BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUP H. ADAM MALIK
3.3 Instalasi Farmasi RSUP H. Adam Malik
3.3.2 Struktur organisasi instalasi farmasi RSUP H. Adam
3.3.2.4 Kelompok kerja
Pokja farmasi klinis sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi farmasi untuk
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan farmasi klinis secara profesional.
b. Pokja perencanaan dan evaluasi
Pokja perencanaan dan evaluasi sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi untuk menyelenggarakan dan
mengkoordinasikan serta melaksanakan perencanaan bertugas membantu kepala instalasi farmasi dan pengadaan perbekalan farmasi untuk kebutuhan rumah sakit, melakukan evaluasi laporan kegiatan kefarmasian di RSUP H. Adam Malik dan melaksanakan SIRS instalasi farmasi.
c. Pokja perbekalan
Pokja perbekalan sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi, peracikan, pembuatan, pengemasan kembali perbekalan farmasi, mengusulkan pelaksanaan pemusnahan perbekalan farmasi yang tidak layak pakai.
d. Pokja apotek I
Pokja apotek I sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantukepala instalasi farmasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap penerimaan, penyimpanan, pendistribusian
dan pengendalian stok perbekalan farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi pasien Askes/BPJS dan melaksanakan SIRS instalasi farmasi.
e. Pokja apotek II
Pokja apotek II sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepalainstalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien BPJS rawat jalan, pasien BPJS rawat inap dan pasien umum serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi.
f. Depo farmasi instalasi gawat darurat (IGD)
Depo farmasi IGD sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien IGD.
g. Depo farmasi rawat inap terpadu (Rindu) A
Depo farmasi Rindu A sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan
SIRS instalasi farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien Rindu A.
h. Depo farmasi rawat inap terpadu (Rindu) B
Depo farmasi Rindu B sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien Rindu B.
i. Depo farmasi anestesi dan terapi intensif
Depo farmasi anestesi dan terapi intensif sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta melaksanakan SIRS instalasi farmasi terhadap kebutuhan
perbekalan farmasi untuk pasien instalasi pelayanan anestesi dan terapi intensif.
j. Depo farmasi instalasi bedah pusat
Depo farmasi instalasi bedah pusat sebagai salah satu unsur pelaksana utama kepala instalasi farmasi, bertugas membantu kepala instalasi untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan terhadap perencanaan penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengendalian stok perbekalan farmasi serta
melaksanakan SIRS instalasi farmasi terhadap kebutuhan perbekalan farmasi untuk pasien bedah pusat.
3.3.3 Pengelolaan perbekalan farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi adalah suatu siklus kegiatan yang dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan sertaevaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.
3.3.3.1 Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan perbekalan farmasi ini berdasarkan :
- Formularium dan standar pengobatan. - Standar pelayanan.
- Pola penyakit.
- Efektivitas dan keamanan. - Pengobatan berbasis bukti.
- Mutu, harga dan ketersediaan di pasaran.
Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Formularium Nasional (Fornas), dan Daftar Plafon Harga Obat (DPHO),dan e-catalogue.
Penentuan pemilihan obat merupakan peran aktif apoteker dalam panitia farmasi dan terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.
3.3.3.2 Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik merupakan proses kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan perbekalan farmasi. Pedoman perencanaan harus
mempertimbangkan:
- Anggaran yang tersedia. - Penetapan prioritas. - Sisa persediaan.
- Data pemakaian periode yang lalu. - Waktu tunggu pemesanan.
- Rencana pengembangan.
Adapun perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode:
a. Metode konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan yaitu pengumpulan dan pengolahan data dan perhitungan perkiraan kebutuhan obat.
b. Metode epidemiologi
Perhitungan kebutuhan dengan metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu.
Langkah-langkah dalam metode ini adalah menentukan jumlah/frekuensi penyakit dan menyediakan standar pengobatan.
c. Metode kombinasi
Berdasarkan konsumsi dan epidemiologi yaitu menghitung perkiraan jumlah obat untuk setiap diagnosis yang sesuai standar pengobatan.
3.3.3.3 Pengadaan
Pengadaan perbekalan farmasi di RSUP H. Adam Malik merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan yaitu:
- Pengkajian pemilihan obat.
- Penentuan jumlah yang dibutuhkan. - Penyesuaian antara kebutuhan dan dana. - Pemilihan metode teknis pengadaan. - Pemilihan rekanan.
- Penentuan spesifikasi kontrak. - Pemantauan proses pengadaan. - Pembayaran.
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
a. Pembelian
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah: - Kriteria perbekalan farmasi.
- Persyaratan pemasok.
- Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan perbekalan farmasi. - Pemantauan pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
Metode pengadaan meliputi pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukkan langsung dan pembelian langsung. Pembelian langsung kurang dari 50 juta melalui gudang, sedangkan lebih dari 200 juta dengan
kontrak/tender melalui panitia pengadaan/penerimaan. Kontrak sesuai uang harga satuan sesuai kebutuhan.
b. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
c. Sumbangan/droping/hibah
Dilakukan permintaan, pencatatan, penerimaan, dan penggunaannya dilaporkan kepada pihak terkait.
3.3.3.4 Produksi
Produksi perbekalan farmasi merupakan kegiatan membuat,
mengencerkan, dan pengemasan kembali sediaan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Dilaksanakan oleh kelompok kerja perbekalan. Instalasi farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:
a. Sediaan farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri. b. Sediaan farmasi kemasan yang lebih kecil/repacking.
Sarana dan fasilitas produksi harus menjamin mutu produksi yang dihasilkan. Fasilitas pengemas yang menjamin mutu dan keamanan pengguna antara lain: wadah, pembungkus, etiket dan label.
3.3.3.5 Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga tertera dalam kontrak atau surat pesanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
- Harus sesuai dengan faktur/surat pengantar/pesanan barang (SPB). - Harus sesuai kontrak (SPK).
- Periksalah kondisi fisik barang dan tanggal kadaluarsa minimal 2 tahun.
- Bahan baku harus disertai sertifikat analisa.
- Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).
- Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai Certificate of Origin.
Penerimaan perbekalan farmasi dilaksanakan oleh panitia penerima. Didalam panitia penerima harus terlibat tenaga apoteker. Setelah penerimaan barang kontrak/SPK selesai dibuat berita acara penerimaan oleh panitia penerima. Setiap penerimaan perbekalan farmasi harus di entri ke komputer SIRS.
3.3.3.6 Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan menyimpan dan memelihara perbekalan farmasi. Pokja perbekalan bertanggung jawab atas penyimpanan perbekalan farmasi di gudang dan melaksanakan pengendalian serta
menentukan buffer stock perbekalan farmasi. Pokja instalasi farmasi, Depo Farmasi dan instalasi user (SMF) bertanggung jawab atas penyimpanan perbekalan farmasi di unit kerja masing-masing dan melaksanakan pengendalian serta menentukan buffer stock perbekalan farmasi.
Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan penyedia, di gudang BPJS, gudangFloor Stock, gudang umum, dan gudang bahan berbahaya atau mudah terbakar. Ruang penyimpanan di gudang farmasi harus memenuhi syarat penyimpanan perbekalan farmasi.Penyimpanan perbekalan farmasi harus aman dalam hal kestabilan dan terhindar dari kehilangan, suhu dimana ruangan penyimpanan 15-30ºC, dan lemari pendingin 2-8ºC dan kelembaban ruangan 59-80%. Penyimpanan untuk obat berkewaspadaan tinggi (High Alert) diberi label atau penandaan khusus berwarna merah. Penyimpanan untuk bahan berbahaya, terpisah dari obat atau perbekalan farmasi lainnya. Penyimpanan obatLook Alike Sound Alike(LASA) diberi jarak antara satu dengan yang lainnya dan diberi tanda atau label LASA berwarna hijau. Penyimpanan narkotika dilakukan di dalam lemari khusus dengan sistemdouble lockdan pencatatan dengan kartu stock.
a. Jenis perbekalan farmasi.
b. Kelas terapi, LASA danHigh Alert. c. Bentuk perbekalan farmasi.
Disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) danFirst Expired First Out(FEFO).
3.3.3.7 Pendistribusian
Pendistribusian merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan perbekalan farmasi dari tempat penyimpanan sampai ke unit pelayanan/pasien.
Pendistribusian perbekalan farmasi dilaksanakan instalasi farmasi dengan menggunakan sistem:
a. Floor Stock atau persediaan lengkap di ruangan
Distribusi perbekalan farmasi yang masuk kedalam paket pelayanan atau tindakan yang dilaksanakan di instalasi-instalasi dilakukan dengan sistem floor stock. Sistem pendistribusian perbekalan farmasi dilakukan dengan cara:
1. Disiapkan oleh instalasi farmasi. 2. Didistribusikan oleh perawat.
4. Setiap ruang perawat harus mempunyai penanggung jawab perbekalan farmasi.
5. Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar. b. Sistem resep perorangan
Pendistribusian perbekalan farmasi resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui instalasi farmasi.
c. Sistem unit dosis
Pendistribusian perbekalan farmasi resep perorangan yang disiapkan, diberikan/digunakan dalam unit dosis tunggal atau ganda untuk penggunaan satu kali dosis/pasien.
Kegiatan pendistribusian untuk kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit dengan menggunakan kartu obat pasien secara desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap di ruangan, resep perorangan,unit dose dispensing (UDD) dan kombinasi oleh depo farmasi.
Kegiatan pendistribusian untuk kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit secara desentralisasi dengan sistem resep perorangan oleh apotek rumah sakit.
