BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUP H. ADAM MALIK MEDAN
3.2 Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
3.2.2 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi
3.2.2.4 Kelompok Kerja
3.2.2.4.1 Pokja Perencanaan, pelaporan dan evaluasi
Pokja perencanaan, pelaporan dan evaluasi di pimpin oleh seorang apoteker yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan serta melaksanakan perencanaan pengadaan perbekalan farmasi untuk kebutuhan Rumah Sakit. Pokja perencanaan, pelaporan dan evaluasi IFRS pada RSUP H.
Adam Malik mempunyai tugas dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, dan evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayan.
Pokja perencanaan, pelaporan dan evaluasi menerapkan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) secara online yang merupakan suatu sistem yang berhubungan dengan pengelolaan data, pengumpulan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit.
Perencanaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran untuk menghindari kekosongan obat. Perencanaan ini menggunakan metode kombinasi konsumsi dan epidemiologi dengan menetapkan prioritas dan mempertimbangkan sisa persediaan, data pemakaian periode sebelumnya serta siklus penyakit dan rencana pengembangan.
Pengadaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik dilakukan berdasarkan tender, pembelian langsung dan sumbangan/hibah. Pembelian dengan nilai di bawah 200 juta dilakukan melalui pembelian langsung oleh IFRS dengan mengeluarkan surat pesanan (SP) ke distributor. Dengan demikian, penerimaan perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan surat pesanan barang.
3.2.2.4.2 Pokja Perbekalan
Pokja perbekalan dipimpin oleh seorang kepala (apoteker) yang bertanggung jawab langsung kepada kepala instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik, mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal penerimaan,
penyimpanan, produksi, pendistribusian perbekalan farmasi serta melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan pokja perbekalan.
Penerimaan perbekalan farmasi berdasarkan tender dilakukan oleh panitia penerima perbekalan farmasi. Penerimaan perbekalan farmasi berdasarkan pembelian langsung harus sesuai dengan surat pesanan barang dan faktur barang/surat pengantar barang. Penerimaan perbekalan farmasi (reagensia) harus melampirkan sertifikat analisis. Penerimaan perbekalan farmasi yang berbahaya bagi kesehatan harus melampirkan lembar data pengamanan (LDP) atau MSDS (material safety data sheet). Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerimaan barang adalah jumlah, expire date, merk dan fisik barang.
Perbekalan farmasi disimpan di gudang penyimpanan berdasarkan jenis pelayanannya, yaitu gudang jamkesmas, askes, umum, dan gudang floor stock. Perbekalan farmasi tersebut masing-masing disimpan sesuai dengan sifatnya (obat termolabil di lemari pendingin dengan suhu 2-8oC, dan obat pada suhu ruangan 15-25oC); bentuk sediaan (oral, injeksi, infus, salep); disusun berdasarkan alfabetis dengan sistem first in first out (FIFO) dan first expired first out (FEFO). Obat narkotika dan psikotropik dalam lemari khusus dan terkunci; obat high alert pada lemari khusus yang ditandai dengan garis merah; obat-obat LASA (look a like, sound a like) diberi tanda hijau dengan tulisan LASA. Suhu ruangan dicek setiap hari untuk memastikan obat disimpan dalam rentang suhu yang tepat. Jika melewati batas suhu penyimpanan, dibuat evaluasi melalui formulir evaluasi sehingga dapat segera dilaporkan untuk kemudian diperbaiki jika terjadi kerusakan.
Perbekalan farmasi diletakkan di atas palet dan diberi jarak dari bagian atas ruang penyimpanan.
Dalam pelaksanaan penyimpanan perbekalan farmasi di pokja perbekalan, masih ada perbekalan farmasi yang disimpan pada ruang kerja dan di koridor gudang, karena gudang yang ada kurang cukup luas untuk penyimpanan seluruh perbekalan farmasi, sehingga dapat mempengaruhi mutu dan keamanan perbekalan farmasi tersebut.
Produksi perbekalan farmasi dilaksanakan oleh kelompok kerja perbekalan. Produksi yang dilaksanakan adalah :
1. Sediaan farmasi yang mempunyai konsentrasi khusus atau yang tidak tersedia di pasaran.
2. Sediaan farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan. 3. Repacking sediaan farmasi.
Sarana dan fasilitas produksi harus menjamin mutu produksi yang dihasilkan. Fasilitas pengemas yang menjamin mutu dan keamanan pengguna antara lain: wadah, pembungkus, etiket dan label.
Pendistribusian dilakukan berdasarkan permintaan barang dari setiap pokja dan depo farmasi. Dalam hal pendistribusian, petugas perbekalan harus mempertimbangkan ketersediaan dan kebutuhan user. Semua kegiatan penerimaan, produksi, dan pendistribusian perbekalan farmasi kemudian di entry pada SIRS.
Pokja perbekalan IFRS H. Adam Malik melakukan stock opname setiap tiga bulan sekali disertai dengan laporan perbekalan farmasi yang akan expired date untuk kemudian disampaikan kepada Kepala Instalasi Farmasi. Selain itu, pokja
perbekalan juga melakukan pelaporan mutasi perbekalan farmasi, laporan kegiatan, laporan narkotika, psikotropika, serta laporan kegiatan produksi.
3.2.2.4.3 Pokja Farmasi Klinis
Pokja farmasi klinis dipimpin oleh seorang kepala (apoteker) yang bertanggung jawab langsung kepada kepala instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik, mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal melaksanakan pelayanan farmasi klinis. Berdasarkan Kepmenkes No.1197/Menkes/SK/X/2004, kegiatan pelayanan farmasi klinis terdiri dari pengkajian resep, dispensing sediaan farmasi, pemantauan dan pelaporan efek samping obat, pelayanan informasi obat, konseling, pemantauan kadar obat dalam darah, visite pasien, dan pengkajian penggunaan obat.
Kegiatan pengkajian resep oleh pokja farmasi klinis RSUP H. Adam Malik meliputi kesesuaian admisnistrasi, farmasetik, dan klinis yang dilakukan di setiap pelayanan resep di masing-masing depo dan apotek yang diikuti dengan kegiatan dispensing sediaan farmasi. Dispensing sediaan farmasi berbahaya dilakukan oleh petugas farmasi yang telah terlatih. Untuk dispensing sediaan farmasi parenteral nutrisi dan pencampuran obat steril belum dilaksanakan oleh pokja farmasi klinis.
Kegiatan pemantauan dan pelaporan efek samping obat dilakukan melalui visite pasien. Jika pasien mengalami Efek Samping Obat (ESO) yang tidak lazim, maka kejadian tersebut dilaporkan ke Instalasi Farmasi untuk ditinjau dan dikaji kebenaran efek samping obat tersebut. Bagian farmasi kemudian mencatat kejadian ESO pada lembaran MESO dan menuliskan manifestasi ESO pada RM 14 dan menempelkan stiker alergi obat pada obat yang menyebabkan alergi. Stiker alergi obat ini juga ditempelkan disudut kanan atas pada bagian luar status pasien,
kemudian kepada pasien diberikan kartu pengingat yang berisi nama obat yang menyebabkan alergi agar pasien dapat membawa kartu tersebut pada saat berobat. Lembaran MESO yang telah diisi oleh bagian farmasi kemudian dikirimkan ke pusat MESO nasional.
Pelayanan informasi obat diberikan bagi setiap orang yang membutuhkan informasi mengenai obat, termasuk tenaga medis, pasien, keluarga pasien/pengunjung. Apoteker dapat memberikan jawaban atas pertanyaan tersebut melalui lisan/tertulis/telepon. Kemudian informasi obat tersebut didokumentasikan dalam lembar Pelayanan Informasi Obat.
Pelayanan konseling diberikan melalui edukasi kepada pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap. Untuk pasien rawat jalan, edukasi dilakukan di ruang konseling, sedangkan pasien rawat inap dilakukan oleh apoteker di bangsal pasien.
Kegiatan pemantauan kadar obat dalam darah pernah dilaksanakan, namun saat ini tidak terlaksana lagi oleh karena tidak tersedianya sarana dan prasarana serta tidak adanya permintaan dari dokter untuk melakukan pelayanan tersebut.
Dalam pelaksanaan pelayanan visite pasien, dapat dilakukan kegiatan pengkajian resep, pemantauan dan pelaporan efek samping obat, pelayanan informasi obat, konseling, serta pengkajian penggunaan obat sekaligus.
3.2.2.4.4 Pokja Apotek I
Pokja apotek dipimpin oleh seorang kepala (apoteker) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala instalasi farmasi RSUP H. Adama Malik, mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal melaksanakan pelayanan kefarmasian serta melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan pokja apotek. Apotek I
melaksanakan pelayanan kefarmasian untuk pasien askes rawat jalan, haemodialisa rawat jalan, dan pasien umum pada jam kerja (jam 08.00 – 15.00 WIB), sedangkan diluar jam kerja akan dilayani oleh apotek II. Apotek I melaksanakan kegiatan pengadaan perbekalan farmasi ke pokja perbekalan berdasarkan surat permintaan barang.
Perbekalan farmasi di Apotek I disimpan sesuai dengan sifatnya (obat termolabil di lemari pendingin dengan suhu 2-8oC, dan obat pada suhu ruangan 15-25oC); bentuk sediaan (oral, injeksi, infus, salep); disusun berdasarkan alfabetis dengan sistem first in first out (FIFO) dan first expired first out (FEFO). Obat narkotika dan psikotropik dalam lemari khusus dan terkunci; obat high alert pada lemari khusus yang ditandai dengan garis merah; obat-obat LASA (look a like, sound a like) diberi tanda hijau dengan tulisan LASA.
Kegiatan pendistribusian di Apotek I dilakukan berdasarkan resep individual dan kemudian data dientry ke dalam SIRS. Pengkajian pelayanan resep dilakukan dengan pemeriksaan administrasi, farmasetik dan klinis oleh apoteker serta pemeriksaan ulang (double check) sebelum obat diserahkan kepada pasien. Pihak apotek kemudian mengajukan klaim kepada PT. Askes atas resep yang telah dilayani pada hari tersebut.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilakukan oleh apoteker. Kegiatan tersebut belum sepenuhnya dilakukan di Apotek I. Selain itu, desain ruangan distribusi/pelayanan obat menurut Kepmenkes No. 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, harus ada ruang khusus/terpisah untuk penerimaan resep dan persiapan obat.
Dengan demikian, desain ruangan di apotek I sudah sesuai pada pelayanan pasien askes, tapi belum dilakasanakan pada pelayanan pasien umum.
3.2.2.4.5 Pokja Apotek II
Pokja apotek dipimpin oleh seorang kepala (apoteker) yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada instalasi farmasi RSUP H. Adam Malik, mempunyai tugas membantu kepala instalasi farmasi dalam hal melaksanakan pelayanan kefarmasian, pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap tugas di lingkugan pokja apotek. Apotek II merupakan apotek yang melayani pasien selama 24 jam, yaitu pasien rawat jalan jamkesmas, pasien umum, pasien jamkesmas rawat jalan hemodialisa dan pasien askes rawat inap di luar jam kerja depo farmasi, yaitu pada jam 20.00-08.00 WIB. Apotek II melaksanakan kegiatan pengadaan perbekalan farmasi ke pokja perbekalan berdasarkan surat permintaan barang. Kegiatan pendistribusian dilakukan berdasarkan resep individual (untuk pasien rawat jalan) serta berdasarkan kartu obat pasien (untuk pasien rawat inap), kemudian data dientry ke dalam SIRS. Pengkajian pelayanan resep di apotek II dilakukan dengan pemeriksaan administrasi, farmasetik dan klinis oleh apoteker serta pemeriksaan ulang (double check) sebelum obat diserahkan kepada pasien. Apotek II juga melakukan kegiatan konseling untuk pasien yang perlu dikonseling.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilakukan oleh apoteker. Kegiatan tersebut belum sepenuhnya terlaksana di apotek II. Selain itu, desain ruangan distribusi/pelayanan obat menurut Kepmenkes No. 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, harus ada ruang khusus/terpisah untuk penerimaan resep dan persiapan obat.
Ruangan untuk melaksanankan kegiatan pelayanan obat tersebut sudah terlaksana pada pelayanan pasien jamkesmas, tetapi belum dilaksanakan pada pelayanan pasien umum.
Perbekalan farmasi di Apotek II disimpan sesuai dengan sifatnya (obat termolabil di lemari pendingin dengan suhu 2-8oC, dan obat pada suhu ruangan 15-25oC); bentuk sediaan (oral, injeksi, infus, salep); disusun berdasarkan alfabetis dengan sistem first in first out (FIFO) dan first expired first out (FEFO). Obat narkotika dan psikotropik dalam lemari khusus dan terkunci; obat high alert pada lemari khusus yang ditandai dengan garis merah; obat-obat LASA (look a like, sound a like) diberi tanda hijau dengan tulisan LASA.
