TINJAUAN KHUSUS RSUP H. ADAM MALIK
3.3 Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
3.3.2 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
Berdasarkan Surat Keputusan Direktur RSUP H. Adam Malik Nomor OT.01.01./IV.2.1./10281/2011. Struktur organisasi instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Ka. Pokja Farmasi Klinis Ka. Pokja Apotek II Ka. Pokja Apotek I Ka. Pokja Perbekalan Ka. Pokja Perencanaan,
Pelaporan & Evaluasi
Ka. Tata Usaha Ka. Instalasi Farmasi
Wa.Ka. Instalasi Farmasi Direktur Umum dan Operasional
Gambar 3.1 Struktur organisasi instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik
A. Kepala Instalasi Farmasi
Kepala instalasi farmasi mempunyai tugas memimpin, menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian terhadap pasien, instalasi pelayanan dan instalasi penunjang lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
B. Wakil Kepala Instalasi Farmasi
Wakil kepala instalasi farmasi mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi untuk menyelenggarakan, mengkoordinasikan, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menggantikan tugas kepala instalasi farmasi apabila kepala instalasi farmasi berhalangan hadir.
C. Tata Usaha Farmasi
Tata usaha farmasi bertanggung jawab langsung kepada kepala instalasi farmasi yang mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal mengkoordinasikan kegiatan ketatausahaan, pelaporan, kerumahtanggaan, mengarsipkan surat masuk dan keluar, serta urusan kepegawaian kepala instalasi farmasi.
D. Kelompok Kerja (Pokja) a. Pokja Farmasi Klinis
Pokja farmasi klinis sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan Farmasi Klinis secara profesional.
b. Pokja Perencanaan, Pelaporan dan Evaluasi
Pokja perencanaan, pelaporan dan evaluasi sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan serta melaksanakan perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi untuk kebutuhan Rumah Sakit, melakukan evaluasi laporan kegiatan kefarmasian di Rumah Sakit dan melaksanakan SIRS.
c. Pokja Perbekalan
Pokja perbekalan sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi, peracikan, pembuatan, pengemasan kembali perbekalan farmasi, mengusulkan pelaksanaan pemusnahan perbekalan farmasi yang tidak layak pakai.
d. Pokja Apotek I
Pokja apotek I sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi Farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi
terhadap kebutuhan perbekalan farmasi pasien Askes dan pasien umum serta melaksanakan SIRS.
e. Pokja Apotek II
Pokja apotek II sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien Jamkesmas rawat jalan,pasiem umum dan semua pasien rawat inap diluar jam kerja kerja depo – depo, serta melaksanakan SIRS.
f. Depo IGD
Depo farmasi IGD sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien IGD.
g. Depo Farmasi Rindu A
Depo farmasi Rindu A sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok
perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap terpadu A.
h. Depo Farmasi Rindu B
Depo farmasi Rindu B sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap terpadu B.
i. Depo Farmasi Anestesi dan Terapi Intensif
Depo farmasi Anestesi dan Terapi Intensif sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien Instalasi pelayanan Anestesi dan Terapi Intensif.
j. Depo Farmasi Instalasi Bedah Pusat
Depo farmasi Instalasi Bedah Pusat sebagai salah satu unsur pelaksana utama Kepala Instalasi Farmasi, bertugas membantu Kepala Instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian
stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien Bedah Pusat.
3.3.3 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengelolaan Perbekalan Farmasi adalah suatu siklus kegiatan yang dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta pemantauan dan evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.
A. Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan perbekalan farmasi ini berdasarkan :
1. Formularium
2. Standar perbekalan farmasi yang telah ditetapkan 3. Pola penyakit
4. Mutu, Harga dan Ketersediaan di pasaran
Penentuan pemilihan obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.
B. Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran untuk
menghindari kekosongan obat. Perencanaan ini menggunakan metode kombinasi konsumsi dan epidemiologi serta menetapkan prioritas dengan mempertimbangkan sisa persediaan, data pemakaian periode sebelumnya serta siklus penyakit dan rencana pengembangan.
C. Pengadaan
Pengadaan perbekalan farmasi di RSUP H. Adam Malik merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui serta dilaksanakan pada jam kerja. RSUP H. Adam Malik melaksanakan pembelian secara langsung dan secara tender atau lelang. Pembelian secara langsung untuk perbekalan farmasi sampai dengan nilai 200 juta dari distributor/PBF/rekanan yang bersifat distributor utama serta melakukan negosiasi atas dasar kualitas, jaminan ketersediaan, pelayanan purna jual dan harga yang wajar/murah, sesuai dengan waktu yang dibutuhkan. Sedangkan secara tender atau lelang untuk perbekalan farmasi yang lebih dari 200 juta.
D. Produksi
Produksi perbekalan farmasi dilaksanakan oleh kelompok kerja perbekalan. Produksi obat-obatan yang dilaksanakan adalah:
1. Sediaan farmasi yang mempunyai konsentrasi
khusus dan tidak tersedia di pasaran, ( mis : H2O2 30% menjadi 3 %, Alkohol 96% menjadi 70%)
2. Sediaan farmasi yang tidak stabil dalam
3. Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil, ( mis : povidon iodine)
4. Pembuatan hand drup.
E. Penerimaan
Penerimaan perbekalan farmasi dilaksanakan oleh panitia penerima, bendaharawan barang, kepala instalasi farmasi, kepala pokja/depo farmasi dan kepala instalasi user (SMF). Didalam panitia penerima harus terlibat tenaga apoteker.
Penerimaan perbekalan farmasi harus sesuai dengan SPK/kontrak, surat pesanan barang dan faktur barang/surat pengantar barang. Penerimaan perbekalan farmasi (reagensia) harus melampirkan sertifikat analisis. Expire date dari setiap perbekalan farmasi yang diterima minimal 2 tahun. Penerimaan perbekalan farmasi yang berbahaya bagi kesehatan harus melampirkan lembar data pengamanan (LDP) atau MSDS (material safety data sheet).
Setelah penerimaan barang kontrak/SPK selesai dibuat berita acara penerimaan oleh panitia penerima. Penerimaan oleh Pokja atau depo farmasi di instalasi farmasi dan Instalasi User (SMF) harus sesuai dengan bukti permintaan dan bukti penyerahan perbekalan farmasi. Setiap penerimaan perbekalan farmasi harus di entry ke computer SIRS.
F. Penyimpanan
Pokja perbekalan bertanggung jawab atas penyimpanan perbekalan farmasi di gudang dan melaksanakan pengendalian serta menentukan buffer stock perbekalan farmasi. Depo Farmasi dan instalasi user (SMF) bertanggung jawab
atas penyimpanan perbekalan farmasi di unit kerja masing-masing dan melaksanakan pengendalian serta menentukan buffer stock perbekalan farmasi. Penyimpanan perbekalan farmasi berdasarkan penyedia: Gudang Askes, Gudang Jamkesmas, Gudang Umum, dan Gudang Floor Stock. Ruang penyimpanan di gudang farmasi harus memenuhi syarat penyimpanan perbekalan farmasi. Penyimpanan perbekalan farmasi disusun sesuai dengan suhu dan kestabilannya. Untuk obat/bahan berbahaya termasuk high alert diberi label atau penandaan khusus bahan berbahaya, terpisah dari obat/perbekalan farmasi lainnya. Untuk larutan nutrisi dilakukan pada suhu 25˚C dan terpisah dari obat yang lain. Untuk penyimpanan obat Look Alike Sound Alike (LASA) diberi jarak antara satu dengan yang lainnya dan diberi tanda atau label LASA.
G. Pendistribusian
Pendistribusian perbekalan farmasi dilaksanakan instalasi farmasi dengan menggunakan sistem:
a. Floor Stock
b. Resep perseorangan/Kartu Obat Pasien
c. One Day Dose Dispensing (ODDD)/ One Unit Dose Dispensing (OUDD).
Distribusi perbekalan farmasi yang masuk kedalam paket pelayanan atau tindakan yang dilaksanakan di instalasi-instalasi dilakukan dengan sistem floor stok. Distribusi perbekalan farmasi untuk kebutuhan pasien rawat inap dilakukan dengan sistem one day dose dispensing. Distribusi perbekalan farmasi untuk kebutuhan pasien rawat jalan dilakukan dengan sistem resep perseorangan. Distribusi perbekalan farmasi untuk pasien di IGD dilakukan dengan sistem floor stok, resep perseorangan, dan one unit dose dispensing. Distribusi perbekalan
farmasi untuk ruang OK dilakukan dengan sistem floor stok (paket) dan one unit dose dispensing. Distribusi perbekalan farmasi pada hari libur panjang (lebih dari tiga hari) dari pokja perbekalan ke pokja/depo farmasi dilaksanakan dengan sistem on call.
Pemberian Obat dan Penulisan Resep
a. Pemberian obat kepada pasien berpedoman kepada formularium rumah sakit, DPHO untuk pasien ASKES, formularium program jaminan kesehatan masyarakat untuk pasien jamkesmas.
b. Penulisan resep/kartu obat dengan nama generik
c. Penulisan resep ditulis pada blanko resep RSUP H. Adam Malik sesuai dengan ketentuan penulisan resep yang lengkap.
d. Penulisan/permintaan obat bermerek untuk pasien askes dan jamkesmas dapat diganti dengan obat yang termasuk daftar obat askes dengan generik yang sama dan kadar yang sama kalau obat tidak tersedia di instalasi farmasi tanpa persetujuan dokter.
Pelayanan Obat Pasien Rawat Jalan
a. Resep yang dapat dilayani adalah resep yang sudah memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.
b. Pemberian obat maksimal untuk tiga hari kecuali antibiotik, obat antifungi dapat diberikan sesuai dengan yang ditentukan lima hari dan kasus-kasus tertentu/penyakit kronis dapat diberikan maksimal untuk pemakaian satu bulan.
c. Jumlah/jenis obat setiap lembar resep maksimal tiga macam. Pelayanan obat pasien obat rawat inap dilakukan dengan sistem:
a. ODDD (one day dose dispensing)
b. Pemberian obat pasien pulang maksimum tiga hari
Pelayanan Obat Emergensi:
a. Obat-obat emergensi disediakan oleh instalasi farmasi di setiap nurse station, instalasi gawat darurat dan kamar operasi.
b. Petugas farmasi memeriksa/melengkapi stok obat dalam trolley emergensi setiap pemakaian/hari bersama dengan perawat penanggung jawab trolley emergensi di masing-masing unit pelayanan.
H. Administrasidan Pelaporan
Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatanadministrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.
Tujuan administrasi dan pelaporan:
a. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi b. Tersedianya informasi yang akurat
c. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan d. Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan
e. Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif.
I. Evaluasi
Fungsi Evaluasi:
1. Menghilangkan kinerja pelayanan yang substandar
2. Terciptanya pelayanan farmasi yang menjamin efektifitas obat dan keamanan pasien
3. Meningkatkan efisiensi pelayanan
4. Meningkatkan mutu obat yang diproduksi di rumah sakit sesuai CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik)
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan
6. Menurunkan keluhan pelanggan atau unit kerja terkait
3.3.4 Pelayanan Kefarmasian Dalam Penggunaan Obat dan Alat Kesehatan