pemeliharaan bahan pustaka agar terhindar dari pemborosan dan pekerjaan yang sia-sia. Untuk melestarikan bahan pustaka diperlukan dana yang cukup dan tenaga yang terampil.
Berdasarkan pendapat-pendapat diatas, yang dimaksud dengan pengelolaan perpustakaan adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun, mengelola dan menyebarluaskan informasi dengan indikator sebagai berikut:
1. pengembangan koleksi 2. pengolahan koleksi 3. layanan pengguna 4. pemeliharaan koleksi
2.4. Sistem Informasi Perpustakaan