BAB IV PEL AKSANAAN MAGANG
A. Kegiatan Selama Magang di Kusuma Sahid Prince Hotel Solo
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan penulis selama magang, dapat memberikan
pengetahuan dan pengalaman baru yang sangat berharga bagi penulis, yang mana semua itu dapat dijadikan bekal dalam memasuki dunia kerja kedepannya.
Pada pelaksanaan magang tersebut, penulis melaksanakan tugas-tugas dalam membentu Public Relations Manager untuk melakukan kegiatan Public Relations. Kegiatan Public Relations disini ditujukan untuk membantu kegiatan pemasaran, khususnya kegiatan promosi dalam memperkenalkan produk yang ditawarkan oihak hotel, yang mana tujuan akhir dari semua itu adalah meningkatkan volume penjualan produk yang ditawarkan Kusuma Sahid Prince Hotel Solo.
Dalam struktur organisasinya, Public Relations Manager Kusuma Sahid Prince Hotel Solo berada dibawah Sales & Marketing Manager. Tugas-tugas selama magang yang akan dijabarkan penulis selama magang adalah hal-hal yang dilakukan penulis dalam membantu kegiatan Public Relations, seangkan tugas-tugas yang dilakukan sebagai pendukung kegiatanMarketing akan diuraikan secara garis besarnya saja. Hal ini berkaitan dengan tujuan penulis mengikuti kegiatan magang yaitu ingin mengetahui bagaimana peran Public Relations di Kusuma Sahid Prince Hotel Solo dalam membantu strategi pemasaran
khususnya kegiatan promosi dalam upaya meningkatkan penjualan, dan hal tersebut dimaksudkan agar tidak terjadi kerancuan dalam memahami and maengerti Tugas Akhir (TA).
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan penulis selama magang dalam membantu kelancaran tugas Public Relations Manager dalam melakukan kegiatan PR, diantaranya sebagai berikut :
1. Tahap Pengenalan Kusuma Sahid Prince Hotel Solo
Tahap pengenalan Kusuma Sahid Prince Hotel Solo dilakukan secara menyeluruh satu per satu bagian yang ada kepada penulis, meliputi pengenalan seluruh departemen yang ada dalam hotel, perkenalan dengan seluruh staf hotel. Showing hotel, mulai dari jenis-jenis kamar yang dijual (Royal Suite, Prince Suite, Luxury, Executive Suite, Superior, Cabanas, Deluxe), Lobby Lounge, Gambir Sekethi, Tirtasari Sunken Bar, Madugondo Pub & Karaoke, Tirtasari Room, Dewandaru Room, Pantiarjo Room, Sriwedari Room, Beauty Salon, Souvenir & Batik Shop, Kusuma Swimming Pool, Bussiness Center, dan masih banyak lagi. Pada tahap ini juga diberikan pengarahan magang mngenai tugas yang harus dilakukan dan bagaimana
melakukannya, sehingga hasilnya baik. Tahap pengenalan ini dipandu langsung oleh Public Relations Manager, Ibu Ricky Anggraheni, dibawah pengawasan Sales & Marketing Manager, Bp. Aris Supriyadi, S.E.
Tahap ini merupakan tahap yang paling sulit dihadapi penulis. Kesulitanyang serimg dirasakan penulis adalah kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Tugas-tugas tersebut terbilang baru bagi penulis dan sebagian besar tugas tersebut belum pernah dilakukan penulis sebelumnya, kesulitan lainnya adalah dalam hal adaptasi dengan lingkungan brau. Penulis belum terbiasa dengan lingkungan baru tersebut dan masih merasa asing, sehingga penulis belum bisa melaksanakan magang secara optimal.
Kesulitan yang dihadapi penulis diawal kegiatan magang tersebut tidak menjadikan penulis putus asa. Penulis selalu berusaha belajar dan meminta bimbingan dari Public Relations Manager dan seluruh senior yang ada dibagianmarketing agar kedepannya dapat mengerjakan tugas dengan lebih baik lagi.
Berkat kemauan dan kerja keras dari penulis, kesulitan yang dialami penulis tidak berlangsung lama. Pada minggu kedua kegiatan magang, penulis sudah bisa beradaptasi dengan lingkungan kerja dimana penulis melaksanakan kegiatan magang. Proses adaptasi yang relative cepat ini tidak terlepas dari peran para senior dimana penulis ditempatkan. Semua senior dengan penuh kesabaran memberikan bimbingan kepada penulis sehingga penulis dapat beradaptasi dengan cepat dan menunjukkan kemajuan yang signifikan dari waktu ke waktu dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan.
2. Membagikan Internal Memorandum
Komunikasi internal antar departemen di Kusuma Sahid Prince Hotel Solo dilakukan melalui internal memorandom. Internal Memorandum merupakan komunikasi formal didalam Hotel yang berfungsi untuk mengetahui pelaksanaan suatu event yang akan diadakan di hotel.
Internal memorandum disini merupakan salah satu strategi Public Relations yang digunakan di Kusuma Sahid Prince Hotel Solo dalam memelihara komunikasi yang baik antar departemen, yang mana akan mendatangkan keuntungan dalam mewujudkan Employe Relations yang baik karena komunikasi dalam hotel berjalan lancer.
Kesulitan yang dialami penulis disebabkan oleh belum hafalnya penulis dengan seluruh bagian hotel karena baru memulai magang.penulis tidak malu bertanya, maka dengan keberanian itu tugas-tugas akan dapat terselesaikan dengan baik.
3. Customer Relations
Pasar dewasa ini sangat tergantung pada konsumen, yakni semua orang yang membeli produk perusahaan, dalam konteks ini adalah hotel. Kusuma Sahid Prince Hotel Solo adalah
salah satu dari sekian banyak hotel yang percaya bahwa sentra dari kegiatan hotel adalah customer (konsumen). Segala upaya yang dilakukan, dipusatkan untuk mendapatkan kepuasan konsumen. Tugas penulis dalam hal ini yaitu membantu kegiatan Public Relations Manager dalam proses mendefinisikan permasalahan, perencanaan dan program, aksi dan komunikasi serta membantu menjalankan fungsi customer relations. Tugas ini meliputi menerima telepon, mengirim dan menerima faximile dari customer yang meminta informasi tentang hotel baik rate kamar, special event yang diadakan di hotel, dan masih banyak lagi. Selain memberikan
informasi yang diminta customer yang merasa kurang puas dengan pelayanan yang diberikan manajemen hotel.
Dalam melaksanakan tugas ini, penulis tidak mengalami kesulitan karena sebelum magang dimulai, penulis sudah mengetahui bagaimana etika dalam menerima telepon yang baik langsung dari Public Relations Manager.
4. Membuat Press Release kepada Media Cetak Lokal.
Dalam membantu tugas Public Relations Manager Kusuma Sahid Prince Hotel Solo, Press Release merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan Public Relations Manager Kusuma Sahid Prince hotel Solo dalam menawarkan suatu produk baru. Salah satu contoh Press Release yang pernah dibuat penulis yaitu :
Press Release “Paket Wedding”
Release ini dibuat untuk acara paket resepsi pernikahan. Kusuma Sahid Prince Hotel Solo menawarkan 3 pakaet menarik yaitu, Paket Cempaka Wedding, Paket Melati Wedding, Paket Mawar Wedding. Release ini dimuat di Harian Umum Solopos edisi 22 Juni 2009.
Dalam membuat Press Release tersebut, penulis senantiasa dibimbing oleh Public Relation Manager Kusuma Sahid Prince Hotel Solo. Hal ini dilakukan agar tugas penulis dalam membuat press release dapat memenuhi standar untuk lolos dari editor Koran dan akhirnya dapat dimuat di media tersebut.
Penulis tidak mengalami kesulitan yang berarti dalam menjalankan tugas ini karena penulis sudah pernah belajar dan membuat press release secara langsung pada saat proses perkuliahan, sehingga tugas ini cukup baik dikerjakan penulis dalam kegiatan magang.
5. Dokumentasi dan Kliping Release Kusuma Sahid Prince Hotel Solo dan Hotel
Competitor
Dokumentasi dan meng-kliping release, baik Kusuma Sahid Prince Hotel Solo maupu hotel competitor, merupakan kegiatan rutin yang dilakukan penulis dari awal sampai akhir magang. Media yang sering digunakan dalam mencari bahan kliping adalah Harian Umum Solopos dan Suara Merdeka. Selain kedua harian tersebut, bahan kliping juga sering diperoleh melalui majalah Tempo, majalah Periklanan (Directory View & Solo View), Bisnis Indonesia dan masih banyak lagi media lain.
Dalam melaksanakan tugas ini, penulis tidak mengalami kesulitan karena kegiatan ini adalah salah satu kegiatan yang paling menyenangkan bagi penulis selama magang. Selain dapat mengetahui tentang release seluruh hotel yang ada di Solo, penulis juga dapat mengekspresikan apa yang diinginkan penulis dalam mengatur posisi dalam menempel dan menempatkan hasil guntingan kliping.
Salah satu strategi Public Relations dalam mempertahankan customer agar tidak pindah ke hotel lain adalah dengan memberikan compliment baik kamar, swimming & fitness maupun lunch dinner. Sebelum compliment ini diberikan kepada pelanggan setia Kusuma sahid Prince Hotel Solo, maka hal awal yang harus dilakukan Public Relations Manager adalah membuat permohonan pemberian compliment kepada General Manager. Dalam pembuatannya, tugas ini diserahkan kepada penulis.
Pada awalnya penulis tidak tahu bagaimana cara membuat compliment requestion tersebut. Penulis dibantu oleh senior yang mengajari dalam membuat compliment requestion tersebut. Dalam waktu yang tidak terlalu lama, penulis sudah bisa melaksanakan tugas tersebut dengan baik.
7. Mempelajari Media Publikasi di Kusuma Sahid Prince Hotel Solo.
Dalam kegiatan magang ini, setiap waktu luang digunakan penulis untuk mempelajari Media Publikasi yang digunakan Public Relations Kusuma Sahid Prince Hotel Solo. Kegiatan ini sangat bermanfaat bagi penulis, karena penulis dapat memahami media publikasi sebagai
pendukung kegiatan pemasaran, khususnya kegiatan promosi dalam usaha meningkatkan volume penjualan. Selain itu, kegiatan ini juga bermanfaat bagi penulis dalam penyusunan Tugas Akhir.
8. Membuat Daftar Nama customer, source Bussiness dan Analysis Hotel Competitor
Membuat daftar nama customer adalah kegiatan yang seringkali dilakukan penulis selama magang, sedangkan membuat Source of Bussiness dan Analysis Hotel Competitor merupakan kegiatan rutin yang dilakukan penulis selama kegiatan magang berlangsung.
Dalam melakasanakan tugas ini, awalnya penulis kurang cakap menjalankan karena belum terbiasa, dengan bimbingan senior, dalam waktu relatif cepat, penulis dapat mengerjakan tugas tersebut dengan baik.
9. Membuat Contract Rate & Corporate Rate
Penulis sering diminta untuk membuat Contract Rate & Corporate. Berkat bimbingan senior, penulis tidak mengalami kesulitan. Penulis sedikit mengalami kesulitan apabila diminta membuat Contract Rate & Corporate Rate dalam menggunakan Bahasa Inggris. Berkat kemauan keras penulis untuk belajar, semua kesulitan tersebut dapat diatasi engan baik.