PEDOMAN UMUM SISTEM PENGENDALIAN INTERN DI LINGKUNGAN PT PELAYARAN BAHTERA ADHIGUNA
C. Kegiatan Pengendalian (Control Activities)
Kegiatan pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memastikan bahwa arahan Direksi/Manajemen dilaksanakan. Direksi/Manajemen menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi perusahaan. Kegiatan pengendalian dilakukan melalui hal-hal sebagai berikut namun tidak terbatas pada :
1. Tinjauan Direksi atas Kinerja Perusahaan
Direksi memberikan tinjauan atas kinerja perusahaan dengan menggunakan tolok ukur kinerja berupa target, anggaran, standar pelayanan minimal, dan hasil-hasil pencapaian kinerja periode tahun sebelumnya.
Perusahaan menetapkan dan meninjau ulang indikator kinerja dan ukuran/standar kinerja agar pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan tepat. Untuk melaksanakan penetapan dan tinjauan atas indikator dan pengukuran kinerja, Direksi/Manajemen Perusahaan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
a. Ukuran dan indikator kinerja ditetapkan dari tingkatan Perusahaan, kegiatan sampai pegawai.
b. Hasil tinjauan dan validasi secara periodik atas ketepatan dan integritas ukuran dan indikator kinerja baik pada tingkat satuan kerja maupun pada tingkat pegawai. c. Evaluasi faktor-faktor penilaian pengukuran kinerja untuk memberikan keyakinan
bahwa faktor-faktor tersebut terkait dengan misi, sasaran, dan tujuan serta menyeimbangkan dan mengatur insentif yang pantas untuk mencapai tujuan namun tetap taat terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan standar etis.
d. Perbandingan data kinerja aktual dengan sasaran yang direncanakan/diharapkan dan menganalisa perbedaannya lebih lanjut.
e. lnvestigasi atas hasil kinerja yang tidak diharapkan atau kecenderungan yang tidak lazim yang mengarah pada keadaan tidak tercapainya tujuan dan sasaran.
f. Analisa dan hasil tinjauan atas ukuran dan indicator kinerja untuk digunakan bagi kepentingan pengendalian dan pelaporan keuangan dan kinerja.
2. Pembinaan Sumber Daya Manusia
Pembinaan sumber daya manusia di Perusahaan dilaksanakan melalui;
a. Mengkomunikasikan secara jelas dan konsisten kepada seluruh pegawai ten tang rencana strategis dan rencana kerja tahunan Perusahaan.
b. Penyusunan strategi pembinaan sumber daya manusia dituangkan dalam rencana pembinaan sumber daya manusia mencakup: kebijakan, program dan kegiatan dengan mengacu peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Penyusunan uraian tugas yang jelas mengenai peran, tanggung jawab, atribut, kompetensi, target kinerja yang dapat digunakan sebagai pedoman penunjukan Direksi di lingkungan Perusahaan.
d. Membangun budaya kerja untuk mendukung pencapaian tujuan Perusahaan. e. Penyusunan pedoman recruitment pegawai di Lingkungan PT Pelayaran Bahtera
Adhiguna.
f. Penyusunan program pengembangan karier dan kompetensi pegawai. g. Penyusunan programkesejahteraan pegawai.
h. Penyusunan pedoman evaluasi kinerja pegawai yang bertujuan untuk membantu pegawai memahami keterkaitan kinerjanya dengan pencapaian tujuan Perusahaan.
Pembinaan sumber daya manusia di Perusahaan diarahkan secara efektif untuk mencapai tujuan Perusahaan.
3. Pengendalian atas Pengelolaan Sistem Informasi
Kegiatan pengendalian atas pengelolaan sistem informasi pada Perusahaan dilakukan untuk memastikan akurasi, ketepatan waktu (up to date) dan kelengkapan informasi. Kegiatan pengendalian atas pengelolaan sistem informasi meliputi; pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Pengendalian umum adalah pengendalian yang ditetapkan dan berlaku untuk seluruh pemrosesan informasi di Perusahaan,
Pengendalian Aplikasi meliputi struktur, kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk membantu memastikan kelengkapan, keakuratan, otorisasi serta keabsahan semua transaksi selama pemrosesan aplikasi.
4. Pengendalian Fisik Aset
Pengendalian fisik atas aset di lingkungan Perusahaan diarahkan untuk mengamankan dan melindungi aset-aset berisiko.
5. Pemisahan Fungsi
Pemisahan fungsi diarahkan untuk mengurangi kesalahan, kecurangan dan pemborosan. Dalam rangka pemisahan fungsi di lingkungan Perusahaan, dilakukan dengan:
a. Tidak seorangpun diperbolehkan mengendalikan seluruh aspek utama transaksi atau kegiatan dari awal sampai akhir proses.
b. Pemisahan tanggung jawab dan tugas atas transaksi atau kegiatan kepada pegawai yang berbeda berkaitan dengan otorisasi, persetujuan, pemrosesan dan pencatatan, pembayaran atau penerimaan dana serta fungsi-fungsi penyimpanan dan penanganan aset.
6. Pengendalian atas Pengelolaan Keuangan
Kegiatan pengendalian atas pengelolaan keuangan untuk memastikan akurasi, ketepatan waktu dan kelengkapan terhadap kegiatan dan transaksi di lingkungan perusahaan mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Otorisasi Kegiatan dan Transaksi.
Pelaksanaan kegiatan dan transaksi yang sesuai harus diotorisasi dan dilaksanakan oleh pegawai yang berwenang dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan dan
transaksi signifikan telah dilaksanakan dan diotorisasi serta dilakukan hanya oleh pegawai yang bertindak sesuai wewenangnya.
2) Kondisi dan syarat otorisasi secara jelas dikomunikasikan dan harus sejalan dengan ketentuan perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Kegiatan dan Transaksi
Pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kegiatan wajib dilakukan untuk menjamin tersedianya informasi yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan.
1) Untuk menjamin pencatatan yang akurat dan tepat waktu dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
2) Transaksi dan kejadian diklasifikasi dan diverifikasi dengan tepat dan dicatat segera sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna dalam mengendalikan kegiatan dan mengambil keputusan.
3) Klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan untuk seluruh siklus transaksi atau kejadian yang mencakup otorisasi, verifikasi, pelaksanaan, pemrosesan dan klasifikasi akhir dalam pencatatan ikhtisar.
c. Pembatasan Akses dan Akuntabilitas atas Sumberdaya dan Pencatatannya
Pembatasan akses dan akuntabilitas atas sumber daya dan catatan dilakukan untuk mengendalikan sumber daya yang dimiliki dengan mempertimbangkan:
1) Risiko penggunaan secara tidak sah atau kehilangan, dikendalikan dengan membatasi akses ke sumber daya dan pencatatannya hanya kepada pegawai yang memiliki otorisasi.
2) Pertanggungjawaban penyimpanan dan penggunaan sumber daya dan pencatatannya ditugaskan kepada pegawai khusus.
3) Penetapan pembatasan dan pertanggungjawaban akses untuk penyimpanan sumber daya dan pencatatan secara periodik ditinjau ulang dan dipelihara. 4) Pembandingan berkala antara sumber daya dengan pencatatan dan tingkat
5) Frekuensi pembandingan berkala untuk menghindari tingkat risiko sumber daya terhadap kesalahan, penyimpangan, pemborosan, penyalahgunaan, pencurian atau perubahan tanpa hak.
6) Nilai aset, kemudahan dipindahkan, dan kemudahan ditukarkan untuk menentukan tingkat pembatasan akses.
7. Dokumentasi yang Baik atas Kegiatan dan Transaksi
Direksi/Manajemen wajib menyelenggarakan dokumentasi yang baik atas kegiatan dan transaksi agar dapat dikendalikan dan dipertanggung jawabkan dengan baik.
8. Pelaksanaan Pengawasan Intern
Pelaksanaan pengawasan Intern di lingkungan Perusahaan dilaksanakan oleh Satuan Pengawas Intern sesuai dengan peraturan perusahaan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.