3.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
3.3.1 Kelemahan Sistem Berjalan
3.3.1.1Kelemahan Sistem Berjalan Pada Absensi
Dalam prosedur absensi atau kehadiran terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut sebagai berikut dengan gambar Flowchart di bawah ini:
1. Prosedur absensi antara karyawan internal dan eksternal berbeda dan rekapitulasi absensi secara mingguan (tidak setiap hari di-update). Hal ini akan mengakibatkan resiko kehilangan data absensi karyawan, keterlambatan waktu akses data absensi, waktu ekstra untuk meng-input ulang data absensi ke komputer, ketidakakuratan pencatatan, dan keterlambatan pelaporan absensi kepada HRD dan Accounting.
2. Tidak ada dokumentasi untuk pencatatan lembur yang dilaksanakan oleh Sales Promotion. Hal ini akan mengakibatkan kemungkinan data lembur tidak dapat diakui oleh Sales Promotion karena data lembur tidak ada atau hilang.
3. Tidak ada laporan absensi Sales Promotion dari Administration atau SPS kepada HRD. Hal ini mengakibatkan HRD tidak mengetahui informasi mengenai kehadiran (tingkat kerajinan kehadiran) Sales Promotion. 4. Tidak ada pengendalian waktu efektif karyawan, sehingga karyawan
dapat korupsi waktu keluar masuk kantor. 3.3.1.2Kelemahan Sistem Berjalan Pada Rekrutmen
Dalam prosedur rekrutmen karyawan internal (staf) terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tidak ada dokumentasi pada saat permintaaan staf baru. Hal ini dapat mengakibatkan pada saat rekrutmen petugas yang melakukan perekrutan harus mencari data mengenai kriteria potensi detil yang dibutuhkan untuk staf baru kepada kepala departemen.
2. Tidak ada laporan penerimaan staf baru kepada General Manager dan Director. Hal ini dapat mengakibatkan pihak manajemen tingkat atas tidak mengetahui jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan. Dan ada kemungkinan General Manager dan Director tidak mengetahui ada biaya yang dikeluarkan untuk rekrutmen (tidak transparan).
3. Tidak ada laporan penerimaan staf dari Administration untuk HRD. Hal ini dapat mengakibatkan HRD tidak mengetahui data terbaru mengenai jumlah staf yang baru masuk dan total staf yang bekerja dalam perusahaan.
Sedangkan untuk kelemahan yang ditemukan pada prosedur Human Resource Management pada rekrutmen karyawan eksternal (Sales Promotion) yang ditemukan adalah sebagai berikut:
1. Tidak ada dokumentasi permintaaan Sales Promotion baru dari SPSC kepada SPS dan HRD. Sehingga hal ini mengakibatkan pada saat penempatan Sales Promotion baru, SPS harus mencari informasi lokasi SPCS yang meminta tambahan personil baru dan menghambat atau memperlambat proses penempatan Sales Promotion.
2. Tidak ada laporan penerimaan Sales Promotion baru kepada HRD sehingga HRD tidak mengetahui jumlah personil baru yang diterima. Dan akibat lainnya adalah HRD tidak dapat memberikan laporan kepada General Manger dan Director. Penyebab tidak ada laporan kepada HRD dari SPS adalah tidak ada koordinasi antara HRD dan SPS.
3.3.1.3Kelemahan Sistem Berjalan Pada Pelatihan
Dalam prosedur pelatihan terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. HRD tidak dapat melakukan perbandingan data penilaian kinerja karyawan dengan hasil pelatihan Training Consultant (TC). Hal ini mengakibatkan tidak ada evaluasi atas kefektivitasan pada hasil pelatihan yang dilakukan oleh HRD dan laporan dari TC selain karena tidak ada pelaporan dari TC.
2. TC tidak mengetahui faktor-faktor yang perlu ditingkatkan dalam pelatihan. Hal ini materi yang disampaikan oleh TC kurang tepat sasaran pada personil tertentu.
3. Tidak ada laporan hasil pelatihan kepada HRD, sehingga HRD tidak mengetahui hasil pelatihan karyawan.
3.3.1.4Kelemahan Sistem Berjalan Pada Penilaian Kinerja
Dalam prosedur penilaian kinerja terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Laporan penilaian kinerja tidak digunakan untuk menganalisis dan merekomendasikan perkembangan karir karyawan oleh HRD. Hal ini mengakibatkan pelaksanaan penilaian kinerja hanya tidak maksimal tujuannya.
2. Tidak ada laporan penilaian kinerja Sales Promotion dari TC kepada HRD, sehingga HRD tidak mengetahui perkembangan atau tingkat kinerja karyawan.
3. Laporan Penilaian Kinerja tidak dipergunakan untuk merekomendasikan perkembangan karir Sales Promotion. Hal ini menyebabkan laporan yang diberikan tidak maksimal fungsinya.
4. Tidak ada standar penilaian atas kinerja karyawan. Penilaian kinerja tidak ada perbandingan untuk standar yang diinginkan agar mencegah penilaian kinerja cenderung subjektif.
3.3.1.5Kelemahan Sistem Berjalan Pada Kompensasi
Dalam prosedur kompensasi/ penggajian terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management pada karyawan internal (staf). Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pembayaran gaji staff, gaji Sales Promotion, dan komisi Sales Promotion sebagian besar dalam bentuk tunai. Hal ini dapat mengakibatkan kurangnya keamanan pengeluaran kas oleh pihak perusahaan dari bank. Dan kurangnya tingkat keamanan karyawan pada saat pembagian gaji dan komisi.
2. Pembayaran gaji karyawan internal (staf) sebagian masih berbentuk tunai. Akibat dapat menyebabkan kurang amannya dalam pembagian kas tersebut.
3. Tidak ada dokumentasi untuk arsip perusahaan pada pengajuan Formulir Kasbon bagi perusahaan. Bila tidak ada dokumentasi pada Kasbon, ada kemungkinan staf dapat melakukan kecurangan dengan menyangkal klaim kasbon yang terutang kepada perusahaan. Sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian atas kecurangan tersebut karena tidak ada bukti atas kecurangan tersebut.
Kelemahan yang terjadi pada prosedur kompensasi pada karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP) adalah sebagai berikut:
1 Tidak ada dokumen pendukung untuk penerimaan kas yang diberikan kepada SPS dari Accounting. Hal ini dapat mengakibatkan kecurangan dari SPS kas yang diterima dimanipulasi.
2 Keterlambatan pencatatan pengeluaran kas pada saat pengeluaran kas gaji dan komisi karena data komisi diperoleh pada tanggal pertengahan bulan selanjutanya. Akibat dari keterlambatan ini pencatatan laporan pengeluaran kas terlambat dan tidak real time. Sehingga perlu sistem pencatatan yang terkomputerisasi tentang data penjualan yang dilakukan setiap Sales Promotion.
3 Tidak ada laporan dari SPS kepada HRD atas permintaan gaji dan komisi Sales Promotion. Akibat dari tidak adanya korelasi antara HRD dan SPS dapat mengakibatkan tidak mengetahui pembagian gaji yang diminta.
4 Tidak ada dokumentasi pencatatan lembur sehingga Sales Promotion tidak dapat membuktikan bila terjadi kesalahan perhitungan komisi untuk lembur.
3.1.1.1Kelemahan Sistem Berjalan Pada Karir
Dalam sistem berjalan pada karir karyawan, karyawan akan mendapatkan promosi oleh kepala departemen dari penilaian kinerja. Sedangkan untuk mutasi, demosi tidak ada penilaian khusus atau dokumen pendukung dalam penentuannya. Sedangkan dalam hal terminasi, karyawan dianjurkan untuk mengajukan pengunduran diri. Prosedur yang berjalan saat terminasi adalah ketika karyawan dianggap tidak memenuhi standar kinerja. Karyawan akan akan mengisi formulir pengajuan diri kepada HRD yang sebelumnya diotorisasi oleh kepala departemen. Formulir pengajuan diri akan disetujui bila karyawan telah melunasi kasbon kepada perusahaan. Riwayat kasbon karyawan yang mengajukan pengunduran diri akan diperiksa oleh Accounting.